Czas na szybszą korespondencję

Tagi: , , , ,
Karol Pachnik - Adwokat

Fot. Krzysztof Wojciewski

Obowiązujące zasady doręczeń w sprawach cywilnych są jedną z przyczyn przewlekłości samych postępowań. Rozwiązaniem problemu może okazać się wprowadzenie e-doręczeń między pełnomocnikami, a także elektronicznych poświadczeń odbioru – pisze adwokat Karol Pachnik.

Jak się wydaje, jednym z celów uchwalenia wspomnianej regulacji było przyśpieszenie obiegu pism sądowych. Wprowadzone zmiany od strony systemowej niewiele jednak usprawniły – nie zmniejszono liczby i rodzaju czynności potrzebnych do doręczenia pisma stronie przeciwnej. Zmieniły się jedynie podmioty zobowiązane do ich wykonywania. Przyjęte rozwiązania okazały się pomocne dla sądów, bo zmniejszyły zakres pracy sekretaryjnej wydziałów cywilnych. Nie zmieniła się jednak szybkość doręczania pism procesowych, które dalej wysyłane są za pomocą Poczty Polskiej.

Dane dotyczące terminowości doręczeń przesyłek listowych przez publicznego operatora, zawarte na stronie Urzędu Komunikacji Elektronicznej, wskazują, że 90 proc. przesyłek ekonomicznych nierejestrowanych doręczanych jest do trzeciego dnia po nadaniu. Nie ma natomiast stosownego raportu o terminowości doręczeń przesyłek rejestrowanych, ani o terminowości doręczania tzw. zwrotek. Przyjąć jednak należy, że przesyłka nadana pierwszego dnia dojdzie do strony dnia czwartego, doliczyć też trzeba 14 dni na odbiór przez stronę awiza oraz kolejne dni na dotarcie zwrotki do sądu. Powyższa kalkulacja wskazuje, że planując terminy kolejnych czynności procesowych czy rozpraw, o których należy powiadomić uczestników postępowania, bezpiecznie jest – w wersji optymistycznej – zakładać co najmniej trzy tygodnie wyprzedzenia. To okres znaczący, dlatego warto jest szukać rozwiązań, które usprawnią i przyspieszą doręczanie pism sądowych.

Od elektronicznej biurowości do służby doręczeniowej

Co jakiś czas na łamach prasy zgłaszane są postulaty umożliwienia składania pism procesowych drogą elektroniczną, a nawet wprowadzenia do sądów elektronicznych akt spraw oraz umożliwienia dostępu do nich przez Internet – jak to ma miejsce w przypadku lubelskiego e-sądu obsługującego elektroniczne postępowanie upominawcze. Powyższe postulaty wydają się godne uwagi, tyle tylko, że zinformatyzowanie jednego – nawet stosunkowo licznego kadrowo – wydziału sądu rejonowego (e-sąd) to przedsięwzięcie nieporównywalne logistycznie, technicznie, a przede wszystkim finansowo do procesu wyposażania w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie, a także przeszkolenia kadr wszystkich sądów w Polsce. Wdrożenie powyższego rozwiązania wymagałoby też ustalenia zasad migracji danych i przechowywania akt w wersji elektronicznej.

Oczywiście, można zaobserwować oddolnie wprowadzane ulepszenia zmierzające do większego wykorzystania kanałów komunikacji elektronicznej w kontaktach między sądem a pełnomocnikami czy stronami. W Sądzie Okręgowym w Warszawie czy Sądzie Okręgowym we Wrocławiu funkcjonują już elektroniczne portale, dające pełnomocnikom procesowym zdalny dostęp do informacji o stanie prowadzonych spraw czy umożliwiające wgląd w dokumenty wytworzone przez sąd, nie wyłączając protokołów z rozpraw. Póki co jednak nie jest to trend ogólnokrajowy, choć Ministerstwo Sprawiedliwości zapowiada utworzenie podobnych portali w każdym sądzie okręgowym. Warto też zauważyć, że wprowadzając do sądów tzw. protokół elektroniczny nie przewidziano niestety zdalnego – spoza siedziby sądu – dostępu do niego dla pełnomocników stron.

Znanym od dawna pomysłem na usprawnienie obiegu korespondencji sądowej jest powołanie w danym sądzie służby doręczeniowej. Obecnie możliwość ta ma jednak charakter raczej czysto teoretyczny – w związku z brakiem w budżetach sądów dodatkowych środków finansowych na organizację takiej formacji.

