Pensum dla urzędnika

Tagi: , , , ,
Siedziba Sądu Rejonowego Lublin-Zachód

Fot. Krzysztof Wojciewski

Każda czynność biurowa w lubelskim sądzie przeliczana jest na punkty, zaś od liczby punktów przypadających na urzędników zależy wysokość ich wynagrodzeń. Efekt? Kadra sądu jest sprawiedliwie obciążona zadaniami, a prezes ma miarodajną wiedzę o efektywności pracy poszczególnych sekretariatów.

Sąd Rejonowy Lublin-Zachód w Lublinie od początku tego roku stosuje nowatorską metodę mierzenia efektywności pracy swoich urzędników. Zaczęto w styczniu od jednego z wydziałów karnych. W kwietniu system wdrożono w dwóch pozostałych wydziałach karnych, w czerwcu – w pierwszym z wydziałów cywilnych. Rezultaty okazały się na tyle obiecujące, że w październiku nowa metoda wkroczy do słynnego lubelskiego e-sądu (VI Wydział Cywilny) oraz do pozostałych wydziałów cywilnych. Na koniec roku wymiarowanie pracy obejmie wszystkie 10 wydziałów (trzy ostatnie to rodzinny i nieletnich, pracy i ubezpieczeń społecznych, a także ksiąg wieczystych). Z lubelskiego sądu zaczynają brać też przykład sąsiedzi. Z kolegami z Lublina spotkali się pracownicy Sądu Rejonowego w Radzyniu Podlaskim i od lipca br. zaczęli wdrażać system u siebie.

– Dotychczas wiedzieliśmy, ile każdy sędzia wydaje wyroków i pisze uzasadnień, ale trudno było ocenić, jak pracują urzędnicy. Wszyscy mieli ogólne zakresy czynności, jednak nie dawało się ustalić, ile konkretnie tych czynności realizowano i jak wydajni byli poszczególni pracownicy – mówi sędzia Wojciech Wolski, prezes SR Lublin-Zachód. – Ta metoda na pewno ułatwia kierowanie sądem. Pomiar efektywności obiektywnie pokazuje, dlaczego np. spośród dwóch wydziałów o zbliżonym wpływie spraw, jeden generuje zaległości, a drugi nie. Taka wiedza jest niezbędna w nowoczesnym zarządzaniu zasobami ludzkimi.

A zasoby ludzkie w lubelskim sądzie są spore – ponad 310 urzędników, do tego referendarze, asystenci, również sędziowie.

Wyliczyć, przeliczyć, policzyć

Sąd Rejonowy Lublin-Zachód - Stemplowanie zwrotek

Fot. Krzysztof Wojciewski

Lubelski sąd zastosował, wdrożony nieco wcześniej w Sądzie Rejonowym w Białymstoku, pomiar efektywności pracy urzędników opracowany przez dr Tomasza Rostkowskiego ze Szkoły Głównej Handlowej – z minimalnymi zmianami spowodowanymi drobnymi różnicami w specyfice funkcjonowania obu sądów. W Białymstoku są wydziały gospodarcze, ponadto wszystkie sprawy trafiają na wstępie do osobnego biura obsługi interesantów. Z kolei w sądzie lubelskim wydziały gospodarcze nie istnieją, zaś interesanci póki co obsługiwani są w sekretariatach poszczególnych wydziałów. Założenia i metody wdrażania systemu pomiaru efektywności w obu sądach były jednak identyczne.

Najpierw określono, jakie konkretnie czynności wykonują pracownicy administracyjni danego wydziału w sądzie, w tym ich czasochłonność. Następnie każda taka czynność otrzymała określoną liczbę punktów. Na tej podstawie przyjęto, ile punktów miesięcznie powinien „wypracować” każdy z urzędników. Tak właśnie powstało urzędnicze „pensum”. Jego systematyczne przekraczanie daje podstawę do wyższego nagradzania pracownika, z kolei nieosiągnięcie wskaźników dowodzi gorszej przydatności do pracy na zajmowanym stanowisku.

Do oceny każdej z biurowych czynności (zadania) posłużyła tabela zawierająca następujące kryteria: współpraca między pracownikami konieczna do wykonania czynności, wartość i waga tej współpracy, czas szkolenia przewidziany na opanowanie zadania, monotonia czynności, ilość zadań możliwa do realizacji w ciągu miesiąca, dnia oraz godziny, ilość zadań faktycznie przewidzianych do zrealizowania przez pracownika, wreszcie punkty przypadające za zrealizowanie określonego zadania.

I tak, w przypadku protokołowania liczba zadań możliwych do wykonania to 120 miesięcznie, pensum wynosi zaś 30 zadań miesięcznie i ma wartość 1740 punktów. Z kolei obsługując korespondencję pracownik może wykonać 4200 zadań miesięcznie, zaś pensum to 1550 zadań o wartości 1550 punktów (jedno zadanie warte jest jeden punkt).

