Temat numeru

E-protokół: sprawnie, jawnie, sprawiedliwie

Tagi: , , ,
E-protokół - przykładowa rozprawa z użyciem e-protokołu

fot. Sebastian Borowski

Testowany przez wrocławskich sędziów e-protokół wkracza do sal rozpraw w całej Polsce. Do końca lipca system będzie funkcjonował we wszystkich sądach apelacyjnychi okręgowych. Jakie są pierwsze doświadczenia z nagrywania rozpraw?

Sala nr 116 Sądu Okręgowego we Wrocławiu. Trwa rozprawa. Do dyspozycji sędziego i protokolanta są dwa monitory, dwie myszki, dwie klawiatury oraz centralna jednostka rejestrująca przebieg rozprawy. Na wiszącym na ścianie ekranie, przedstawiającym obraz z sali, elektroniczny zegar odmierza czas. Jedna kamera skierowana jest na publiczność i strony postępowania. Druga na miejsce, z którego zeznaje świadek. Żadna nie obejmuje stołu sędziowskiego – celem nagrywania rozpraw nie jest filmowanie sędziego lub protokolanta, tylko wierne oddanie rzeczywistego przebiegu postępowania, a także umożliwienie sędziom szybszego procedowania.

Nagrywanie rozpraw sądowych w sprawach cywilnych stało się możliwe dzięki nowelizacji k.p.c. z dnia 29 kwietnia 2010 r. (Dz. U. z 2010 r. Nr 108, poz. 684), która weszła w życie 1 lipca 2010 r. Nowe brzmienie art. 157 precyzuje, że „protokół sporządza się, utrwalając przebieg posiedzenia za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk”, a także „pisemnie, pod kierunkiem przewodniczącego” (tzw. protokół pisemny stanowiący „podsumowanie” nagrania).

W określonych sytuacjach ustawodawca pozostawił możliwość protokołowania „po staremu” – wówczas, gdy sala rozpraw nie jest przystosowana do nagrywania bądź gdy sprzęt lub oprogramowanie nie działają prawidłowo. Z przepisów k.p.c. wynika, że nie nagrywa się też posiedzeń niejawnych. Jak na razie e-protokół będzie funkcjonował wyłącznie w sądach okręgowych i apelacyjnych. Swoim zasięgiem obejmie łącznie 55 sądów i 387 sal rozpraw.

Krótsze procesy, spokojniejsi podsądni

Sąd Okręgowy we Wrocławiu był pierwszym, w którym zaczęto nagrywać rozprawy. Najpierw testowano w nim funkcjonalność i sprawność całego systemu, następnie tutejsi sędziowie jako pierwsi w kraju zaczęli orzekać z wykorzystaniem e-protokołu. Do końca marca br. system wdrożono we wszystkich sądach apelacji wrocławskiej. Natomiast z końcem lipca br. e-protokół zacznie już funkcjonować w sądach okręgowych i apelacyjnych w całej Polsce.

Dziś w SO we Wrocławiu nagrywanie rozpraw jest już chlebem powszednim. – Dawniej protokolant albo sam notował wszystko, co mówił świadek, a sędzia sprawdzał poprawność tych zapisów, albo sędzia dyktował protokolantowi to, co usłyszał. I w jednym i w drugim przypadku sędzia musiał czuwać nad tym, co zapisuje protokolant. To rozpraszało. Teraz pracując z e- protokołem sędzia ma możliwość koncentracji na meritum sprawy – opowiada Sławomir Urbaniak z SO we Wrocławiu.

Niekiedy rozprawy trwają po kilka godzin, po takim czasie wyraźnie spada koncentracja. Gdy tuż przy budynku sądu jeżdżą tramwaje, akustyka niektórych sal nie jest właściwa. W takich uwarunkowaniach niekiedy słuch sędziego czy protokolanta może zawieść. Przy tradycyjnym protokołowaniu trudno więc było wykluczyć sytuację, że podczas dyktowania i zapisywania protokołu pominięto bądź wypaczono sens istotnego zdania wypowiedzianego przez świadka. Gdy pojawiał się wniosek o sprostowanie protokołu, sędzia musiał polegać wyłącznie na swojej pamięci. Teraz, dzięki e-protkołowi, można wiernie odtworzyć przebieg rozprawy. – E-protokół stał się zabezpieczeniem nie tyle przed zarzutami, że proces może być prowadzony tendencyjnie, ile przed ludzkimi błędami mającymi wpływ na rzetelność postępowania – dodaje sędzia Urbaniak.

