Czas pod kontrolą

Tagi:

37_stress_1hbrinkman_c_optDuża indywidualność działań, natłok obowiązków, sytuacje, w których wiele spraw trzeba prowadzić jednocześnie – to typowe uwarunkowania związane z wykonywaniem zawodu prawnika. Taka specyfika pracy wymaga umiejętności perfekcyjnego zarządzania sobą w czasie. Bez niej doba okaże się za krótka, aby adwokat czy radca efektywnie realizował prawniczy biznes.

Sporządzony plan dnia zazwyczaj okazuje się niewykonalny. Choćby dlatego, że nie uwzględnia czasu potrzebnego na dotarcie z jednego spotkania z klientem na drugie, że na realizację poszczególnych zadań prawnik przeznacza zbyt mało czasu. Często tych planów nie ma w ogóle – wiele czynności realizowanych jest ad hoc. Decyzje, które mogą być podjęte od razu, są odwlekane. Dokumenty przysłaniające biurka dowodzą, że brakuje pomysłu na usprawnienie ich wewnętrznego obiegu. Nikt nie myśli o tym, by jedne skanować, inne kierować do archiwum czy do niszczarki – tak, aby przeglądanie dokumentacji przez prawników trwało o połowę krócej…

Takie przykłady z życia kancelarii prawniczych to wcale nie są odosobnione przypadki. Mówią o nich sami adwokaci i radcowie uczestniczący w szkoleniach z zakresu zarządzania czasem i efektywności osobistej. Jak sprawić, by odeszły do przeszłości?

Na jutro i na wczoraj

Jak wskazują trenerzy biznesu, w tym psychologowie, punktem wyjścia do efektywnego zarządzania sobą w czasie jest postawienie sobie celu działania i podzielenie zadań do niego prowadzących na cztery główne grupy. W pierwszej powinny się znaleźć sprawy ważne i pilne, w drugiej – ważne, choć nie pilne. Do trzeciej grupy należy zaliczyć zadania, które nie są ważne, ale są pilne, zaś do czwartej – czynności zarówno mało ważne, jak i mało pilne. Taka priorytetyzacja zadań wyznacza kolejność ich realizowania.

O skuteczności tej metody decyduje traktowanie słów „ważność” i „pilność” jako dwóch oddzielnych kryteriów stanowiących podstawę do kwalifikacji poszczególnych zadań. Kryterium ważności związane jest z zakresem obowiązków prawnika, z celem jego pracy. Te kwestie raz określone nie ulegają ciągłym zmianom. Natomiast kryterium pilności jest związane tylko z czasem i jest zmienne. Na załatwienie sprawy mniej pilnej jest dużo czasu, gdy zadanie jest bardziej pilne, to tego czasu jest mniej.

Dobrym sposobem ułatwiającym ustalenie kwestii ważności i pilności jest udzielenie odpowiedzi na pytanie o konsekwencje tego, że dane zadanie nie zostanie wykonane natychmiast. Przykładowo – co się stanie, gdy umowa będzie sporządzona za dwa dni? Jeżeli np. konsekwencją będzie „rozsypanie się” biznesu klienta, to do przygotowania umowy trzeba zabrać się jak najszybciej. Gdy z rozmowy z klientem wyniknie, że umowa musi być gotowa za kilka dni, zaś klient ma jeszcze uzupełnić potrzebne do jej sporządzenia dokumenty, to zadanie nie będzie pilne.

Czynności zarówno ważnych, jak i pilnych, często nie da się przewidzieć. Na ich realizację powinno przeznaczyć się początek dnia i zarezerwować ok. 20 proc. całego czasu pracy w tym dniu, a tym samym nie zapełniać go zaplanowanymi działaniami. Ten okres powinien być swoistą czasową rezerwą, którą wypełnią czynności związane z nieprzewidzialnymi sytuacjami.

Niebezpieczny nawyk

– W wielu przypadkach rzeczy ważne stają się pilnymi, gdy ich załatwienie odkładamy na później, gdy im niewystarczająco zapobiegamy, gdy nie planujemy naszego działania. W pewnym momencie takie zadania przybierają status sytuacji kryzysowych, są określane jako zadania „na jutro”, „na wczoraj” – mówi Katarzyna Matuszczak, psycholog i trener biznesu.

