Mecenas doby IT

34. IT dla prawnikaDo skutecznej sprzedaży usług prawniczych nie wystarczy już profesjonalna wiedza, laptop i skrzynka mailowa kancelarii. Dziś potrzebne są narzędzia informatyczne, które pomogą prawnikowi pozyskać klienta, utrzymać go oraz sprawnie zarządzać własną pracą.

Szacuje się, że do informacji o prawniku, któremu warto powierzyć swoje problemy, klienci docierają dziś przede wszystkim za pomocą internetu. Drugim, równie ważnym czynnikiem decydującym o tym wyborze, jest polecenie danego adwokata czy radcy przez znajomych klienta, wysoko oceniających jakość pracy prawnika, który zajmował się ich sprawami. Strona internetowa kancelarii – pozycjonowana w wyszukiwarkach oraz wyposażona w funkcję newslttera, za pomocą którego mecenas regularnie informuje zainteresowane osoby o swojej aktywności zawodowej – pozostanie więc podstawowym narzędziem informatycznym wspomagającym świadczenie usług prawnych. Nie jedynym, gdyż w sukcesie na konkurencyjnym rynku prawniczym coraz częściej pomagają aplikacje informatyczne pozwalające uczynić pracę prawnika lepiej zorganizowaną i bardziej zautomatyzowaną, zaś jej efekty udostępniać współpracownikom i klientom, praktycznie przez 24 godziny na dobę.

Łatwa obsługa

Eksperci twierdzą, że jeżeli aktywny prawnik będzie miał ponad 20 kontaktów biznesowych, to zwykły kalendarz (tradycyjny lub elektroniczny) nie wystarczy mu już do świadczenia usług w profesjonalny sposób. Musi mieć system informatyczny, który będzie go wspierał na każdym etapie procesu sprzedaży, przedstawiał scenariusz działań niezbędnych przy pozyskiwaniu klienta, usprawniał rozliczanie się z nim.

Kancelarie dość powszechnie używają rozwiązań informatycznych wspierających obsługę klientów, które pozwalają lepiej zarządzać zleceniami, zadaniami, dokumentami, umożliwiają też analizę efektywności pracy czy wystawianie faktur. Natomiast, ze względu na rosnącą konkurencję, obowiązkowym narzędziem prawnika poszukującego nowych klientów staje się dziś system CRM (Customer Relationship Management), który wspiera także proces sprzedaży usług – mówi Ryszard Sowiński, prawnik, profesor Wyższej Szkoły Bankowej w Poznaniu i współwłaściciel Naveo – firmy wyspecjalizowanej w doradztwie biznesowym dla prawników. – Przykładowo, w ramach przygotowań prawnika do spotkania z potencjalnym klientem, którego ten poznał rok temu, system przypomni mu wszystkie wprowadzone wtedy informacje związane z tym klientem, łącznie z imieniem jego syna, który wygrał zawody szachowe. Nawiązanie podczas czekającej prawnika rozmowie do tego typu kwestii prywatnych na pewno wzmocni jego relacje z tym klientem.

Jak dodaje Ryszard Sowiński, dobry system CRM, analizując efektywność różnych aktywności sprzedażowych kancelarii, pozwala także planować jej przyszłe działania biznesowe. Pozwala np. obliczyć, ile nowych kontaktów biznesowych zostało nawiązanych w ostatnim roku, ile z nich doprowadziło do pozyskania nowych klientów, a ile z nich daje szansę na sprzedaż usług w przyszłości. System ułatwia współpracę pomiędzy prawnikiem aktywnym marketingowo a wspierającym go zespołem aplikantów czy asystentek. – Pamiętajmy jednak, że każdy system jest tak dobry, jak nawyki prawnika związane z jego obsługą, jak jakość informacji, które prawnik do niego regularnie wprowadza – mówi Sowiński.

