Sądy informatycznie zarządzane

Tagi: , ,
System zarządzania kadrami, informatyzacja sądownictwa

Rys. Łukasz Jagielski

Polskie sądownictwo czeka rewolucja w sposobie zarządzania finansami i kadrami. Ministerstwo Sprawiedliwości pracuje nad wdrożeniem zintegrowanego systemu informatycznego, dzięki któremu możliwy będzie szybki wgląd do danych pomocnych przy podejmowaniu strategicznych decyzji.

W sierpniu 2011 r. przedstawiciele Ministerstwa Sprawiedliwości podpisali (z firmą S&T Services Polska) umowę na budowę oraz wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego rachunkowości i zarządzania kadrami w sądach powszechnych i Ministerstwie Sprawiedliwości. Powstaje on na bazie systemu SAP – światowego lidera na rynku dostawców rozwiązań informatycznych m.in dla sektora publicznego.

Z podobnego systemu korzystają już Kancelaria Sejmu czy Urząd m. st. Warszawy. Na podstawie doświadczeń tych instytucji przyjęto, że ok. 50 proc. czynności w ramach procesów zarządzania finansami i kadrami sądów będzie można zautomatyzować, dzięki czemu skróci się czas ich realizacji. Wyliczono, że przygotowanie sprawozdań łącznych dotyczących polskich sądów zajmie raptem 10 proc. czasu, który dziś przeznaczany jest na tę czynność.

Dzięki wprowadzeniu nowego systemu informatycznego zarządzający sądami dostaną narzędzie umożliwiające sprawne pozyskiwanie danych administracyjnych z podległych jednostek, ich odpowiednie przetwarzanie i konsolidację. Udogodnienia obejmą również pracowników niższego szczebla. Dla przykładu, osoby zatrudnione w oddziałach gospodarczych sądów będą mogły szybko sprawdzić, czy określony wydatek mieści się w planie finansowym. Wystarczy, że podadzą kwotę oraz klasyfikację budżetową, a system automatycznie wskaże, czy sądowe finanse pozwolą na dokonanie danego zakupu.

Zamiast wielu aplikacji

W polskich sądach funkcjonują dziś setki programów informatycznych, które nie są ze sobą w żaden sposób powiązane. To zróżnicowanie wynika z faktu, że Ministerstwo Sprawiedliwości dotychczas wskazywało jedynie wytyczne odnośnie wymogów stawianych danej aplikacji, następnie kierownicy jednostek kupowali odpowiednie oprogramowania na wolnym rynku. W efekcie niemal każdy sąd ma dziś odrębne informatyczne systemy finansowo-księgowe, kadrowe i płacowe.

– Różne są też plany kont, na których gromadzone są dane. Gdy chcemy wykonać sprawozdanie łączne okazuje się, że dodajemy do siebie podobne, choć nie te same dane, co skutkuje tym, że końcowe sprawozdanie bywa niespójne – tłumaczy dr Tomasz Strąk z Departamentu Budżetu i Inwestycji Ministerstwa Sprawiedliwości, nadzorujący wdrożenie nowego systemu informatycznego.

Poszczególne sądy wypracowały też odmienne procedury gromadzenia danych, a zatem w różny sposób klasyfikują środki trwałe czy prowadzą ewidencję magazynową. Wadą obecnych rozwiązań są też wysokie koszty administrowania takimi odrębnymi systemami, w tym koszty zakupu nowych licencji czy modyfikacji dotychczasowych programów. – Obecnie jest tak, że jeśli Minister Finansów zmieni układ sprawozdania wydatków jednostki, to poprawki trzeba nanosić w 300-400 sądowych systemach informatycznych, stąd koszty takiej modyfikacji są bardzo duże. Po wdrożeniu jednego wspólnego systemu będzie po prostu taniej – zapewnia dr Strąk.

Uruchomienie centralnego systemu zwiększy automatyzację pracy administracyjnej w sądach. Wystarczy jednokrotne wpisanie danych, by potem pracownik mógł je wykorzystywać do wielu wykonywanych czynności. Przykładem może tu być procedura rejestrowania umów zleceń i wydatkowania na ich podstawie środków pieniężnych. Obecnie osobno prowadzi się np. rejestr umów, osobno wprowadza informację o danej umowie do systemu płacowego w celu naliczenia podatku i wystawienia formularza PIT. Po wprowadzeniu zintegrowanego systemu informacje o takiej umowie automatycznie trafią do systemu płacowego oraz do rejestru umów.

Finanse w nowej odsłonie

Informatyzacja, podzespół komputera

Fot. ppdigital / morgueFile

Dzięki nowemu systemowi informatycznemu możliwe będzie wdrożenie tzw. rachunkowości sprawy sądowej. To jedna z nowatorskich koncepcji bazującej na wielowymiarowym modelu konta księgowego, na którym gromadzi się pełną informację zarówno o charakterze finansowym, jak i niefinansowym.