37_RichardsonTaxConsul_optZdaniem Mirosława Brejwo, psychologa, prawnika, trenera zarządzania czasem oraz efektywności osobistej, jedną z przyczyn odkładania spraw na później jest perfekcjonizm, który w świecie prawniczym jest dość powszechnym zjawiskiem. Gdy adwokat nie jest w stu procentach pewien, że idealnie wykonał swoje zadanie, że uwzględnił wszystkie możliwe aspekty, to zaczyna odkładać zadanie na później, licząc na to, że pozyska jeszcze więcej danych niezbędnych do jego realizacji. Najczęściej jednak informacji tych nie da się zdobyć i w efekcie zadanie wykonywane jest w ostatniej chwili.

Prawnicy odkładają też na później czynności, które są ważne, a więc często trudne do wykonania. Gdy np. przygotowanie wielostronicowego statutu spółki akcyjnej wydaje się ogromnym wyzwaniem, to wówczas – radzą psycholodzy – realizację zadania trzeba podzielić na kilka etapów. Warto zacząć od ustalenia kilku kluczowych działów, które musi zawierać statut. Po zrobieniu tego kroku, następnym będzie wpisanie kilku punktów do pierwszego działu, potem – do kolejnych. Po rozpisaniu na etapy każdego trudnego zadania, zwykle mylące okazuje się wrażenie, że jego wykonanie przerasta możliwości adwokata czy radcy.

Odkładanie spraw na później może przerodzić się w nawyk. Wówczas regułą stanie się, że sprawy, które są skomplikowane bądź nieprzyjemne dla jego wykonawcy, będą zawsze realizowane w pośpiechu, „na wczoraj”. Tymczasem w pierwszej części dnia, gdy sił jest najwięcej, trzeba zajmować się kwestiami najtrudniejszymi, dzięki czemu te najprostsze będzie można zrealizować pod koniec dnia pracy – radzą psycholodzy.

Zadania wysokiej jakości

Bieżąca, regularna praca, a więc zadania, z których prawnik jest osobiście rozliczany i które wpływają na jego wyniki, na relacje z klientami, powinny pochłaniać 65 proc. czasu pracy. Są to czynności ważne, ale nie pilne. Zdaniem psychologów zaliczają się one do zadań tzw. wysokiej jakości – ich realizacja związana jest z układaniem dalekosiężnych planów, przewidywaniem problemów i sposobów zapobiegania ich powstawaniu, podejmowane są działania zmierzające do osiągnięcia ustalonego celu.

W ramach realizacji takich ważnych zadań warto wyznaczyć np. dwie godziny tzw. cichej pracy. Wówczas prawnik ma możliwość skoncentrowania się tylko na jednym, konkretnym zadaniu. W czasie tych dwóch godzin nie będzie odbierał maili, telefonów, przyjmował klientów czy współpracowników. Powinien też wyłączyć okienko w komputerze informujące o przychodzących wiadomościach oraz analogicznie powiadomienia w telefonie.

Podczas realizowania zadań ważnych, ale nie pilnych, często pojawiają się dylematy. Przykładowo, prawnik otwiera wiadomość mailową z kilkoma pytaniami od klienta, na które trzeba odpowiedzieć, ale w tym czasie ma jeszcze do zakończenia pracę nad dokumentem. Co jest ważniejsze? Dokument będzie niezbędny do wykonywania dalszych zaplanowanych zadań, z kolei potrzeby klienta też nie są błahą sprawą. Po przeanalizowaniu tej sytuacji wyłania się prosty wniosek – gdyby pytania były bardzo pilne, to klient zadzwoniłby do prawnika, a nie kontaktował się drogą elektroniczną. Jeżeli korzysta z e-maila to jest świadom, że nie otrzyma błyskawicznej odpowiedzi. W takiej sytuacji maila należy potraktować jako sprawę ważną, ale nie pilną i trzeba się nim zająć wówczas, gdy zostanie skończona aktualnie realizowana praca.

Posiadanie wielu zadań do zrealizowania jest sytuacją naturalną. Niewykonalne jest zrealizowanie ich wszystkich naraz, bo w jednej chwili każdy człowiek myśli tylko o jednej sprawie. Natomiast sytuacja, w której co chwilę przerywa się jedną czynność, by wykonać inną, nie gwarantuje efektywności działania.

– W krajach bardziej rozwiniętych od Polski coraz częściej stosuje się zasadę: zwolnij i zajmij się jedną sprawą, bo wówczas jesteś w stanie przeanalizować wszystkie jej elementy. Dopiero jak skończysz jedną, zajmiesz się drugą – dodaje Katarzyna Matuszczak. – Im więcej zadań wykonujemy naraz, tym jest większe prawdopodobieństwo, że będziemy potrzebowali dwa razy więcej czasu na realizację każdego z nich. Wówczas popełnia się błędy i sprawy do nas wracają, a my czujemy się coraz bardziej zmęczeni i zmniejsza się efektywność naszej pracy. Warunkiem zapobiegania sytuacjom, w których realizujemy tysiąc spraw na minutę, jest odpowiednia motywacja wewnętrzna i wierność przyjętej postawie.

