E-protokół: nowa odsłona

Tagi:

18Od października br. obowiązuje większość nowych zasad dotyczących sporządzania, udostępniania i transkrypcji protokołu elektronicznego w sprawach cywilnych, zaś od listopada br. e-protokół można stosować również w sprawach o wykroczenia. Jedna z najważniejszych zmian to wprowadzenie do postępowania tzw. uzasadnienia ustnego (uzasadnienia elektronicznego).

Protokół elektroniczny to protokół sporządzany za pomocą urządzeń utrwalających dźwięk albo obraz i dźwięk. Ten sposób protokołowania posiedzeń sądowych został wprowadzony do postępowania cywilnego ustawą z dnia 29 kwietnia 2010 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 108, poz. 684) i jest stosowany od kilku lat. Od tego czasu ujawniły się pewne mankamenty związane ze stosowaniem niektórych przepisów regulujących protokół elektroniczny.

W związku z powyższym, ustawą z dnia 29 sierpnia 2014 r. (Dz. U. z 2014 r., poz. 1296) znowelizowano Kodeks postępowania cywilnego, w głównej mierze w zakresie e–protokołu. Z kolei, ustawą z dnia 4 kwietnia 2014 r., zmieniono ustawę – Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (Dz. U. z 2014 r., poz. 579), a tym samym do tych postępowań wprowadzono nową postać protokołu sądowego – protokół utrwalający przebieg rozprawy za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk.

Bezpośrednimi adresatami zmienionych przepisów regulujących postępowanie w sprawach cywilnych oraz wykroczeniowych są oczywiście sądy oraz podmioty posiadające status tzw. zawodowych pełnomocników procesowych (adwokaci, radcowie prawni, rzecznicy patentowi). Nowelizacja odnosi się również do nieograniczonego kręgu jednostek, które mogą występować w charakterze stron i uczestników postępowania cywilnego oraz w sprawach o wykroczenia.

Udostępnianie e-protokołu i protokół skrócony

Ustawodawca zdecydował się na zmianę przepisów art. 9 k.p.c. i art. 525 k.p.c., które dotyczą udostępniania informacji o sprawach sądowych – poprzez rozszerzenie zakresu, jak i sposobu ich udostępniania. Obecnie są one udostępniane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, a więc na odległość, przez 24 godz. na dobę przez 7 dni w tygodniu.

Oczywiście, już wcześniej istniała taka możliwość, bowiem wiele sądów uruchomiło Portal Informacyjny Sądów Powszechnych, w którym zalogowani uczestnicy postępowania sądowego mogli znaleźć interesujące ich informacje o swoim postępowaniu sądowym. Jednakże, do tej pory Portal Informacyjny był uregulowany jedynie w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 r. – Regulamin urzędowania sądów powszechnych. Stworzono zatem kodeksową podstawę prawną do zdalnego udostępniania akt sądowych upoważnionym osobom – za pomocą systemu teleinformatycznego.

Ponadto, wspomniane znowelizowane przepisy k.p.c. przyznają stronom i uczestnikom postępowania uprawnienie do otrzymania z akt sprawy nie tylko zapisu dźwięku, ale także zapisu obrazu i dźwięku, co dotychczas nie było możliwe. Do tej pory poza budynkiem sądu można było posługiwać się jedynie zapisem dźwięku. Dostrzeżono fakt, że korzystanie z zapisu dźwięku, np. w celu sporządzenia apelacji, było bardzo czasochłonne i nierzadko trudne, z uwagi na konieczność ustalenia osoby wypowiadającej słowa nagrane w czasie rozprawy. Dodatkowo, w celu zapewnienia uczestnikom postępowań sądowych ochrony przed bezprawnym posługiwaniem się takimi zapisami, znowelizowany przepis art. 9 § 2 k.p.c. wyłącza dopuszczalność wydania zapisu obrazu z przebiegu posiedzenia, jeżeli wydaniu zapisu obrazu sprzeciwia się ważny interes publiczny lub prywatny albo jeśli posiedzenie odbyło się przy drzwiach zamkniętych. W takich sytuacjach można otrzymać jedynie nagranie dźwięku.