W przeliczeniu na wynagrodzenia, urzędnicy Sekcji Wykonywania Orzeczeń III Wydziału Karnego zarabiają średnio 2767 zł miesięcznie netto. Jeden punkt wart jest 27 gr.

W porozumieniu z pracownikami

System wymiarowania pracy urzędniczej wydaje się skomplikowany, a stosowanie go wymaga dokładności i konsekwencji. Może dlatego nie spotkał się on z powszechną aprobatą członków powołanej dwa lata temu przez Ministra Sprawiedliwości grupy pilotażowej, złożonej z przedstawicieli jedenastu sądów, mającej wdrażać nowoczesne metody zarządzania.

Niewykluczony jest jeszcze jeden powód – zastosowana w Lublinie i Białymstoku metoda prawie zawsze dowodzi, że obciążenie pracą urzędników sądowych wykazuje duże rezerwy, gdyż w rzeczywistości wykonują oni znacznie mniej zadań, niż jest to możliwe. Problem jednak w tym, że – z założenia – modele teoretyczne, uwzględniające najróżniejsze nawet czynniki, nie zawsze całkowicie odpowiadają praktyce.

Zdaniem prezesa Wojciecha Wolskiego, wymiarowanie pracy urzędników sądowych połączone z precyzyjną kontrolą wydajności i rzetelności wykonywania przez nich obowiązków może być przyjmowane z niechęcią – zwłaszcza, jeśli miałoby wpływać na wysokość wynagrodzeń. W Lublinie takich oporów jednak nie było.

Przy wprowadzaniu systemu w SR Lublin-Zachód nie pracowała żadna grupa ekspertów ze stoperami w dłoniach, towarzysząca pracownikom sądu i mierząca ich efektywność. Przeciwnie, to sami urzędnicy ustalali wysokość norm swej pracy. Dzięki temu nie pojawiły się wątpliwości, czy punkty odpowiadają rzeczywistemu obciążeniu oraz możliwościom pracowników sekretariatów.

Choć normy ustalono „oddolnie”, to zachowano równocześnie element nadzoru – kierownicy sekretariatów weryfikowali, czy dane podawane przez pracowników odpowiadają rzeczywistości. – Jednak inicjatywa została oddana urzędnikom. Oni sami opracowali te normy, dzięki czemu odzwierciedlą one ich własny, przez nich ustalony, średni wymiar obciążenia obowiązkami, wiążący wysokość wynagrodzenia z pensum, jakie w miesiącu muszą wypracować – podkreśla prezes Wolski.

Udział kadry sądu w ustaleniu wskaźników obciążenia pracą w sekretariatach miał tym większe znaczenie, że na ostateczną wartość punktową poszczególnych czynności wpływają czynniki trudne do obiektywnego zmierzenia, mogące budzić kontrowersje pracowników. – Przykładowo, codzienny duży zakres współpracy urzędnika z sędzią stanowi czynnik zwiększający liczbę punktów, podobnie jak czas szkolenia potrzebny na opanowanie danego zadania. Dlatego praca sprawnego protokolanta, w przypadku którego czas szkolenia oszacowaliśmy na miesiąc, daje więcej punktów niż praca osoby zszywającej akta, którą można wyszkolić w jeden dzień. Na wartość wymiarowania wpływa także monotonia pracy. Zgodziliśmy się, że wysyłanie korespondencji, kopertowanie i adresowanie jest bardziej monotonne niż choćby protokołowanie – opowiada prezes Wojciech Wolski.

Wymiarowanie rodem z Gliwic
Wojciech Hajduk - Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Sprawiedliwości

Fot. Krzysztof Wojciewski

Wojciech Hajduk, Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Sprawiedliwości, w latach 2007-2012 prezes Sądu Okręgowego w Gliwicach:

W Sądzie Okręgowym w Gliwicach obciążenie urzędników pracą jest liczone już od 2006 r. W 2008 r. wprowadziłem tę metodę we wszystkich sądach okręgu. Dzięki temu, z dnia na dzień czy z kwartału na kwartał – słowem w takiej perspektywie czasowej, jaka mnie interesowała – wiedziałem, jak kształtowało się faktyczne obciążenie poszczególnych pracowników. Było to możliwe dzięki temu, że przyjąłem wymierne kryteria związane z ustaleniem liczby wykonywanych czynności w określonym czasie i w określonym sekretariacie. Wielkość sądu czy liczba urzędników w wydziale nie miała tu żadnego znaczenia.