Iluzja ważności

Każdy, kto świadomie zarządza własnym czasem, musi uważać na realizację tzw. cudzych priorytetów – a więc na wykonywanie zadań, które nie są dla niego ważne, ale są pilne. Przykładowo, mogą to być rozmowy ze współpracownikami, udzielanie odpowiedzi na przesłane maile, niezbyt ważne spotkania.

Takie czynności nie powinny pochłaniać więcej niż 15 proc. czasu pracy każdego dnia, w przeciwnym razie zaniedbane zostaną zadania ważne, zaplanowane. Utrzymaniu takiego współczynnika będzie sprzyjać asertywna postawa. Warto, by współpracując z podwładnymi, z kolegami z kancelarii, prawnik krytycznie patrzył na pojawiające się pilne zadania i umiał powiedzieć, że np. w tej chwili zajmuje się przygotowaniem apelacji, a potrzebne współpracownikowi informacje przekaże za godzinę.

– Kiedy ktoś przychodzi i mówi, że powinniśmy dane zadanie wykonać natychmiast, to nie zastanawiamy się, jak to wpłynie na nasze działania i czy zadanie to w ogóle jest naszym działaniem, lecz zaczynamy je realizować – dodaje psycholog Katarzyna Matuszczak. – Szum wokół tego, co pilne, stwarza iluzję ważności. Często okazuje się, że jeżeli jakieś działania bieżące są ważne, to tylko dla osoby, która z nimi przychodzi. Co gorsza, spędzając wiele godzin na realizacji takiej czynności prawnik błędnie przyjmuje, że wykonuje zadanie ważne dla realizacji jego osobistego celu.

Czas na przerwę

„Jeżeli nie zrobiłem tu i teraz wszystkiego, to nie mogę sobie pozwolić na odpoczynek” – taką tendencję trenerzy dostrzegają w środowisku prawniczym. Tendencję, którą jednoznacznie oceniają jako negatywną.

– Osoba wypoczęta, m.in. dzięki wyższej koncentracji, może w sześć godzin zrobić nawet dwukrotnie więcej niż człowiek zmęczony. Stąd zarządzając własnym czasem trzeba umieć wygospodarować chwilę na odpoczynek. Będzie to także opłacalne dla klientów, którzy wolą być obsługiwani przez prawnika pełnego energii, poświęcającego im całą swoją uwagę – przekonuje Mirosław Brejwo.

Warto też sobie uświadomić, że nad jednym zadaniem każdy człowiek może się skupić najwyżej przez 1-1,5 godziny. Po tym czasie spada możliwość przyswajania wiedzy. Dlatego wczytywanie się np. w ustawę przez pół dnia nie będzie efektywne. W połowie tej pracy trzeba zrobić przerwę i np. wykonać kilka telefonów, uporządkować dokumenty w segregatorach. Te czynności są związane z dotychczasową pracą, ale mają inny charakter i można je realizować w innym miejscu niż zadanie wykonywane przez ostatnie godziny. W ramach przerwy można też zdecydować się na kilkuminutowe ćwiczenia gwarantujące odprężenie dla ciała i obniżenie napięć psychicznych będących wynikiem np. nieprzyjemnej rozmowy z klientem.

Czas na odpoczynek, na przerwę między poszczególnymi zadaniami, musi się znaleźć nawet podczas wykonywania czynności z kategorii „ważne i pilne”. Może to być np. krótki lunch bądź rozmowa telefoniczna z bliską osobą. Takie czynności wpływają na sprawne funkcjonowanie umysłu. Zresztą, gdy np. nie sprawdzimy, co dzieje się z naszymi dziećmi, to nie będziemy mogli skoncentrować się na pracy.

Niektórzy w chwili relaksu po zmęczeniu i znużeniu pracą szukają na stronach internetowych serwisów społecznościowych czy serwisów zakupowych, albo zajmują się mało ważną korespondencją. A więc zaczynają wykonywać zadania nieważne i niepilne, zaliczane do czwartej grupy czynności realizowanych w pracy, które, co do zasady, powinny pochłaniać najwyżej 1 proc. czasu pracy. Zdaniem psycholog Katarzyny Matuszczak takie czynności mogą sprawiać wrażenie odprężających, ale są ślepym zaułkiem. Przy ich wykonywaniu bowiem ani oczy nie odpoczną, ani nie zostanie zmieniona pozycja ciała znużonej osoby – w rezultacie zmęczenie wzrośnie. Dodatkowo, pojawi się poczucie winy, że pół godziny minęło bezowocnie, zwiększy się stres związany ze świadomością, że brakuje czasu na realizację istotnego zadania.