Nowelizacja z dnia 29 sierpnia br. objęła także regulacje odnośnie tzw. protokołu skróconego, czyli pisemnej części protokołu, sporządzanej obok zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku. Zmienione od dnia 27 października br. przepisy dopuszczają zamieszczanie w tym protokole wniosków i twierdzeń stron. Zamiast nich można powołać się na tzw. pisma przygotowawcze, które strony złożyły do sądu. W protokole tym można zamieszczać także: streszczenie wyników postępowania dowodowego (np. zeznań świadków) oraz inne okoliczności istotne dla przebiegu posiedzenia sądowego. Protokół skrócony może zatem dziś obejmować taką samą treść jak tradycyjny protokół pisemny. Dzięki tym zmianom zapoznanie się z przebiegiem posiedzenia sądowego zajmuje obecnie mniej czasu niż zapoznawanie się z zapisem dźwięku albo obrazu i dźwięku.

Ustawodawca także jednoznacznie stwierdził, że czynności wymagające podpisu strony (np. zawarcie ugody sądowej) mogą być zamieszczane w odrębnym dokumencie, który stanowi część protokołu. Tym samym rozstrzygnięto wątpliwości dotyczące sporządzania ugody sądowej w postępowaniu protokołowanym za pomocą urządzeń rejestrujących dźwięk albo obraz i dźwięk.

Natomiast, jeżeli przebiegu posiedzenia nie utrwala się za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk, od dnia 27 października 2014 r. protokół sporządzony pisemnie zawiera także wnioski oraz twierdzenia stron, udzielone pouczenia oraz wyniki postępowania dowodowego i inne okoliczności istotne dla przebiegu posiedzenia; zamiast wniosków i twierdzeń można w protokole powołać się na wspomniane wyżej pisma przygotowawcze.

Transkrypcja e-protokołu i e-uzasadnienie

Kolejna grupa zmian w art. 158 k.p.c. dotyczy transkrypcji, czyli tworzenia tekstowego odpowiednika zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku z przebiegu posiedzenia jawnego.

Przepis art. 158 § 4 k.p.c. w dotychczasowym brzmieniu stanowił, że jeżeli jest to niezbędne dla zapewnienia prawidłowego orzekania w sprawie, prezes sądu na wniosek przewodniczącego może zarządzić sporządzenie transkrypcji odpowiedniej części protokołu sporządzonego za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk. Transkrypcja taka stanowi zaś załącznik do protokołu.

Na mocy nowelizacji z sierpnia br., to przewodniczącemu składu orzekającego powierzono kompetencję do podejmowania decyzji o sporządzaniu transkrypcji. Podejmowanie tej decyzji przez prezesa zazwyczaj bowiem wymagało zapoznania się z aktami sprawy, co pociągało za sobą dodatkowy nakład pracy. Tymczasem akta te są znane przewodniczącemu, a nie prezesowi sądu.

Kolejna zmiana art. 158 § 4 k. p.c. polega na skreśleniu tej części przepisu, który nadawał transkrypcji charakter załącznika do protokołu. Załącznik do protokołu jest obecnie częścią protokołu posiedzenia i ma na celu uzupełnienie jego treści, przez doprecyzowanie wniosków oraz oświadczeń strony składającej ten załącznik. Transkrypcja nie powinna być natomiast utożsamiana z częścią protokołu, którym jest zapis elektroniczny wraz z pisemnym protokołem.

Kolejne zmiany nowelizacyjne dotyczą ugody sądowej. Zmieniona treść przepisu art. 223 § 1 k.p.c. pozwala na zamieszczanie treści ugody sądowej nie tylko w protokole (czyli zapisie dźwięku albo obrazu i dźwięku), ale także w odrębnym dokumencie stanowiącym część protokołu. Pod treścią ugody winny znaleźć się podpisy stron, a niemożność jej podpisania sąd stwierdza w protokole. Należy dodać, że ta regulacja znajduje zastosowanie nie tylko wtedy, gdy przebieg posiedzenia jest utrwalany przy zastosowaniu tzw. protokołu elektronicznego, ale także wtedy, gdy jest sporządzany tzw. tradycyjny protokół pisemny.

Jedną z najważniejszych zmian omawianej reformy k.p.c. jest wprowadzenie możliwości sporządzenia uzasadnienia w postaci zapisu elektronicznego – zgodnie z treścią art. 328 § 11 k.p.c. Przepis ten ma brzmienie: „Jeżeli przebieg posiedzenia jest utrwalany za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk, uzasadnienie może być wygłoszone po ogłoszeniu sentencji wyroku i utrwalone za pomocą tego urządzenia, o czym przewodniczący uprzedza przed wygłoszeniem uzasadnienia. W razie wygłoszenia uzasadnienia na posiedzeniu nie podaje się odrębnie zasadniczych powodów rozstrzygnięcia”.

