Sprawy dla urzędników sądowych

Tagi: , , , ,
Sekretariat w sądzie

Fot. Krzysztof Wojciewski

Delegowanie większej ilości prostych czynności na personel pomocniczy, korzystanie z szablonów korespondencji sądowej, wykorzystywanie alternatywnych form doręczeń. Oto niektóre z najprostszych sposobów pozwalających przyśpieszyć postępowania.

Plagą urzędów, w tym sądów, jest biurokracja. Kierowanie się formalizmem i rutyną w działaniach tych instytucji przyczynia się do przewlekłości procedur, prowadzi do bezduszności w traktowaniu interesantów oraz kreuje negatywny wizerunek społeczny państwa i jego organów. Niestety, znacznej części biurokratycznych procedur w sądach nie da się wyeliminować, gdyż wynikają one choćby z przepisów prawa.

Plagą organizacji pracy w sądownictwie jest przede wszystkim nakładanie nadmiernej ilości zadań urzędniczych na sędziów, co utrudnia im skoncentrowanie się na tych czynnościach, do których zostali powołani. Cierpi na tym jakość i sprawność wymierzania sprawiedliwości.

Jak w ramach obowiązującego porządku prawnego podzielić czynności w sądzie tak, by zadania typowo urzędnicze wykonywał tzw. personel pomocniczy, zaś sędziowie mogli skupić się na „wymierzaniu sprawiedliwości” sensu stricto? I jak przy okazji usprawnić same biurokratyczne procedury?

Sędzia w stosie akt

Zacznijmy od spraw najprostszych, aczkolwiek zabierających sędziom najwięcej czasu, który mogliby przeznaczyć np. na przygotowanie się do rozpraw. Chodzi o podpisywanie setek pism, sygnowanie zarządzeń o wydaniu odpisów czy wypisów z akt – zadania czasochłonne, wymagające pobieżnego choćby przeanalizowania każdej ze spraw.

Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 r.) w § 52 przewiduje, że: „Pisma kierowane do organów, instytucji lub osób w sprawie udzielenia informacji dotyczących stron oraz nadesłania dokumentów i przedmiotów podpisuje przewodniczący wydziału lub sędzia, imieniem i nazwiskiem, potwierdzonymi pieczęcią imienną”(regulacja nie dotyczy pism sporządzanych przez kierownika sekretariatu). W sądach często nadużywa się tego przepisu stosując go do wielu innych czynności. Akta wielokrotnie i zupełnie niepotrzebnie krążą między sekretariatem a gabinetem sędziego – w celu podpisania zarządzeń wydanych już wcześniej na rozprawie lub innym posiedzeniu. Nie zawsze jest to konieczne. Przepisy explicite pozwalają bowiem na scedowanie poszczególnych uprawnień na sekretarzy.

W Zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 r. „w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej” zwanym potocznie „Instrukcją sądową”, w § 11 czytamy, że „jeżeli kierownik sekretariatu został upoważniony przez przewodniczącego wydziału do podpisywania pewnej kategorii pism nie należących do zakresu jego działania, wówczas w treści tych pism powołuje się na to upoważnienie”. Oznacza to, że ustawodawca stworzył możliwość scedowania czynności związanych z podpisywaniem pism na kierownika sekretariatu. Co więcej, kierownik sekretariatu może z kolei upoważnić swoich pracowników do sporządzania i podpisywania wezwań czy zawiadomień w określonej kategorii spraw. Dotyczy to czynności wymienionych w § 9 ust. 1 pkt 5, 6 i 7 wspomnianego Zarządzenia, np. sporządzania pism o nadesłanie akt, o dostarczenie dokumentów lub przedmiotów przez osoby trzecie, o dokonanie ogłoszeń czy pism procesowych. Z kolei § 9 ust. 3 „Instrukcji sądowej” zezwala na przekazanie uprawnień także do wykonywania innych czynności – za zgodą przewodniczącego wydziału. Może to dotyczyć w szczególności wydawania odpisów, wyciągów, zaświadczeń, uwierzytelniania odpisów pism lub dokumentów wydanych z akt znajdujących się w sekretariacie, jak również przekazanych do archiwum zakładowego, także sporządzania wezwań i zawiadomień.