– Lepiej, żeby w ramach relaksu oderwać się od komputera, choć oczywiście nie ma nic złego w tym, że w ramach czasu poświęconego na odpoczynek raz czy dwa prawnik zrobi zakupy na Allegro, albo w kwadrans sprawdzi, co słychać u znajomych na Facebook’u – twierdzi Mirosław Brejwo. – Problem pojawia się wtedy, gdy klikanie w internecie jest sposobem na ucieczkę przed trudnym zadaniem. Zamiast mu sprostać i podjąć określone działania, prawnik spędza czas na Facebooku. I robi to w momencie, gdy powinien wykonywać coś innego.

Niektórzy pracodawcy wprowadzają obowiązkowe, godzinne przerwy na lunch. Właśnie po to, by pracownik mógł odejść od komputera, przejść się.

– Dotleniony umysł lepiej pracuje i po przerwie analizuje każde zadanie z innej perspektywy. Takie dłuższe przerwy warto stosować także w codziennej pracy adwokatów czy radców – radzą trenerzy biznesu.

Elektroniczny terminarz

ChromaStock_10175531_c_optPo to, by proces zarządzania sobą w czasie przebiegał sprawnie, warto skorzystać z prostego i ogólnie dostępnego narzędzia informatycznego, jakim jest Outlook. Umożliwia on utworzenie tabelki z listą zadań, a więc podzielenia w praktyce czekających prawnika czynności na cztery główne kategorie.

Każdemu zadaniu trzeba w Outlooku przydzielić termin jego wykonania, a jednocześnie nadać mu ważność, a więc ustawić priorytet. System w oparciu o te dwie informacje będzie sortował zadania tak, że na samej górze będą pokazywały się te ważne i pilne, a na samym dole – czynności z niskim priorytetem ważności, do podjęcia w późniejszym terminie. W ten sposób rozwiane zostaną wątpliwości, co i w jakich godzinach trzeba zrobić dzisiaj, co jutro, a wykonanie jakiego zadania można zostawić do przyszłego tygodnia. Zadanie znika z tabelki, gdy po jego wykonaniu kliknie się na nie. Informacja o nim jest jednocześnie do odzyskania – na wypadek gdyby szef zapytał, co pracownik robił w danym czasie.

Uczestnicy szkoleń z zakresu efektywności osobistej podkreślają, że wykorzystanie Outlooka do zarządzania sobą w czasie jest bardzo wygodne – w przeciwieństwie do tworzenia tabeli z terminami i priorytetami na kartce papieru bądź w programie Word czy Excel, która zwykle wystarcza na jeden dzień, najwyżej na tydzień. Na takiej tradycyjnej liście zadań ciągle trzeba bowiem coś skreślać, uzupełniać, uaktualniać i tworzyć na nowo, bo nie działa tu system zapewniający odpowiednie sortowanie zadań.

W Outlooku można też używać tzw. dziennika, czyli rejestrować czas. Pracując nad danym zadaniem wystarczy kliknąć przycisk „start” i licznik zaczyna pracować. Robiąc zaś przerwę wciska się pauzę, po powrocie naciska „play” – i na koniec Outlook podlicza czas spędzony nad danym zadaniem.

– Prawnicy nałogowo korzystają z tej funkcji. Chcą wiedzieć, że np. przygotowanie danego dokumentu pochłonęło 97 minut – mówi Jacek Gawrych, informatyk i trener zarządzania czasem przy użyciu systemów elektronicznych. – Taka czytelna dokumentacja jest istotna przy rozliczeniach prawnika z klientami, jednak to, czy ktoś zarządza swoim czasem lepiej, czy gorzej, nie wynika przecież z tego, że korzysta z Outlooka lub bardziej skomplikowanej aplikacji. Najważniejsze jest bowiem wyrabianie nawyków i walczenie z bardzo ludzką tendencją odkładania spraw na później.

Sztuka zarządzania sobą w czasie nie polega wyłącznie na tym, by planowanie zadań ograniczało ilość tych „na wczoraj” i pozwalało wygospodarować czas dla rodziny bądź na własne hobby. Zdaniem psychologów najważniejsze jest, by na co dzień człowiek miał poczucie ulgi, że kontroluje czekające go zadania, że nad swoim czasem panuje. A wówczas sytuacje, gdy trzeba popracować 14 godzin na dobę, nie będą pojawiać się zbyt często i nie będą prowadzić do życia w permanentnym stresie.