Dobry sąd

Sekretariat ery cyfrowej

Tagi: , , , , ,
Sekretariat wydziału w Sądzie Rejonowym dla Warszawy-Mokotowa

Fot. Krzysztof Wojciewski

Zamiast tradycyjnych repertoriów – elektroniczny rejestr. Zamiast czasochłonnej kwerendy papierowych zapisków – jedno kliknięcie komputerową myszką. Sekretariaty, które zinformatyzowały obieg wewnętrznej dokumentacji, oszczędzają czas i przyspieszają postępowania. Pionierem jest tu Sąd Rejonowy dla Warszawy-Mokotowa.

Zdobycze nowoczesnej techniki stały się niezbędnym narzędziem w służbie Temidy. Nikogo już nie dziwi widok komputera w sali rozpraw. E-sąd w Lublinie jest zasypywany elektronicznymi wezwaniami do zapłaty, bo stał się tak bardzo popularny. Teraz przychodzi czas na wdrożenie e – protokołu oraz internetowych baz orzeczeń.

Równocześnie w sądach, już bez medialnego rozgłosu, od kilku lat przeprowadzana jest inna ważna zmiana wprowadzająca wymiar sprawiedliwości w XXI w. To informatyzacja biurowości, dzięki której sądowe sekretariaty już wkrótce z ery wszechobecnego papieru wkroczą w epokę elektronicznych plików.

Biuro w jednej ikonie

Elektroniczną biurowość w Sądzie Rejonowym dla Warszawy-Mokotowa zaczęto wprowadzać w 2005 r. Papierowe repertoria, ręcznie wypełniane długopisem przez pracowników sekretariatów, zastąpił program biurowy Currenda. Począwszy od 2009 r. mokotowski sąd repertoria prowadzi już tylko w formie elektronicznej. Program do obsługi elektronicznej biurowości wdrażano sukcesywnie, w kolejnych wydziałach. Wszystkie informacje z repertoriów i skorowidzów trzeba było przepisać do elektronicznej bazy danych. A jednocześnie prowadzić bieżącą obsługę sądu.

Dziś „w komputerze” są już wszystkie informacje o tym, co dzieje się w danej sprawie od momentu złożenia pozwu lub aktu oskarżenia – m.in. sygnatura akt, personalia sędziego referenta, personalia stron wraz z ich adresami i danymi kontaktowymi (adres skrzynki e-mail, numer telefonu), określenie przedmiotu sprawy, terminy posiedzeń, daty wpływu pism procesowych, protokoły z rozpraw, postanowienia, zarządzenia, a nawet plik z treścią orzeczenia i jego uzasadnieniem. Informacji jest więc zdecydowanie więcej niż w tradycyjnych, papierowych księgach sądowych.

Dane do bazy wprowadzają pracownicy sekretariatów, którzy mają przypisane określone uprawnienia oraz login zapewniający dostęp do systemu. Podgląd na to, co się dzieje w sprawach, mają też sędziowie oraz przewodniczący wydziałów, jednak tylko w zakresie swojego wydziału. Z kolei z komputera prezesa, po uruchomieniu jednej ikony na pulpicie monitora, można mieć wgląd w pracę całego sądu.

Elektroniczne repertorium to bardzo pomocne narzędzie, zwłaszcza w tak dużej instytucji jaką jest Sąd Rejonowy dla Warszawy-Mokotowa. Dla przypomnienia – jednostka ta, podobnie jak inne stołeczne sądy, jest jedną z najbardziej obciążonych sprawami w Polsce. Podlega jej też ogromny wydział ksiąg wieczystych, który obsługuje całą Warszawę i podstołeczne gminy.

Minuty zamiast dni

Koszt zakupu programu do e-biurowości sądowej wydaje się niewielki. To 85 tys. zł. Jednak korzyści dla wymiaru sprawiedliowości wydają się nie do przecenienia.

– Mam podgląd na wszystkie sprawy w sądzie. Potrzebne informacje są pod ręką i dostępne w każdej chwili – mówi Agnieszka Domańska, prezes Sądu Rejonowego dla Warszawy-Mokotowa. Nie o samą jednak kontrolę chodzi, a o błyskawiczny dostęp do informacji. – Jeśli wpływa do mnie skarga w jakiejś sprawie, to szybko mogę ustalić, jaki jest stan faktyczny – tłumaczy prezes Domańska.

