Gospodarny jak Płońsk

Zanim rozwiązania organizacyjne wprowadzone w Sądzie Rejonowym w Płońsku stały się inspiracją dla innych, trzeba było stoczyć walkę z grzybem na ścianach i rozpadającymi się meblami. Gdy udało się uporać z remontem, zaczęto dokupywać komputery oraz szkolić kadry. Wiele z tych inwestycji nie wymagało dodatkowych pieniędzy, tylko rozsądnego nimi gospodarowania.

Choć pracownicy Sądu Rejonowego w Płońsku, 22-tysięcznym miasteczku nieopodal Płocka, dopiero zaczęli swoje urzędowanie w nowej siedzibie, już czują się tu jak w domu: komfort pracy jest nieporównywalny z tym, jakiego doświadczali w poprzednim budynku. Na przeprowadzkę czekali od dawna, ale dopiero w listopadzie 2009 r., po siedmiu latach od rozpoczęcia inwestycji, udało się ją sfinalizować. – Z punktu widzenia ekonomiki przełom października i listopada to najlepszy czas na przeprowadzkę. W sezon grzewczy weszliśmy już w nowym budynku i w ten sposób nie było potrzeby ogrzewać dwóch. Oszczędzanie weszło nam w krew – przekonuje sędzia Andrzej Szymański, prezes Sądu.

Jego pracownicy mają za sobą lata praktyki w tej materii. W ciągu ostatnich udało się przeprowadzić remont poprzedniej siedziby, zwiększyć liczbę komputerów o kilkaset procent oraz zakończyć budowę nowej siedziby. Ich pomysły na oszczędności i usprawnienie pracy sądu można znaleźć w zbiorze „Sprawny sąd – zbiór dobrych praktyk” wydanym przez Stowarzyszenie Sędziów Polskich „Iustitia” we współpracy z Helsińską Fundacją Praw Człowieka. Sprawdziliśmy, jak wymyślone w Płońsku rozwiązania działają w praktyce.

Nowa, tańsza siedziba

Płońsk w liczbach
– sędziowie: 9 osób (2 wakaty)
– referendarze sądowi: 3 osoby
– asystenci sędziego: 2 osoby
– kuratorzy zawodowi: 9 osób
– urzędnicy sądowi: 39 osób
– pracownicy obsługi: 4 osoby

Obecny budynek Sądu w Płońsku to 3,7 tys. m2 powierzchni, trzy kondygnacje i siedem sal rozpraw – o dwie więcej, niż w poprzedniej siedzibie. Obiekt jest w pełni przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych ruchowo, ma podjazdy i odpowiednią windę. Jest tu profesjonalne archiwum, magazyn dowodów rzeczowych i biblioteka z prawdziwego zdarzenia. A co najważniejsze, nie trzeba go dzielić z innym urzędem. Poprzedni gmach Sąd zajmował wspólnie ze starostwem powiatowym.

– Największym minusem dawnej lokalizacji było jednak umiejscowienie sądu w dwóch oddalonych od siebie budynkach, przy czym druga siedziba znajdowała się w bloku mieszkalnym, co utrudniało interesantom dostęp do naszej instytucji – sędzia Szymański wymienia motywy przeprowadzki. – W starej siedzibie było nam też po prostu ciasno. Spraw stale przybywało, w pewnym momencie pojawił się problem z brakiem wystarczającej ilości sal rozpraw. Co więcej, część pomieszczeń musieliśmy wynajmować ponosząc z tego tytułu spore koszty.

Wszystkie te czynniki zadecydowały o tym, że Ryszarda Stasiak, poprzednia prezes Sądu Rejonowego w Płońsku, od początku swojego urzędowania myślała o budowie nowej siedziby. Taką decyzję Ministerstwo Sprawiedliwości podjęło w 2002 r. i natychmiast rozpoczęły się poszukiwania działki. Kosztorysowa wartość inwestycji prowadzonej przez Sąd Okręgowy to 15 mln zł, wydatki udało się jednak zamknąć w niższej kwocie.

