Księga mniej papierowa

Kończy się proces zastępowania papierowych ksiąg wieczystych księgami w postaci eletronicznej

Fot. Krzysztof Wojciewski

Informatyzacja postępowania wieczystoksięgowego wkracza w kolejny etap. Już wkrótce poprzez Internet będzie można składać wnioski o wydanie odpisów, wyciągów i zaświadczeń, zaś wydruk tych dokumentów z systemu uzyska moc dokumentu sądowego. Kolejny etap to składanie przez notariuszy i komorników e-wniosków o wpis do ksiąg wieczystych.

Kończy się, trwający od ponad dziesięciu lat, proces migracji ksiąg wieczystych do systemu informatycznego. Program pilotażowy dla projektu Nowa Księga Wieczysta uruchomiono z początkiem 2003 r., dziś w systemie jest ok. 19 mln ksiąg. Do „przemigrowania” z postaci papierowej do elektronicznej pozostało ok. 1,3 mln ksiąg. Ministerstwo Sprawiedliwości zakłada, że upora się z tym zadaniem do końca 2014 r.

Inna, przełomowa zmiana dotycząca ksiąg, miała miejsce w połowie 2010 r., kiedy to wprowadzono możliwość ich przeglądania przez Internet. Dziś, żeby z niej skorzystać, wystarczy znać numer księgi prowadzonej w postaci elektronicznej.

Ostatnia nowelizacja ustawy o księgach wieczystych i hipotece datowana jest na 24 maja br. Przyjęte przez Sejm rozwiązania wejdą w życie 1 grudnia 2013 r. i umożliwią obywatelom składanie drogą elektroniczną wniosków o wydanie odpisu, wyciągu lub zaświadczenia, także samodzielne drukowanie takich dokumentów. Z kolei uprawnione podmioty profesjonalne uzyskają możliwość wyszukiwania ksiąg w centralnej bazie danych ksiąg wieczystych – po podaniu danych innych niż numer księgi.

Wspomniane innowacje skutkują znacznym przyspieszeniem postępowania wieczystoksięgowego. O ile w latach 90-tych, od momentu złożenia wniosku o dokonanie wpisu w księdze do jego ujawnienia trzeba było czekać od sześciu tygodni (w 1991 r.) do pięciu miesięcy (w 1994 r.), tak dziś czas oczekiwania skrócił się do ok. 18 dni w skali całego kraju. Proces elektronizacji ksiąg zwiększył również bezpieczeństwo obrotu nieruchomościami.

Wyszukiwanie ksiąg wieczystych

Już dziś każdy, kto zna numer KW prowadzonej w systemie informatycznym, może bezpłatnie przeglądać ją za pomocą systemu teleinformatycznego. Od grudnia br. wybrane podmioty (ze względu na konieczność zapewnienia ochrony danych osobowych) – sąd, prokuratura, organ podatkowy, organ kontroli skarbowej, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Najwyższa Izba Kontroli, służby specjalne, notariusze i komornicy sądowi – otrzymają możliwość wyszukania księgi w centralnej bazie danych bez znajomości jej numeru, a tylko po nazwisku właściciela, numerze PESEL lub REGON, numerze geodezyjnym lub nazwie ulicy.

Takiej możliwości nie otrzymali adwokaci oraz radcowie prawni. Sędzia Bogdan Pękalski z Departamentu Informatyzacji Rejestrów Sądowych w Ministerstwie Sprawiedliwości wyjaśnia, że zbyt późno zgłosili oni chęć przystąpienia do systemu. – Na tym etapie, gdy projekt był już w Senacie, a praca technologiczne mocno zaawansowane, nie mieliśmy już możliwości dodatkowego uwzględnienia tak liczebnych korporacji – mówi sędzia Pękalski. Nie wyklucza jednak, że również adwokaci i radcowie w niedalekiej przyszłości otrzymają możliwość wyszukiwania ksiąg.

