90 nowych Punktów Obsługi Interesantów

Udzielanie profesjonalnych i rzeczowych informacji, w jednym miejscu, siłami przeszkolonych pracowników sądów – oto główne cele funkcjonowania sieci Punktów Obsługi Interesantów. Obecnie w sądach powszechnych działa już 85 takich Punktów, kolejne 90 ma powstać do końca 2010 r.

Kwestię tworzenia Punktów Obsługi Interesantów reguluje § 544a zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 r. „w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej” (Dz. Urz. Min. Sprawiedl. Nr 5, poz. 22 z późn. zm.). W Punktach, nazywanych niekiedy biurami obsługi interesantów, każdy zainteresowany może uzyskać podstawowe informacje o obowiązującej procedurze sądowej, w tym o sposobach wszczęcia postępowania, kosztach sądowych i sposobie ubiegania się o zwolnienie z nich, a także o przesłankach ustanowienia obrońcy z urzędu, przysługujących środkach odwoławczych oraz o terminach ich wniesienia. W POI dostępne są też formularze sądowe oraz wzory pism, natomiast – zgodnie z obowiązującym prawem – nie udziela się w nich porad prawnych.

Jedno z zadań realizowanego w resorcie sprawiedliwości projektu „Ułatwianie dostępu do wymiaru sprawiedliwości” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego (w ramach Programu Operacyjnego „Kapitał Ludzki” 2007 – 2013, Priorytet V Dobre rządzenie) zakłada stworzenie w latach 2008- 2010 dziewięćdziesięciu POI. W projekcie przewidziano sfinansowanie adaptacji pomieszczeń sądowych, zakup mebli, przeszkolenie 135 pracowników sądowych obecnie w większości zatrudnionych w sekretariatach sądów, jak również wydanie broszury przybliżającej interesantom podstawowe informacje na temat sądownictwa i obowiązującego w Polsce prawa. Dzięki przesunięciu środków w szczegółowym budżecie projektu możliwe będzie przeszkolenie wszystkich 240 pracowników zgłoszonych przez sądy. Zakłada się, że szkolenia rozpoczną się w drugiej połowie 2010 r.

Etaty i lokale

Zadanie „Rozwój sieci punktów obsługi interesantów” realizowane jest przede wszystkim w sądach rejonowych, gdyż to właśnie w nich, jako sądach pierwszej instancji, rozpoznaje się największą liczbę spraw z każdej dziedziny prawa.

Warunkiem udziału w projekcie danej jednostki jest posiadanie przez nią przynajmniej 10 etatów orzeczniczych, jak również odpowiednich możliwości kadrowych, tj. dysponowanie pracownikami sądowymi (lub możliwością ich zatrudnienia), którzy zostaną skierowani do pracy w Punkcie. Niezbędne jest również posiadanie odpowiednich warunków lokalowych. Zakłada się, że POI organizowane będą w pomieszczeniach pozwalających na umieszczenie w nich kliku, w zależności od wielkości sądu, stanowisk obsługowych oraz miejsc, w których podsądni będą mogli zapoznawać się z materiałami informacyjnymi umieszczanymi w gablotach bądź na stronach internetowych sądu, wypełniać formularze, przygotowywać pisma, a także oczekiwać na załatwienie swojej sprawy. Pomieszczenia takie muszą być wyposażone w sieć teleinformatyczną pozwalającą podłączyć internet i telefon.

Prace adaptacyjne – z funduszy europejskich

W ramach projektu unijnego przewiduje się dostosowanie pomieszczeń sądowych dla potrzeb POI, a więc przeprowadzenie prostych prac remontowych polegających m.in. na położeniu posadzek, odmalowaniu ścian i sufitów, montażu oświetlenia, jak również wyposażenie POI w biurka, krzesła, stoliki, gabloty i lady obsługowe. Niektóre Punkty zostaną dostosowane do obsługi osób niepełnosprawnych.

Planuje się, że organizacja prac remontowych powierzona zostanie dyrektorom sądów apelacyjnych, którzy na mocy upoważnienia Ministra Sprawiedliwości, zgodnie z prawem zamówień publicznych oraz zasadami finansowania POKL, wyłonią wykonawców dla poszczególnych sądów uwzględnionych w projekcie. W celu ułatwienia przeprowadzenia prac remontowych, upoważnienie to dyrektorzy sądów apelacyjnych będą mogli przekazać dyrektorom sądów okręgowych lub kierownikom finansowym sądów rejonowych.

1) Informowanie o sposobach wszczęcia postępowania i podstawowych dokumentach, które należy złożyć przy wnoszeniu sprawy do sądu, kosztach sądowych, sposobie ubiegania się o zwolnienie od kosztów sądowych, przesłankach ustanowienia obrońcy, adwokata lub radcy prawnego z urzędu, rodzajach środków odwoławczych i terminach do ich wniesienia, o terminach i miejscach rozpraw;

2) Udostępnianie list kancelarii adwokackich, radcowskich, notarialnych i niektórych instytucji pozasądowych;

3) Udostępnianie formularzy sądowych i wzorów pism sądowych;

4) Informowanie o wydziałach w sądzie, ich właściwości i lokalizacji, podawanie numerów telefonów i godzin urzędowania, adresu innych sądów, kierowanie do właściwych sal rozpraw.