Zarobić na większe pomieszczenia

Najnowszy przykład ograniczeń w wydatkach? Rozwiązania organizacyjne, które zostały wymuszone perspektywą przenosin do nowej siedziby sądu. Funkcjonowanie w niej jest droższe, niż w dotychczasowej – wyższe są koszty energii, ogrzewania czy wentylacji. W budżecie sąd miał zarezerwowane środki na wydatki administracyjne związane z poprzednim budynkiem, dlatego na utrzymanie przez ostatnie trzy miesiące roku nowej siedziby musiał znaleźć dodatkowe oszczędności. – Chcąc ograniczyć zużycie papieru poleciłem pracownikom, by dokumenty drukowali ze zmniejszoną czcionką tekstu. Pilnowaliśmy też, by komputery czy drukarki nie pozostawały na noc w trybie stand-by– mówi prezes Szymański. Ograniczono wydatki na podróże służbowe, zmniejszając tzw. „kilometrówkę”. Z dwóch komputerowych programów informacji prawnej został jeden, najbardziej niezbędny. Zdecydowana większość pracowników i tak korzystała tylko z niego.

Sędzia Andrzej Szymański,
prezes SR w Płońsku:

W czasie ostatniego półrocza przed przeprowadzką oszczędności dotyczyły także szkoleń pracowników. Ze względu na ograniczoną liczbę miejsc na kursach organizowanych przez Krajową Szkołę Sądownictwa i Prokuratury (przez dwa lata skorzystało z nich jedynie dwóch urzędników z Płońska), Sąd szkolił kadrę także z własnych środków. W szkoleniach brali udział wszyscy pracownicy: od sędziów i referendarzy, po pracowników archiwum i sekretariatów. Najbardziej przydatne były kursy komputerowe oraz z zakresu obsługi interesanta. Nie brakowało jednak pozycji takich jak „coaching pracowników” czy „podpis elektroniczny w administracji publicznej”. – Szkolenia cieszyły się dużą popularnością, ale musieliśmy ograniczyć wydatki na ten cel. W 2010 r. oczywiście do nich wracamy – mówi prezes.

Klient nasz pa…rtner

Mimo oszczędności, władze Sądu nie zapominają o tym, że najważniejszy jest tu interesant. Nowa siedziba została pomyślana tak, aby ułatwić korzystanie z usług Sądu. Na wprost od wejścia interesant widzi tablicę informacyjną, a tuż przy niej biuro podawcze, albo raczej centrum obsługi interesanta łączące funkcje biura podawczego i punktu informacyjnego. – Takie połączenie jest bardzo ekonomiczne. Dwie osoby w jednym punkcie obsługi doskonale radzą sobie z przyjmowaniem urzędowych pism oraz udzielaniem podstawowych informacji o Sądzie i sądowych procedurach. W ten sposób ograniczamy również „błądzenie” interesanta po budynku – tłumaczy Andrzej Szymański, który funkcję prezesa pełni od listopada 2008 r.

Tuż obok wejścia do biura obsługi interesanta umieszczono półkę z ulotkami informacyjnymi. – To ułatwienie dla osób, które nie wiedzą, gdzie udać się po pomoc prawną i intuicyjnie przychodzą po nią do sądu. Są tu ulotki stowarzyszeń zajmujących się opieką nad poszkodowanymi oraz różnego rodzaju fundacji. Specjalistyczne druki oraz ulotki zawierające sprecyzowane informacje, np. o sposobach postępowania w poszczególnych sprawach, wydawane są na żądanie. Oczywiście wszystko z powodu oszczędności – mówi prezes.

Patent na należności
Realizacja należności w Sądzie Rejonowym w Płońsku z roku na rok ulega jednak poprawie. W porównaniu z pierwszym półroczem 2008 r. stan zaległości ogółem spadł o 3,6 proc, zaś w ciągu czterech lat obniżył się aż o 42 proc. (na koniec 2004 r. zaległości ogółem wynosiły 525 024 zł). Od 2004 r. zaległości dotyczące uiszczania grzywien spadły o 36,7 proc. (z 389 715 zł do 246 838 zł), zaś te dotyczące kosztów i opłat sądowych o 58,7 proc. (z 135 309 zł do 55 840 zł).