Marcin Fiedziukiewicz, szef rozwoju produktów z firmy doradczej Eduinvest, przez wiele lat zajmował się informatyzacją sektora usług profesjonalnych i przeanalizował dziesiątki systemów pomagających w zarządzaniu pracą prawnika. Jeszcze do niedawna tym, co zniechęcało branżę prawniczą do korzystania z tego typu narzędzi była ich skomplikowana obsługa. Miały ją ułatwić instrukcje, niektóre liczące po 150 stron…

Teraz jest zupełnie inaczej, wystarczy zalogować się do systemu i prawnik widzi, co ma robić dalej, w jakiej czynności może mu pomóc używane narzędzie, gdyż jego obsługa zwykle jest intuicyjna. Jakże wymowna była jedna z opinii nadesłana do mnie przez 32-letniego prawnika zaangażowanego w proces wdrażania takiego systemu w kancelarii, w której pracował – że 62-letni partner w tej kancelarii usiadł przy komputerze i po 15 minutach wiedział już wszystko – opowiada Fiedziukiewicz.

Od faktury do biblioteki wiedzy

Co nie mniej ważne, tego typu programy ułatwiają liczenie czasu pracy prawnika, co może odbywać się automatycznie, np. od chwili, gdy prawnik otworzył edytor tekstu. Nowoczesne systemy informatyczne pozwalają tworzyć raporty dla klienta obrazujące postęp przy realizacji zleceń, jak i szczegółowo je rozliczać. Rzadko jest tak, że prawnik pracuje w oparciu o jeden algorytm wynagrodzenia. Klienci negocjują różne warunki honorarium prawnika uwzględniające: opłaty stałe, ryczałtowe, godzinowe, zastępstwa procesowe, premię za wygraną sprawę w sądzie. Na koniec okresu rozliczeniowego oprogramowanie przygotowuje zatem fakturę z załącznikiem, w którym będą wyszczególnione nazwy wszystkich czynności wykonanych dla klienta, a także ich ilości i ewentualnie ceny jednostkowe. Podobnie szczegółowo będą wyliczone koszty dodatkowe ponoszone przez prawnika przy realizacji danego zlecenia, np. koszty opłat sądowych, dojazdów czy opłat parkingowych. Wszystko zgodnie z zasadą, że klient lubi wiedzieć, za co płaci.

Nowoczesne narzędzia informatyczne wspomagające pracę prawnika nie tylko umożliwiają prowadzenie kalendarza zadań czy budują repozytorium informacji o czynnościach wykonanych dla klientów. Zawierają też moduł wewnętrznej biblioteki opracowań prawnych sporządzonych w danej kancelarii. Funkcjonuje to tak, że każde opracowanie wytworzone w kancelarii prawnicy umieszczają w odpowiednim katalogu lub w bazie danych. Następnie oprogramowanie automatycznie typuje, jakie treści mogą być przydatne w przyszłości i przyporządkowuje dokumenty np. do odpowiedniego działu kancelarii, do klienta, do prawnika.

Przykładowo, gdy została przygotowana umowa leasingu, to podczas przygotowywania podobnej umowy dla innego klienta system od razu dostarczy informacje o wszystkich dokumentach, jakie kancelaria wytworzyła na ten temat. Analogicznie, po wpisaniu hasła „rozwód” prawnik otrzyma wszystkie dokumenty związane z tym zagadnieniem. Przy czym program gwarantuje wgląd do dokumentów, ale bez dostępu do danych osobowych konkretnych klientów. Bo do informacji poufnej nie może mieć wglądu np. praktykant, który terminuje w kancelarii. Dzięki temu prawnik przygotowując umowę spółki, apelację, odpowiedź na pismo sądowe czy sporządzając opracowanie podatkowe, nie musi każdej czynności prawnej rozpoczynać od początku, gdyż korzysta z wiedzy, która została już wytworzona.

Mecenas on-line

Większość spraw, z którymi klienci przychodzą do prawnika, nie sprowadza się do udzielenia jednorazowej porady prawnej. Często prawnik zajmuje się stałą obsługą klienta. Pozostaje problem jego sprawnej komunikacji z adwokatem czy radcą. Niestety, maile nie wchodzą tutaj często w rachubę, bo nie jest to kanał do przekazu informacji poufnych, wrażliwych, a z takimi prawnik ma do czynienia choćby w sprawach karnych czy rozwodowych.