Zgodnie z wprowadzonymi regulacjami, obowiązywać będą dwa tryby dostępu do systemu. Pierwszy, na wniosek, po uzyskaniu przez uprawniony podmiot zgody Ministra Sprawiedliwości na wielokrotne i nieograniczone w czasie wyszukiwanie ksiąg. W tym przypadku zainteresowana osoba otrzyma konto w systemie oraz loginy, za pomocą których będzie mogła każdorazowo składać wnioski do Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych (CIKW) o wyszukanie ksiąg. Drugi tryb, specjalny, przewidziano dla podmiotów realizujących szczególne zadania państwa, głównie dla służb specjalnych oraz policji (w sytuacji, gdy prowadzi ona tajne działania operacyjne). Służby te będą mogły, poprzez system teletransmisji danych, łączyć się z centralną bazą i same wyszukiwać księgi, bez konieczności składania za każdym razem wniosku do CIKW. Chodzi o to, by nie było śladu ich działań operacyjnych.

Jak tłumaczy sędzia Pękalski, docelowy kierunek to model bezwnioskowy. Trudno będzie go jednak wprowadzić dla wszystkich podmiotów – choćby dlatego, że wyszukiwanie ksiąg wiąże się z koniecznością wnoszenia opłat.

Serwerownia Ministerstwa Sprawiedliwości. Tu przechowywane są elektroniczne rejestry sądowe

Fot. Marcin Masalski

Wydruki i opłaty

Począwszy od grudnia br. każdy, kto złoży elektronicznie wniosek o wydanie odpisu księgi lub zaświadczenia o jej zamknięciu, będzie mógł wybrać albo tradycyjną formę doręczenia pocztą, albo samodzielnie takie dokumenty wydrukować. Wydruki będą przy tym miały – podobnie jak dzisiejsze odpisy i zaświadczenia – moc dokumentów wydawanych przez sąd. W związku z powyższym zostaną opatrzone szczególnymi znakami odróżniającymi je od dokumentów, które już teraz można drukować do prywatnego użytku. – W efekcie, znając numer KW, będzie można na dowolnym komputerze zweryfikować prawdziwość danych z wydruku z zawartością księgi – mówi sędzia Edyta Bryzgalska z Departamentu Prawa Cywilnego w MS.

Nowością będzie również możliwość samodzielnego drukowania wyciągu z księgi wieczystej, czyli wypisu z konkretnego działu KW. To ułatwienie dla osób zainteresowanych jedynie wybranymi informacjami, które nie mają potrzeby drukowania całej, często bardzo obszernej, księgi.

Przeglądanie ksiąg wieczystych pozostanie bezpłatne, natomiast wprowadzona zostanie opłata od wniosku za wyszukiwanie ksiąg w centralnej bazie danych. W praktyce będą ją uiszczać tylko notariusze i komornicy sądowi, ponieważ pozostałe podmioty – jako organy państwowe – zostaną zwolnione z obowiązku jej wnoszenia. Nie zmienią się też obecne stawki za wydawanie odpisów i zaświadczeń. W przypadku dokumentów uzyskiwanych drogą elektroniczną będą obowiązywały stawki niższe – proponuje się, że obniżone o 10 zł względem opłat za odpisy i zaświadczenia uzyskiwane drogą tradycyjną.

„E-notariusz”

Kolejny przełom w informatyzacji postępowania wieczystoksięgowego ma nastąpić w I kwartale 2015 r. Tak wynika z założeń do nowelizacji Kodeksu postępowania cywilnego oraz ustawy o księgach wieczystych i hipotece. W czerwcu br. przyjęła je Rada Ministrów i obecnie na ich podstawie opracowywany jest projekt samej nowelizacji.

Zmiana ma dotyczyć notariuszy, komorników sądowych i naczelników urzędów skarbowych. Nałożony zostanie na nich obowiązek składania przez Internet wniosku o wpis do księgi wieczystej. Główną zaletą takiego rozwiązania będzie automatyczne wzmiankowanie księgi wieczystej, co zwiększy bezpieczeństwo obrotu nieruchomościami.

Zakłada się, że niezwłocznie po sporządzeniu aktu notarialnego i nie później niż w dniu jego sporządzenia notariusz będzie musiał zamieścić w systemie teleinformatycznym wniosek o wpis do księgi. Wniosek zostanie z automatu odnotowany w systemie, co w praktyce wyeliminuje możliwość wielokrotnej sprzedaży tej samej nieruchomości.

