Najpierw użytkownik loguje się do listy prowadzonych spraw. Po wybraniu jednej z nich widzi jej szczegóły, w tym np. sygnaturę, przedmiot i wartość sporu, uczestników postępowania. Korzystanie z internetowego portalu dostępowego Sądu Okręgowego we Wrocławiu umożliwia też śledzenie na bieżąco losów prowadzonych w tym sądzie spraw.

Idea narodziła się kilka lat temu w Centrum Badań Problemów Prawnych i Ekonomicznych Komunikacji Elektronicznej (CBKE) Uniwersytetu Wrocławskiego. Pomysł był prosty – za pośrednictwem Internetu użytkownicy powinni łatwo i szybko dowiadywać się o swoich sprawach prowadzonych w sądzie, czyli mieć możliwość sprawdzenia, na jakim etapie jest postępowanie, jakie czynności zostały wykonane oraz jakie są zaplanowane terminy posiedzeń. Docelowo, użytkownik miał mieć dostęp do elektronicznej wersji akt sprawy i móc drukować ich kopie.

Wrocławscy prawnicy i informatycy zrealizowali ten pomysł tworząc portal dostępowy, zaś firmy wyłonione w przetargach przygotowały do niego oprogramowanie.

Wystarczy login i hasło

Portal powstał ponad rok temu. Aby stać się jego użytkownikiem, za pośrednictwem Internetu należy wypełnić wniosek o rejestrację konta. Strona podaje m.in. swoje dane osobowe i sygnatury spraw toczących się z jej udziałem. Następnie w punkcie informacyjnym Sądu Okręgowego we Wrocławiu, po osobistej weryfikacji zgłoszonych danych osobowych, otrzymuje login i hasło, a więc uprawnienia do dostępu do portalu.

Dane trafiające do portalu to nic innego jak informacje tworzone codziennie w wydziałowych sekretariatach przez urzędników sądowych (w oparciu o czynności procesowe i protokoły rozpraw) oraz sędziów przygotowujących uzasadnienia wyroków. Po zatwierdzeniu ich do publikacji trafiają one do systemu komputerowego sądu. Następnie raz dziennie są importowane do systemu portalowego.

– Portal to taka dodatkowa część informatycznego systemu wydziałowego. Tworzone w wydziale informacje przekazujemy na zewnątrz poprzez portal, nie ponosimy przy tym żadnych dodatkowych kosztów. Takie rozwiązanie odciąża pracowników sądu od przekazywania stronom w tradycyjny sposób informacji publikowanych w portalu – opowiada Krzysztof Kamiński, administrator systemu informatycznego Sądu Okręgowego we Wrocławiu.

Od strony technicznej zapleczem portalu jest klaster dwóch serwerów, łącze internetowe i system zabezpieczeń gwarantujący bezpieczny przesył danych do użytkowników systemu. Administrowaniem portalu zajmuje się dwóch informatyków, zaś potwierdzanie tożsamości nowych użytkowników systemu to obowiązek osób pracujących w punkcie informacyjnym sądu. W sumie w funkcjonowanie portalu zaangażowanych jest kilka osób, z których każda wykonuje jeszcze inne obowiązki.