Przy wymiarowaniu wydajności pracy urzędników sądowych podstawowym zadaniem jest sprowadzenie wszystkich czynności do wspólnego, policzalnego mianownika, a potem rozbicie ich na poszczególne wydziały i sekretariaty – i określenie faktycznego obciążenia urzędników, bez uwzględniania ewentualnych systemów motywacyjnych. Przyjąłem, że wszyscy urzędnicy w ramach danego sądu powinni być równomiernie obciążeni pracą, niezależnie od tego, ilu pracowników zatrudnionych jest w wydziale i ile jest w nim pracy do wykonania. A potem mogłem już przenosić urzędników z wydziałów mniej obciążonych do tych, gdzie urzędnicy mieli dużo więcej zadań – tak, by również poszczególne jednostki były równomiernie i sprawiedliwie obciążone.

Praca sędziego, także koncepcyjna, w każdym wydziale jest inna – miarodajne porównanie tego, co robi np. sędzia karnista i sędzia cywilista, byłoby bardzo skomplikowane. Natomiast praca sekretariatów zawsze i wszędzie wygląda tak samo, polega na wykonywaniu tych samych czynności – i są one policzalne. Można zmierzyć je w czasie, uśrednić oraz ustalić, jakie powinno być, a jakie w rzeczywistości jest obciążenie pracownika.

Bardzo ważnym czynnikiem przy wymiarowaniu pracy jest standaryzacja. Czynności urzędnicze dopiero wtedy można porównywać, gdy wszędzie wykonywane są w podobnych warunkach i w podobny sposób. Dlatego obieg akt w każdym sądzie powinien wyglądać tak samo. Wbrew pozorom, osiągnięcie tego stanu rzeczy nie jest trudne, bo projektowane przepisy o biurowości będą zmierzały do ujednolicenia działania sekretariatów, co powinno nastąpić w połowie przyszłego roku.

Oceniam, że wprowadzenie systemu ilościowego równoważenia pracy urzędników sądowych we wszystkich sądach w kraju mogłoby nastąpić w ciągu najbliższych dwóch lat. Trzeba się tego nauczyć, również trochę powalczyć z fantazją i swobodą urzędników – bo tam, gdzie coś zaczyna się liczyć, zawsze mogą pojawiać się nadużycia i pomysły na to, jak to liczenie obejść albo zmodyfikować na własną korzyść. Ze swej praktyki wiem, że bywają takie próby – sam musiałem toczyć walki z sekretariatami, które usiłowały wykazywać, że pracują więcej niż pracują. Dlatego, po wprowadzeniu metody wymiarowania pracy w całym okręgu gliwickim, analizowaliśmy, jak funkcjonuje system i czy wszystkie współczynniki, konieczne do wyliczenia obciążeń, określane są prawidłowo.

Sprawnie i racjonalnie

Sąd Rejonowy Lublin-Zachód - Zwrotki

Fot. Krzysztof Wojciewski

Określenie pensum to nie wszystko. W lubelskim sądzie zaangażowanie pracowników w obowiązki jest na bieżąco monitorowane – każdy urzędnik notuje wykonane czynności i przedstawia je w okresach tygodniowych kierownikowi swojego sekretariatu.

– Sprawiedliwy poziom wynagrodzeń to kwestia wrażliwa w każdej organizacji. Dlatego, jeśli w naszym sądzie ktoś chce zarabiać więcej niż kolega przy sąsiednim biurku wykonujący te same czynności, musi wypracować większe pensum – podkreśla Wojciech Wolski.

A jest o co się starać, bo płace urzędników w SR Lublin Zachód, zajmujących podobne stanowiska, mogą – w zależności od ich wydajności i wkładu pracy – wahać się od 2 do 3,5 tys. zł. Dwaj pracownicy z III Wydziału Karnego, dzięki temu, że zmierzono ilość punktów, jaką wypracowują miesięcznie, dostali po 100 i 150 zł podwyżki miesięcznie.

Większych zmian wynagrodzeń w lubelskim sądzie jak dotychczas nie było, są jednak różnice w wysokości nagród przyznawanych za sumienną pracę (średnio 400 zł na osobę rocznie) – dziś urzędnik wypracowujący więcej punktów dostaje wyższą nagrodę. Zmienia się natomiast zakres zadań niektórych pracowników sądu. Przykładowo, jeden z protokolantów, który nie wypracowywał swego pensum, został przydzielony do zadań prostszych, choć gorzej płatnych. Natomiast inny, osiągający szczególnie dobre wyniki (co pokazywała ilość wypracowanych przez niego punktów), wzmocnił wydział, w którym praca była wykonywana mniej efektywnie (co również wykazała metoda wymiarowania pracy). – Kiedy wiem, z jaką wydajnością pracują urzędnicy, widzę, kogo mogę przenieść do innego wydziału, by w miejscu, z którego odejdzie, nie było dezorganizacji. Korzystam z jasnych, obiektywnych kryteriów – mówi prezes Wolski.