Dlaczego obowiązkiem składania wniosków zostaną obarczeni notariusze, a nie np. banki, którym również powinno zależeć na tym rozwiązaniu? Okazuje się, że notariusze składają ok. 45 proc. wszystkich wniosków (pozostałe 55 proc. wniosków przypada na komorników, banki i podmioty prywatne) – w 2011 r. na 3,2 mln spraw wieczystoksięgowych było ich ok. 1,4 mln. Niewykluczone jednak, że obowiązek składania e-wniosku o wpis do księgi zostanie nałożony również na banki. W tej chwili jest to niemożliwe, gdyż wnioskodawca musi posiadać system teleinformatyczny skomunikowany z centralną bazą danych ksiąg wieczystych, pozwalający na identyfikację osoby składającej.

– Wniosek będzie mogła złożyć jedynie osoba posługująca się odpowiednim loginem, wpisana na listę notariuszy, komorników sądowych albo będąca naczelnikiem urzędu skarbowego – wyjaśnia sędzia Bryzgalska. Jeżeli dana osoba zostanie zawieszona w wykonywaniu zawodu notariusza albo komornika sądowego, lub zostanie skreślona z listy osób go wykonujących, wówczas odpowiedni samorząd zawodowy bądź Ministerstwo Sprawiedliwości usunie ją z systemu. Ewentualny następca, który przejmie kancelarię notarialną lub komorniczą, będzie musiał posługiwać się już własnym loginem. Ze względu na bezpieczeństwo obrotu nieruchomościami nie zakłada się, by loginy otrzymywali pracownicy kancelarii notarialnych oraz komorniczych.

Serwerownia Ministerstwa Sprawiedliwości. Tu przechowywane są elektroniczne rejestry sądowe

Fot. Marcin Masalski

Jaka przyszłość elektronicznej księgi?

Wprowadzenie obowiązku składania drogą elektroniczną wniosku o wpis do księgi nie oznacza, że notariusze zaczną przesyłać do sądu tą samą drogą skany aktów notarialnych. To wymagałoby tworzenia wypisu z aktu w formie elektronicznej, co dziś jest niemożliwe.

Ministerstwo Sprawiedliwości nie przewiduje również, by kiedykolwiek notariusze bądź inny podmiot miał przejąć prowadzenie ksiąg – co bywa sugerowane w dyskusji publicznej. – To zadanie pozostanie przy sądach – mówi Bogdan Pękalski podkreślając, że przesądzająca jest tu ciągłość systemu prawnego, a także odpowiedzialność Skarbu Państwa za treść wpisów oraz funkcją samych ksiąg wieczystych.

Nie jest także możliwe – ze względu na bezpieczeństwo obrotu nieruchomościami – przesyłanie do sądów drogą elektroniczną skanów dokumentów (w tym również notarialnych). Wyjątek ma dotyczyć tylko tych dokumentów, które pierwotnie mają już postać elektroniczną, czyli np. e-tytułów egzekucyjnych wydawanych w elektronicznym postępowaniu upominawczym oraz dokumentów z ewidencji gruntów i budynków. Te będą przyjmowane przez sądy bez konieczności wysyłania dokumentów papierowych.

Kolejnym przełomowym krokiem w elektronizacji ksiąg wieczystych mogłoby być połączenie systemu NKW ze Zintegrowanym Systemem Informacji o Nieruchomościach. Obecnie za wcześnie przesądzać, czy taka rewolucja nastąpi. Oba rejestry pełnią bowiem odmienne funkcje. NKW jest rejestrem sądowym i ma na celu ustalenie stanu prawnego nieruchomości, natomiast ZSIN to rejestr administracyjny gromadzący dane liczbowe i opisowe odnośnie gruntów, budynków i lokali, a także dane właścicieli nieruchomości.

„Wpis do księgi wieczystej jest orzeczeniem sądowym, z czym wiążą się domniemania prawne, a nie jedynie czynnością techniczną. Już choćby te odmienności wskazują na potrzebę daleko posuniętej ostrożności przy ewentualnej decyzji o tworzeniu nowego bytu w postaci superrejestru” – stwierdził w maju br., w odpowiedzi na interpelację poselską, wiceminister Wojciech Hajduk.

Za tworzenie ZSIN odpowiada Główny Geodeta Kraju. Planowane zakończenie wdrożenia tego systemu ma nastąpić do września 2016 r. Wówczas byłaby możliwa weryfikacja danych zawartych w księgach wieczystych z informacjami z ewidencji gruntów i budynków, co jednak nie musi oznaczać powstania jednego superrejestru.