Sąd bardziej cyfrowy

Tagi: ,

10. e-biuro podawcze_fmtCzas uzyskania informacji o doręczeniu sądowej korespondencji będzie przeciętnie o dwa tygodnie krótszy niż obecnie. Taki efekt już wkrótce przyniesie wprowadzenie systemu elektronicznego potwierdzania odbioru przesyłek. To jeden z projektów informatycznych, nad którymi pracuje Ministerstwo Sprawiedliwości. Wszystkie zmierzają do tego, by sądy dostosować do pracy na elektronicznych dokumentach.

Funkcjonowanie lubelskiego e-sadu, elektronizacja ksiąg wieczystych, nowe e-usługi w Krajowym Rejestrze Karnym, budowa jednego Portalu Informacyjnego Sądownictwa czy e-protokół – to tylko niektóre przykłady procesu informatyzacji sądów prowadzonego przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Kolejnym jego etapem będzie Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru, docelowym – budowa i wdrożenie scentralizowanego systemu zarządzania sprawami sądowymi Casus. Ten drugi projekt, którego koszt szacuje się na 190 mln zł, przede wszystkim umożliwi sądom przejście na biurowość elektroniczną, a uczestnikom postępowań – dostęp do akt sprawy za pośrednictwem internetu.

Zwrotka szybsza i tańsza

Osoba odbierająca przesyłkę składa podpis specjalnym piórkiem na tablecie, w który wyposażony jest doręczyciel. Po powrocie do urzędu pocztowego doręczyciel przekazuje dane do systemu teleinformatycznego. Zwrotkę z podpisem odbiorcy sąd otrzymuje natychmiast – nie w formie papierowej, tak jak obecnie, ale elektronicznej. Taka informacja dociera wprost do właściwego wydziału w sądzie, co skutkuje usprawnieniem całego postępowania. Tak w skrócie funkcjonuje Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru (EPO).

W apelacji białostockiej właśnie ukończono test tego systemu. Płynące z niego wnioski są imponujące. W sytuacji, gdy adresat podejmie przesyłkę przy pierwszej próbie jej doręczenia, czynności od przygotowania korespondencji do uzyskania e-zwrotki trwają średnio 1,8 dnia. Gdy doręczyciel nie zastanie adresata pod wskazanym adresem i pozostawia awizo, wtedy informacja o odbiorze przesyłki w punkcie awizacyjnym, wyposażonym również w urządzenie mobilne do odzwierciedlania e-podpisów, trwa średnio 6,5 dnia. W przypadku, gdy adresat nie mieszka pod wskazanym adresem, informacja o fakcie zwrotu przesyłki do sądu jest dostępna średnio w 2,2 dnia. W sytuacji, gdy przesyłka jest podwójnie awizowana i adresat nie podejmie odbioru, informacja o takim zdarzeniu trafia do systemów sądowych średnio po 20,8 dniach. W porównaniu z papierową zwrotką, w każdym z opisanych przypadków termin obiegu korespondencji pocztowej jest krótszy o dwa tygodnie.

Wprowadzenie EPO zaowocuje – obok przyspieszenia samych postępowań – wymiernymi oszczędnościami finansowymi, głównie poprzez ograniczenie kosztów materiałowych, jak również z tytułu różnicy w opłatach za przesyłki z tradycyjnym i elektronicznym potwierdzeniem odbioru. Szacuje się, że obecny operator obsługujący sądy, Polska Grupa Pocztowa, w ramach dwuletniego kontraktu doręczy ponad 100 mln przesyłek, zaś 75 proc. tej korespondencji będzie rejestrowana w systemie EPO. W porównaniu z tradycyjnym doręczeniem, e-zwrotka dla każdej przesyłki jest o 31 gr tańsza, łącznie z kosztami eksploatacyjnymi – o 40 gr. Szacuje się, że oszczędności po wprowadzeniu systemu Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru w całym kraju wyniosą 30 mln zł w skali roku.

Bliski start systemu

W ciągu trzech miesięcy trwania pilotażu nowego systemu w sądach białostockich, przy ponad dziesięciu tysiącach zarejestrowanych elektronicznych przesyłek, nie zgłoszono ani jednej reklamacji. Nie stwierdzono też prób fałszowania e-podpisów. Każdy podpis złożony na urządzeniu mobilnym zawiera dodatkowe cechy, takie jak szybkość jego składania oraz siła nacisku pióra. Jeśli pojawią się wątpliwości, cechy te pomogą w weryfikacji autentyczności podpisu.