Tego typu informacje nie mogą wędrować pomiędzy różnymi serwerami. Profesjonalizm wymaga zatem przekazywania informacji tak, by ich treść mógł znać tylko nadawca i odbiorca. Aby to osiągnąć, trzeba zastosować narzędzia do szyfrowania, odpowiednie zabezpieczenia tych treści hasłami lub certyfikatami szyfrującymi – mówi Dariusz Kołoczek, programista i współwłaściciel dostawcy oprogramowania dla prawników.

Innym wyzwaniem stawianym przed współczesnymi programami wspomagającymi świadczenie usług prawnych jest umożliwienie klientowi wglądu w stan prac nad jego sprawą. – Klienci traktują swoje sprawy w sądzie w kategorii życia i śmierci, często są to jedyne w ich życiu takie sprawy. Stąd w dużych emocjach czekają na orzeczenie sądu, na każdy sygnał od prawnika. Dla klienta decydująca jest częstotliwość otrzymywania informacji o danej sprawie, z kolei prawnik częstokroć nie ma czasu, aby regularnie wydzwaniać do każdego klienta i przekazywać szczegóły wielu wykonywanych czynności – zauważa Jarosław Olejarz, radca prawny, właściciel kancelarii prawniczej oraz twórca jednego z systemów wspomagających obsługę pracy prawnika.

Takie ciągłe rozmowy nie są jednak koniecznie. Niektóre systemy informatyczne dedykowane prawnikom zawierają moduł o nazwie „panel klienta”, za pośrednictwem którego klient może ze swojego komputera zobaczyć całą historię sprawy, którą prowadzi kancelaria. Ma więc bezpośredni wgląd w pracę adwokata czy radcy, w postęp przy prowadzeniu jego sprawy, w dokumenty wytworzone przez prawnika. Ma też informacje o wystawionych dla niego fakturach.

Są również kancelarie prawne, które tworzą własne systemy informatyczne ściśle dostosowane do oczekiwań ich klientów. Prawnicy kancelarii Kochański, Zięba, Rapala i Partnerzy dokładnie zdefiniowali te potrzeby, a informatycy opracowali odpowiednie rozwiązania. W ten sposób powstał system, za który kancelaria w październiku b.r. została nagrodzona w prestiżowym rankingu Financial Times Innovative Lawyers 2014 oraz dwa razy z rzędu – w 2013 i 2014 r. – otrzymała Medal Europejski Business Centre Club w kategorii „innowacyjne rozwiązania informatyczne”.

Nasz system pozwala zarządzać sprawami klientów 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Klient ma do nich dostęp, może je na bieżąco monitorować, uzupełniać, budżetować, wprowadzać zmiany, a także śledzić zmiany wprowadzane przez prawników i generować własne raporty – mówi Katarzyna Buczkiewicz, manager ds. marketingu i PR z nagrodzonej kancelarii.– Nie trzeba przy tym przyjeżdżać do prawnika, przesyłać drogą mailową plików z dokumentami. Wystarczy, że klient zaloguje się do naszej aplikacji, będąc np. na wycieczce w innej strefie czasowej, wszystko ma jak na dłoni. Ta interaktywność to jeden z istotniejszych atutów systemu.

Warto negocjować

Z raportu przygotowanego przez firmę doradczą Naveo wynika, że w Polsce funkcjonują 22 programy informatyczne dedykowane prawnikom. Ceny są zróżnicowane, często ustalane indywidualnie dla każdej kancelarii. Niektóre można kupić już za niespełna tysiąc zł netto. W ramach takiej rocznej opłaty abonamentowej, którą można uiszczać w miesięcznych ratach, klient nabywa prawo do programu, ale także prawo do wszystkich aktualizacji, które są związane ze zmianami systemu operacyjnego, warunkami bezpieczeństwa danych, rozwojem programu. Jest też zapewniona natychmiastowa pomoc techniczna. Dostawcy tego typu programów zwykle posiadają konwertery, które umożliwiają przeniesienie danych z dotychczasowego systemu do innego, należącego do konkurencyjnej firmy. A to oznacza, że w razie potrzeby prawnik będzie mógł przenieść swoją starą bazę danych, której jest właścicielem, do innego dostawcy oprogramowania.

