Medialne know-how dla sprawiedliwości

28_m_c_optPraca nad komunikacją i wizerunkiem sądu to zadanie nie tylko dla rzecznika prasowego, ale także dla prezesa sądu i innych sędziów. By usprawnić efektywny dialog wymiaru sprawiedliwości z mediami, a w konsekwencji z obywatelami, MS i KRS przygotowały zbiór dobrych praktyk w zakresie komunikacji i wizerunku sądów.

Dokument „Komunikacja i wizerunek sądów. Zbiór dobrych praktyk dla sądów powszechnych” (do pobrania ze strony http://ms.gov.pl/pl/dzialalnosc/strategia/, zakładka „komunikacja”) został przyjęty 19 czerwca br. przez Ministerstwo Sprawiedliwości i Krajową Radę Sądownictwa. Zespół ds. Standardów Komunikacji w Sądach, który opracował wspomniany dokument, rozpoczął swoją pracę rok wcześniej. Celem zespołu, powołanego przez Ministra Sprawiedliwości i Przewodniczącego Krajowej Rady Sądownictwa, jest poszukiwanie rozwiązań służących poprawie postrzegania sądów przez obywateli.

Potrzeba lepszej komunikacji

Budowanie zaufania społeczeństwa do sądów należy rozpocząć od uzupełnienia przekazu, jaki trafia do obywateli za pośrednictwem mediów. Informacje dotyczące sądów są zazwyczaj negatywne, niemal brakuje tych o pozytywnym i edukacyjnym wydźwięku. Autorzy zbioru dobrych praktyk są przekonani, że takich informacji w praktyce wymiaru sprawiedliwości jest znacznie więcej, niż tych incydentalnych i negatywnych.

Część propozycji, które znalazły się w „Zbiorze…”, z powodzeniem funkcjonuje w niektórych sądach powszechnych. Należy jednak zaznaczyć, że otwartość poszczególnych jednostek na komunikację z mediami to temat, który wywołuje wśród wielu sędziów, zwłaszcza nie-rzeczników, sporo emocji. Część sędziów to zwolennicy ograniczenia aktywności medialnej do odpowiadania na bieżące pytania dziennikarzy przez rzecznika. Ich zdaniem za komunikację – i to w wydaniu reaktywnym – powinien odpowiadać jedynie rzecznik. Inni z kolei uważają, że niezwykle istotne jest nastawienie kierownictwa sądu, które powinno dawać sędziom zielone światło do aktywności informacyjnej i edukacyjnej oraz wspierać rzecznika prasowego sądu w realizowaniu strategii medialnej. Dodatkowo sędziowie podkreślają, że często nie znają oczekiwań dziennikarzy co do informacji, które mogłyby ich zainteresować.

W tematyce komunikacji sądu z mediami zespół MS i KRS postawił wiele pytań, dotyczących trudności we wzajemnej komunikacji. Aby szczegółowo zidentyfikować bariery po obu stronach, przeprowadzono dwie ankiety, dla rzeczników prasowych sądów oraz dla dziennikarzy, którzy współpracują z sądami. Wnioski z obu ankiet posłużyły lepszemu dopasowaniu dobrych praktyk do aktualnych potrzeb rzeczników prasowych i dziennikarzy.

Podczas opracowywania dokumentu zespół poświęcił uwagę także zaleceniom Europejskiej Sieci Rad Sądownictwa (European Networks of Councils for the Judiciary), które dotyczą komunikacji sądów z mediami. Odnoszą się one do takich zagadnień jak: rola i obowiązki rzecznika prasowego w strukturze sądu, rejestrowanie rozpraw przez dziennikarzy, współpraca i aktywne podejście do mediów (w tym korzystanie z mediów społecznościowych w procesie komunikacji i poprawy wizerunku sądów).

Propozycje dobrych praktyk zostały wysłane wszystkim sądom powszechnym i stowarzyszeniom sędziowskim do konsultacji i zaopiniowania. Należy wyraźnie zaznaczyć, że opracowanie nie jest zbiorem regulacji prawnych, a zestawem propozycji, zachętą do aktywnego tworzenia strategii komunikacyjnej, wprowadzanej w miarę potrzeb i możliwości sądu. Podstawowym celem funkcjonowania sądu jest prowadzenie postępowań, a dobra współpraca z mediami musi odbywać się z poszanowaniem praw stron i innych uczestników procesu, w tym także do ochrony wizerunku i godności.