Pomoc sekretarzy sądowych

Z powyższych przepisów nie w każdym sądzie czyni się właściwy użytek. Częstą praktyką jest choćby przedkładanie sędziemu akt w celu wydania bądź podpisania zarządzenia o wydanie na wniosek strony kserokopii protokołu rozprawy. Niezrozumiałym jest, by urzędnik wysokiej rangi, jakim jest sędzia – wykształcony na koszt społeczeństwa i przygotowany do wymierzania sprawiedliwości – zajmował się zadaniami, które z powodzeniem może wykonać sekretarz sądowy. Przepisy są w tej mierze bardzo elastyczne, można je więc zastosować w sposób optymalny.

W małych sądach cedowanie obowiązków biurokratycznych na pracowników niższego rzędu nie wydaje się konieczne, chociaż paradoksalnie to tam najczęściej kadra urzędnicza jest stabilna i doświadczona, a w związku z tym stanowi rzeczywistą pomoc dla sędziego. Natomiast w dużych i przeładowanych sprawami jednostkach praktyka taka znacznie usprawnia procedury. Zmniejsza obieg dokumentów i ogranicza cyrkulację akt między sekretariatem a gabinetem sędziego referenta. Odciąża przewodniczącego wydziału i kierownika sekretariatu, którzy w dużych wydziałach nie mają zwykle zbyt wiele czasu na koordynację pracy biurokratycznej i odpowiedni nad nią nadzór.

Codzienne segregowanie akt spraw, w których należy podjąć naprawdę ważne i pilne czynności oraz tych, w których wystarczy podpis lub wydanie prostego zarządzenia, to zmora sędziów orzekających w dużych sądach. Zanim taki sędzia wyłowi ze stosu akt sprawy, które rzeczywiście wymagają jego decyzji i prawniczej wiedzy, musi przewertować dziesiątki bagatelnych wniosków o odpisy, wypisy i przeprowadzenie innych czynności, nie wymagających de factojego decyzji. Rodzi to opóźnienia w jego zasadniczej, orzeczniczej pracy.

Stażysta na wagę złota

Problemem polskiego wymiaru sprawiedliwości jest często niewystarczająca ilość personelu urzędniczego – sekretarzy, protokolantów, woźnych. W takiej sytuacji rozważania o cedowaniu czynności administracyjnych na urzędników sądowych tracą sens.

Sprawna praca sądów zależy od właściwej obsługi sekretariatów, gdzie wykonuje się również szereg najprostszych, ale koniecznych i pracochłonnych czynności – począwszy od kompletowania, numerowania i archiwizacji akt, przez zadania z zakresu statystyki, po zwykłe przemieszczanie akt pomiędzy sekretariatem, salą rozpraw i gabinetem sędziego. Absorbowanie tą pracą coraz lepiej wykształconych i przygotowanych sekretarzy powoduje ich nadmierne obciążenie, w konsekwencji w wiele czynności biurowych niepotrzebnie angażowani są sędziowie.

Jak w praktyce zaradzić brakom kadrowym w sekretariatach? Skutecznym remedium jest zatrudnianie stażystów. Możliwości zatrudniania takich osób dają obecnie dwa akty prawne – Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 20 sierpnia 2009 r. w sprawie szczegółowych warunków odbywania stażu przez bezrobotnych (Dz. U. z dnia 2 września 2009 r.) oraz Ustawa z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich (Dz. U. z dnia 13 sierpnia 2009 r.).

Korzystanie z pracy stażystów, najczęściej absolwentów, pozwala dodatkowo poznać ich umiejętności i kwalifikacje, a w przyszłości zatrudnić najlepszych jako pełnoetatowych urzędników. Zresztą, nawet w sekretariatach, gdzie obsada kadrowa jest zadowalająca, pojawiają się czasem sytuacje kryzysowe, np. związane z dłuższymi zwolnieniami lekarskimi, urlopami czy innymi zdarzeniami losowymi.