Wygłoszenie uzasadnienia nie jest obowiązkowe i jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy przebieg posiedzenia był utrwalany za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk, czyli wtedy, kiedy sporządzano protokół elektroniczny. Takie uzasadnienie odpowiada jednak wymogom przewidzianym w art. 328 § 2 k.p.c. Elektroniczne uzasadnienie wygłaszane jest bezpośrednio po odczytaniu sentencji wyroku i nie wymaga podpisania przez członków składu orzekającego. Stronie, która zażąda doręczenia uzasadnienia, doręczany jest odpis wyroku wraz z transkrypcją uzasadnienia. Od tego doręczenia biegnie termin do wniesienia środka zaskarżenia (np. apelacji).

Identyczny sposób sporządzania i doręczania uzasadnienia znajduje zastosowanie w postępowaniu apelacyjnym.

Sprawy wykroczeniowe

Omawiane zmiany w części dotyczą także spraw wykroczeniowych, w których – począwszy od 9 listopada br. – z rozprawy zasadniczo sporządzany jest protokół utrwalający jej przebieg za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk. Protokół opatrywany jest podpisem elektronicznym, co gwarantuje rozpoznawalność jakichkolwiek późniejszych zmian oraz identyfikację osoby protokolanta. Za względu na fakt, iż zapis obrazu i dźwięku dokładnie i wiernie utrwala przebieg rozprawy, za zbędną uznano możliwość sprostowania protokołu.

Przepisy znowelizowanego Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia stanowią, że w przypadku, gdy w ocenie prezesa sądu jest to niezbędne dla zapewnienia prawidłowości orzekania, może on zarządzić sporządzenie transkrypcji odpowiedniej części e–protokołu. Dokonanie transkrypcji jest czynnością materialno–techniczną, a sama transkrypcja stanowi załącznik do protokołu. Ze względu na fakt, iż sporządzenie transkrypcji jest czynnością bardzo pracochłonną i stanowiącą duże obciążenie dla protokolanta, zostało ono ograniczone wyłącznie do przypadków, gdy jest to niezbędne dla zapewnienia prawidłowości orzekania.

Obok protokołu utrwalającego przebieg rozprawy za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk, z rozprawy wykroczeniowej sporządzany jest protokół pisemny. Ma on charakter skróconego pisemnego zapisu przebiegu rozprawy i zawiera oznaczenie rozpoznawanej sprawy, sądu, czasu i miejsca rozprawy oraz – w zakresie niezbędnym ze względu na cele postępowania lub określonym przez przepisy szczególne – osób w niej uczestniczących, a także wzmiankę co do jawności rozprawy i trybu postępowania.

Ponadto, w protokole pisemnym zamieszcza się wydane na rozprawie postanowienia i zarządzenia, zażalenia wniesione ustnie na rozprawie, wzmianki o złożeniu lub cofnięciu żądania ścigania wykroczenia, odstąpieniu oskarżyciela od oskarżenia, wstąpieniu prokuratora do postępowania, złożeniu przez obwinionego wniosku o skazanie go w określony sposób bez przeprowadzania postępowania dowodowego, o prowadzeniu sprawy w trybie przyspieszonym oraz o godzinie doprowadzenia obwinionego albo o odstąpieniu od jego przymusowego doprowadzenia, o złożeniu przez stronę w trybie przyspieszonym wniosku o sporządzenie uzasadnienia wyroku, a także o cofnięciu środka zaskarżenia.

Sposób użycia systemu teleinformatycznego służącego do utrwalania przebiegu rozprawy za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk do sporządzenia protokołu pisemnego oraz funkcjonalnego powiązania tych protokołów został określony w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 listopada 2014 r. w sprawie środków technicznych służących do utrwalania dźwięku albo obrazu i dźwięku w postępowaniu w sprawach o wykroczenia (Dz. U. z 2014 r., poz. 1549).

Jako wyjątek od przedstawionej powyżej reguły, protokół z rozprawy sporządzany jest wyłącznie pisemnie, a więc według zasad dotychczasowych, w przypadku, gdy ze względów technicznych utrwalenie przebiegu rozprawy za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk nie jest możliwe.