Osiągnięcie tak znaczącej poprawy wymagało wprowadzenia wcześniej istotnych zmian organizacyjnych. Zrezygnowano z samodzielnego ściągania należności przez poszczególne wydziały i utworzono odrębną komórkę organizacyjną zajmującą się windykacją. Sekcja należności sądowych działa w ramach sekcji wykonawczej, ale ściśle współpracuje z Oddziałem Finansowym. Każdy pracownik ma tu ściśle określone kompetencje: jedna osoba odpowiada za należności dotyczące spraw karnych, druga – cywilnych. Pracownicy korzystają z programu komputerowego „Księga należności sądowych”, który umożliwia m.in. zakładanie kart dłużników czy drukowanie wezwań do zapłaty. Dla potrzeb tej komórki tworzy się też tzw. akta zastępcze (w sprawach cywilnych: kserokopia pozwu i odpis wyroku; w sprawach karnych: kserokopia aktu oskarżenia, wniosku o ukaranie, protokołu przesłuchania oskarżonego, odpisu wyroku), dzięki czemu akta główne spraw mogą pozostać w sekretariatach wydziałów.

Do niedawna w celu usprawnienia ściągania należności w sprawach cywilnych płoński sąd stosował praktykę ustanawiania hipoteki przymusowej, współpracując z Wydziałem Ksiąg Wieczystych. Dziś należności zasądzane na rzecz Skarbu Państwa pobierają notariusze przy zawieraniu umów dotyczących nieruchomości i przekazują opłaty sądowi.

Wśród ulotek interesant znajdzie też broszurę informacyjną o SR w Płońsku, która zawiera dane teleadresowe, informacje o strukturze sądu i właściwości poszczególnych wydziałów. – Niby nic wielkiego, ale taka broszura znacznie poprawia wizerunek sądu i całego wymiaru sprawiedliwości – zauważa sędzia Szymański.

Komputer przede wszystkim

W pobliżu biura obsługi interesanta znajduje się czytelnia akt, do dyspozycji jest także sądowa biblioteka. W starej siedzibie 1,5 tys. pozycji – wyłączając dzienniki ustaw, monitory i inne publikacje źródłowe – upchnięto w sędziowskich gabinetach. Dziś interesanci, tak jak sędziowie i asystenci, w bibliotece mogą skorzystać nie tylko ze zbiorów książkowych, ale też z komputera, na którym zainstalowano fachowy program Lex. Kolejne stanowiska komputerowe dla interesantów znajdują się w Wydziale Ksiąg Wieczystych. Skomputeryzowana jest zresztą cała siedziba Sądu.

Wszystkie komputery połączone są wewnętrzną siecią intranet, większość ma także połączenie z Internetem. Jednak komputery w sekretariatach, ze względów bezpieczeństwa (ochrona danych osobowych), nie mają dostępu do sieci zewnętrznej. To kolejny sposób na oszczędności: – Uruchomienie internetu w całym budynku wymagałoby dodatkowych środków na opłacenie łącza o odpowiedniej przepustowości – mówi prezes.

Dzięki sieci intranet wszelkie informacje między wydziałami przekazywane są w formie elektronicznej. Pisma z Sądu Okręgowego trafiają do oddziału administracyjnego płońskiego Sądu również w formie elektronicznej. W tak skomputeryzowanym „przedsiębiorstwie” niezbędny jest informatyk i administrator sieci w jednym. Kiedyś pracował na umowę zlecenie, dziś zatrudniony jest na etat. Prócz bieżących obowiązków związanych z utrzymaniem komputerów odpowiada za obsługę ksiąg wieczystych.