Dobrą praktyką w zakresie usprawnienia pracy administracyjnej wydziałów sądowych jest również opracowanie szablonów pism wykorzystywanych w wielokrotnie powtarzających się czynnościach urzędniczych. Instrukcja sądowa w § 21 przewiduje, że „do czynności często powtarzających się należy używać druków lub szablonów opracowanych na potrzeby wykonywania tych czynności”.

Pewne czynności wykonuje się rutynowo od lat. Dawniej sądy zamawiały formularze powtarzalnych zarządzeń w drukarniach, obecnie – w zinformatyzowanej rzeczywistości – pisma takie przygotowuje się w komputerze. Wypracowany przez sekretarzy i sędziów zbiór wzorów najczęściej stosowanych w wydziale zarządzeń stanowić powinno swoiste know-howdanej jednostki sądu. Ciągłe opracowywanie ich od nowa to nie tylko strata czasu, ale i marnotrawienie potencjału zespołu zatrudnionego w sekretariacie.

Sekretariat, szafa z aktami

Fot. Krzysztof Wojciewski

Kwestia doręczeń

Na sprawność postępowań sądowych duży wpływ ma skuteczność doręczeń pism sądowych. W przeszłości duże sądy, np. w aglomeracji śląskiej, z powodzeniem korzystały z doręczeń wykonywanych przez pracowników sądów i tzw. sądową służbę doręczeniową. Szkoda, że takie alternatywne formy doręczeń zostały zaniechane i obecnie wydaje się ogromne kwoty na, nie zawsze efektywne, doręczenia pocztowe.

Art. 131 § 1 k.p.c. reguluje sposób doręczania pism przez operatora publicznego lub innego operatora pocztowego, ale także przez osoby zatrudnione w sądzie, komornika lub sądową służbę doręczeniową. Regulamin wewnętrznego urzędowania sądów powszechnych przewiduje takie doręczenia „wówczas, gdy w konkretnych okolicznościach taki sposób doręczenia jest efektywny”.

Alternatywne sposoby doręczania pozwalają uniknąć stosowanego przez pocztę tzw. awizowania przesyłek. Urzędy pocztowe dokonują doręczeń w godzinach, w których większość obywateli pracuje, w efekcie czego sąd otrzymuje przesyłki zwrócone, źle doręczone lub awizowane (tzn. prawidłowo doręczone w sensie prawnym, ale w istocie powodujące często konieczność odroczenia sprawy, bo np. nie stawił się świadek). Tymczasem doręczenia wykonywane przez pracowników sądów, „po godzinach”, to doręczenia faktyczne, do rąk adresata. Ich korzyść procesowa jest większa. Jeden pocztowy list polecony to obecnie koszt ok. 5-6 zł. Woźny sądowy doręczający np. kilkadziesiąt listów do jednej instytucji czy kancelarii zrobi to znacznie taniej, a przy tym chętnie dorobi do zwykle niskiej pensji. Warto rozważyć ten i podobne sposoby dostarczania korespondencji sądowej, bo są tańsze i bardziej afektywne, a co za tym idzie usprawniają postępowania.

Nobliwie nie znaczy anachronicznie

Przedstawione powyżej rozwiązania nie są skomplikowane i sprawdzają się w praktyce. Ich zastosowanie w dowolnym sądzie pozwoli na odciążenie sędziów od pracy typowo urzędniczej, zaś pracę urzędników i całą „sądową biurokrację” przyśpieszy w odczuwalny sposób.

Sądy to instytucje poważne i nobliwe. Niekoniecznie jednak, jak w powieściach Gogola, muszą być anachroniczne. Czy niektóre powszechnie stosowane w sekretariatach biurokratyczne rozwiązania, których symbolem niech będzie szycie akt igłą i nitką, mają istotnie sens? Najwyższy czas wprowadzić do sądowego zaplecza więcej współczesności – zainwestować w sprzęt ułatwiający prowadzenie akt i wprowadzić racjonalne rozwiązania usprawniające biurokratyczną pracę. Rzecz jasna przydałoby się przy tym zatrudnić w sądach więcej asystentów sędziów (a tym samym zwiększyć płace tej grupy zawodowej) oraz zwiększyć uprawienia referendarzy. Ale to już temat na osobny artykuł.