Na mocy wspomnianej nowelizacji, strony, obrońcy, pełnomocnicy i przedstawiciele ustawowi mają prawo zapoznania się z zapisem dźwięku i obrazu z rozprawy w siedzibie sądu. Wyjątek od tej zasady odnosi się do obwinionego pozbawionego wolności – w tym przypadku zapoznanie się z zapisem dźwięku albo obrazu i dźwięku następuje w administracji odpowiedniego zakładu. Ponadto, strony, obrońcy, pełnomocnicy i przedstawiciele ustawowi mają prawo do otrzymania z akt sprawy zapisu dźwięku. Możliwość otrzymania zapisu obrazu nie została przewidziana ze względu na konieczność zapewnienia ochrony wizerunku osób biorących udział w postępowaniu, z zapisem tym jednakże można zapoznać się w siedzibie sądu.

Otrzymanie zapisu dźwięku następuje co do zasady nieodpłatnie. Jedynie w przypadku, gdy uczestnik żąda wydania tego zapisu na informatycznym nośniku danych, wiąże się to z koniecznością pokrycia kosztów wydania tego zapisu na tym nośniku. Kwestie te reguluje rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 listopada 2014 r. w sprawie udostępniania stronom, obrońcom, pełnomocnikom i przedstawicielom ustawowym zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku z rozprawy w postępowaniu w sprawach o wykroczenia oraz wysokości opłaty za wydanie tego zapisu (Dz. U. z 2014 r., poz. 1548).

Na mocy nowelizacji, odtworzenie wyjaśnień lub zeznań utrwalonych na rozprawie za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk zostało zrównane z odczytaniem wyjaśnień lub zeznań złożonych na rozprawie.

Ustne uzasadnienia w wykroczeniach

Konsekwencją wprowadzenia zasady utrwalania przebiegu rozprawy za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk są także zmiany dotyczące instytucji uzasadnienia wyroku.

A zatem, jeżeli przebieg rozprawy utrwala się za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk, istnieje możliwość przedstawienia uzasadnienia wyroku wyłącznie w formie ustnej bezpośrednio po ogłoszeniu wyroku. Odnosi się to zarówno do wyroku sądu I instancji, jak i wyroku sądu odwoławczego. W takim przypadku sąd nie przedstawia ustnie najważniejszych powodów wyroku, ale uprzedza strony o tym, że zamierza przedstawić uzasadnienie wyłącznie w formie ustnej. W celu zagwarantowania prawa do obrony obwinionemu pozbawionemu wolności, który nie był obecny przy ogłoszeniu wyroku i nie posiadał obrońcy, do administracji odpowiedniego zakładu przekazywany jest – wraz z wyrokiem – zapis dźwięku z rozprawy, w zakresie obejmującym uzasadnienie wyroku, który następnie jest udostępniany obwinionemu.

Ze względu na specyfikę uzasadnienia przedstawianego wyłącznie w formie ustnej, odmiennie został w tym przypadku określony termin do wniesienia apelacji. Zgodnie z art. 105 § 1a Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia, termin ten wynosi siedem dni roboczych, z wyjątkiem sobót, od daty ogłoszenia wyroku, zaś w przypadku obwinionego pozbawionego wolności, który nie był obecny przy ogłoszeniu wyroku i nie posiadał obrońcy – od daty doręczenia mu wyroku. Analogiczna zasada jak w przypadku obwinionego pozbawionego wolności, który nie był obecny przy ogłoszeniu wyroku i nie posiadał obrońcy, odnosi się do obwinionego i jego obrońcy w razie wydania wyroku zaocznego, w przypadku przedstawienia uzasadnienia tego wyroku wyłącznie w formie ustnej.