Inwestycja w nowe technologie

Sąd nie oszczędza na sprzęcie elektronicznym, ale w szczególnych sytuacjach radzi sobie bez nadmiernych wydatków. Choćby w 2007 r., gdy toczyła się tu głośna sprawa z Otylią Jędrzejczak jako oskarżoną, pracownicy postarali się o profesjonalne nagłośnienie z Miejskiego Centrum Kultury. – Może sprzęt nie był najnowocześniejszy, ale nikomu nie przeszkadzało to w wykonywaniu pracy. A my uniknęliśmy wydatków na nagłośnienie – podsumowuje prezes Szymański.

Na każdej sali rozpraw jest telefon, komputer podłączony do dwustronnego monitora (dla protokolanta i sędziego) oraz drukarka. Nikt też nie wyobraża sobie pracy bez cyfrowego aparatu fotograficznego. – Pracownicy chętnie zabierają go na oględziny czy eksperyment procesowy. Fotografie nie zastępują protokołu, ale bardzo ułatwiają dokumentację. Nie drukujemy ich, po prostu zgrywamy na płytę, która jest dołączana do akt – wyjaśnia prezes.

Udogodnienia w pracy sędziów mają kluczowy wpływ na sprawność orzeczniczą płońskiego Sądu. Najlepiej można to ocenić na podstawie statystyk. W 2008 r. z 22117 nowych oraz 1532 zaległych spraw załatwiono 22 414. Ze 124 złożonych apelacji sąd wyższej instancji uwzględnił 33. – Nieraz zdarza się, że w jednym miesiącu ktoś dopuszcza się czynu karalnego, a w kolejnym jest już osądzony prawomocnym wyrokiem – mówi prok. Mariusz Klimczewski z Prokuratury Rejonowej w Płońsku.

Plany SR Płońsk na najbliższe miesiące? Utrzymanie sprawności orzekania bez ponoszenia zbędnych wydatków. Celem długofalowym jest wdrażanie w nowej siedzibie jak najbardziej ekonomicznych rozwiązań. Sąd to przecież szczególna forma przedsiębiorstwa. Kwestia w tym, by zapewnić jego sprawne działanie.

Autorka jest dziennikarką, studentką prawa na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego

Oszczędności w dobie kryzysu

Rozmowa z notariuszem Ryszardą Stasiak, w latach 2001-2008 prezesem Sądu Rejonowego w Płońsku, która zreformowała tę instytucję począwszy od kwestii organizacyjnych, aż po sposób zarządzania.

Jakie były pierwsze Pani działania po objęciu prezesury?
Sąd był w fatalnym stanie – grzyb na ścianach, rozpadające się meble, zaniedbane archiwum. Na wstępie miałam też dwuletnie zaległości w płaceniu adwokatom z urzędu i kuratorom społecznym. Do tego dziura budżetowa, więc nie mogliśmy liczyć na dużą pomoc ze strony Ministerstwa. Jedynym wyjściem były oszczędności we własnym zakresie.

Było na czym oszczędzać?
Jak najbardziej. Sąd mieścił się wówczas w trzech budynkach, zaczęliśmy więc od rezygnacji z jednego lokalu. Udało się rozwiązać umowę z Przedsiębiorstwem Gospodarki Komunalnej, od którego wynajmowaliśmy pomieszczenia za 6 tys. zł miesięcznie. Liczył się każdy pomysł na zaoszczędzoną złotówkę. Dzięki wprowadzeniu billingów udało się ograniczyć liczbę prywatnych rozmów telefonicznych. Z kolei po wprowadzeniu zakazu kserowania prywatnych dokumentów nagle okazało się, że adwokaci już nie muszą przychodzić do sądu z własnymi ryzami papieru. Ograniczyłam też liczbę zamawianych Dzienników Ustaw i Zeszytów Orzecznictwa, które dezaktualizowały się z dnia na dzień. Zamiast wysyłać osobno listy do jednej instytucji, zaczęliśmy nadawać duże przesyłki. Jeżeli wysyłaliśmy pisma do instytucji miejscowych, to przez woźnego sądowego, a nie pocztę. Na początku to było działanie u podstaw. Starałam się wzbudzić w pracownikach poczucie odpowiedzialności za pieniądze publiczne, z których korzystamy.