Dokument składa się z pięciu rozdziałów, tj.: budowanie profesjonalnych relacji z dziennikarzami, organizacja biur prasowych, udzielanie informacji, wizerunek sądu, komunikacja kryzysowa.

Budowanie relacji z mediami

28_m2_c_optStworzenie profesjonalnej relacji z dziennikarzami jest punktem wyjścia do dalszego aktywnego kreowania komunikacji medialnej. Intencją pierwszego rozdziału dobrych praktyk jest więc zachęcenie do dialogu pomiędzy środowiskiem sędziowskim i dziennikarskim, a także do dialogu o komunikacji medialnej wewnątrz środowiska sędziów.

Warto, by zarówno jedni jak i drudzy mieli na uwadze wzajemne potrzeby, oczekiwania oraz ograniczenia w swojej pracy. Współpraca ma szansę układać się lepiej, kiedy obie strony widzą w sobie partnerów, a nie przeciwników. Co za tym idzie, szansa na zainteresowanie dziennikarza pozytywnymi i rzetelnymi informacjami z sądu wzrasta. Autorzy zbioru proponują kilka sposobów na usprawnienie tego procesu.

Jednym z nich jest stworzenie wspólnej platformy wymiany informacji i doświadczeń. Mogą to być cykliczne (np. raz na pół roku) spotkania, briefingi, konferencje prasowe, które dadzą możliwość dyskusji m.in. o oczekiwaniach co do wzajemnej współpracy.

Niektóre sądy stosują praktykę wspólnych warsztatów dla sędziów i dziennikarzy, na których obie strony mają szansę dokładnie poznać specyfikę swojej pracy. Jednym z elementów spotkań jest symulowana rozprawa, w której udział biorą także dziennikarze. Bywa też, że dochodzi do „zamiany ról”. Ma to na celu obustronne zrozumienie warunków swojej pracy, poszukiwanie kompromisu pomiędzy merytoryką procesu a ograniczeniami czasowymi w pracy dziennikarzy.

Inną propozycją dla sądu, zawartą w „Zbiorze…”, jest opracowanie procedury przyjmowania dziennikarzy w sądzie, która ułatwi im wykonywanie zadań (np. na potrzebę krótkiego wywiadu czy przy okazji medialnych wydarzeń). Na przykład, kiedy rzecznik ma umówiony wywiad z dziennikarzem telewizyjnym, i jest to ich pierwsze spotkanie, to warto, by pracownik sądu udał się po dziennikarza i operatora kamery, i zaprowadził ich do rzecznika. Będzie to odebrane jako działanie profesjonalne, a ekipa telewizyjna nie będzie mijać kolejnych korytarzy w poszukiwaniu swojego rozmówcy. W tym miejscu warto dodać, że przy nagrywaniu wypowiedzi należy zadbać o dalszy plan w kadrze za rzecznikiem. Zdecydowanie lepszym tłem od białej ściany będzie sala sądowa lub baner sądu (w zależności od tematu nagrania).

Organizacja biur prasowych

28_m3_c_optSprawnie działające biuro prasowe jest wizytówką instytucji. Od tego, jak ono funkcjonuje, czy jest nastawione na ułatwienie i pomoc w poruszaniu się dziennikarzy w sądzie, bardzo często zależą relacje z mediami. Warto przy tym podkreślić, że część sądów nie posiada biura prasowego, co wynika m.in. z faktu, iż nie ma w nich tak dużego medialnego zainteresowania sprawami.

„Zbiór…” podkreśla rolę rzecznika prasowego jako osoby, która realizuje, z pomocą innych sędziów, strategię komunikacyjną swojego sądu. Do jego zadań należy: informowanie mediów o działalności sądu, tłumaczenie procedur sądowych, objaśnianie społeczeństwu – za pośrednictwem mediów – istoty i skutków orzeczeń sądu, edukacja dziennikarzy i społeczeństwa w zakresie systemu sądowego, tłumaczenie przepisów prawa – i konsekwencji ich stosowania w konkretnej sprawie – oraz budowanie profesjonalnych relacji z mediami.

