Wspólne zakupy, realne oszczędności

Tagi: , , , , ,
Program do obsługi zakupów wspólnych dla sądów powszechnych

Fot. Krzysztof Wojciewski

Mija rok od utworzenia Centrum Zakupów Wspólnych dla Sądownictwa, realizującego postępowania przetargowe na zakup materiałów i usług dla wszystkich sądów powszechnych w Polsce. Dzięki działalności Centrum budżet sądownictwa zaoszczędził do tej pory ok. 71,4 mln zł.

Program budowy centrum usług wspólnych rozumiany jest potocznie jako skoncentrowanie w jednej lokalizacji obsługi wybranych procesów działających w całej organizacji przy użyciu skonsolidowanej infrastruktury technologicznej, jako przedsięwzięcie skupiające się wokół osi ludzie-procesy-technologia. Głównymi wyzwaniami w realizacji tak kompleksowego przedsięwzięcia są więc zwykle:

  • prawidłowe wykorzystanie zasobów ludzkich (optymalne zasoby we właściwym miejscu, zafrówno w fazach przygotowawczych, jak i podczas wdrożenia, a także eksploatacji),
  • właściwe zoptymalizowanie i zestandaryzowanie działań (prawidłowo zdefiniowane procesy biznesowe są gwarancją szybkiej i sprawnej realizacji zadań),
  • właściwe wykorzystanie nowoczesnych technologii (pozwoli na automatyzację i usprawnienie działań).

Staje się to tym większym zadaniem, że należy uchwycić właściwe proporcje i korelacje pomiędzy tymi trzema obszarami.

Jakkolwiek stwierdzenia te są prawdziwe, jednak bardzo powierzchowne, centrum usług wspólnych oznacza znacznie więcej niż tylko proste przeniesienie pracowników do jednej lokalizacji, wyposażenie ich w technologie i przekazanie do obsługi zintegrowanych procesów. W swojej istocie budowa centrum usług wspólnych jest transformacją organizacji prowadzącą do restrukturyzacji zadań i obowiązków oraz wprowadzenia mechanizmu ich ciągłej oceny, w tym pomiaru poziomu wykonywanych usług. Mechanizmy te mają doprowadzić do skupienia się organizacji na coraz lepszym świadczeniu usług.

Planowanie i analizy

Przed rozpoczęciem projektu zakupów wspólnych, zakupy w sądownictwie realizowane były zwykle niezależnie przez każdy z 367 sądów, a jednorazowo zakupy w wybranych kategoriach odbywały się centralnie, po zebraniu zapotrzebowania przez wybraną jednostkę. Realizacją zakupów jednostkowych zajmowały się wyspecjalizowane komórki funkcjonujące w każdym z sądów. Zakupy te cechowały się pełną dowolnością asortymentową, wielością zakupów jednostkowych oraz znacznie wyższymi cenami, adekwatnymi do zakupów jednostkowych. W ich wyniku powstawały często nadmierne zapasy.

W takiej sytuacji, w czwartym kwartale 2011 r. rozpoczął się projekt tworzenia Centrum Zakupów dla Sądownictwa Instytucja Gospodarki Budżetowej.

W ramach pierwszej, kluczowej fazy programu, w oparciu o zasoby Ministerstwa Sprawiedliwości oraz Apelacji Krakowskiej, zespół specjalistów w Sadzie Apelacyjnym w Krakowie, przy wsparciu firmy zewnętrznej specjalizującej się w zagadnieniach związanych z optymalizacją procesów zakupowych, wykonał prace analityczne zakończone rekomendacjami. Ich rezultatem był materiał zawierający ocenę potencjalnych korzyści z realizacji projektu.

We wspomnianym materiale opisano wydatki zakupowe w sądownictwie w 2011 r., przeanalizowano efektywność zakupową w sądownictwie, oceniono potencjał oszczędności oraz wdrożenia oszczędności (możliwe rozwiązania organizacyjne i procesowe). Oszacowana została także całkowita kwota wydatków zakupowych na materiały i usługi w sądownictwie oraz wyłoniono sześć głównych kategorii zakupowych stanowiących ponad 84 proc. wydatków, w tym materiały biurowe, usługi ochrony, usługi sprzątania, sprzęt komputerowy, oprogramowanie i telekomunikacja.

Dodatkowo przeprowadzono analizę wydatków w podziale na apelacje – w odniesieniu do liczby pracowników danej apelacji oraz liczby prowadzonych spraw. W oparciu o benchmarki wewnętrzne oraz zewnętrzne, potencjał oszczędności został oszacowany na poziomie 22 proc. Uzyskanie takiego poziomu oszczędności uzależnione zostało od synchronizacji postępowań przetargowych w poszczególnych apelacjach oraz standaryzacji zapotrzebowań.