Sprawdzenie tego zajmuje kilka minut. Znalezienie odpowiedniej informacji ułatwia wyszukiwarka, w którą np. wpisuje się sygnaturę sprawy. Przy tradycyjnych księgach papierowych takie sprawdzenie zajęłoby przynajmniej kilka godzin, jeśli nie dni. Trzeba by fizycznie przekazać odpowiednie dokumenty do siedziby prezesa, czasem z rozrzuconych po całej Warszawie wydziałów. Prezes mokotowskiego sądu urzęduje bowiem w budynku historycznej Hipoteki w Al. Solidarności, gdzie mieszczą się wydziały wieczysto-księgowe. Wydziały cywilne i karne zlokalizowane są z kolei w oddalonym o ok. dwa kilometry budynku przy ul. Ogrodowej. Cześć sądu zajmuje też pomieszczenia w położonym na krańcu miasta kompleksie przy ul. Kocjana. Program Currenda eliminuje więc czasochłonny i kosztowny fizyczny obieg dokumentów w polskich sądach.

– Ten program to po prostu duża wygoda. Wystarczy kliknięcie myszką i po chwili wiem wszystko, co działo się w danej sprawie – ile było rozpraw, czy jest zawieszona. Są protokoły rozpraw, wyroki z uzasadnieniem. W papierowych repertoriach był tylko ich krótki opis – zauważa sędzia Małgorzata Lewczuk, przewodnicząca VIII Wydziału Karnego mokotowskiego sądu.

W każdej chwili dostępne są też wszelkie dane statystyczne, które program sam generuje – np. liczba spraw, w których zastosowano tymczasowe aresztowanie, liczba spraw wpływających do sądu. Dawniej trzeba było je zliczać „ręcznie” i delegować do tego pracownika. Dziś robi to komputer.

Mniej biurokracji, lepsza praca urzędników

Elektroniczne repertorium pomaga przede wszystkim poprawić terminowość załatwiania spraw oraz zarządzanie nimi i całym sądem.

Wzrosła wydajność i szybkość pracy sekretariatów. Urzędnicy sądowi mają teraz mniej „pracy papierkowej” i nie marnują czasu na odszukiwanie spraw archiwalnych. Mniej też zużywają samego papieru, bo pisma sądowe mogą przekazywać stronom – na ich życzenie – w formie elektronicznej. Choć oczywiście pisma takie nie mają urzędowej mocy.

Oszczędności czasu są tak duże, że pracownikom mokotowskiego sądu aż o połowę zmalał zakres obowiązków. W efekcie część z nich oddelegowano do innych zadań w sekretariatach, urzędnicy mogą też bardziej skupić się na biurowej obsłudze sędziów. – Program Currenda ani ich nie odciążył od pracy, ani ich nie zastąpił. Pracownikom wykonanie tych samych czynności zajmuje tylko mniej czasu – wyjaśnia sędzia Małgorzata Lewczuk.

Większa wydajność pracy urzędników jest kluczowa przy stale zwiększającym się wpływie spraw. Przykład? – Protokolant szybciej wykonuje zarządzenia sędziego. W programie ma gotowe wzory pism, np. wezwania na rozprawę. Wystarczy kliknąć w odpowiedni wzór, by program automatycznie wprowadził dane strony – mówi Karolina Sarnecka, kierownik sekretariatu III Wydziału Karnego SR dla Waszawy-Mokotowa. Takie rozwiązanie ma zaś niebagatelne znaczenie dla sprawności całego postępowania. – Sędzia prowadzi dziennie 5-6 spraw. A protokolant ma tylko 3 dni na wykonanie jego zarządzeń i przygotowanie wszystkich pism – podkreśla sędzia Lewczuk.

Kolejna zaleta elektronicznej biurowości to większy porządek w sekretariatach oraz szybsza obsługa interesantów. Poprawa jest tym bardziej odczuwalna, że większość spraw petentów mokotowskiego sądu załatwiana jest teraz w Biurze Obsługi Interesanta, którego pracownicy również mają dostęp do systemu e-biurowości. Zdaniem sędziów, bez programu Currenda nie można byłoby takiego biura w ogóle uruchomić.

Repertorium elektroniczne. Rezygnacja z papieru oznacza oszczędność miejsca, czasu i kosztów.