Autorzy zalecają, aby rzecznik, w miarę możliwości, uczestniczył w szkoleniach poszerzających jego wiedzę w zakresie: pracy z mikrofonem i kamerą, języka wypowiedzi, pisania sprostowań, zachowania w sytuacjach kryzysowych, kształtowania wizerunku instytucji, elektronicznych środków komunikowania.

W jednostkach wielkomiejskich szczególnie ważne jest wyznaczenie w sądzie dwóch rzeczników prasowych: ds. karnych i ds. cywilnych. W ten sposób, po pierwsze, dzielą się oni pracą, a po drugie, dziennikarz dostaje informacje dotyczące sprawy od specjalisty danej gałęzi prawa.

Niektóre sądy wyznaczają też pracownika biura prasowego, który jest wsparciem dla rzecznika. Często nie trzeba zatrudniać dodatkowych osób, ponieważ w praktyce funkcję tę pełnią np. asystent sędziego, pracownik administracyjny, pracownik Biura Obsługi Interesanta czy pracownik czytelni akt (zdarza się też, że sądy zatrudniają byłych dziennikarzy). Gdy sędzia-rzecznik orzeka na sali, pracownik biura prasowego może szybko przekazać informację dziennikarzowi w sprawie, w której interwencja rzecznika nie jest początkowo konieczna, np. sygnatury akt, terminy rozpraw. Może także podać treść orzeczenia, wyszukać akta, zająć się serwisem internetowym rzecznika, przygotować projekty komunikatów prasowych. Rzecznik, we współpracy z pracownikiem biura prasowego, powinien monitorować wszelkie informacje o swoim sądzie pojawiające się w mediach lokalnych i ogólnokrajowych, również w internecie. Sprawdza w ten sposób, jak jego sąd jest postrzegany przez opinię publiczną.

Wsparciem dla rzecznika powinni być także inni sędziowie. Kształtowanie polityki komunikacyjnej powinno być na wysokim miejscu wśród istotnych spraw w sądzie. Jako dobrą praktykę wskazano częste spotkania rzecznika i prezesa sądu. Warto, abyrzecznik był na bieżąco informowany o najważniejszych wydarzeniach z życia sądu oraz by uczestniczył w naradach kierownictwa sądu i w naradach z prezesami. Niezbędna jest także praca zespołowa całego sądu, czyli współpraca z przewodniczącymi wydziałów oraz innymi sędziami, których sprawy już znalazły się lub mogą znaleźć się w zainteresowaniu mediów. Istotne jest też, by rzecznik, który otrzymuje od mediów prośbę o udzielenie informacji, mógł szybko skontaktować się z danym sędzią oraz aby odpowiedź od niego również przyszła możliwie szybko.

Udzielanie informacji

Przede wszystkim należy pamiętać, że stanowisko sądu, w danej sprawie, o którą pyta dziennikarz, zawsze powinno być przekazane. Najgorszym scenariuszem jest, gdy o sprawie wypowiada się np. policja i prokuratura, a następnie dziennikarz w swoim materiale opisuje: „Niestety, nie udało nam się uzyskać informacji z sądu”. Jest to antyreklama sądu. Warto pamiętać o tym, że w sytuacji, gdy rzecznik nie może odebrać telefonu, powinien zapewnić przekierowanie połączenia do upoważnionej osoby (np. pracownika biura prasowego lub drugiego rzecznika).

Wypowiedź należy dostosować do rodzaju medium, które poprosiło o informację. Zdarza się praktyka, że przedstawiciel sądu nie wypowiada się w telewizji, a zamiast tego sąd wysyła do redakcji maila z oświadczeniem. I widz zamiast zobaczyć sędziego, widzi białą kartkę na ekranie telewizora. Pierwsze skojarzenie – dystans i chęć ukrycia. Kolejna antyreklama.

Ważne jest, aby dla mediów wypowiadać się zrozumiałym językiem. Przekaz z sądu powinien zrozumieć „statystyczny Kowalski” i nie ma niczego niestosownego w upraszczaniu języka tak, by był on przystępny dla odbiorców mediów.