Oszczędność czasu i pieniędzy

Informatyzacja minimalizuje koszty

Rozmowa z sędzią Marcinem Sosińskim, wiceprezesem Sądu Okręgowego we Wrocławiu. – Czy portal dostępowy cieszy się dużą popularnością? – Ogromną. Widać to choćby w czytelni akt papierowych, gdzie jest coraz mniej młodych adeptów sztuki prawniczej będących na bieżąco z nowinkami informatycznym. To oni głównie korzystają z portalu. Gdy ostatnio zapytałem o portal na spotkaniu z aplikantami,w odpowiedzi usłyszałem, że niekorzystanie z niego traktowane jest w środowisku jako pewien nietakt. Portal ma już ponad 700 użytkowników, przeciętnie na każdego z nich przypada 25 spraw. W sumie w portalu zarejestrowanych jest 17 tys. spraw oraz ponad 450 tys. czynności sądu. Jednak sprawy dostępne w portalu to jedynie wycinek spraw prowadzonych w Sądzie Okręgowym. Sporo jest bowiem postępowań, zwłaszcza karnych, w których strony bądź ich pełnomocnicy nie są jeszcze użytkownikami portalu. – Jakie są najbliższe plany związane z informatyzacją wrocławskiego sądu? – Stale musimy się troszczyć o szybkość i niezawodność sieci informatycznych gwarantujących najwyższą dostępność informacji potrzebnych w pracy sądu. Inwestujemy też w specjalistyczne urządzenia informatyczne i oprogramowanie do nich. Słowem, rozwijamy się technologicznie. Niedawno weszło w życie porozumienie między Prokuraturą Okręgową we Wrocławiu a Sądem Okręgowym w zakresie przekazywania aktów oskarżenia także w formie elektronicznej. Pozwoli to w sposób szybszy tworzyć części wstępne akt, a tym samym sprawniej prowadzić postępowania. Staramy się również o dostęp do bazy systemu PESEL, co ułatwi i przyspieszy postępowania w sprawach karnych, w których sąd ustala dane osobowe oskarżonych i świadków. – Czy w tych planach znajdzie się również wprowadzenie portalu dostępowego do podległych jednostek Sądu Okręgowego? – Na razie nie mamy takich planów. W naszym sądzie działa system informatyczny Sędzia 2, z którego są pobierane dane do portalu. Natomiast Ministerstwo Sprawiedliwości pracuje nad wprowadzeniem w sądach w całym kraju systemu SAWA. W tej sytuacji nie można ponosić wydatku związanego z zakupem licencji na portal zintegrowany z programem, które ma się zmienić. Gdy Sawa będzie obowiązywała także w naszym sądzie, to mamy nadzieję, że producent portalu dostosuje go do nowego systemu. Wówczas łatwiej będzie też można podjąć decyzję o wdrożeniu portalu do innych podległych sądów.

W portalu Sądu Okręgowego we Wrocławiu udostępniane są także informacje o wszystkich czynnościach wykonanych przez sąd – w tym o tym, czy akta zostały wysłane do biegłego, czy ktoś je wypożyczył, czy opinia biegłego już wróciła, czy sprawa nie została przekazana do sądu rejonowego, czy nie było apelacji. Są to więc podstawowe informacje o sprawie pochodzące z wewnętrznego systemu informatycznego sądu – tyle, że publikowane również na portalu. Jeżeli jakaś czynność sądu generuje dokument, np. zostało wydane zarządzenie sędziego, to ten dokument jest natychmiast dostępny w portalu.

Przy takim sposobie uzyskiwania informacji o stanie sprawy użytkownik portalu oszczędza czas i pieniądze, które musiałby wydać na dojazd do sądu bądź rozmowę telefoniczną z pracownikami sekretariatów sądowych. Korzystanie z portalu jest bezpłatne.

W Sądzie Okręgowym we Wrocławiu wszystkie wydziały „podpięte są” pod portal dostępowy, trafiają do niego również sprawy z trzech wydziałów gospodarczo- procesowych SR dla Wrocławia Fabrycznej, SR dla Wrocławia-Śródmieścia i SR w Wołowie.

Ten wyjątkowo użyteczny mechanizm powstał w części przy wykorzystaniu środków Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego, zaś w ich przygotowaniu brali udział pracownicy i doktoranci Wydziału Prawa UWr. Nie bez znaczenia dla powodzenia całego przedsięwzięcia związanego z wdrożeniem portalu była osoba prof. Jacka Gołaczyńskiego, wówczas wiceprezesa SO Wrocław odpowiedzialnego za informatyzację sądu.

Wkrótce portal ma być wdrożony w Sądzie Apelacyjnym we Wrocławiu. Może na podobny krok zdecydują się prezesi innych sądów w Polsce? Pewną barierą, która utrudnia realizację takiego scenariusza jest fakt, że sądy pracują na różnych oprogramowaniach organizujących dane o prowadzonych w nich sprawach. Portal dostępowy musi więc być dostosowany do informatycznych uwarunkowań poszczególnych sądów.

