Akta pod kontrolą

Tagi: , ,
Akta pod kontrolą

Rys. Łukasz Jagielski

W czerwcu br. Ministerstwo Sprawiedliwości rozpoczęło wdrażanie nowej metody nadzoru administracyjnego. Efektem standaryzacji obiegu akt oraz wpisów do oprogramowania Currenda ma być większa sprawność czynności, a tym samym przyspieszenie samych postępowań.

Jednym z warunków uporania się z przewlekłością postępowań jest stałe monitorowanie stanu załatwianych spraw i szybkie reagowanie na ewentualne opóźnienia, w szczególności odpowiedni monitoring pracy sądowych sekretariatów.

Tymczasem, jak wskazują obserwacje Ministerstwa Sprawiedliwości, nadzór administracyjny nad sprawnością postępowań nie we wszystkich sądach funkcjonuje tak, jak powinien. Przyczyną może być to, że obsada poszczególnych sekretariatów bywa niedostosowana do obciążeń sądów, ale także fakt, że w niektórych sądach stosowane są nieefektywne metody zarządzania sprawami. Przykład Sądu Okręgowego w Gliwicach pokazuje, że wdrożenie prostych rozwiązań polegających na zmianie organizacji pracy sekretariatów oraz wprowadzeniu drobnych modyfikacji w konfiguracji oprogramowania do obsługi biurowości pozwala zwiększyć tempo podejmowanych czynności, porządkując pracę w sekretariatach.

Rozwiązania zastosowane w okręgu gliwickim stały się inspiracją do opracowania w Ministerstwie Sprawiedliwości projektu nowej instrukcji sądowej, która ujednolici nadzór nad sprawnością postępowań w całej Polsce. W czerwcu br. w sądach spoza okręgu gliwickiego rozpoczęły się też szkolenia promujące nową metodę nadzoru.

„Czasokres” w sądzie

Standaryzacja, czyli ujednolicenie metod pracy sekretariatów wszystkich wydziałów, to tajemnica sukcesu rozwiązań zastosowanych w Gliwicach. – Czynności wykonywane przez pracowników poszczególnych wydziałów muszą być zbieżne, by można było miarodajnie oceniać ich efektywność. Bez standaryzacji pracy urzędników sądowych niemożliwe jest wprowadzenie standaryzacji obiegu akt, zaś brak odpowiedniej kontroli nad tym obiegiem to największa bolączka organizacji pracy w sądach – tłumaczy sędzia Wojciech Hajduk, dyrektor Departamentu Sądów, Organizacji i Analiz w Ministerstwie Sprawiedliwości, pomysłodawca nowej metody nadzoru nad sprawnością postępowań, do niedawna prezes Sądu Okręgowego w Gliwicach.

Standaryzacja pracy sekretariatów sądowych okręgu gliwickiego przebiegała na kilku płaszczyznach. Po pierwsze – ujednolicono metody pracy z aktami oczekującymi na przedłożenie sędziom. Po drugie – wdrożono nowy system obiegu akt ściśle powiązany z odpowiednim dostosowaniem oprogramowania Currenda. Po trzecie – zracjonalizowano rozmieszczenie etatów w ramach sekretariatów wydziałów poszczególnych sądów.

Ujednolicenie metod pracy z aktami oczekującymi polegało na zastosowaniu tzw. czasokresów, przez pracowników gliwickiego sądu nazywanych również „kalendarzami”. „Czasokres” to nic innego jak regał na dokumenty podzielony na 30 przegródek. Każda półka odpowiada kolejnemu dniu miesiąca. W odpowiednich przegródkach odkłada się akta oczekujące na przedłożenie sędziom. – Jeżeli 15 maja wysyłamy postanowienie, na które można złożyć zażalenie w ciągu siedmiu dni, to doliczając ok. siedem dni na czas pracy poczty, która doręcza postanowienie i ewentualne zażalenie, akta należy odłożyć na półkę z numerem 29, odpowiadającą temu właśnie dniu miesiąca – tłumaczy działanie „czasokresów” sędzia Hajduk.

