Cyfra na sali sądowej

Sąd Rejonowy dla Warszawy-Śródmieścia

Fot. Krzysztof Wojciewski

Wymiar sprawiedliwości nigdy nie był szczególnie podatny na nowe rozwiązania technologiczne. Przez lata pracownicy sądów zdążyli przyzwyczaić się do żmudnego i czasochłonnego spisywania protokołów, sporządzania papierowych wokand czy gromadzenia akt spraw w wielotomowych teczkach. Teraz czas na zmiany.

Zwykle zaczyna się z oporami. Bo nie ma zaufania, bo to kwestia przyzwyczajenia, bo brakuje umiejętności. Ale po kilku tygodniach użytkowania wszyscy zaczynają doceniać zalety technologii cyfrowej. Jest szybciej, a w dalszej perspektywie taniej. Do sądów w Polsce coraz śmielej wkracza nowoczesny sprzęt.

– Dziesięć lat temu, gdy zaczynałem pracować jako sędzia, jeden komputer na wydział to było absolutne maksimum, zaś do dwóch elektronicznych maszyn do pisania ustawiały się kolejki – wspomina sędzia Maciej Gruszczyński, prezes Sądu Rejonowego dla Warszawy-Śródmieścia. – W tej chwili każdy pracownik naszego sądu ma własny komputer, przy salach rozpraw wiszą elektroniczne wokandy. Mam świadomość, że za 10 lat sąd też będzie wyglądał zupełnie inaczej, niż możemy to sobie dzisiaj wyobrazić.

Na jakie zmiany technologiczne w najbliższym czasie będą musiały przygotować się polskie sądy?

Rewolucja w protokołowaniu

Pod koniec kwietnia br. Sejm uchwalił nowelizację Ustawy Kodeks postępowania cywilnego, która zakłada wprowadzenie protokołowania elektronicznego, czyli zapisywania przebiegu posiedzenia sądowego za pomocą urządzeń rejestrujących dźwięk lub obraz i dźwięk. Odstępstwo od tej podstawowej obecnie formy protokołowania będzie dopuszczalne jedynie wówczas, gdy ze względów technicznych utrwalenie przebiegu posiedzenia za pomocą urządzenia rejestrującego okaże się niemożliwe.

Ustawa wejdzie w życie z dniem 1 lipca br. Z tradycyjnego, pisanego protokołu, pozostanie jedynie sporządzany podczas posiedzenia protokół „skrócony”, zawierający podstawowe informacje o rozprawie, tj. miejsce i datę posiedzenia, nazwiska sędziów, stron, oznaczenia sprawy, zarządzenia oraz orzeczenia wydane podczas posiedzenia. Nowy protokół będzie zatem składał się z dwóch części – nagrania oraz skrótowego dokumentu sporządzanego przez protokolanta. – Elektroniczny protokół to bardzo duże przedsięwzięcie, stworzenie odpowiedniej infrastruktury technicznej będzie rozłożone na 3 lata. W chwili obecnej jest tylko kilkadziesiąt sal sądowych wyposażonych w sprzęt audio-video, który można przystosować do potrzeb protokołu elektronicznego – mówi Grzegorz Wałejko, zastępca dyrektora Departamentu Sądów Powszechnych w Ministerstwie Sprawiedliwości. W pierwszym rzędzie w odpowiednie oprogramowanie zostaną wyposażone sądy apelacyjne i okręgowe. „W pierwszym roku po wejściu w życie ustawy, to jest w roku 2010, wydatki wyniosą 40 mln zł, a w ciągu kolejnych dwóch lat – 210 mln zł” – zapisano w uzasadnieniu do projektu nowelizacji k.p.c.

Wstępne opinie – pozytywne

Dzięki wprowadzeniu elektronicznego protokołowania sędziowie zostaną odciążeni od obowiązku dyktowania tekstu do protokołu, tym samym znacząco zostanie skrócony czas prowadzenia rozpraw, zaś strony i świadkowie będą bardziej zmobilizowani wiedząc, że rozprawy są nagrywane.

Krajowa Rada Sądownictwa pozytywnie zaopiniowała projekt. Zwróciła jednak uwagę na kwestię wydłużenia czasu potrzebnego do zapoznania się z materiałem dowodowym – który, zamiast czytać, trzeba będzie odsłuchać. Helsińska Fundacja Praw Człowieka stwierdziła z kolei, że ministerialne plany zasługują „na aprobatę”. Przedstawiciele Fundacji zwrócili jednak uwagę na niedoprecyzowanie w projekcie kwestii technicznych (zabezpieczenie danych czy format zapisu, który umożliwi łatwy i tani dostęp do protokołu), a także brak zagwarantowania dostatecznych rozwiązań dla osób niepełnosprawnych czy „wykluczonych cyfrowo”.

Po wprowadzeniu nowelizacji w życie, Ministerstwo Sprawiedliwości określi w drodze rozporządzenia zasady dodawania do elektronicznego protokołu tzw. adnotacji, czyli znaczników wskazujących poszczególne fragmenty zapisu oraz ułatwiających odszukiwanie odpowiednich jego fragmentów. – Wraz ze zmianą w k.p.c. chcemy zachęcić sędziów do zmiany sposobu organizacji rozpraw. Zamiast dyktować protokolantowi tekst, będą mogli np. sporządzać własne krótkie notatki, jeżeli uznają je za potrzebne. Wówczas do nagrania, które przez protokolanta obsługującego sprzęt zostanie opatrzone adnotacjami, będą zaglądali tylko w razie wątpliwości – przekonuje dyrektor Wałejko.