– Jest to utrudnienie techniczne, które w najbliższym czasie zostanie przezwyciężone. Ministerstwo Sprawiedliwości zamierza wprowadzić do sądów jednolite oprogramowanie, które ma być stworzone na bazie oprogramowania Sawa . Resort dąży do tego, aby przygotować przepisy, które umożliwią wdrożenie tego typu portalu w każdym sądzie. Wrocławski portal ma być dla nich wzorem – mówi prof. Gołaczyński, kierownik CBKE i sędzia Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu.

Troska na co dzień

Dzięki portalowi strony bądź ich pełnomocnicy mają pełen wgląd do dokumentów powstałych w trakcie postępowania. Natomiast nie mają dostępu do pozwów czy innych pism procesowych wnoszonych w formie papierowej. Nie można bowiem zobowiązać stron do przesyłania do sądu pism w postaci elektronicznej, ponieważ przepisy prawa nie przewidują takiego obowiązku. Dokument dostarczony do biura podawczego w formie zdigitalizowanej byłby widoczny w portalu, jednak rzadko zdarza się, by strona dostarczała dokumenty w formie elektronicznej.

Na czym polega administrowanie portalem na co dzień? W celu zagwarantowania ciągłości funkcjonowania systemu niezbędne są takie czynności jak monitorowanie sprzętu komputerowego, klimatyzacji, serwerowni, dysków twardych, dostępności łącza, badanie aktualności oprogramowania. Najwięcej czasu zajmuje jednak porządkowanie danych wydziałowych i systematyzowanie powiązań między dwiema bazami podmiotów występującymi w portalu (jedną stanowią użytkownicy, jednoznacznie identyfikowani po numerze PESEL, drugą – osoby figurujące w bazie danych poszczególnych wydziałów sądu). – Gdy np. Jan Nowak jest pełnomocnikiem prowadzącym kancelarię i zalogował się w portalu, to trzeba niejako „podpiąć” go do wszystkich Janów Nowaków znajdujących się w bazie danych sądowych wydziałów. Wówczas okaże się, że w pierwszym wydziale ma pięć spraw, w drugim trzy, itd. – wyjaśnia informatyk Krzysztof Kamiński.

Z wrocławskiego portalu dostępowego korzystają dziś przede wszystkim adwokaci i radcowie prawni, zaledwie ok. 10 proc. ogółu użytkowników systemu to osoby niebędące profesjonalnymi pełnomocnikami. Oczywiście, nic nie stoi na przeszkodzie, by z portalu korzystał również interesant prowadzący tylko jedną sprawę w sądzie. Osoba taka również oszczędzi czas i uzyska bezpośredni dostęp do danych o sprawie.

– W przyszłości planujemy rozszerzenie zakresu funkcjonalności portalu o rejestrowanie czynności, np. doręczenia czy wezwania na rozprawę. W sytuacjach, gdy wezwanie nie jest odbierane, można antycypować, że strona nie pojawi się na posiedzeniu. Oprogramowanie portalowe pobiera dane z systemu wydziałowego raz dziennie – opowiada Krzysztof Kamiński. – Taki tryb aktualizacji danych jest wystarczający, daje też odpowiedni czas na poprawienie w sekretariacie ewentualnych pomyłek. Ważne też, że z poziomu portalu nie ma dostępu do jakiejkolwiek części sieci systemu Sądu Okręgowego. Mamy oddzielne bazy, co zapewnia bezpieczeństwo danych – opowiada Kamiński.

Więcej spraw w Internecie

Funkcjonowanie portalu dostępowego dowodzi, że informatyzacja na dobre wkracza do wrocławskich sądów. Portal dostępowy to nie jedyny przejaw tego procesu. Kolejnym jego etapem będzie wprowadzenie elektronicznej wymiany dokumentów między Sądem Apelacyjnym we Wrocławiu a sądami okręgowymi apelacji wrocławskiej, a także uruchomienie portalu, w którym publikowane będą orzeczenia zapadłe w SA we Wrocławiu.