Jest też jeszcze jedna bardzo ważna zaleta nagrywania rozpraw. Gdy sędzia prowadzący może w pełni skoncentrować się na wypowiedziach uczestników postępowania, to rozprawy stają się krótsze. Z założeń przyjętych przy wdrażaniu e-protokołu wynika, że „oszczędności” mają sięgać nawet 1/3 czasu trwania rozprawy. Wrocławscy sędziowie przyznają: rozprawy protokołowane elektronicznie są znacznie krótsze od tradycyjnych, niejednokrotnie e-protokół przyspiesza je nawet czterokrotnie.

Co więcej, nagrywanie korzystnie wpływa na strony, pełnomocników, świadków. Na takich rozprawach każdy waży słowa, jest mniej agresji. Okazuje się również, że strona, która nie uczestniczyła w rozprawie, często domaga się od swojego pełnomocnika okazania nagrania. Chce sprawdzić, w jaki sposób adwokat bądź radca prawny dbał o jej interesy. Sędziowie zauważyli więc, że pełnomocnicy znacznie lepiej wywiązują się ze swoich obowiązków, co jest dodatkowym efektem wprowadzenia e-protokołu.

E-protokół - sędzia i jego protokolant sprawdzają teraz poprawność dokonanych adnotacji

fot. Sebastian Borowski

Przydatne notatki

W trakcie nagrywania rozprawy, np. w jej kluczowych momentach, sędzia może przy pomocy klawiatury komputera sporządzać prywatne, „elektroniczne” notatki (np. sformułowania typu: „Świadek kłamie”). Dzięki temu, przygotowując się do podjęcia wyroku, może w każdej chwili obejrzeć odpowiedni fragment nagrania i upewnić się co do swoich twierdzeń. Tych notatek sędziego nie widzi ani protokolant, ani strona, która ma później możliwość obejrzenia nagrania w czytelni sądu. Może otrzymać także zapis dźwięku na płycie, łącznie z adnotacjami, ale tylko protokolanta.

– Sporządzanie notatek może być dla sędziego jedną z najbardziej przydatnych możliwości, jakie daje e-protokół, choć sprawia najwięcej trudności. Powstaje bowiem dylemat, jak podzielić uwagę między zadawanie pytań świadkom i obmyślanie kolejnych, a pisanie adnotacji – mówi dr Sylwia Kotecka, adiunkt w Centrum Badań Problemów Prawnych i Ekonomicznych Komunikacji Elektronicznej Uniwersytetu Wrocławskiego, która uczestniczyła w pracach nad projektem e-protokołu, testowała kolejne wersje oprogramowania do jego obsługi, a także prowadziła szkolenia z e-protokołu dla sędziów, asystentów sędziów i protokolantów. – Oczywiście, sędzia nie ma obowiązku pisać adnotacji „prywatnych”. Może za to np. wstawiać puste adnotacje, czyli adnotacje zawierające jedynie „stempel” czasowy, pozbawione opisu. Takie oznaczenia pozwalają otworzyć później nagranie w miejscach najbardziej istotnych dla sprawy – dodaje dr Kotecka.

– Dla mnie sporządzanie prywatnych notatek jest banalnie proste – twierdzi sędzia Sławomir Urbaniak. – Na klawiaturze komputera naciskam jednocześnie klawisze „CTRL” oraz „n”, i w tym momencie zapisuję swoje uwagi dotyczące przebiegu rozprawy bądź zeznań. Gdy po raz drugi naciskam te przyciski, automatycznie zapisuje się pierwsza notatka i rozpoczyna zapis drugiej.

Protokolant w nowej roli

E-protokół przynosi też ułatwienia w sposobie pracy osób protokołujących. – Nie musimy już zapisywać zeznań świadków i stron. Wszystko jest rejestrowane za pośrednictwem systemu audio-video. Istotne jest też, że świadek może się swobodnie wypowiadać. Sędzia nie musi mu przerywać, aby protokolant zdążył wszystko zapisać – opowiada Adriana Fedyk, protokolantka z SO we Wrocławiu.

