E-proces po fińsku

Dzięki konsekwentnej polityce rządu, który „cyfrowymi reformami” objął szereg aktywności życia społecznego, wykorzystanie technologii IT na każdym etapie postępowania sądowego to w Finlandii codzienność. Czy podobna ewolucja czeka również polskie sądownictwo?

Wykorzystanie w fińskim sądownictwie najnowszych osiągnięć IT (ang. Information Technology) ewoluuje w błyskawicznym tempie. W ciągu kilku lat, ze zwykłego dostępu online do aktów prawnych, przekształciło się w umożliwienie elektronicznej komunikacji sądu ze stronami oraz modernizację przebiegu samego postępowania. W Polsce termin „informatyzacja” wprowadzono do języka prawnego dopiero w 2005 r., ustawą z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Tymczasem w Finlandii proces wdrażania nowych technologii w wymiarze sprawiedliwości rozpoczął się już na przełomie lat 70. i 80.

Przełomowy rok 1993

Za początek cyfrowej ewolucji fińskiego sądownictwa uznać należy lata 1979- 1984, kiedy to wdrożono system FINLEX – elektroniczną, ogólnokrajową bazę aktów prawnych oraz orzeczeń sądowych. W 1986 r. rozpoczęto wdrażanie systemu zarządzania orzeczeniami sądowymi w sprawach karnych Court Decision System, który usprawnił komunikację między organem wykonawczym, administracją więzienną oraz policją. Wiele sądów rozpoczęło wtedy również implementację Real Estate Information System – aplikacji podobnej do polskich ksiąg wieczystych prowadzonych w formie elektronicznej. – Prawdziwy przełom w zastosowaniu nowoczesnych rozwiązań nastąpił jednak w roku 1993. Wówczas weszła w życie ustawa, która wprowadziła możliwość wszczęcia postępowania w sprawach cywilnych drogą elektroniczną. W sprawach karnych analogiczne rozwiązanie wprowadzono w 1998 r. – mówi Martti Karjalainen, główny analityk systemowy w Ministerstwie Sprawiedliwości w Helsinkach.

Obecnie fińskie prawo oraz tamtejsze systemy informatyczne umożliwiają wszczęcie sprawy drogą elektroniczną w każdym rodzaju postępowania przed sądem. W 2009 r. w ten sposób do sądów w Finlandii wpłynęło blisko 65 proc. wszystkich wniosków, czyli ok. 200 tys. elektronicznych „pism”.

Zarządzanie i integracja

Zmiany w prawie wymagały stworzenia centralnego systemu informatycznego, który pozwoliłby zapanować nad tysiącem elektronicznych wniosków. W 1993 r. uruchomiono system zarządzania sprawami cywilnymi TUOMAS, w 1994 r. – system elektronicznego przepływu danych SANTRA, zaś w 1996 r. – system zarządzania sprawami karnymi SAKARI. Razem tworzą one rodzaj poczty elektronicznej, w której każdy sąd ma własną skrzynkę odbiorczą.

Strony postępowania cywilnego za pośrednictwem SANTRY przesyłają pisma procesowe do wspólnej skrzynki pocztowej fińskich sądów. System przetwarza dokumenty, a następnie przesyła je do poszczególnych sądów. W oparciu o otrzymane informacje każdy sąd porządkuje i aktualizuje swoją bazę danych – już na poziomie systemu TUOMAS, który generuje pliki tekstowe potrzebne do sporządzania wezwań, a później monitoruje nieprzekraczalny termin, jaki przysługuje pozwanemu do złożenia odwołania. Zautomatyzowane jest również przekazywanie elektronicznych wiadomości do fińskich urzędów pocztowych odpowiedzialnych za dostarczenie stronom wezwań czy decyzji w formie tradycyjnej.
Zadaniem systemu TUOMAS jest ułatwienie zarządzania sprawami cywilnymi sądom pierwszej instancji, zaś SANTRA, prócz przyjmowania pism procesowych, ma również integrować pracę urzędów pocztowych z wezwaniami generowanymi przez TUOMAS – podsumowuje Karjalainen.

Przepływ dokumentów między prokuraturą i sądem umożliwia z kolei system SAKARI. Aplikacja jest odpowiednikiem systemu TUOMAS, ale dotyczy wyłącznie spraw karnych. – Systemy rozdzielono, ponieważ serwer, na którym w pierwszej połowie lat 90. działał TUOMAS, mógł nie sprostać dodatkowemu obciążeniu – wyjaśnia Karjalainen.