Elektroniczne zwrotki można wydrukować, jednak decyzja w tym zakresie należy wyłącznie od sędziego prowadzącego sprawę. System elektronicznych zwrotek pozwala skumulować wiele potwierdzeń na standardowej kartce papieru formatu A4. Z obserwacji w białostockich sądach wynika, że większość wydruków jest podyktowana chęcią zachowania jednolitej formy dokumentów w aktach spraw, w których większość zwrotnych potwierdzeń ma formę papierową. Twórcy EPO szacują jednak, że praktyka drukowania zwrotek będzie ustępowała możliwości ich prezentacji na ekranie komputera.

Liczbę korespondencji przesyłanej w ciągu roku przez polskie sądy liczy się w milionach, dlatego test Elektornicznego Potwierdzenia Odbioru musi objąć co najmniej 50 tys. e-zwrotek. W białostockim pilotażu próba była znacznie mniejsza, stąd konieczne będzie przeprowadzenie testu o większej skali, z uwzględnieniem większych aglomeracji. Taki test odbędzie się w apelacji krakowskiej. – Ministerstwo nie ma wpływu na to, jaka ilość korespondencji zostanie zarejestrowana w EPO w konkretnych miesiącach i rejonach. Zakładamy, że testy zakończymy jesienią i wówczas e-zwrotki będziemy mogli wprowadzać w całym kraju. I ministerstwo, i operator pocztowy są zainteresowani tym, aby EPO funkcjonowało jak najszybciej. Mam nadzieję, że wdrożenie projektu w całym kraju nastąpi na początku przyszłego roku – mówi Agnieszka Boboli, zastępca dyrektora Departamentu Informatyzacji i Rejestrów Sądowych w Ministerstwie Sprawiedliwości.

i10. nformatyzacja10_fmtW erze e-dokumentu

Równolegle z wprowadzaniem EPO, ministerstwo przygotowuje się do budowy i wdrożenia systemu informatycznego Casus. Jego idea sprowadza się do umożliwienia sądom i ich interesantom szerokiego korzystania z elektronicznych dokumentów – od składania e-pozwów, po możliwość przeglądania elektronicznych akt czy odsłuchiwania e-protokołów z rozpraw. Casus został zgłoszony do współfinansowania z funduszy UE w programie operacyjnym Polska Cyfrowa 2014-2020, w ramach celu szczegółowego – podniesienie dostępności i jakości e-usług publicznych. Eksperci oceniają, że są duże szanse na otrzymanie wsparcia z unijnego budżetu. Realizacja projektu (ogłoszenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na opracowanie studioum wykonalności projektu) rozpocznie się w tym roku, a jego zakończenie nastąpi w 2018 r.

Obecnie ministerstwo prowadzi badania rynku i przygotowuje zamówienie publiczne na opracowanie studium wykonalności Casusa. Jednym z zadań Wykonawcy będzie przedstawienie propozycji rozwiązań, w jaki sposób do systemu włączyć obecnie funkcjonujące systemy e-biurowości sądowej – portal orzecznictwa, portale informacyjne umożliwiające stronom wgląd w stan spraw czy system e-protokołu. Mogą one funkcjonować w ramach jednego systemu, mogą też być z nim powiązane. Każde z tych rozwiązań jest technicznie wykonalne, zaś decyzja o ostatecznym wyborze zapadnie po przeprowadzeniu analizy kosztów wprowadzenia poszczególnych wariantów.

O tym, jak bardzo w sądownictwie potrzebny jest jeden system e–biurowości, świadczy obecna sytuacja, w której każdy sąd posiada własną infrastrukturę informatyczną i bazy danych, zaś funkcjonujące systemy – dostarczane przez trzech różnych wykonawców – nie są technologicznie spójne. Dalsze utrzymywanie tej sytuacji oznaczałoby, że każdą modernizację systemów informatycznych należałoby wprowadzać oddzielnie w ponad 300 sądach w Polsce, co w każdym przypadku byłoby niezwykle kosztowne i trwałoby latami.

Niezbędne inwestycje

Procedury związane z wyłonieniem wykonawcy studium wykonalności projektu Casus i wyborem technologii potrwają kilka miesięcy. Plany zakładają, że wdrażanie systemu rozpocznie się w przyszłym roku. Wówczas też będzie wiadomo, czy projekt uzyska dofinansowanie ze środków unijnych. Jeśli nie, to Minister Sprawiedliwości wystąpi do Ministra Finansów o przyznanie środków z budżetu państwa.