Protokolant obsługuje cały system, m.in. kontroluje ilość wolnego miejsca na dysku centralnej jednostki rejestrującej oraz sprawność kamer i mikrofonów. Ustawia sprzęt rejestrujący w zależności od tego, czy nagrywany będzie jedynie dźwięk, czy obraz i dźwięk. Uzupełnia w nagraniu podstawowe dane sprawy, jeśli te nie zostały zaimportowane z systemu repertoryjno-biurowego. Włącza, wyłącza i pauzuje nagranie, opatruje je podpisem elektronicznym. Co najważniejsze jednak, nanosi na zapis nagrania swoje adnotacje, a tym samym tworzy jego „spis treści”.

Właściwie wykonywane adnotacje protokolanta w trakcie rejestrowania sprawy to klucz do powodzenia całego systemu. Zapiski typu „Zeznaje świadek Kowalski” bądź „Teraz zeznaje powód” stają się bowiem znacznikami organizującymi podział nagrania, „linkami” do odpowiednich miejsc zapisu. Gdy e-protokół z konkretnej sprawy jest gotowy i trzeba go odsłuchać, to po kliknięciu na link „Zeznaje świadek Kowalski”, nagranie przewija się do wskazanego momentu. – Przy każdej adnotacji jest podana godzina i minuta, o której miało miejsce dane zdarzenie. Zapiski te, powiązane są z odpowiednimi miejscami w nagraniu, umożliwiają sędziemu szybkie odtworzenie interesujących go fragmentów – mówi dr Sylwia Kotecka.

Wszelkie adnotacje protokolanta składają się na tzw. protokół pisemny, który zawiera najważniejsze informacje dotyczące sprawy i czynności podejmowanych przez uczestników postępowania. – Zgodnie z art. 158 par. 1 k.p.c., musi on zawierać sygnaturę sprawy, datę, nazwisko sędziego i protokolanta, informacje o tym, kto występuje i przeciwko komu. Do protokołu mogą też zostać przeniesione zeznania stron podyktowane przez sędziego, a także notatki, które pisał protokolant w czasie nagrywania rozprawy. Jeśli w adnotacjach protokolanta znajdują się postanowienia dowodowe, to również one trafiają do protokołu pisemnego – dodaje dr Sylwia Kotecka.

Strona po zakończeniu rozprawy otrzymuje nagranie dźwięku oraz wydruk protokołu pisemnego. Protokół pisemny podlega ewentualnemu sprostowaniu, natomiast zastrzeżeń nie można wnieść do protokołu elektronicznego, którym jest samo nagranie.

E-protokół - kamery nagrywające to co się dzieje na sali rozpraw

fot. Sebastian Borowski

Strona w czytelni

Rozprawa w sali nr 116 dobiegła końca. System rejestrujący rozprawę wyłączono w momencie, gdy wszyscy uczestnicy postępowania opuścili już salę. Ma to zapobiec zarzutom typu: „Rozprawa się skończyła, po co więc jeden pełnomocnik pozostał w sali?”. Dzięki nagraniu takie twierdzenia będzie można zawsze zweryfikować.

Sędzia i jego protokolant sprawdzają teraz poprawność dokonanych adnotacji, a więc treść protokołu pisemnego. Potem następuje złożenie podpisu elektronicznego na nagraniu oraz przegranie danych na centralny serwer sądu. Zabieg ten, wykonywany przez system automatycznie po zakończeniu rozprawy, gwarantuje bezpieczeństwo nagrania.

Strona, chcąc otrzymać wgląd do gotowego e-protokołu (pełne nagranie audio-video), musi złożyć odpowiedni wniosek. Z sądu można wynieść tylko płytę CD z nagraniem audio oraz oprogramowaniem służącym do jego odtworzenia. Pełne nagranie można obejrzeć wyłącznie w sądzie, w przypadku SO we Wrocławiu – w czytelni akt.

– Sąd okręgowy i apelacyjny we Wrocławiu planują udostępnić protokół elektroniczny stronom i pełnomocnikom procesowym również za pośrednictwem internetowych portali dostępowych tych jednostek, które dziś umożliwiają wgląd w stan zaawansowania poszczególnych spraw – mówi dr Sylwia Kotecka. – Niektóre sądy, w tym SO we Wrocławiu, będą też miały wewnętrzne portale dostępowe przeznaczone tylko dla sędziów. Wówczas sędzia będzie mógł po zalogowaniu się do systemu „ściągnąć” nagranie, w tym swoje prywatne notatki, bezpośrednio z serwera sądu. Nie trzeba więc będzie gromadzić płyt z nagraniami czy zapełniać nimi dysku na swoim komputerze.