Dziś, chcąc poznać pełne koszty związane z postępowaniem sądowym należy przeanalizować stosowne dokumenty księgowe. Zazwyczaj robi się to w konkretnej sprawie. – Taka jednostkowa informacja nie ułatwia podejmowania strategicznych decyzji odnośnie zarządzania finansami sądu. Projektowany system informatyczny umożliwi uzyskiwanie danych dotyczących kosztów prowadzenia wszystkich spraw. Nie będziemy ich jednak ze sobą zestawiać, lecz podzielimy na czynności, które dadzą się porównać. Działanie matematyczne polegające na podzieleniu sumy wydatków sądu przez liczbę spraw byłoby zbytnim uproszczeniem – mówi dr Tomasz Strąk.

Wdrożenie rachunkowości sprawy sądowej pozwoli na uzyskiwanie danych o kosztach, dochodach, rozrachunkach i uczestnikach postępowania, a także o czynnościach realizowanych w ramach każdej ze spraw. Zwiększy się w ten sposób przejrzystość działania sądów oraz możliwe będzie generowanie precyzyjnych danych użytecznych w procesie zarządzania wymiarem sprawiedliwości. Dla przykładu, nowy system pozwoli odpowiedzieć na pytanie, dlaczego w jednym sądzie przeprowadzenie sprawy rozwodowej generuje koszty rzędu 2 tys. zł, zaś w drugim – np. 10 tys. zł. – Dzięki takiej analizie być może okaże się, że w pierwszym z sądów zmniejszono koszty poprzez wprowadzenie efektywnych procedur. I że warto te procedury zastosować również w innych sądach – informuje dr Tomasz Strąk.

W kadrach sprawniej wydajniej

Dzięki wdrożeniu zintegrowanego systemu informatycznego usprawnione zostanie również zarządzanie kadrami wymiaru sprawiedliwości – choćby poprzez wprowadzenie jednego spójnego systemu profili kompetencyjnych pracowników, zawierającego dane na temat ich umiejętności i potencjału. Znajdą się w nim również informacje dotyczące ocen okresowych pracowników sądów. System automatycznie, na podstawie ocen oraz profili, wygeneruje plany rozwoju zawodowego danego pracownika oraz dobierze właściwe szkolenia stacjonarne bądź e-learnigowe, oferowane np. przez Krajową Szkołę Sądownictwa i Prokuratury.

Ułatwienia wprowadzone zostaną też np. w przypadku starań pracownika o uzyskanie urlopu wypoczynkowego. Papierowy wniosek „na podpis przełożonego” zastąpiony zostanie przez wniosek elektroniczny. Pracownik będzie wiedział od razu, czy przełożony zaakceptował wnioskowany termin wypoczynku. W podobny sposób rozliczane będą delegacje służbowe.

Zespołowo nad systemem

W sierpniu ubiegłego roku powołany został zespół projektowy do spraw realizacji umowy na budowę i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego. W jego skład wchodzą przedstawiciele Ministerstwa Sprawiedliwości oraz sądów apelacyjnych, okręgowych i rejonowych. Zgodnie z harmonogramem, nowe rozwiązania mają być wdrożone we wszystkich sądach powszechnych oraz w MS do końca 2013 r.

Pierwszy etap, tzw. wdrożenie pilotażowe, realizowane będzie od listopada 2012 r. do stycznia 2013 r. w apelacji wrocławskiej, gdzie testowane są wszystkie informatyczne systemy wprowadzane do polskich sądów, ostatnio m.in. e-protokół. Drugi etap, tzw. wdrożenie docelowe, rozłożone zostanie na dwa okresy – od lutego 2013 r. (wdrożenie systemu w sądach pięciu apelacji) oraz od maja 2013 r. (w pozostałych pięciu apelacjach).

Wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego rachunkowości i zarządzania kadrami w obu etapach realizacji projektu będzie przebiegało według tych samych zasad, a więc głównie poprzez migrację danych do zintegrowanego systemu oraz przeszkolenie urzędników sądów do obsługi nowego oprogramowania. Koszty budowy i wdrożenia zintegrowanego systemu księgowo-kadrowego wyniosą ok. 40 mln zł, zaś zasadnicza część tych środków pochodzić będzie z funduszy europejskich.

Od statystyki po ustawodawstwo
Rozmowa z prof. Jackiem Gołaczyńskim, Podsekretarzem Stanu w Ministerstwie Sprawiedliwości odpowiedzialnym m.in. za informatyzację sądownictwa

– Panie Ministrze, dlaczego wprowadzenie Zintegrowanego Systemu Rachunkowości i Kadr w polskim wymiarze sprawiedliwości to dziś konieczność?