W wyniku analizy, jako główne potencjalne działania mogące mieć wpływ na optymalizację zakupów określono przede wszystkim łączenie wydatków zakupowych (ilość/czas), zarządzanie popytem, zakupy z wykorzystaniem e-aukcji, negocjacje warunków i cen. Jednym z głównych warunków uzyskania oszczędności w ramach zakupów wspólnych w sądownictwie było wsparcie tego procesu właściwym modelem organizacyjnym. Rekomendowany został model zakupów koordynowany centralnie, np. z wykorzystaniem instytucji gospodarki budżetowej

Dokonując kolejnych analiz wielości i wartości zakupów dla sądownictwa w skali kraju zauważyć można było co najmniej dwie zasadnicze tendencje, tj. różnorodność cen zakupowych (regionalizacja) oraz różnorodność stosowanych materiałów (w tych samych grupach tematycznych) przez sądy. W ramach szczegółowych prac – w oparciu o dane dostępne na stronach internetowych hurtowni, sklepów detalicznych, sieci sklepów firmowych – dokonano analizy cen wybranych artykułów biurowych w miastach będących siedzibami sądów apelacyjnych. Wynika z nich, że rozpiętość cen tych samych artykułów waha się zwykle w granicach od 10 do 30 proc., jednak zdarzają się towary, których ceny różnią się nawet kilkukrotnie.

Uruchomienie Centrum

Po kilku tygodniach, kiedy wykonane prace przygotowawcze pozwoliły jednoznacznie ocenić opłacalność przedsięwzięcia, utworzone zostało Centrum Zakupów dla Sądownictwa Instytucja Gospodarki Budżetowej (decyzja dyrektora Sądu Apelacyjnego w Krakowie z 24 stycznia 2012 r.). Następnie, na podstawie Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 lutego 2012 r., został określony zakres działania i upoważnienia Centralnie Zamawiającego do przygotowywania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, udzielania zamówień oraz zawierania umów ramowych na potrzeby jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez Ministra Sprawiedliwości.

Przedmiot zakupów określony w zarządzeniu obejmuje dostawy towarów (energii elektrycznej, paliw, samochodów osobowych i ciężarowych, komputerów stacjonarnych i przenośnych, serwerów, pamięci masowych, nośników danych i urządzeń sieciowych,urządzeń biurowych, w tym drukarek, kopiarek, skanerów, faksów, urządzeń wielofunkcyjnych, a także oprogramowania, akcesoriów i materiałów biurowych oraz informatycznych, mebli, prasy) oraz dostawy usług (telefonii stacjonarnej, telefonii ruchomej, dostępu do Internetu, zapewnienia i utrzymywania czystości, wywozu nieczystości, ochrony osób i mienia, usług kurierskich, pocztowych, poligraficznych i wydawniczych, a także administrowania budynkami, ubezpieczeniowych, w zakresie ubezpieczeń majątkowych, zdrowotnych i komunikacyjnych, serwisu i obsługi pogwarancyjnej samochodów osobowych i ciężarowych, kart flotowych).

Ogólnokrajowa analiza zapotrzebowań na zakupy i usługi wymusiła konieczność opracowania sytemu zakupów, nadzoru nad zapotrzebowaniami, nadzoru nad realizacją dostaw towarów i usług, rozliczeń i finansowania dostaw.

Dla sprawnego przygotowania zbioru zapotrzebowań opracowano katalogi materiałów. W ramach prac przygotowawczych opracowano też katalog zawartych przez sądy umów na realizacje dostaw i usług, co pozwoliło na pełną kontrolę istniejących umów do czasu ich realizacji. Ustandaryzowano także katalogi nabywanych produktów – 786 rodzajów produktów ograniczono do 480. Przykładowo, 46 rodzajów długopisów i cienkopisów ograniczono do 22. 12 rodzajów ołówków ograniczono do sześciu, zaś 16 rodzajów brulionów – do sześciu.

Ze względu na rozproszenie terytorialne jednostek objętych projektem, a także szeroki zakres zamawianych produktów, za konieczne uznano stworzenie wsparcia technologicznego w postaci oprogramowania informatycznego. Oprogramowanie wspiera zarówno proces zbierania zapotrzebowań (składający się ze składania zapotrzebowań, ich weryfikacji i zatwierdzania, sumowania i analizy), jak i proces realizacji zamówienia (składanie zamówień, ich realizacja, monitorowanie realizacji zamówień, informacja o ich realizacji).