Taki system nie tylko porządkuje pracę sekretariatów, ale również umożliwia osobom nadzorującym ich pracę stałą kontrolę nad tym, kiedy należy dokonać określonych czynności.
Każdy taki „kalendarz” jest wspólny dla wszystkich sędziów orzekających w danym wydziale oraz wszystkich rodzajów akt. W większych wydziałach można wprowadzić podział tematyczny kalendarzy, np. oddzielając akta spraw odwoławczych od pozostałych. Jeżeli więc na „kalendarzu” spoczywa 600 spraw, to biorąc pod uwagę, że w miesiącu jest średnio 20 dni roboczych, kierownik sekretariatu każdego dnia będzie musiał „przypilnować” średnio 30 akt. Zapobiega to opóźnieniom z powodu roztargnienia, zapomnienia albo nadmiaru pracy urzędników sądowych. Ich obowiązki są bowiem racjonalnie rozłożone w czasie i uporządkowane.

Currenda do poprawki

Kolejnym krokiem do usprawnienia pracy sekretariatów w Gliwicach była standaryzacja obiegu akt i związana z nią standaryzacja wpisów dokonywanych w oprogramowaniu komputerowym wspierającym czynności administracyjne sądu. Najpopularniejszym takim oprogramowaniem jest SAWA Currendy, jednak każdą bazę danych obsługującą pracę sekretariatu można dostosować do potrzeb efektywnego nadzoru bez konieczności ponoszenia nakładów finansowych. W Sądzie Okręgowym w Gliwicach początkowo pracowano na oprogramowaniu IBM Lotus Notes.

Dostosowanie oprogramowania polega na opracowaniu, w ramach każdego wydziału sądu, listy osób i instytucji, którym najczęściej przedkłada się akta (np. sędzia Adam Kowalski, protokolant Anna Kwiatkowska, itp.). Lista taka, tworzona w zakładce „czynności” programu SAWA, obok wykazu osób i instytucji, powinna zawierać również informacje dotyczące daty przedłożenia, przypuszczalnej daty zwrotu oraz celu przedłożenia akt. Z kolei tzw. opcje automatycznie proponowane przez oprogramowanie, które nie są potrzebne do kontroli obiegu akt, należy „wyłączyć”, dzięki czemu nie będą komplikowały pracy sekretariatu. Efektem wspomnianej zmiany opcji programu jest to, że w systemie komputerowym odnotowywane są wszystkie terminy odnośnie przedłożenia akt, a w razie ich przekroczenia, również liczba dni opóźnienia.

Odpowiednia konfiguracja zakładki „czynności” przez sądowego informatyka, pod warunkiem regularnego odnotowywania przez pracowników sekretariatu wszelkich zmian w położeniu akt, pozwala nie tylko na bieżący nadzór nad ich obiegiem, ale też umożliwia sprawne sortowanie danych w celu zapobiegania opóźnieniom w prowadzeniu postępowania. Możliwość sortowania informacji jest przy tym bardzo szeroka – może dotyczyć spraw konkretnego sędziego, spraw określonego rodzaju, etc. – Przykładowo, osoby sprawujące nadzór administracyjny w sądach mogą sortować dane tak, by wyłonić wszystkie sprawy, w których trzykrotnie wystąpiło miesięczne opóźnienie w podejmowaniu czynności – tłumaczy dyrektor Wojciech Hajduk. – Rzecz w tym, by nie reagować w momencie, kiedy strona skarży się na przewlekłość, ale odpowiednie działania podejmować odpowiednio wcześniej.

Kryterium w liczbie korespondencji

Metoda nadzoru zastosowana w okręgu gliwickim pozwala kontrolować obieg dokumentów oraz terminowość wysyłania pism procesowych, a także umożliwia szybką reakcję ze strony osób nadzorujących zapobiegającą przedłużaniu się opóźnień. Jednak sprawność postępowań w sądzie zależy również od odpowiedniego rozmieszczenia urzędników sądowych między sekretariatami wydziałów mniej i bardziej obciążonych.