W 2003 r. w Finlandii przyjęto ujednolicony akt generalny, który uregulował kwestie postępowania elektronicznego przed sądami powszechnymi, administracyjnymi oraz innymi sądami szczególnymi. Finlandia przestała być państwem sektorowym w kontekście informatyzacji – do sądów, organów administracji i innych urzędów pisma w formie elektronicznej składa się tam w ujednolicony sposób.

Poczta realna i wirtualna

Doręczanie orzeczeń następuje za pośrednictwem systemu SANTRA. W Finlandii blisko 95 proc. populacji posiada stały dostęp do Internetu, mimo to wyrok musi zostać wydrukowany. Sądowa korespondencja trafia więc nie tylko do wirtualnej skrzynki pocztowej strony, ale także do tej realnej. Dzięki współpracy sądów z fińską pocztą znaczna część pracy (i odpowiedzialności) zostaje przekazana urzędom pocztowym.
Sądy mogą przesyłać poczcie listy w formie elektronicznej. Poczta odpowiedzialna jest za dostarczenie takiego pisma do domu klienta, także za odebranie zaświadczenia o doręczeniu oraz przesłanie go z powrotem do sądu – wyjaśnia Martti Karjalainen z fińskiego Ministerstwa Sprawiedliwości. Komunikacja stron z sądem w większości przypadków odbywa się za pośrednictwem faksu, e-maili oraz przez bezpośredni transfer danych do systemu sądu. Dokument elektroniczny doręczony organom władzy publicznej nie musi być podpisany, jeżeli zawiera dane nadawcy oraz nie ma wątpliwości co do jego autentyczności i integralności. Zrównanie statusu podpisu elektronicznego z własnoręcznym nie miało w tym kraju dużego znaczenia, ponieważ ustawodawca fiński, co do zasady, rzadko wymaga podpisu własnoręcznego. Dopuszczalne są za to inne sposoby identyfikacji, np. login czy identyfikacja biometryczna.

Centrum Dowodzenia

Informatyzację procedur sądowych w Finlandii koordynuje wyspecjalizowana jednostka tamtejszego Ministerstwa Sprawiedliwości. Siedziba utworzonego w 1974 r. Centrum Usług Informatycznych (ICT) dla sądownictwa, ze względów ekonomicznych (niższy czynsz, dostęp do wykwalifikowanej kadry), została ulokowana w miejscowości Hämeenlinna pod Helsinkami.

Do obowiązków zatrudnionych tutaj ok. 120 informatyków należy m.in. kontrola systemów zarządzania sprawami oraz stałe modernizowanie działania elektronicznych zbiorów danych. W 2009 r. na wydatki związane z wykorzystaniem IT w fińskim sądownictwie przeznaczono łącznie ok. 43 mln euro.

Od niedawna ICT inwestuje w internetowe aplikacje usługowe. Pierwszy taki serwis został uruchomiony 1 marca 2010 r. Z systemu internetowej pomocy prawnej korzystają obywatele oraz ich pełnomocnicy. – Wystarczy wypełnić formularz na stronie Pomocy Prawnej (Legal Aid), aby uzyskać poradę w danej sprawie. Wszystko na koszt państwa – tłumaczy Tuomo Kouhia, dyrektor ICT. Zapowiada też uruchomienie kolejnych serwisów: – Kończymy prace nad internetową aplikacją przeznaczoną do windykacji wierzytelności w nieskomplikowanych sprawach. Za pomocą tego serwisu małe firmy windykacyjne oraz władze miast będą mogły ściągać długi.

To dopiero początek

Prawnicy z fińskiego Ministerstwa Sprawiedliwości pracują dziś nad przepisami, które umożliwią wyłączenie obowiązku dostarczania stronom szeregu rodzaju pism w wersji papierowej. Specjaliści IT podejmują nowatorskie inicjatywy w zakresie wykorzystania telefonii internetowej do prowadzenia wideokonferencji na sali sądowej. Prawdziwa rewolucja czeka Finów w związku z dostosowaniem systemów bankowych do systemu informatycznego tamtejszego sądownictwa.
Wszelkie koszty sądowe będą pobierane automatycznie poprzez dostęp do konta bankowego klienta – tłumaczy Hille Puusaari z Biura Prasowego fińskiego Ministerstwa Sprawiedliwości.

Proces informatyzacji procedur sądowych w Finlandii cechuje intensywność, konsekwencja oraz długotrwałość. Modernizacja od wielu lat dotyczy przebiegu postępowania na każdym jego etapie, a duże zaangażowanie środowiska sędziowskiego i rządu skutkuje efektami w bardzo krótkim czasie.