Nowy system doprowadził również do racjonalizacji zatrudnienia. Wprawdzie w SR Lublin-Zachód z nikim nie rozwiązano umowy o pracę, rozstano się jednak z osobami, które pracowały na podstawie umów zlecenia. Okazało się, że urzędnicy na etatach są w stanie z powodzeniem przejąć ich zadania. W wydziale cywilnym obsługującym e-sąd, mimo że odeszły osoby obsługujące na zlecenia skanery i kopertownice, sprawy są załatwiane w takim samym tempie, jak poprzednio. – Z perspektywy kilku miesięcy funkcjonowania sądu bez osób na umowach zlecenia widzę, że nic negatywnego się nie dzieje. Korzystanie ze zleceń jest zresztą sprzeczne z długofalową polityką kadrową. Trzeba stawiać przede wszystkim na profesjonalizację pracowników i dokładne badanie ich wydajności oraz możliwości wykonywania nowych zadań – podsumowuje prezes Wolski.

Elektronika i obsługa interesanta

Lubelski sąd, oprócz stosowania nowoczesnej metody wymiarowania pracy urzędników, wprowadził też inne usprawnieniau.

Sąd Rejonowy Lublin-Zachód - Sekretariat

Fot. Krzysztof Wojciewski

E-sąd to tylko jeden z dziesięciu wydziałów tego sądu, ale także i w pozostałych dziewięciu elektronika coraz śmielej zastępuje papier. Obieg wszelkich dokumentów w sądzie odbywa się już wyłącznie w formie elektronicznej. Sieć zaczyna coraz szerzej służyć także do komunikacji sądu z podmiotami zewnętrznymi. Przykładowo, sądowy woźny nie zanosi już do prokuratur kart ze spisem spraw przewidzianych na dany dzień – doręczanie prokuratorom korespondencji, w tym wokand, odbywa się wyłącznie drogą elektroniczną.

Lublin stawia też na nowoczesną obsługę interesanta. Na początku przyszłego roku, po remoncie siedziby sądu, otwarte zostanie nowoczesne, oddzielone od innych części gmachu, biuro obsługi interesantów. Do kontaktów z interesantami oddelegowani zostaną przygotowani do tego pracownicy, zaś pozostali urzędnicy zatrudnieni w sekretariatach wydziałów będą mogli skoncentrować na swoich obowiązkach. Nie chodzi tu oczywiście o ich wygodę, ale o poprawę efektywności urzędniczego działania.

Dlaczego właściwe zorganizowanie pracy urzędnika sądu jest tak ważne w działaniu całej instytucji? Zapewnia on, z jednej strony, sprawny obieg dokumentów w sądzie, a więc jest prawą ręką sędziego, z drugiej – zapewnia obywatelowi szybką i kompetentną obsługę. A więc efektywna biurowość jest jednym z podstawowych warunków efektywnej pracy całego sądu.

Pomiar efektywności – krok po kroku

Celem wymiarowania pracy urzędników sądowych jest stworzenie warunków dla zwiększenia ich zaangażowania i bardziej sprawnego wykonywania czynności biurowych. W Sądzie Rejonowym Lublin-Zachód efektywność pracowników zbadano w następujący sposób:

  1. Z ogółu wszystkich czynności sądowych wyodrębniono czynności administracyjne wykonywane przez urzędników
  2. Sprecyzowano i pogrupowano zadania rzeczywiście wykonywane przez pracowników poszczególnych wydziałów sądu.
  3. Ocenę każdego z zadań oparto na trzech najbardziej istotnych kryteriach: zakresie współpracy potrzebnym do jego zrealizowania, czasie potrzebnym na szkolenie urzędnika oraz poziomie monotonii wykonywanego zadania.
  4. Kierownicy wydziałów opracowali katalog czynności wykonywanych przez urzędników, wstępne określili ich wartość pierwotną (trudność), określili czasochłonność poszczególnych czynności (za podstawę biorąc liczbę czynności, jaką może wykonać przez cały dzień pracownik o przeciętnych umiejętnościach i doświadczeniu), a także wskazali miesięczne potrzeby wydziałów w zakresie realizowanych przez nie zadań.
  5. Ustalono wartość punktową każdego zadania (suma wag poszczególnych kryteriów pomnożona przez wartość pierwotną zadania).
  6. Określono wartość jednostkową punktu – środki przeznaczone na wynagrodzenia, jakimi dysponują wydziały, podzielono przez wartość wszystkich zadań, jakie wydziały realizują.
  7. Wyliczono pensum czyli ilość punktów, jaką urzędnik powinien wykonać w ciągu miesiąca (z uwzględnieniem urlopów, zwolnień, itp.), a następnie wynagrodzenie zasadnicze każdego pracownika sądu podzielono przez wartość jednostkową punktu.
  8. Zobowiązano każdego z pracowników do odnotowywania wykonanych czynności i przedstawiania ich w okresach tygodniowych kierownikowi wydziału.