Funkcjonowanie jednostek służby doręczeniowej mogłoby rozwiązać problem przedłużającego się oczekiwania na tzw. zwrotki na obszarze właściwości sądów, które taką służbę by powołały. Dostarczanie korespondencji przez sądową służbę doręczeniową nie rozwiązałoby jednak kwestii wysyłania pism sądowych kierowanych do adresata z obszaru właściwości innego sądu (poza sytuacjami, kiedy służba doręczeniowa sądu mającego siedzibę w określonym mieście albo aglomeracji miejskiej doręcza pisma na rzecz innych sądów mających siedzibę w tej samej miejscowości lub aglomeracji). W takich przypadkach dalej należałoby korzystać z usług operatora pocztowego. Praktyczną niedogodnością byłoby tu także dostarczanie przesyłek przy wykorzystaniu środków publicznego transportu zbiorowego – a tak przede wszystkim, zgodnie z treścią rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 4 maja 2011 r. w sprawie warunków organizacji oraz struktury sądowej służby doręczeniowej (Dz.U. Nr 99, poz. 577) mieliby się przemieszczać doręczyciele.

Procedura do przebudowy?

Najbardziej śmiałym pomysłem na wyeliminowanie problemu opóźnień w obiegu pism sądowych byłaby systemowa zmiana samych zasad procesu cywilnego. Duża nowelizacja kodeksu postępowania cywilnego, która weszła w życie 3 maja 2012 br., swoimi zapisami pozwala na ograniczenie możliwości wnoszenia pism procesowych w toku sprawy. Można oczywiście zakazać wnoszenia w toku sprawy innych pism niż pozew, odpowiedź na pozew oraz środki zaskarżenia. Czas pokaże, czy takie obostrzenia spotkają się z zarzutami ograniczenia rzetelności procesu i możliwości przedstawiania racji strony na każdym etapie postępowania, a jeśli tak, to czy taka krytyka będzie – wobec wypracowanej praktyki – uzasadniona.

Zmiany systemowe mogą przy okazji kolejnych nowelizacji iść też dalej i polegać na gruntownym przebudowaniu obecnych zasad procesu, z wprowadzeniem do procedury cywilnej obligatoryjnego posiedzenia wstępnego, w czasie którego strony winne byłyby zgłosić wszystkie znane im środki dowodowe na poparcie swoich racji. Same rozprawy odbywałyby się na kolejnych sesjach sądowych, aż do wydania rozstrzygnięcia w sprawie – rzecz jasna, przy wprowadzeniu odpowiednich środków na okoliczność nieobecności strony czy świadka.

Wspomniane zmiany w procedurze, z gruntu rewolucyjne, wymagałyby dokładnych studiów. Ukształtowanie zasad procesu cywilnego od nowa, albo wręcz stworzenie wspólnego kodeksu postępowania sądowego dla procedury cywilnej i karnej, jak to ma miejsce w innych krajach, byłoby niezwykle skomplikowane i czasochłonne, a ze względu na mnogość możliwych do zastosowania reguł – bardzo trudne do opracowania. Rozwiązanie to, choć być może najbardziej racjonalne, zaliczyć należy zatem do najmniej realnych.

Przedstawione powyżej rozwiązania mają swoje niewątpliwe zalety, choć wprowadzenie któregokolwiek z nich wiązałoby się ze znacznymi nakładami finansowymi po stronie wymiaru sprawiedliwości oraz wymagałoby czasu. Dlatego nie wydaję się, by któryś ze wspomnianych postulatów został rychło zrealizowany. Nie oznacza to jednak, że nie mogą nastąpić inne zmiany, które miałyby szansę rozwiązać obecne problemy z doręczaniem pism sądowych, a nie wiązałyby się ze znacznymi kosztami.

Korespondencja sądowa

Rys. Łukasz Jagielski

Szansa w elektronizacji

Dość prostym sposobem na usprawnienie obiegu pism sądowych byłoby wprowadzenie możliwości doręczania ich między pełnomocnikami w wersji elektronicznej, w drodze popularnego e-maila. W tym przypadku sam obowiązek doręczania pism zostałby zachowany, zmieniłby się jedynie sposób jego realizacji. Zapewnieniem odpowiednich narzędzi technologicznych dla tego rozwiązania zajęłyby się samorządy zawodowe.

Obecnie Naczelna Rada Adwokacka oraz Krajowa Izba Radców Prawnych umożliwiają swoim członkom zakładanie skrzynek poczty elektronicznej w swoich domenach, uprzednio weryfikując tożsamość osoby ubiegającej się o taką skrzynkę. Osoby, które nie są czynnymi zawodowo adwokatami czy radcami prawnymi, nie mogą korzystać z poczty w domenie samorządu zawodowego. Tak więc zawczasu rozwiązana byłaby kwestia tożsamości pełnomocników. Dla samych adwokatów i radców posiadanie adresu poczty elektronicznej w domenie www.adwokatura.pl czy przykładowo www.oirpwarszawa.pl nie jest niczym niecodziennym. Dodatkowo, samorządy zawodowe – mając na uwadze spodziewane korzyści z doręczania pism sądowych w wersji elektronicznej – mogłyby dopingować swoich członków do posiadania takich skrzynek.