Przy podejmowaniu decyzji o zakupie warto zwrócić uwagę na to, czy w ramach licencji można zainstalować program na dowolnej ilości komputerów pracujących w kancelarii, czy też trzeba wykupywać osobną licencję dla każdego komputera lub każdego pracownika. Warto też negocjować. Firmy w ramach promocji oferują rabaty dla prawników rozpoczynających działalność. Mogą też w ramach rocznej opłaty abonamentowej umożliwić eksploatację sytemu przez dłuższy czas.

Czy inwestowanie w narzędzia informatyczne to moda czy konieczność wynikająca z rachunku ekonomicznego? Tego typu dylematy rozwiewają trendy panujące w krajach o największej innowacyjności w prawniczej branży. Marcin Fiedziukiewicz przyglądając się rozwiązaniom w USA zauważył, że jeszcze do niedawna 50 proc. personelu tamtejszych kancelarii stanowiły sekretarki, asystentki, informatycy. Teraz czynności administracyjno–biurowe wykonują narzędzia informatyczne, których serwisowanie, po telefonicznym zgłoszeniu, gwarantuje dostawca systemu. Koszty funkcjonowania takich kancelarii są dużo niższe niż prawników posiadających rozbudowany personel administracyjny.

Narzędzia i systemy informatyczne bezpośrednio nie pozyskują klientów. Ale pośrednio mają na to wpływ. Usprawniają pracę prawnika, który mniej czasu musi poświęcać na czynności administracyjne, a więcej na marketing usług czy pracę nad sprawą klienta. Co ważniejsze, zwiększają jakość obsługi klientów, z których coraz więcej ceni sobie klarowność sposobu rozliczenia za usługę, możliwość monitorowania czynności wykonywanych przez mecenasa w ich sprawie czy bezpieczne komunikowanie się z radcą lub adwokatem.

Trochę futurologii 
35Przygoda prawnika z informatyką nie zakończy się na wykorzystywaniu powszechnych obecnie systemów statycznych, które potrafią przetwarzać wprowadzone dane, automatyzować wybrane czynności oraz pełnić funkcje repozytorium wiedzy. Wnioski z efektów pracy takich narzędzi zawsze wyciąga człowiek. Kolejnym krokiem w tej przygodzie będą systemy zdolne wprowadzoną do nich wiedzę analizować i wyciągnąć z tej analizy wnioski, sugerując konkretne rozwiązania.

– Takie systemy informatyczne są już stosowane. Potrafią przefiltrować setki tysięcy stron kartek, maili, spisanych notatek głosowych i wyłapać w tych dokumentach interesujące użytkownika wzorce. Uporają się z tym w ciągu iluś minut czy godzin, podczas gdy człowiek potrzebowałby na to dni lub tygodni. Następnie na bazie tak przygotowanych danych systemy sugerują najlepsze dla prawnika rozwiązanie jego problemu – mówi Patryk Zamorski, dyrektor business development w firmie prawniczej Dentons, marketingowiec zafascynowany zastosowaniem osiągnięć neuronauki i tzw. sztucznej inteligencji w biznesie.

O tym, jak niewiarygodne efekty może przynieść połączenie zaawansowanych algorytmów z dużą mocą obliczeniową oraz „sztuczną inteligencją” Zamorski przekonał się w Nowym Jorku podczas tegorocznej konferencji ReInvent Law NYC, poświęconej najnowszym trendom w branży prawniczej. Przedstawiono podczas niej, jak podkreśla Zamorski, w pełni inteligentny i zdolny do samodzielnego uczenia się system. Jest on dziełem prawników, profesorów Dana Katza i Josha Blackmana, a także informatyka i programisty Michaela Bommarito. Do stworzonego przez siebie narzędzia informatycznego „zassali” oni wszystkie orzeczenia sądu najwyższego USA z ostatnich 60 lat. Następnie przeprowadzono eksperyment, do którego zaproszono kilkunastu najlepszych prawników amerykańskich. Dostarczono im wszystkie dane o sprawach aktualnie rozstrzyganych przed Sądem Najwyższym USA. Takie same dane wprowadzono do komputerowego systemu. Zarówno zespół prawników, jak i komputer, mieli przewidzieć, jakie werdykty zapadną w rozpatrywanych przez sąd sprawach. Po czasie okazało się, że maszyna zdystansowała człowieka. Okazało się, że komputerowy model w 70 proc. jest w stanie trafnie przewidzieć wyroki Sądu Najwyższego USA, często typując wynik trafniej od doświadczonego prawnika.