W ramach projektu Casus ma być realizowanych aż 17 zadań, w tym m.in. elektroniczne biuro podawcze, elektroniczna płatność za wniosek, wydawanie e-dokumentów z akt spraw, digitalizacja akt sądowych, wnoszenie e-skargi na czynności komornika, e-upadłość umożliwiająca szeroki udział wierzycieli w  postępowaniu upadłościowym. System będzie budowany stopniowo i poszczególne funkcjonalności mają być uruchamiane w kolejnych latach.

– Realizacja centralnego systemu sądowego ma kosztować 190 mln zł. Ta kwota to nie tylko koszt zaprojektowania samej aplikacji, ale przede wszystkim wydatki związane m.in. z zakupem sprzętu, budową serwerowni oraz kompletnego elektronicznego repozytorium spraw sądowych, które ułatwi stronom bieżące śledzenie stanu spraw – mówi Radosław Stępień, dyrektor Departamentu Informatyzacji i Rejestrów Sądowych Ministerstwa Sprawiedliwości. – Nie wszystkie papierowe akta zostaną przeniesione do postaci cyfrowej od razu. To jest proces wieloletni, skalą przypominający cyfryzację ksiąg wieczystych, która trwała przecież 20 lat – dodaje dyrektor Boboli.

E-biuro podawcze na początek?

W ministerstwie rozważa się, czy jednym z pierwszych modułów Casusa nie powinno być elektroniczne biuro podawcze (EBP). Wszak inicjacja procesu sądowego to złożenie pozwu. Docelowo Casus nie tylko umożliwi wykonanie tej czynności przez internet, ale pozwoli też zajrzeć do dokumentacji złożonej elektronicznie, a także wyszukać dokumenty papierowe oraz nagrania z archiwum e-protokołu.

Złożenie pisma w e-biurze podawczym ma być możliwe po założeniu konta użytkownika w systemie teleinformatycznym sądu i zweryfikowaniu jego tożsamości przy wykorzystaniu istniejącego obecnie mechanizmu Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (e–PUAP). Na elektroniczne biura w sądach czekają zwłaszcza środowiska prawnicze, m.in. adwokaci i pełnomocnicy stron. Dzięki składaniu e-dokumentów w systemach repetytoryjnych sądów będą oni mogli usprawnić obsługę klientów oraz nie poniosą kosztów przesyłek pocztowych czy zakupu papieru. Wyeliminowane zostaną tym samym takie czynności jak drukowanie dokumentów, wysyłanie ich pocztą oraz oczekiwanie, aż sąd je odbierze, zarejestruje i skieruje do akt. Nowe dokumenty w sprawach również będzie można dostarczać elektronicznie. Analogiczne oszczędności czasu i wydatków – liczone w milionach złotych – staną się udziałem sądów. Dodatkowo, nie będzie konieczności przenoszenia akt z jednej lokalizacji sądu do innej. Droga elektroniczna pozwoli zdjąć z sekretariatów część dotychczasowych obowiązków, a tym samym – skoncentrować się ich pracownikom na realizacji innych czynności wspierających prowadzenie postępowań.

Sprawnie i dostępnie

Wspomniane rozwiązania informatyczne od lat sprawdzają się w wielu krajach. Przy ich wprowadzaniu Ministerstwo Sprawiedliwości korzysta z doświadczeń zebranych podczas wizyt studyjnych przeprowadzonych m.in. w Wielkiej Brytanii i Norwegii. Właśnie w Norwegii został wdrożony system analogiczny do projektu Casus. W tamtejszych sądach praktycznie zrezygnowano z papierowych dokumentów, zaś system elektroniczny dodatkowo przydziela sprawy i monitoruje stan ich realizacji. W Polsce ma być podobnie – po to, by postępowania przebiegały jak najszybciej, zaś obywatel miał łatwiejszy dostęp do sądu.

Elektroniczna prokuratura

 E-technologie wkraczają nie tylko do sądów, ale i do prokuratur. Prokuratura Generalna realizuje projekt „Wdrażanie systemu digitalizacji akt postępowań przygotowawczych”, który pozwoli na przesyłanie akt z prokuratury do sądu drogą elektroniczną. Prokuratura zamierza też utworzyć centralne i lokalne repozytoria akt w postaci cyfrowej. Adwokaci czy pełnomocny uprawnieni do wglądu w akta będą mogli o wiele łatwiej i szybciej niż dzieje się to obecnie dotrzeć do dokumentów zgromadzonych w postępowaniach przygotowawczych.