W drodze wyjątku – transkrypcja

Do wejścia do sali 116 Sądu Okręgowego we Wrocławiu przygotowują się uczestnicy kolejnej rozprawy. Czy są zadowoleni z nagrywania rozpraw?

– To bardzo dobre rozwiązanie, bo odzwierciedla wiarygodny przebieg całej rozprawy – mówi mężczyzna w średnim wieku, który prosi o zachowanie anonimowości. – Dotychczas nie zawsze wszystko na rozprawie protokołowane było tak, jakby się chciało. Przed laty przekonałem się o tym. Przygotowałem się do rozprawy, miałem wszystkie dokumenty, a potem zobaczyłem, że w protokole nic z tego nie było. Istotne rzeczy umknęły uwadze sędziego. Gdyby taka sytuacja miała miejsce teraz, to do pisemnego protokołu od razu wniósłbym zastrzeżenie z prośbą o weryfikację mojego stanowiska z nagraniem.

Pełnomocnik naszego rozmówcy dodaje: – Idealnie byłoby, gdyby od razu po zakończeniu rozprawy, na życzenie stron, nagranie przybierało wersję drukowaną. Technika cyfrowa na to pozwala.

Transkrypcja, a więc dosłowne przepisanie nagranej rozprawy, jest jednak możliwa tylko w wyjątkowych sytuacjach i to wyłącznie na wniosek sędziego. Strony postępowania, jeśli chcą mieć pełny zapis na papierze tego, co działo się w sali, muszą zlecić transkrypcję firmie zewnętrznej i przekazać jej otrzymane z sądu nagranie. – Z wnioskiem o przeprowadzenie transkrypcji występuje przewodniczący składu orzekającego, a zgodę wydaje prezes sądu. Z kodeksu postępowania cywilnego wynika, że transkrypcji może podlegać odpowiednia część nagrania, co sugeruje, że nie powinno przepisywać się go w całości – wyjaśnia dr Sylwia Kotecka, adiunkt w Centrum Badań Problemów Prawnych i Ekonomicznych Komunikacji Elektronicznej Uniwersytetu Wrocławskiego.

We Wrocławiu transkrypcję będą wykonywać osoby dotychczas zatrudnione w Ośrodku Migracyjnym Ksiąg Wieczystych. Także w pozostałych ośrodkach w kraju powołanych zostanie 20-30 osób, których obowiązkiem będzie transkrypcja na użytek sądów. W ten sposób pracownicy znajdą zatrudnienie, zaś sąd nie poniesie kosztów zewnętrznych.

– Do tej pory zleciłem przeprowadzenie czterech transkrypcji, wyłącznie ze względu na obszerny materiał dowodowy. W każdym z tych przypadków w rozprawach uczestniczyło wielu świadków, a ich zeznania były długie i zawiłe – opowiada sędzia Grzegorz Karaś orzekający w SO we Wrocławiu. – Transkrypcje w zleconych przeze mnie sprawach okazały się bardzo obszerne. Praktyka pokazała, że przeczytanie kilkudziesięciu stron kartek niejednokrotnie może pochłonąć więcej czasu niż obejrzenie nagrania z rozprawy. Z moich doświadczeń wynika, że z pół godziny nagrania powstaje 12-15 stron maszynopisu. Sędzia, który zobaczy kilka takich transkrypcji, szybko nie będzie ich zlecał.

Cena sprawności

Czy w związku z funkcjonowaniem e-protokołu pojawiają się jakieś utrudnienia?

– Przy pisaniu uzasadnienia wyroku może być trochę więcej pracy. Jeżeli sędzia odnotuje dokładnie, na kartce bądź w notatkach komputerowych podczas nagrania, w których momentach nastąpiły wypowiedzi mające kluczowe znaczenie dla sprawy, to w czasie przygotowań do podjęcia wyroku i pisania uzasadnienia, odtwarzanie zapisu audio-video będzie mógł ograniczyć do określonego przedziału czasowego. Jednak większość z nas jest wzrokowcami, więc przy tradycyjnym protokole można było szybko przebiec wzrokiem przez kartki maszynopisu. Teraz odsłuchiwanie płyty CD może trwać nieco dłużej – twierdzi sędzia Sławomir Urbaniak.

