Akta w sądzie – nowe zasady

Akta sądowe

Fot. Krzysztof Wojciewski

Od lipca obowiązują nowe standardy obiegu akt sądowych. Wprowadzenie jednolitych zasad we wszystkich sądach ma usprawnić pracę sekretariatów, a w konsekwencji – wpłynąć na przyśpieszenie postępowań.

Znowelizowane zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z 12 grudnia 2003 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej zaczęło obowiązywać od 1 lipca 2013 r. Jego wprowadzenie to efekt prowadzonych w Ministerstwie wielomiesięcznych prac nad wdrożeniem bardziej efektywnego monitoringu pracy sądowych sekretariatów oraz stanu załatwianych spraw, umożliwiającego szybkie reagowanie na ewentualne opóźnienia. Przyczyną, dla której podjęto decyzję regulującą standaryzację obiegu akt, jest ciągle jeszcze występujące w wielu sądach nieracjonalne wykorzystanie potencjału tak kadry sekretariatów, jak i technologii elektronicznej biurowości.

Ujednolicenie metod pracy z aktami oczekującymi polega na zastosowaniu tzw. kalendarzy (czasokresów) i wyodrębnienie 30 pozycji odpowiadającym kolejnym dniom miesiąca (patrz ramka – przyp. red). W poszczególnych rubrykach przechowuje się i na bieżąco – zgodnie z tokiem sprawy – uaktualnia akta. Nowy system znacząco ogranicza sytuacje, występujące szczególnie często w dużych wydziałach, gdy akta sprawy zalegają bez terminowego podejmowania czynności o charakterze administracyjnym lub procesowym.

Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości nowelizuje również tę część instrukcji sądowej, która odnosi się do szczególnego sposobu prowadzenia biurowości sądowej w systemie informatycznym wspomagającym pracę sądów. Zmienione przepisy określają minimalny zakres danych, które należy wprowadzić do systemu, a także sposób ich odnotowywania. Ich stosowanie sprawi, że w systemie komputerowym każdego sądu będą widoczne i znane wszystkim zainteresowanym pracownikom m.in. terminy dotyczące przedłożenia akt, a w razie ich przekroczenia – również liczba dni opóźnienia.

Inspiracją do zastosowanych rozwiązań były doświadczenia okręgu gliwickiego, w którym ujednolicone standardy obiegu akt z powodzeniem funkcjonują od kilku lat. Wprowadzone zmiany pozwolą usprawnić nadzór administracyjny nad postępowaniem sądowym w najważniejszym jego aspekcie – sprawności, za którą odpowiedzialni są przewodniczący wydziałów oraz prezesi sądów. Nowe narzędzie kontrolno-zarządcze stanowi wsparcie przede wszystkim dla przewodniczących wydziałów, którzy uzyskają możliwość szybszego diagnozowania nieprawidłowości w obiegu akt, zapobiegania im oraz sygnalizowania prezesom sądów podjęcia koniecznych czynności zaradczych o charakterze administracyjnym bądź dyscyplinarnym.

Standaryzacja obiegu akt wraz z towarzyszącymi jej zmianami w odnotowywaniu poszczególnych czynności w systemach informatycznych sądów – jak każde nowe rozwiązanie – w pierwszym okresie stosowania wywołać może trudności. W celu ich minimalizacji, w okresie od grudnia 2012 r. do czerwca 2013 r., Ministerstwo Sprawiedliwości przeprowadziło cykl szkoleń przybliżający sędziom funkcyjnym oraz urzędnikom praktyczne aspekty zagadnienia. Niezależnie od kontynuowania szkoleń, służby Ministerstwa, a przede wszystkim pracownicy Wydziału Organizacji i Analiz Departamentu Sądów Organizacji i Analiz Wymiaru Sprawiedliwości, służą wsparciem we wdrażaniu nowego modelu.

 

Zgodnie z kalendarzem
Dodany do instrukcji sądowej § 45 stanowi, że:1. Akta w sekretariatach powinny być ułożone według podziału na grupy odpowiadające poszczególnym fazom postępowania w sprawach (akta spraw wyznaczonych na posiedzenie, tych, w których postępowanie zawieszono, itd.), a w ramach grup – rocznikami, według kolejności numerów sygnatur.

2. Akta oczekujące przechowuje się w odrębnych urządzeniach sekretarskich (szafach, półkach) zwanych „kalendarzami”, obejmujących 30 przegród oznaczonych numerami od 1 do 30. Akta umieszcza się w przegrodzie oznaczonej numerem odpowiadającym dacie planowanego przedłożenia akt sędziemu. W sytuacji, gdy data planowanego przedłożenia akt przypada na 31. dzień miesiąca, akta umieszcza się w przegrodzie oznaczonej nr 1.

3. Ze względu na dużą ilość akt w sekretariacie lub specyfikę wydziału dopuszcza się stosowanie „kalendarzy” tematycznych (np. kalendarz uzasadnień, biegłych, spraw zawieszonych itp.). W takim przypadku ilość przegród (ewentualnie ich brak) uzależniona jest od ilości akt znajdujących się na danym kalendarzu.