Przesyłanie między pełnomocnikami pism procesowych e-mailem mogłoby ograniczyć koszty prowadzenia sporów sądowych, a także przyśpieszyć obieg korespondencji pozwalając na szybsze zapoznawanie się ze stanowiskiem strony przeciwnej. Dokładnego opracowania wymagałyby jedynie zasady dostępu przez adwokatów, radców prawnych i rzeczników patentowych do bazy adresów mailowych innych pełnomocników – tak, by zachować poufność tych adresów przed osobami trzecimi. Konieczne byłoby też opracowanie sposobu potwierdzania czynności nadania przesyłki przeciwnikowi procesowemu (np. wydruk protokołu nadania, potwierdzenie dostarczenia wiadomości, itp.).

Wysyłanie korespondencji procesowej drogą elektroniczną z pewnością zyskałoby uznanie profesjonalnych pełnomocników, gdyż stanowiłoby znaczne usprawnienie w stosunku do obowiązujących zasad. Na popularność tej metody nie powinien wpłynąć ewentualny postulat wprowadzenia obowiązku opatrywania takiej korespondencji bezpiecznym podpisem elektronicznym, zwłaszcza, że począwszy od 1 lipca 2013 r. obowiązywać ma znacznie bardziej powszechny tzw. profil osobisty, w uproszczeniu spełniający część funkcji certyfikatu kwalifikowanego.

Innym, bardzo dobrym rozwiązaniem, które jak się wydaje powinno zyskać akceptację środowiska profesjonalnych pełnomocników, jest zapowiadany przez Ministerstwo Sprawiedliwości, a będący obecnie w fazie testów, System Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru. Projekt ten sprowadza się do odnotowywania w systemie informatycznym Poczty Polskiej doręczeń pism sądowych – zwrotne potwierdzenia odbioru w tradycyjnej postaci papierowej zostaną zastąpione elektronicznymi wpisami dokonywanymi przez operatora pocztowego. Elektroniczne potwierdzenie odbioru może zatem okazać się dużym usprawnieniem, skutkującym szybszym prowadzeniem postępowań.

Sądy bardziej cyfrowe

W kwietniu 2012 r. Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji opublikowało raport „Państwo 2.0 – Nowy start dla e-administracji”, podsumowujący dotychczasowo wprowadzone rozwiązania w zakresie informatyzacji państwa. Zrealizowane już projekty uzyskały krytyczne oceny – za dwie główne ich przyczyny uznano brak koordynacji działań informatycznych oraz ciągłe niedocenianie wagi cywilizacyjnego przełomu związanego z rozwojem technologii cyfrowej. Mimo powyższych uwag, w konkluzjach wspomnianego dokumentu znalazły się stwierdzenia o konieczności dalszego wprowadzania technologii informatycznych do instytucji państwowych, w tym zwiększeniu liczby zadań publicznych wykonywanych drogą elektroniczną.

Na koniec zauważyć należy, że każda inicjatywa zmierzająca do usprawnienia procesów sądowych warta jest uwagi i zainteresowania. Problemem w realizacji niektórych konkretnych pomysłów mogą jednak być ich wysokie koszty finansowe, choć część rozwiązań możliwa jest do wprowadzenia przy relatywnie niewysokich nakładach.

Niewątpliwie, wprowadzanie do instytucji wymiaru sprawiedliwości rozwiązań z zakresu elektronizacji doręczeń pism sądowych to działanie pożądane, zgodne z duchem ewolucji technologicznej. W efekcie tych działań możemy spodziewać się wyeliminowania sytuacji, gdy na skutek nieterminowości operatora publicznego pełnomocnik otrzymuje pismo zaledwie dzień przed rozprawą, bez możliwości zajęcia stanowiska merytorycznego co do jego treści. Uruchomienie e-doręczeń oznaczać będzie również konkretne udogodnienia w organizacji pracy sądów, gdyż rozwiąże „odwieczny” problem z weryfikacją terminów dostarczania pism sądowych, szczególnie istotny w przypadku wezwań kierowanych do stron, biegłych czy świadków. Dobro obywateli toczących spory przed obliczem Temidy oraz wizerunek wymiaru sprawiedliwości wart jest jak najszybszego wprowadzenia takich usprawnień.