Rewolucja w uzasadnianiu 
18. Karaś Grzegorz sędzia_Sebastian BorowskiGrzegorz Karaś, sędzia Sądu Okręgowego we Wrocławiu specjalizujący się w sprawach cywilnych:

W zakresie zmian w protokole elektronicznym, najistotniejszą, wręcz rewolucyjną dla wymiaru sprawiedliwości zmianą, jest wprowadzenie do postępowań tzw. uzasadnienia ustnego (nazywanego przez niektórych uzasadnieniem elektronicznym). Postulat wprowadzenia tej nieznanej dotychczas praktyce instytucji zgłaszany był przez wielu sędziów. Wskazywano, że zmniejszy on obciążenie obowiązkami i umożliwi bardziej sprawne wydawanie wyroków, szczególnie w sprawach o nieskomplikowanym stanie faktycznym. Sensem orzekania jest przecież podjęcie decyzji procesowej i rozwiązanie problemu stron poprzez wydanie merytorycznego orzeczenia. Uzasadnienie jest zawsze dokumentem wtórnym w stosunku do orzeczenia i służy wyjaśnieniu stronom podstaw rozstrzygnięcia oraz instancyjnej kontroli merytorycznej.

I tak, w znowelizowanym art. 328 § 11 k.p.c. ustawodawca wprowadził możliwość sporządzenia uzasadnienia w postaci ustnej, tj. uzasadnienia wygłoszonego po ogłoszeniu sentencji wyroku i utrwalonego za pomocą urządzenia rejestrującego. Podkreślić należy, że sporządzenie uzasadnienia ustnego stanowi zawsze suwerenną decyzję sądu. Możliwość ta ograniczona jest jedynie do sytuacji, w których przebieg rozprawy utrwalany jest za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk lub obraz i dźwięk, tj. w przypadku protokołu elektronicznego. Należy przypuszczać, że możliwość wygłoszenia uzasadnienia ustnego – w miejsce konieczności sporządzania uzasadnienia pisemnego – niewątpliwe stanowić będzie również istotną zachętę do powszechnego stosowania protokołu elektronicznego.

Uzasadnienie ustne jest tylko nową formą sporządzenia uzasadnienia, w dalszym ciągu musi ono bowiem zawierać wszystkie elementy określone w art. 328 § 2 k.p.c. Decyzja o wygłoszeniu uzasadnienia ustnego podejmowana jest zawsze przez cały skład i głosowana w czasie narady. Decyzja ta jest ostateczna i po jej podjęciu sąd nie sporządza już uzasadnienia pisemnego w dotychczasowej formie (art. 324 § 1 k.p.c.). W przypadku mankamentów wygłoszonego uzasadnienia lub opuszczenia w nim elementów przewidzianych w art. 328 § 2 k.p.c., nie można więc dokonać w nim zmian bądź sporządzić inne, uzupełniające uzasadnienie pisemne. Po wygłoszeniu uzasadnienia staje się ono zamkniętym dokumentem procesowym, utrwalonym w postaci zapisu audio lub audio–wideo. Niesie to ze sobą pewne niebezpieczeństwa i ryzyka, szczególnie w początkowym etapie stosowania tego instrumentu. Dlatego, moim zdaniem, sporządzanie uzasadnień ustnych powinno być w praktyce ograniczone do spraw, w których występują proste stany faktyczne i nieskomplikowane stany prawne.

Sporządzenie uzasadnienia ustnego nie będzie ograniczało stron ani sądu odwoławczego w możliwości zapoznania się z jego treścią wyłącznie do jego odsłuchania. Art. 329 k.p.c. przewiduje bowiem, że złożenie wniosku o uzasadnienie powoduje konieczność wydania wnioskującemu transkrypcji zapisu. Na jego podstawie strona sporządza środek odwoławczy, zaś sąd odwoławczy przeprowadza kontrolę instancyjną. Transkrypcja jest sporządzana w terminie 14 dni, zawsze gdy zostanie złożony wniosek o sporządzenie uzasadnienia lub gdy strona złoży środek odwoławczy bez takiego uprzedniego wniosku. Dla zagwarantowania praw procesowych stron postępowania, przewodniczący uprzedza o takim sposobie sporządzenia uzasadnienia, a w przypadku, gdy strona występuje bez pełnomocnika, także poucza ją o zarówno o terminie, jak i sposobie złożenia wniosku o sporządzenie uzasadnienia.

Wprowadzenie możliwości wygłoszenia uzasadnienia w formie ustnej, zastępującego dotychczasowe uzasadnienie pisemne, jest krokiem w dobrym kierunku, zmierzającym do przyspieszenia postępowania i zmniejszenia obciążenia pracą sędziów. Z doświadczenia wiem (wygłosiłem już pierwsze ustne uzasadnienia), że początki nie będą łatwe, ale sędziowie szybko nauczą się wykorzystywać w praktyce tę instytucję.