Udało się?
Po pewnym czasie sami zaczęli przychodzić do mnie z pomysłami. Jeszcze na początku mojej prezesury pojawiły się u mnie panie pracujące w wydziale karnym z pomysłem połączenia wewnętrzną linią telefoniczną ich wydziału z prokuraturą, która mieściła się w tym samym budynku. Do tej pory dzwoniły „przez miasto”. Pomysł został natychmiast zrealizowany. Za takie inicjatywy zawsze starałam się nagradzać. Wyróżnienie przewidziane w kodeksie pracy – pochwała publiczna z wpisaniem do akt – jest wciąż niedoceniane, a ma ogromną moc motywującą.

Skąd jeszcze czerpała Pani pomysły na usprawnianie pracy sądu?
Czasem nawet ze skarg interesantów. Tak było w przypadku punktu kasowego, który uruchomiliśmy w oddziale ksiąg wieczystych mieszczącym się w drugiej siedzibie sądu. Petent poskarżył się, że musiał biegać z budynku głównego do wydziału ksiąg wieczystych i z powrotem, by załatwić jedną sprawę. Wiele pomysłów zaczerpnęłam dzięki mojej działalności w Stowarzyszeniu „Iustitia”, gdzie podczas warsztatów i konferencji dzieliliśmy się uwagami z sędziami z całej Polski. Wszyscy zdawaliśmy sobie wówczas sprawę z tego, że zmiany nie mogą wymagać dużych pieniędzy, bo ich po prostu nie było.

Wprowadziła Pani nowatorski, można powiedzieć rewolucyjny jak na tamtejsze czasy, system naboru nowych pracowników.
Od początku prezesury zaczęłam zatrudniać pracowników w drodze konkursów. Składały się one z dyktanda, pracy na komputerze oraz rozmowy z komisją. Dzięki tym konkursom spośród wielu wykształconych kandydatów mogliśmy wyłonić pracowników o najwyższych umiejętnościach. Pomysł został później podchwycony przez ministerstwo i dziś taki tryb szukania pracowników sądowych jest już normą wpisaną do Ustawy o pracownikach sądów i prokuratury.

Jak wyglądał proces informatyzacji sądu?
Najpierw musieliśmy zaopatrzyć sąd w komputery, gdyż w 2002 r. mieliśmy ich zaledwie pięć. Sukcesywnie dokupowaliśmy nowe, gdy odchodziłam z sądu, było ich już ponad 100. Od razu zaczęliśmy też wdrażać fachowe programy prawnicze. Po zakupieniu programu Lex zrezygnowaliśmy prawie ze wszystkich dzienników ustaw. Od początku mojego prezesowania zaczęliśmy tworzyć intranet. Pomysł połączenia w sieć wszystkich komputerów w sądzie był nowatorski, ale kawałek po kawałku, wewnętrzna sieć obejmowała coraz więcej stanowisk pracy.

Jak do tych pomysłów odnosili się pracownicy?
Byli przyzwyczajeni do maszyn do pisania, więc bali się tej zmiany. Na szczęście udało nam się pokonać ich opór dzięki szkoleniom informatycznym. Na początku były to kursy organizowane przez fundację Centrum Szkolenia Sędziów „Iustitia”. Centrum komputerowe mieściło się w Warszawie, więc, zamiast wysyłać pracowników do stolicy, wynajęłam salę w Płońsku, zaś koszty szkolenia pokryła fundacja. Początki były trudne, ale w tej chwili nikt już w płońskim sądzie nie wyobraża sobie pracy bez komputera.

Skoro wszystko szło tak dobrze, dlaczego odeszła Pani z zawodu?
Na moją decyzję złożyło się wiele czynników. W sądownictwie przepracowałam ponad 25 lat i wciąż byłam w sądzie rejonowym. W pewnym sensie rezygnacja była moim prywatnym protestem przeciwko obowiązującemu systemowi awansowania sędziów. Poza tym miałam wrażenie, że dałam z siebie już bardzo dużo, może byłam też trochę zmęczona. Kończąca się kadencja była najlepszym momentem, by podjąć decyzję o odejściu.