Fot. Krzysztof Wojciewski

Więcej czasu na sądzenie

Największą zaletą wprowadzenia elektronicznych repertoriów jest jednak wpływ tego rozwiązania na przyspieszenie tempa rozpoznawania samych spraw.

Porównując dane statystyczne z Sądu Rejonowego dla Warszawy-Mokotowa z 2004 r., gdy wszystkie wpisy dokonywano jeszcze w księgach tradycyjnych, z danymi na koniec kwietnia 2012 r., widać znaczący wzrost ilości spraw zakończonych. W wydziałach karnych w 2004 r. sędzia średnio załatwiał miesięcznie 41 spraw, obecnie jest ich 68. W wydziałach cywilnych w 2004 r. było to 47 spraw, obecnie – 60. W wydziałach karnych jednocześnie skrócił się średni czas rozpoznania – ze 193 dni do 78. W wydziałach cywilnych pozostał bez zmian i wynosi 102 dni.

Taka poprawa nie jest oczywiście wyłącznie zasługą przejścia sądu na system e-biurowości. – Program nie ma bezpośredniego wpływu na sprawność postępowań, ale jest dużym ułatwieniem w naszej pracy – stwierdza sędzia Małgorzata Lewczuk.

Currenda pozwoliła sędziom na lepszą organizację czasu pracy i lepsze zarządzanie procesami. Mogą w każdej chwili sami sprawdzać, co dzieje się w ich sprawie – np. jakie pisma wpłynęły, czy wykonano już zarządzenie, czy jest opinia biegłego. Mogą odszukać inne sprawy tej samej strony prowadzone w macierzystym wydziale – by sprawdzić, jaki zapadł w nich wyrok lub połączyć je do wspólnego rozpoznania.

Program nie tylko pomaga, ale też niejako zachęca sędziów do sprawniejszego postępowania. Bo prezes sądu widzi, jak długo prowadzony jest proces, czy są jakieś sprawy zagrożone przedawnieniem (datę przedawnienia wpisuje się od razu przy rejestracji sprawy), jak dany sędzia obłożony jest pracą. Widzą to ponadto przewodniczący oraz sędziowie z jego wydziału. To samo dotyczy pracy biegłych sądowych. Prezes może nawet sprawdzić, czy zostały już opłacone wystawione przez niego rachunki.

Zdaniem sędzi Małgorzaty Lewczuk, program Currenda na szczęście nie ograniczył autonomii sędziów. – Sprawa sprawie nie jest równa. Konieczność sporządzenia 100 stron uzasadnienia w ważnej sprawie nie da się przecież porównać z wyrokiem w procesie pijanego rowerzysty. Można owszem sprawdzić, ile sędzia ma spraw i jak długo je załatwia, ale to też nie zawsze da się porównać. Ponadto, jeśli jeden sędzia szybciej coś załatwi, to przecież w nagrodę nie przydzielę mu kolejnych spraw – zauważa sędzia Lewczuk.

Repertorium papierowe

Fot. Krzysztof Wojciewski

Pożegnanie z papierem

Co rzadko spotykane w polskich sądach, elektroniczna baza danych jest obecnie jedyną formą biurowości funkcjonującą w SR dla Warszawy-Mokotowa. Tutejszy sąd nie prowadzi już bowiem zapasowych, papierowych repertoriów.

Nie ma jednak obaw, że coś zginie. Wszystkie dane przechowywane są na bezpiecznym serwerze sądu, dodatkowo z każdego dnia pracy sporządzana jest kopia zapisywana na płycie CD i przechowywana w pancernej kasie. Nie ma też ryzyka fałszowania lub bezprawnego zmieniania danych. System każdorazowo odnotowuje po nazwisku, kto i jakie dane wprowadza.

Prezes Agnieszka Domańska przyznaje, że wprowadzenie elektronicznej biurowości w sądzie mokotowskim zajęło dość dużo czasu. – Na początku mieliśmy do wprowadzania danych do systemu tylko kilka przeszkolonych osób – tłumaczy. Dziś jednak tutejsi sędziowie i urzędnicy nie wyobrażają sobie pracy bez elektronicznego repertorium. Co więcej, nikt nie tęskni za papierowymi księgami.