Niektórzy sędziowie dostrzegają też, że pewna niedogodność związana z e-protokołem może pojawić się, gdy następuje zmiana sędziego referenta. Gdy w danym wydziale referaty są duże, liczące np. po 150-200 spraw, to nowy sędzia musi zapoznać z dużą liczbą nagrań. Dawniej, przy protokołach pisemnych, wystarczyło przeczytać kilka lub kilkanaście stron maszynopisu. Niedogodność czeka też stronę, która zamiast nagrania będzie chciała mieć zapis rozprawy na papierze. Za 1000 znaków maszynopisu takiej transkrypcji trzeba dziś zapłacić firmie zewnętrznej 2,20-5,00 zł.

Wyposażenie jednej sali rozpraw w urządzenia do nagrywania i filmowania kosztuje 40-50 tys. zł. Taka jest – obok możliwej konieczności większego zaangażowania sędziego przy odsłuchiwaniu nagrania, a także kosztów ponoszonych przez stronę w związku ze zleceniem transkrypcji e-protokołu – cena większej transparentności oraz większej sprawności polskich sądów.

Przyspieszenie w salach rozpraw
Sędzia Grzegorz Karaś

fot. Sebastian Borowski

Rozmowa z sędzią Grzegorzem Karasiem orzekającym w Sądzie Okręgowym we Wrocławiu

– Ile przeprowadził pan rozpraw z e-protokołem?

– Grubo ponad 200, zaś w Wydziale I Cywilnym, w którym pracuję, w tym roku zarejestrowaliśmy przebieg już ponad 400 rozpraw.

– Przejście z protokołu tradycyjnego na elektroniczny to duża zmiana dla sędziego?

– Tak, to duże przeżycie dla każdego. Ale już pierwszy tydzień pracy z nagrywaniem pozwolił mi zapomnieć o kamerach, mikrofonach. Przyznam, że na początku obawiałem się swojego odbioru moich zarejestrowanych wypowiedzi. Oglądając takie nagrania można bowiem wyłapać własne błędy, dostrzec np. niepoprawne zwroty, które utarły się w głowie, a używania których na co dzień nie zauważamy. Wydaje mi się, że po kilku miesiącach pracy z e-protokołem inaczej mówię – wolniej, bardziej konkretnie.

Bałem się też, że kamery w sali rozpraw będą prowokować strony i pełnomocników do teatralizacji zachowań. Nic takiego jednak nie ma miejsca, a nawet rozprawy przebiegają dziś spokojniej niż dawniej. Obawiałem się wreszcie, że przy e-protokole więcej czasu zajmie mi pisanie uzasadnień wyroków. Trwa to jednak mniej więcej tyle samo, co dawniej.

– Czy rozprawy z e-protokołem są krótsze?

– Niektóre są nawet cztery razy krótsze. W ciągu jednego dnia jestem w stanie przesłuchać kilkunastu świadków, co było niewykonalne do tej pory. Świadek niejednokrotnie bowiem zeznaje 30-60 minut. Ostatnio koleżanka miała na sali 40 świadków i nagrała ich na jednej rozprawie. Dawniej cztery sesje by na to nie wystarczyły. Tak duże przyspieszenie w prowadzeniu spraw spowodowane jest tym, że nie trzeba już nic dyktować protokolantowi.

Dzięki e-protokołowi jestem w stanie w tydzień wysłuchać kilkanastu osób w skomplikowanej sprawie, w efekcie lepiej wszystko ze sprawy pamiętam. Przy e-protokole sędzia i pełnomocnicy mogą też sprawniej zadawać pytania, bez konieczności robienia przerw związanych z dyktowaniem protokolantowi. Z tego powodu świadkowie mają też mniejszą możliwość konfabulacji – nie mają tyle czasu, by zastanawiać się nad odpowiedziami.

– Czy trzeba specjalnych umiejętności, by móc sporządzać prywatne notatki w takcie nagrywania?

– Wszystko zależy od szybkości pisania na komputerze. Osobiście nie mam z tym problemu. Natomiast sędziowie, którzy wolniej posługują się komputerem, mogą ograniczyć się do oznaczania na nagraniu miejsc istotnych dla sprawy, a po rozprawie wypełnić je treścią. Gdy sprawa dotyczy np. roszczeń z tytułu wad budynku, to piszę o konkretnych wadach. Wystarczą dwa– trzy słowa, by przy odtwarzaniu można było łatwo odszukać potrzebny fragment.

Jeżeli sędzia w ogóle nie chce sporządzać prywatnych notatek, to może podyktować protokolantowi najistotniejsze zdania z wypowiedzi świadka lub pewne jej podsumowanie, które w ten sposób znajdzie się w adnotacjach nagrania, a tym samym w protokole pisemnym.