Tak powstałe Centrum było w stanie rozpocząć prace nad przygotowaniem pierwszych postępowań przetargowych już pod koniec maja 2012 r., zaś pierwsze umowy z dostawcami zostały podpisane we wrześniu 2012 r.

Stan prac

Od końca maja do początku grudnia 2012 r. Centrum Zakupów dla Sądownictwa IGB przeprowadziło skutecznie sześć postępowań i podpisano umowy z dostawcami, w tym na:

  • świadczenie usług telefonii komórkowej, wraz z dostawą fabrycznie nowych telefonów komórkowych, na potrzeby jednostek organizacyjnych sądownictwa powszechnego, na podstawie umowy ramowej – szacowany poziom oszczędności to około 40 proc. w odniesieniu do cen historycznych,
  • dostawę fabrycznie nowych samochodów dla jednostek organizacyjnych podległych Ministerstwu Sprawiedliwości – szacowany poziom oszczędności to około 27 proc. od cen katalogowych,
  • sukcesywny zakup paliw dla samochodów służbowych jednostek organizacyjnych sądownictwa powszechnego w systemie bezgotówkowym, na podstawie kart paliwowych – szacowany poziom oszczędności to około 1,5 proc. od cen detalicznych,
  • świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz zwrotu przesyłek niedoręczonych na rzecz jednostek organizacyjnych sądownictwa powszechnego, na podstawie umowy ramowej dostawę materiałów biurowych na potrzeby jednostek organizacyjnych sądownictwa powszechnego – szacowany poziom oszczędności to ok. 15 proc od cen wynegocjowanych w roku wcześniejszym,
  • dostawę oprogramowania z Systemem Informacji Prawnej wraz z licencją na użytkowanie na potrzeby jednostek organizacyjnych sądownictwa powszechnego, na podstawie umowy ramowej – szacowany poziom oszczędności to około 31 proc. od cen uzyskiwanych w poprzednich latach,
  • dostawę materiałów biurowych na potrzeby jednostek organizacyjnych sądownictwa powszechnego – szacowany poziom oszczędności to około 34 proc. w odniesieniu do przewidywanych wydatków przy cenach jednostkowych.

Wolumen uzyskanych oszczędności w zestawieniu z przewidywanymi wydatkami planowanymi w ramach powyższych postępowań wyniósł około 71,4 mln zł przy wolumenie zawartych umów około 420 mln zł (co dało około 17% oszczędności).

Obecnie Centrum Zakupów dla Sądownictwa IGB prowadzi postępowania na dostawę tonerów, bębnów, fuserów i innych materiałów eksploatacyjnych do drukarek i urządzeń kopiujących oraz dostawę energii elektrycznej do obiektów jednostek organizacyjnych sądownictwa powszechnego – na podstawie umowy ramowej.

Więcej zalet niż mankamentów

Istotną fazą każdego procesu zakupowego jest przeprowadzenie postępowania przetargowego. Wpływ na spowolnienie takiego postępowania mogą mieć określone w Prawie Zamówień Publicznych regulacje wiążące zamawiającego, a także brak wpływu zamawiającego na niektóre elementy postępowań (odwołania oferentów do Krajowej Izby Obrachunkowej, inne działania w wyniku orzeczeń KIO, unieważnienia postępowań, etc).

W tym miejscu należy wspomnieć, że przeprowadzenie przez Centrum Zakupów dla Sądownictwa niektórych postępowań było nieskuteczne (np. dostawa sprzętu komputerowego na potrzeby jednostek organizacyjnych sądownictwa powszechnego, na podstawie umowy ramowej, również dostawa komputerów przenośnych i tabletów na potrzeby jednostek organizacyjnych sądownictwa powszechnego). Doświadczenia płynące z takich postepowań pozwalają jednak planować kolejne, realizowane już bardziej skutecznie.

Rezultaty dotychczas uzyskane przez Centrum Zakupów dla Sądownictwa pozwalają stwierdzić, że projekt rozpoczęty 12 miesięcy temu przynosi sukcesy, a kolejne miesiące funkcjonowania tej instytucji z całą pewnością przyniosą kolejne, wymierne korzyści. Co niezwykle istotne, uzyskane rezultaty to nie tylko bezpośrednie oszczędności finansowe. To także znaczne ograniczenie liczby postępowań przetargowych. Docelowo sądy będą jedynie składać zapotrzebowania, w efekcie czego nastąpi istotne uwolnienie zasobów ludzkich związanych z dotychczasową realizacją całego procesu zakupów osobno w każdym z sądów. Obecnie, w wyniku procesu centralizacji zakupów, ok. 30 proc. czasu pracy kadry zajmującej się zakupami można wykorzystać do realizacji innych zadań z zakresu obsługi sądu.