– Prawnik przyszłości 90 proc. swojej pracy, nawet zwykłej, doradczej, będzie wykonywał w oparciu o systemy informatyczne – te statyczne, ale i te, które same potrafią wyciągać wnioski. Na podstawie swojej wieloletniej współpracy z różnymi kancelariami dochodzę do wniosku, że mecenas będzie tylko taką fajną twarzą dla klientów, bo potrzebny jest do utrzymywania z nimi relacji. Amerykański eksperyment z modelem Katza i jego współpracowników tylko potwierdził moje przekonanie, że inteligentne systemy to bezwzględnie przyszłość branży prawniczej – przewiduje Patryk Zamorski.

IT czyli przyszłość informacji prawnej

36Włodzimierz Albin, prezes zarządu wydawnictwa Wolters Kluwer Polska:

– W Polsce, dzięki dużej konkurencji między wydawcami, mamy jedne z najlepszych systemów dostępu do informacji prawnej, jakie funkcjonują w świecie Zachodu. Nie są to już wyłącznie bazy umożliwiające szybki dostęp do dziesiątków tysięcy aktów prawnych, dziś pozwalają one na porównywanie poszczególnych przepisów, wgląd w związane z nimi inne akty prawne, także dostęp do orzecznictwa, stanowisk doktryny czy wypowiedzi specjalistów. Oczywiście, wszystko to stało się możliwe dzięki rozwojowi technologii informatycznej. Obecne kierunki zastosowania IT w naszych systemach to pokazanie prawnikowi, jakie ma możliwości działania na danym etapie danej procedury prawnej. Podpowiedzenie, nie zadecydowanie za niego. Moim zdaniem, dalszy rozwój tych systemów nigdy bowiem nie przerodzi się w wybieranie konkretnych rozwiązań za prawnika. Doskonalić będziemy za to etapy wsparcia użytkownika – bazy informacji prawnej przyszłości będą mogły automatycznie weryfikować, czy przy wyborze określonego rozwiązania prawnik uwzględnił wszystkie okoliczności rozpatrywanej przez siebie sprawy.

34. Polanowski_2dr Przemysław Polański, dyrektor ds. rozwoju produktów elektronicznych w polskiej filii Wydawnictwa C.H. Beck:

– Systemy dostępu do informacji prawnej podlegają szybkiemu rozwojowi – do niedawna miały one formę baz aktów prawnych i orzecznictwa zapisanych na płytach DVD, dziś to już zaawansowane serwisy on-line, za którymi stoją potężne serwery i moce obliczeniowe, a także znacznie bogatsza zawartość obejmująca elektroniczne wydania komentarzy, monografii oraz czasopism. Dalszy rozwój technologiczny tych systemów będzie odbywał się w trzech kierunkach. Pierwszy to dostosowanie ich do możliwości, jakie daje tablet i inne urządzenia mobilne, a więc nośniki oparte na „komunikacji wizualnej”, które będą wpływać na zmianę sposobu korzystania z systemów informacji prawnej. Drugi kierunek to możliwość korzystania z zasobów udostępnianych dziś w elektronicznych systemach publicznej informacji prawnej, w tym z orzecznictwa sądów. Trzeci – personalizacja, która oznacza sprzężenie systemów dostępu do informacji prawnej z innymi narzędziami wspierającymi pracę użytkownika. Przykładowo, dzięki personalizacji system będzie „uczył się” preferencji prawnika i pomagał mu w codziennej pracy przy tworzeniu pism, jak i w pracy ze źródłami prawa.