W Gliwicach „intuicyjne” rozmieszczanie kadry urzędniczej (często oparte na ankietowaniu pracowników czy „sztucznym” wartościowaniu poszczególnych czynności biurowych) zastąpiono metodą opartą o obiektywne kryterium mierzenia obciążenia sekretariatów. Poszukując „wspólnego mianownika” pracy wydziałów, odrzucono założenie, jakoby obciążenie wydziału zależne było od liczby zatrudnionych w nim sędziów czy liczbie wpływających spraw. Wybrano kryterium wysyłanej korespondencji – jako że każda czynność sekretarska ma swój finał w nadaniu pisma na poczcie.
Powyższe założenie pozwoliło na zmierzenie obiektywnego obciążenia pracą statystycznego urzędnika w danym sekretariacie, zaś porównanie obciążeń pracowników w sekretariatach poszczególnych wydziałów – na racjonalne rozmieszczenie kadry wspierającej według rzeczywistych potrzeb każdego z wydziałów.
Aby sposób liczenia korespondencji wysyłanej przez sekretariaty poszczególnych wydziałów był jednolity, w Sądzie Okręgowym w Gliwicach wydano zarządzenie, w którym określono rodzaje przesyłek będące podstawą obliczeń. Dzięki temu osoby nadzorujące pracę sekretariatów mogą także zapobiegać nieprawidłowościom związanym z nadmiernym generowaniem przesyłek – np. w sytuacji, gdy urzędnik zamiast wysłać dwa dokumenty w jednej przesyłce (np. zawiadomienie o terminie rozprawy oraz odpis orzeczenia wydanego na posiedzeniu niejawnym), nadaje dwie przesyłki, narażając tym samym sąd na nieuzasadnione koszty oraz sztucznie zwiększając liczbę wysyłanej korespondencji.

Akta sądowe, sekretariat

fot. Krzysztof Wojciewski

Przekonać pracowników

Zastosowanie obiektywnej metody mierzenia obciążenia pracą sekretariatów, dokonanie zmian w konfiguracji oprogramowania Currenda oraz wdrożenie tzw. czasokresów nie wiąże się z żadnymi dodatkowymi kosztami (ze standaryzacją wpisów w sądowym oprogramowaniu bez problemu poradzi sobie sądowy informatyk). Jedynym warunkiem powodzenia proponowanych modyfikacji jest zmiana utartych przyzwyczajeń urzędników sądowych.

– Początkowa niechęć ze strony pracowników związana była z nowymi obowiązkami wynikającymi ze zmiany sposobu wpisywania danych do Currendy. Często też zdarzały się błędy polegające np. na niewykreślaniu poprzedniego posiadacza akt lub niezaznaczaniu, jak długo powinny one być w posiadaniu danego pracownika. Jednak z upływem czasu takich błędów było coraz mniej, zaś urzędnicy zaczęli dostrzegać wymierne zalety nowej metody – mówi Małgorzata Wierus, kierownik Zespołu ds. Analiz i Organizacji Pracy Sądu Okręgowego w Gliwicach.

Wprowadzenie wspomnianych zmian w sposobie funkcjonowania biurowości sądowej poprzedzone było szkoleniami, w których brali udział przewodniczący wydziałów, kierownicy sekretariatów oraz po dwóch pracowników z każdego wydziału. Kiedy system działał już w pełni sprawnie, wybrani pracownicy Sądu Okręgowego w Gliwicach promowali go w pozostałych sądach okręgu. Obecnie nowa metoda nadzoru nad sprawnością postępowań funkcjonuje w sposób jednolity w całym okręgu gliwickim.

Cel: szybsze procesy

Od czerwca br. szkolenia promujące nowy sposób nadzoru nad pracą sekretariatów są prowadzone w innych sądach w Polsce. Wdrażanie nowej metody rozpoczęto od apelacji warszawskiej, mającej największy problem z przewlekłością spraw. Początkowe szkolenia prowadzą eksperci z Gliwic, lecz z czasem ich zadanie mają przejąć trenerzy z poszczególnych apelacji. Szkolenia są adresowane do dwóch grup – sędziów oraz pracowników sekretariatów. W przypadku tych ostatnich, weźmie w nich udział po dwóch pracowników z każdego wydziału oraz inspektorzy ds. biurowości.

Szacuje się, że cykl szkoleń w całej Polsce zakończy się w marcu 2013 r. Zakładając, że oswajanie się pracowników wymiaru sprawiedliwości (ok. 10 tys. sędziów i 27 tys. urzędników ) z nowymi metodami pracy zajmie kolejny rok, można się spodziewać, że w 2014 r. system będzie działał sprawnie w każdym sądzie.
Równolegle prowadzone będą również inne działania mające na celu zredukowanie przewlekłości postępowań. – Nowy system nadzoru administracyjnego to dopiero pierwszy krok do zwiększenia wydajności sądownictwa. Dużo pracy jeszcze przed nami, np. w kwestii właściwego wykorzystywania szablonów pism, zarządzeń i orzeczeń, których nie wszędzie używa się tak, jak należy. Tymczasem wprowadzenie odpowiednich rozwiązań w tym zakresie może zmniejszyć nakład pracy sądowych sekretariatów nawet o 30-50 proc. – zapowiada dyrektor Wojciech Hajduk.