Jeśli chodzi o czas odpowiedzi na pytanie wysłane mailem – powinien być on jak najkrótszy. W przypadku konieczności zebrania dodatkowych informacji, rzecznik lub pracownik biura prasowego powinni podać możliwy termin udzielenia odpowiedzi. Dobrą praktyką jest utworzenie listy mailingowej z kontaktami do dziennikarzy i ich redakcji. Lista ta może służyć m.in. do wysyłania dziennikarzom istotnych informacji kształtujących obiektywny wizerunek sądu.

Zakładka na stronie internetowej sądu informująca o pracy rzecznika prasowego powinna być łatwa do zlokalizowania, zawierać numer służbowego telefonu komórkowego, adres e-mailowy oraz zdjęcie rzecznika w odpowiedniej rozdzielczości, które może być użyte do publikacji w mediach.

Kolejnym proponowanym rozwiązaniem jest udostępnianie na stronie internetowej sądu wokandy lub terminarza rozpraw (z wyłączeniem danych, które ze względu na ochronę prawną nie podlegają takiemu udostępnieniu), bazy orzeczeń sądowych oraz danych statystycznych dotyczących działalności sądu, a także innych aktualności z sądu.

Istotnym zagadnieniem, zarówno dla sędziów, jak i dziennikarzy, jest nagrywanie dźwięku i obrazu w „sprawach medialnych”. Aby z warunków rejestracji i jakości nagrania były zadowolone obie strony, warto rozważyć zorganizowanie spotkania rzedstawicieli sądu i mediów. Wielkość sal rozpraw powinna być dostosowana do zainteresowania mediów, a nagłośnienie powinno odpowiadać wymogom emisji w radiu i telewizji. Kwestią, o której często wspominają dziennikarze, jest też brak zrozumienia powodów, dla których sędzia wyłącza jawność rozprawy lub odmawia prawa do jej rejestracji, co może powodować niekorzystny przekaz medialny. Dlatego ważne jest, by sędzia wytłumaczył, dlaczego podejmuje konkretną decyzję.

Wizerunek sądu

Od szybkiego reagowania na zapytania dziennikarzy trzeba odróżnić planowanie strategii poprawy wizerunku sądu. Jest to jednak działanie, którego efekty są zauważalne w dłuższej perspektywie. Autorzy „Zbioru…” podają przykłady działań, które – zwłaszcza w społeczności lokalnej – mogą mieć przełożenie na wizerunek sądów i zaufanie do nich.

Sprawą zupełnie podstawową jest dbałość o serwis internetowy sądu, który powinien być przyjazny obywatelowi. Strona musi być czytelna, poprawna pod względem merytorycznym. Należy pamiętać o umieszczaniu aktualności z życia sądu oraz informacji od rzecznika prasowego, pomocnych w pracy mediów.

Dzięki „sprawom medialnym”, które już są w zainteresowaniu dziennikarzy, sąd może zaciekawić swoją pracą i zagadnieniami prawnymi większą część społeczeństwa. Dlatego należy zadbać o to, by dziennikarze otrzymywali aktualne informacje oraz by w przypadku rejestracji przebiegu rozprawy wszystkie istotne elementy nagrania były ustalone wcześniej.

W przypadku konferencji prasowych organizowanych w sądzie warto skorzystać z roli gospodarza. Wtedy to rzecznik decyduje, jakimi ciekawymi informacjami z pracy sądu chciałby się podzielić. Konferencje mogą dotyczyć np. wyników pracy sądu (np. w ramach rocznych lub półrocznych podsumowań), statystyk dotyczących wpływających spraw, nowych inwestycji, spraw, które są w zainteresowaniu mediów, korzystania z portali internetowych sądu, zmian w prawie. Warto, by konferencja zawierała istotne społecznie informacje, np. odpowiadała na pytanie, jakie korzyści określone usprawnienie przyniesie obywatelom. Należy zadbać o to, by została przeprowadzona sprawnie, a do dyspozycji dziennikarzy był kompetentny i komunikatywny rozmówca.