– Ten system ma zapewnić bardziej sprawne działanie służb obsługi finansowej i kadrowej sądów. Tego typu rozwiązania informatyczne z powodzeniem wdrażane są w korporacjach i mniejszych firmach, które działają w rozproszonych oddziałach i realizują operacje finansowe, księgowe oraz kadrowe. Podobne rozwiązania wdrażane są również w innych jednostkach administracji publicznej.Za wprowadzeniem nowych rozwiązań technicznych przemawiają również rosnące wymagania dotyczące finansów publicznych. Chodzi o planowanie w układzie zadaniowym, planowanie wieloletnie oraz sporządzanie wieloletnich planów skutków finansowych projektowanych nowych regulacji. Spełnienie tych wymagań w wymiarze sprawiedliwości oznaczałoby dziś konieczność zwiększenia zatrudnienia w działach finansowych i księgowych sądów o co najmniej tysiąc osób. Tylu nowych pracowników potrzebowalibyśmy do realizacji wymogów informacyjnych odnośnie kosztów prowadzonych spraw sądowych.

– Czy dzięki temu systemowi w sądach zmniejszy się biurokracja? Pracownicy nie będą już musieli sporządzać statystyk?

– Tak, system pozwoli na automatyczne tworzenie wszelkich raportów statystycznych. Kolejną zaletą będzie większa efektywność w procesie obiegu dowodów księgowych w sądach. Obecnie, obok elektronicznego obiegu, istnieje papierowy, ale takie rozwiązanie powoli staje się anachroniczne. Nowy system pozwoli na bardziej skuteczne gospodarowanie środkami publicznymi ex-ante, umożliwi lepsze planowanie wydatków i dochodów. Obecnie każdy sąd ma obowiązek sporządzić swój plan finansowy, który przesyłany jest do sądu wyższej instancji, a następnie do Ministerstwa Sprawiedliwości. Następnie plany są weryfikowane i przedstawiane Ministerstwu Finansów. Nowy system informatyczny umożliwi lepszą ocenę prawidłowości zaplanowanych wydatków i dochodów.

Ważnym skutkiem wprowadzenia nowego systemu będzie też poprawa płynności budżetu sądów powszechnych. Chodzi o to, by sądy we właściwy sposób gospodarowały finansami, a środki, które uzyskują np. z tytułu kosztów sądowych, w prawidłowy sposób przekazywały do budżetu. W efekcie uzyskamy większą przejrzystość sądowych finansów.

– Dzięki nowym rozwiązaniom informatycznym Ministerstwu będzie łatwiej nadzorować administrowanie sądami, ale też planować rozwiązania prawne, które mają dopiero wejść w życie. Jak to będzie wyglądało w praktyce?

– Komisje kodyfikacyjne, pracując nad projektami aktów, potrzebują precyzyjnych informacji odnośnie skutków finansowych projektowanych instytucji prawnych. Koszty te w obecnym modelu są bardzo różnie liczone. Dzięki zintegrowanemu systemowi informatycznemu Ministerstwo Sprawiedliwości, tworząc nowe rozwiązania prawne, będzie niemal „od ręki” dysponować wiarygodnymi informacjami na temat przewidywanych skutków finansowych ich wprowadzenia.

– Panie Ministrze, centrum outsourcingowe dla wymiaru sprawiedliwości obsługujące ten system ma powstać w Lublinie. Kiedy to nastąpi?

– Niedawno Minister Sprawiedliwości wspólnie z prezydentem Lublina podpisał list intencyjny w zakresie pozyskania nieruchomości, na której powstałby budynek centrum usług wspólnych sądownictwa powszechnego. Realizacja tego pomysłu będzie jednak uzależniona od prawidłowego wdrożenia systemu informatycznego i ustalenia, które z usług z zakresu finansów sądu bądź zarządzania kadrami będzie można przenieść z poziomu pojedynczego sądu na poziom takiej centralnej jednostki.

– Lubelska centrala ma zatrudniać ok. 200 osób. Czy oznacza to, że obecni pracownicy działów księgowych i kadrowych sądów stracą pracę?

– Nic nie wiem o takich planach. Bardziej prawdopodobne jest, że po wprowadzeniu systemu informatycznego pracownicy wydziałów finansowych i kadrowych będą kierowani do wykonywania innych obowiązków, których w sądach przecież nie brakuje. Stosowne decyzje podejmą jednak dyrektorzy finansowi poszczególnych sądów. Zgodnie ze znowelizowaną ustawą o ustroju sądów powszechnych, to oni przejmą zwierzchnictwo nad pracownikami administracyjnymi, zarówno w wymiarze finansowym, jak i kadrowym.