Przeprowadzając informatyzację procedur sądowych warto czerpać z doświadczeń państw, które – tak jak Finlandia – są na etapie, do którego polski wymiar sprawiedliwości dopiero zmierza.

W stronę dygitalizacji akt
Rozmowa z sędzią Jackiem Gołaczyńskim, ekspertem z zakresu informatyzacji procedur sądowych

– Które z krajów europejskich skorzystały z fińskich rozwiązań w zakresie informatyzacji procedur sądowych?
– W Europie przepisy prawne poszczególnych państw dotyczące procedur sądowych są bardzo różne, stąd mamy do czynienia z podążaniem własnymi „drogami informatycznymi”. Bezpośrednie wdrażanie rozwiązań jednego kraju w drugim nigdy nie przynosi zamierzonych efektów. Jednak na forum międzynarodowym podejmowane są wspólne działania, w których wykorzystuje się doświadczenia państw najbardziej rozwiniętych pod względem informatyzacji. Można tu wskazać grupę e-justice, która zajmuje się m.in. planowaniem wspólnych przedsięwzięć informatycznych w Unii Europejskiej.

– Polska może porównywać się z Finlandią pod względem informatyzacji postępowań?
– Proces informatyzacji rozpoczął się w Finlandii na dużą skalę już 17 lat temu, a w Polsce jeszcze dziś mamy wątpliwości, czy można w zwykłej sprawie cywilnej albo karnej wnieść pozew lub pismo drogą elektroniczną. Choć Prawo o informatyzacji nakłada na wszystkie organy państwowe obowiązek umożliwienia stronom kontaktu drogą elektroniczną, to przepisy procesowe nie do końca przystają do tych rozwiązań.
Trzeba jednak podkreślić, że skala wyzwań w Finlandii, ze względu na liczebność kraju, jest mniejsza niż np. w Niemczech czy w Polsce. U nas potrzeba więcej środków finansowych, żeby dokonać informatyzacji na szeroką skalę.

– Czy w Polsce możemy już mówić o jakimś „punkcie zwrotnym”, jeśli chodzi o proces informatyzacji procedur sądowych?
– W styczniu br. Ministerstwo Sprawiedliwości wdrożyło w Sądzie Rejonowym w Lublinie elektroniczne postępowanie upominawcze. Po raz pierwszy w Polsce na szeroką skalę informatyzacja wkroczyła na grunt postępowania procesowego. Do tej pory postępowania elektroniczne miały miejsce głównie w obrębie rejestrów sądowych – KRS-u, Rejestru Zastawów czy NKW. Postępowanie procesowe, de facto codzienna praca sądu, pozostawało w tyle.
Elektroniczne postępowanie upominawcze stanowi przedpole dla rozwiązań, które można wprowadzić na szerszą skalę. Dobrze się stało, że wybrano tylko jeden sąd w Polsce, gdyż na jego przykładzie przećwiczymy wszystkie aspekty tego wdrożenia.

– Czy nie powinno się rozważyć, na wzór fiński, wprowadzenia centralnego systemu zarządzania sprawami?
– Ministerstwo Sprawiedliwości planuje wprowadzenie jednolitego oprogramowania, którego byłoby dysponentem. Powołany został zespół ds. stworzenia takiego jednolitego repertorium sądowego. Prawdopodobnie ze względu na dużą skalę projektu, MS zdecyduje się na opracowanie oprogramowania dla poszczególnych pionów – gospodarczego, cywilnego itd. W ten sposób proces jego wdrażania zostanie rozłożony w czasie. W porównaniu z Finlandią mamy dużo więcej sądów, co może stanowić problem w zakresie wdrażania rozwiązań centralnych.

– Jakie powinny być kolejne kroki w procesie informatyzacji postępowań?
– Powinniśmy umożliwić stronom składanie pozwów i wniosków w postaci elektronicznej. To wymaga jednak dygitalizacji załączników do pozwu i trzeba ten aspekt uregulować prawnie. W Polsce jest bardzo dużo spraw obszernych pod względem ilości dokumentów, dlatego proste przeniesienie doświadczeń fińskich i całkowita dygitalizacja akt byłaby zbyt kosztowna. Trzeba wyselekcjonować te rodzaje postępowań, które nadają się do informatyzacji, skupić się na nich i je usprawnić.

Sędzia

jest wiceprezesem Sądu Okręgowego we Wrocławiu oraz profesorem w Zakładzie Prawa Cywilnego i Prywatnego Międzynarodowego Uniwersytetu Wrocławskiego. Kieruje Centrum Badań Problemów Prawnych i Ekonomicznych Komunikacji Elektronicznej (CBKE) działającym przy Uniwersytecie Wrocławskim.