Dbanie o dobry wizerunek sądu to także newslettery. Mogą się w nich znaleźć informacje związane ze sprawami interesującymi dziennikarzy, które można wykorzystać do edukowania społeczeństwa. Z uwagi na duże zainteresowanie dziennikarzy sprawami w sądach rejonowych warto, by sądy okręgowe włączyły je do współpracy w tym zakresie.

Sąd może także uczestniczyć w lokalnych inicjatywach społeczno-informacyjnych, np. brać udział w konferencjach naukowych, debatach lub dyskusjach poświęconych zagadnieniom m.in. mediacji, historii sądownictwa czy ustroju państwa, a także w lokalnych inicjatywach kulturalnych, jak np. wystawa dawnych fotografii związanych z sądownictwem. Wszyscy sędziowie mogą angażować się w prowadzenie „lekcji prawa” dla młodzieży, po uprzednim dostosowaniu materiału do wieku uczestników.

Istotnym elementem komunikacji sądu ze społeczeństwem jest ustne uzasadnienie wyroku – poza tym, że dotyczy bezpośrednio stron, pełni także funkcję edukacyjną. Jest to ten fragment rozprawy, który najczęściej pojawia się w medialnych relacjach. Warto zadbać o to, by wyrok był zrozumiały dla ogółu społeczeństwa.

W sądzie, jak w każdej instytucji, mogą też zdarzyć się sytuacje kryzysowe, które szybko przyciągają zainteresowanie mediów. Mogą one dotyczyć kwestii merytorycznie istotnych, jak i tych, które z innych względów znajdą się w przekazie medialnym. Zbiór wskazuje jedynie na podstawowe zasady, jakimi powinien kierować się sąd w komunikacji kryzysowej.

Autorzy podkreślają rolę właściwiej organizacji i pracy zespołowej podczas całej procedury antykryzysowej. Przekazywanie informacji powinno odbywać się w sposób sprawny, spójny i rzetelny.

Zbiór otwarty na zmiany

Zespół Ministerstwa Sprawiedliwości i Krajowej Rady Sądownictwa dostrzega, że w sferze komunikacji następują szybkie zmiany i w związku z tym przewiduje, że dobre praktyki będą aktualizowane wraz z pojawianiem się kolejnych pozytywnych przykładów dotyczących komunikacji sądów oraz rozwoju możliwości technologicznych. Praktyka może też pokazać, że część rozwiązań nie sprawdzi się w sądach. W tym celu przedstawiciele zespołu będą zwracać się do sądów z prośbą o zgłaszanie uwag i propozycji dobrych praktyk.

Warsztaty dla rzeczników

W październiku br. członkowie Zespołu ds. Standardów Komunikacji w Sądach planują rozpocząć cykl szkoleń w sądach powszechnych dotyczących m.in. komunikacji kryzysowej i wypowiedzi dla mediów. Warsztaty odbędą się w siedzibach apelacji i będą adresowane do rzeczników prasowych sądów apelacyjnych i okręgowych. Spotkania są odpowiedzią na zgłaszany przez rzeczników prasowych sądów postulat powrotu do zajęć praktycznych i warsztatowych z komunikacji z mediami. Część warsztatową poprowadzi trener medialny. Szkolenia, organizowane wspólnie przez Zespół MS i KRS, będą odbywały się z częstotliwością około jednego spotkania w tygodniu, w każdej z jedenastu siedzib apelacji.

Dziennikarz w sądzie

Kolejnym dokumentem opracowanym przez zespół MS i KRS jest „Sądowe ABC – poradnik dla dziennikarzy”. Jest to odpowiedź zarówno na postulaty zgłaszane przez sędziów (o edukowanie dziennikarzy z wiedzy o procedurach sądowych), jak i niektórych dziennikarzy, zainteresowanych objaśnianiem im tematyki sądowej w formie dokumentu.

Poradnik ma służyć zwłaszcza tym redaktorom, którzy stawiają w sądach swoje pierwsze kroki zawodowe. Jest w nim mowa o sprawach podstawowych oraz o tych, które najbardziej dziennikarzy interesują – np. do kogo zwracać się z prośbą o konkretny rodzaj informacji, co zrobić, gdy chce się uzyskać dostęp do akt lub nagrać przebieg rozprawy. W poradniku zostały również wymienione akty prawne, które regulują działalność dziennikarzy.