Wokandy XXI wieku

Polskie sądy odchodzą od papieru również w przypadku wokand. Coraz więcej jednostek decyduje się na inwestycje w system wokand elektronicznych, czyli płaskich monitorów znajdujących się przy każdej sali rozpraw oraz jednegodwóch dużych ekranów zbiorczych montowanych w kluczowych miejscach sądu (obowiązkowo przy wejściu, w okolicach punktu informacyjnego, czasem także w bufecie).

Na elektronicznej wokandzie, tak jak na tradycyjnej, znajdują się podstawowe informacje o sprawie: sygnatura akt, godzina rozpoczęcia rozprawy, strony postępowania. – W razie opóźnienia, na ekranie komputera protokolanta oraz przewodniczącego składu sędziowskiego pojawia się propozycja, o ile minut przesunąć termin zakończenia rozprawy. Po decyzji sędziego wszystkie dane są aktualizowane, włącznie z terminami kolejnych rozpraw – opowiada sędzia

, wiceprezes Sądu Okręgowego we Wrocławiu. Dane z elektronicznych wokand są automatycznie transferowane do internetowej e-wokandy, która stanowi skrócony wykaz spraw sądowych (dotyczą jej obostrzenia wynikające z konieczności ochrony danych osobowych).

Moduł elektronicznej wokandy jest częścią Systemu Wspomagania Organizacji Rozpraw (SWOR), uruchomionego w 2006 r. w ramach ministerialnego projektu „Sąd XXI wieku”. To właśnie SWOR, wraz z programem Currenda, tworzą elektroniczny system biurowości sądowej i są fundamentem dla rewolucji cyfrowej polskiego wymiaru sprawiedliwości. – Warunkiem powodzenia wszelkich nowości technologicznych jest sprawne „zasysanie” przez systemy uprzednio wprowadzonych danych, przykładowo przez SWOR danych z systemu Currenda wykorzystywanego w wydziałowych sekretariatach. Do naszego sądu wpływa nawet ponad 13 tys. spraw miesięcznie – jak inaczej zapanować nad taką ilością danych, jeżeli nie wzajemnie uzupełniającymi się systemami informatycznymi? – zauważa sędzia Tomasz Kałużny, prezes Sądu Rejonowego w Białymstoku.

Informatyka w tle

SWOR eksportuje dane na serwer i umieszcza na elektronicznych wokandach w budynku sądu oraz częściowo na jego stronie internetowej. Każdy etap pracy sądu może być z kolei monitorowany przez prezesa oraz uaktualniany przez pracowników, którzy mają dostęp do poszczególnych modułów systemu, np. „kalendarz biegłego”, „kalendarz konwojów” czy „kalendarz rozpraw”. Na koniec 2008 r., czyli przez dwa lata wdrażania SWOR-u, na 4335 sal rozpraw system obejmował już 2308 sal w 221 sądach. Od 2009 r., w związku z ograniczeniami budżetowymi, prace nad systemem są wstrzymane. Jednak sądy często wdrażają SWOR w ramach środków własnych albo zadań inwestycyjnych – podczas budowy nowych siedzib czy modernizacji dotychczasowych.

Ideałem w przypadku sądownictwa byłoby wdrożenie w pełni elektronicznego systemu obiegu dokumentów wraz z systemem wyszukiwania akt. Sędziowie wskazują też na potrzebę stworzenia ogólnopolskiej sieci wymiany informacji: – Tak, bym potrzebując informacji o wyroku z Zakopanego nie musiał korespondować w nieskończoność. By po wejściu w zamknięty system informatyczny móc dowiedzieć się, ile czasu przebywa w zakładzie karnym Kowalski. Bez telefonów, faksów i maili – zauważa sędzia Wojciech Małek, rzecznik prasowy Sądu Okręgowego w Warszawie.

Sąd „na odległość”

Wciąż rzadkością, chociaż coraz częściej spotykaną, są w polskich sądach sale do wideokonferencji. W odpowiednią technologię wyposażonych jest dziś 65 sądów (45 okręgowych i 20 rejonowych), sprzętem do wideokonferencji bez systemu nagrywania dysponuje kolejne 10 sądów (7 apelacyjnych i 3 rejonowe). Od końca marca br., na mocy Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości, za pomocą tego sprzętu można przesłuchiwać w postępowaniu cywilnym świadków i biegłych znajdujących się w innym mieście lub kraju, bez konieczności ich obecności na rozprawie (dotychczas taka możliwość dotyczyła tylko spraw karnych).

Coraz bardziej popularne w sądach stają się również kamery dowodowe i mobilne rzutniki, dzięki którym wszyscy obecni na sali rozpraw mogą obejrzeć dokument czy zdjęcie będące dowodem w sprawie. – Najważniejsze to uświadomić sobie, że od dziurkowania akt dłutkiem i spajania niteczką trzeba będzie prędzej czy później odejść. I nie da się tego trendu uniknąć – podsumowuje prezes Gruszczyński.

Autorka jest dziennikarką, studentką prawa na WPiA UW

Elektroniczne protokołowanie – zmiany w k.p.c.