E-biuro dla sądu i stron
Elektroniczne repertoria funkcjonują już w wielu polskich sądach, zwłaszcza tych największych. Kolejny krok na drodze do nowoczesności to udostępnienie również stronom i pełnomocnikom przechowywanych w nich danych.W jednostkach podległych Sądowi Okręgowemu Warszawa-Praga w Warszawie e-biurowość sądowa funkcjonuje już od kilku lat. – To rewolucyjna zmiana. Bez programu Currenda nie poradzilibyśmy sobie z obsługą przy tak dużym wzroście wpływu spraw – mówi Marcin Łochowski, rzecznik SO Warszawa Praga. Zaznacza, że program pozwala na łatwiejszą kontrolę tego, co dzieje się w sądzie, niż w czasach, gdy były tradycyjne księgi. Przyznaje też, że dyscyplinuje sędziów do załatwiania spraw w terminie. – System automatycznie liczy, ile jest czasu na każdą czynność, rejestruje każde pismo. To ułatwia organizację pracy, bo wiem, kiedy mogę wpaść w opóźnienie. Program sam nad tym czuwa, nie muszę pytać o to pań w sekretariacie – wylicza sędzia Łochowski. Szacuje, że bez Currendy czas załatwiania czynności sądowych byłby dłuższy o 1/4. Z kolei wydajność pracowników sekretariatów praskiego sądu zwiększyła się dwu– , trzykrotnie.

Zdaniem sędziego Marcina Łochowskiego, program Currenda nie jest jednak pozbawiony mankamentów. – Ten system był stworzony na potrzeby obsługi komorniczej. Cały czas jest rozwijany, ale ma też ograniczenia. Nam by się przydał system od podstaw stworzony dla sądów. Zaraz wejdzie protokół elektroniczny, a w tym programie nie da się go odsłuchać. Sędzia nie może też w nim wykonywać wszystkich czynności. Dobrze by też było, gdyby w przyszłości można w nim prowadzić akta elektroniczne – wylicza sędzia Marcin Łochowski.

E-biurowość od dwóch lat funkcjonuje też w Sądzie Okręgowym we Wrocławiu. Przejście z papieru na elektroniczne pliki trwało tu tylko rok. Wrocławski sąd ma jednak własny program „Sędzia 2”. Zawiera on podobne dane, co Currenda. Natomiast dzięki internetowemu portalowi procesowemu „podłączonemu” do systemu, do e-biura sądu dostęp mają nie tylko urzędnicy i sędziowie, ale też strony oraz pełnomocnicy. To pierwsze takie rozwiązanie w Polsce. Do systemu można się logować przez Internet z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. Wystarczy tylko raz pojawić się w sądzie z dowodem osobistym, wnioskiem i odebrać indywidualne hasło dostępowe.

Wrocławski portal dostępowy pozwala stronom i pełnomocnikom sprawdzić m.in. na jakim etapie jest postępowanie, jakie czynności zostały wykonane oraz jakie zaplanowano terminy posiedzeń. Portal pozwala również na przeglądanie elektronicznej wersji akt sprawy i drukowanie ich kopii. Korzystanie z portalu jest oczywiście bezpłatne, zaś strony oszczędzają czas, gdyż nie muszą już osobiście pojawiać się w sądzie w poszukiwaniu informacji dotyczących ich spraw. To również znaczne ułatwienie dla profesjonalnych pełnomocników, którzy często pracują wieczorami, w zaciszu domowym.

– To XXI wiek. Przełom w organizacji pracy sekretariatów – podkreśla sędzia Grzegorz Karaś z Sądu Okręgowego we Wrocławiu. – Owszem, na początku mieliśmy obawy co będzie z danymi, jeśli komputer się zepsuje albo system padnie. Ale wszystko jest zabezpieczone, są robione kopie.

Portal dostępowy Sądu Okręgowego we Wrocławiu obejmuje wszystkie podległe sądy rejonowe z terenu Wrocławia oraz cześć z okręgu wrocławskiego, np. Sąd Rejonowy w Oławie. W lutym br. podobny portal, jako drugi w Polsce, uruchomiono też w Sądzie Okręgowym w Warszawie. Jest on podłączony do bazy danych programu Currenda. – Po zalogowaniu się można przeczytać np. protokół z posiedzenia, zapoznać się z zarządzeniami czy uzasadnieniem wyroku – mówi sędzia Maja Smoderek, rzecznik prasowy ds. cywilnych SO w Warszawie. Strony maja tu dostęp jedynie do wyselekcjonowanej części informacji zgromadzonych w Currendzie.