Z kolei Ministerstwo Sprawiedliwości w trybie przetargu wyłoni wykonawcę, który zrealizuje szkolenia pracowników sądowych skierowanych do pracy w punktach. W projekcie przewidziano też przeprowadzenie kampanii społecznej zachęcającej do korzystania z POI.

Środki, jakie przewidziano w budżecie projektu na dostosowanie pomieszczeń, szkolenia i działania promocyjne wynoszą 4 527 000 zł. 85 proc. tej kwoty pochodzi z funduszy unijnych, reszta finansowana jest z budżetu Ministerstwa Sprawiedliwości.

Projekt „Ułatwianie dostępu do wymiaru sprawiedliwości”, w ramach którego realizowane jest zadanie rozwoju sieci POI, zakłada również wyposażenie nowotworzonych punktów w komputery stacjonarne oraz urządzenia wielofunkcyjne (drukarka, kopiarka, skaner i faks w jednym). Budżet projektu nie przewiduje jednak środków na to zadanie, dlatego zakup zostanie sfinansowany przez resort sprawiedliwości.

W 2009 r. rozstrzygnięto pierwszy z przetargów. Każdy z 60 sądów otrzyma po jednym komputerze i jednym urządzeniu wielofunkcyjnym. Kolejny zakup dla pozostałych 30 sądów zrealizowany zostanie ze środków pochodzących z budżetu resortu na 2010 r. Tak jak przy poprzednim zakupie, płatności dokonają sądy apelacyjne ze środków przekazanych z budżetu na ich plany finansowe.

Obsługa nowoczesna i przyjazna

Punkty Obsługi Interesantów w sądach budowane są na wzór podobnych stanowisk obsługi funkcjonujących w urzędach samorządowych, oddziałach banków oraz coraz większej liczbie instytucji świadczących usługi dla ludności.

Podstawową zaletą Punktów jest zmiana relacji między podsądnym (interesantem), a urzędnikiem reprezentującym instytucję wymiaru sprawiedliwości. Interesanta nie oddziela już od niego szyba, tylko jest on obsługiwany przy biurku, w pozycji siedzącej. Dzięki pomocy przeszkolonej obsługi podsądni bez problemu odnajdują sale rozpraw w danym sądzie, a także otrzymują pomocne wykazy kancelarii adwokackich lub radcowskich. Zlokalizowanie punktów w pobliżu biur podawczych sądów ułatwia petentom skuteczne złożenie wszelkich dokumentów. Podsądni, w celu dowiedzenia się o sposobie wszczęcia danej sprawy, nie muszą już krążyć między sekretariatami poszczególnych wydziałów. Zalecane jest przenoszenie do POI także sądowych kas i czytelni akt, lub usytuowanie punktów w ich pobliżu.

Zgodnie z planem

Zalety istnienia Punktów doceniają prezesi tych sądów, którzy już wcześniej zdecydowali się na ich powołanie. Pierwszy Punkt powstał w Sądzie Rejonowym w Suwałkach w 2002 r., ze środków własnych suwalskiego SO. Następnie w ramach programu PHARE 2002 „Wsparcie dla wymiaru sprawiedliwości” powstały Punkty Obsługi Interesantów w Sądach Okręgowych w Gdańsku, Krakowie i Łodzi. W trakcie ich tworzenia korzystano ze wzorców francuskiego wymiaru sprawiedliwości. Rozwiązanie sprawdziło się i dlatego kierownictwo Ministerstwa Sprawiedliwości w marcu 2006 r. podjęło decyzję o tworzeniu punktów we wszystkich dużych sądach w kraju.

Dziś funkcjonuje już 85 POI. Większość powołano w ramach środków budżetowych poszczególnych sądów. Niestety, ze względu na ograniczone możliwości lokalowe, kadrowe i brak sprzętu biurowego, w grupie tej zdarzają się punkty, które pełnią wyłącznie funkcje informacyjne.

Z rozbudową sieci Punktów Obsługi Interesantów, poza Programem Operacyjnym Kapitał Ludzki, związany jest też unijny projekt Transition Facility 2006 „Wsparcie polskiego wymiaru sprawiedliwości”. Ma on na celu wyposażenie w sprzęt informatyczny POI w Sądach Okręgowych w Katowicach i we Wrocławiu oraz w Sądach Rejonowych w Lublinie, Puławach, Chorzowie, Sosnowcu, jak również SO dla Wrocławia – Śródmieścia, SO dla Warszawy Pragi – Południe oraz SO dla Warszawy Pragi – Północ.

Dzięki powstawaniu kolejnych Punktów zmniejsza się obciążenie pracą sekretariatów sądów, z drugiej strony rośnie liczba obywateli, którzy mają ułatwiony dostęp do informacji o wymiarze sprawiedliwości, strukturze organizacyjnej sądów powszechnych, sposobie załatwiania poszczególnych spraw oraz dokumentach niezbędnych przy wnoszeniu spraw. Mając na uwadze powyższe korzyści należy spodziewać się wprowadzenia tych jednostek organizacyjnych we wszystkich sądach w kraju.

Autor jest głównym specjalistą w Departamencie Organizacyjnym Ministerstwa Sprawiedliwości