Idea, która przyświeca elektronicznej wymianie dokumentów jest równie prosta, co pomysł na portal dostępowy. Skoro ktoś raz w systemie biurowym sądu wpisał pewne informacje, to dlaczego nie można by ich później wykorzystywać, a więc importować do sądów wyższej instancji, a z sądów wyższej instancji – do tych niższej instancji? Dzięki takiemu „przepływowi” dane wytwarzane w programach repertoryjno-biurowych mogłyby automatycznie „iść” za sprawą.

Po wprowadzeniu elektronicznej wymiany dokumentów wpływającej sprawie nadać trzeba będzie wyłącznie odpowiednią sygnaturę.

Grażyna Saniewska-Żabińska
Autorka jest dziennikarką

Zagłębie pomysłów

Wrocław to pionier informatyzacji sądów i postępowań sądowych. Tutejsze środowisko naukowe ściśle współpracuje w tym względzie z sędziami. Wrocław nie boi się informatycznych nowości. To w Centrum Badań Problemów Prawnych i Ekonomicznych Komunikacji Elektronicznej (CBKE) funkcjonującym na Uniwersytecie Wrocławskim narodził się pomysł elektronicznego postępowania upominawczego, to w tutejszych sądach w listopadzie 2011 r. odbyły się pierwsze testy protokołu elektronicznego. Nad czym pracują teraz sędziowie i naukowcy z Dolnego Śląska? Czy kolejne rodzaje postępowań będą przenosić się z sal sądowych do komputerów? – Nie jest możliwe proste przeniesienie reguł elektronicznego postępowania upominawczego na potrzeby toczących się w Polsce postępowań. W przypadku EPU świadomie zrezygnowaliśmy z dokumentacji papierowej, bo to postępowanie może się obyć bez załączników. Wystarczy pozew, w którym zawarte są podstawowe informacje o sprawie, krótkie uzasadnienie. Nie załącza się więc dokumentów, ale wskazuje dowody – wyjaśnia prof. Jacek Gołaczyński, kierownik CBKE i sędzia Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu, wcześniej prezes tutejszego Sądu Okręgowego. – W zwykłym postępowaniu problemem jest, co zrobić z dokumentami, które są załącznikami do pism procesowych – jak je digitalizować i przekazywać do systemu, by go zbytnio nie obciążać. Pojawia się pytanie, czy koszty, które strony musiałyby przy tym ponieść, są adekwatne do korzyści, jakie uzyskają. Można oczywiście przyjąć wariant, że to sąd podejmie się digitalizacji dokumentów, ale czy to przyniesie oszczędności? Póki co pracownicy CBKE uczestniczący w pracach działającego w Ministerstwie Sprawiedliwości Zespołu ds. Informatyzacji Postępowań Sądowych poszukują obszarów, które można zinformatyzować w całości. Przygotowano np. projekt wprowadzenia elektronicznego postępowania klauzulowego, ale dotyczy on nadawania klauzuli wykonalności jedynie bankowym tytułom egzekucyjnym. Będzie to drugie, obok EPU, postępowanie w pełni elektroniczne. Obecnie projekt jest na etapie uzgodnień międzyresortowych i konsultacji społecznych. Pomysł dotyczący elektronizacji w sprawach bankowych tytułów egzekucyjnych zakłada stworzenie nie jednego sądu dla całego kraju, tak to jest w przypadku EPU, lecz większej ilości e-sądów, np. jednego w każdej apelacji. Wprawdzie tego typu spraw nie jest tak dużo jak postępowań upominawczych, jednak wymagają one większego zaangażowania orzeczników i analizy merytorycznej. Do wniosku o nadanie klauzuli dołączanych jest wiele dokumentów, które trzeba rozpoznać. Być może jeden z pierwszych takich sądów powstanie właśnie we Wrocławiu.