Rzecznik w sądowym kryzysie

ArturOzimek_c_fmtJest na pierwszej linii reagowania w sytuacji kryzysowej, do niego w pierwszej kolejności zwrócą się media, kiedy dzieje się źle. Czy może przygotować się do zarządzania kryzysem w sądzie? – O roli rzecznika w komunikacji kryzysowej pisze sędzia Artur Ozimek.

Wymiar sprawiedliwości to miejsce, w którym często kumuluje się wiele różnych zdarzeń, będących źródłem różnych emocji. Emocje te z kolei przekładają się na informacje, które media przekazują społeczeństwu. Zazwyczaj, poza niezwykłym ładunkiem emocjonalnym, który skądinąd może być powodem tego, że informacja będzie niepełna albo wręcz nieprawdziwa, powodują konieczność interwencji ze strony rzecznika sądu. Jego rolą jest wyjaśnienie sytuacji albo sprostowanie treści już istniejącej informacji.

W sytuacjach typowych, czyli wtedy kiedy media oczekują na informację o tym co sąd zrobił albo dlaczego tak zrobił, rzecznik prasowy ma czas na przygotowanie wypowiedzi. W sytuacjach kryzysowych, które wymagają działań natychmiastowych, takiego czasu zbyt wiele już nie ma.

W każdej z tych sfer głównym podmiotem monitorującym te zjawiska jest rzecznik prasowy. Na poziomie sądów rejonowych współpraca ze środkami masowego przekazu została powierzona prezesowi lub wiceprezesowi sądu (§ 33 ust. 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 25 czerwca 2015 roku Regulamin urzędowania sądów powszechnych Dz. U. Nr 925), zaś na poziomie sądu okręgowego lub apelacyjnego rzecznikowi prasowemu (§ 33 ust. 2 cytowanego rozporządzenia). W związku z treścią tych przepisów w sądach pojawia się różna praktyka co do kompetencji rzecznika prasowego w zakresie reprezentowania przed mediami sądów rejonowych. W jednych, zarówno sądy rejonowe, jak i okręgowe są reprezentowane przez rzecznika sądu okręgowego, a w innych rzecznik reprezentuje wyłącznie sąd okręgowy. Może to rodzić pewne zaburzenia w komunikacji pomiędzy mediami a sądem, ponieważ czasami będzie trudno ustalić podmiot odpowiedzialny za informację.

Wsparcie dla rzecznika

Rzecznik prasowy winien być w pełni dyspozycyjny i mobilny, czyli mieć cały czas dostęp do informacji oraz bieżący wgląd w sprawy będące w zainteresowaniu mediów. Jest to o tyle istotne, że w każdej sytuacji kryzysowej liczy się czas reakcji. Ilość informacji, którą trzeba codziennie przetwarzać, jest na tyle duża, że wymaga pomocy innych osób. W związku z tym niezbędne jest posiadanie przez rzecznika personelu wspomagającego.

Sam, będąc rzecznikiem prasowym dużego sądu okręgowego oraz reprezentując 12 sądów rejonowych, miałem „na biegu” kilkadziesiąt spraw będących w zainteresowaniu mediów, często w odległych sądach. W takich warunkach wykonywanie tej funkcji jednoosobowo było niezmiernie trudne i często wiązało się z szukaniem kompromisowych rozwiązań, żeby wywiązać się z powierzonych zadań jak najlepiej. Dlatego też podjąłem starania, by stworzyć biuro prasowe, co zresztą zakończyło się sukcesem. Normatywne wsparcie dla takiego pomysłu miało swoje źródło w § 30 ust. 1 cytowanego rozporządzenia. Wynika z niego, iż w sądzie, ze szczególnych względów uzasadnionych potrzebami sądu, można utworzyć oddziały, samodzielne sekcje lub sekcje w ramach oddziałów inne niż wymienione w § 24, § 25 i § 27. Oznacza to prawną możliwość utworzenia biura prasowego rzecznika prasowego. W moim biurze pracowały trzy osoby, przy czym pełniły one jednocześnie funkcje w biurze obsługi interesanta.

To rozwiązanie spotkało się z pozytywnym przyjęciem przez media, albowiem w znacznie szerszym niż dotychczas zakresie dziennikarze uzyskali szybki dostęp do informacji, do której wcale nie jest potrzebny rzecznik prasowy sądu (np. terminy rozpraw, treść wyroków, itp.). To pozwoliło mi skupić się na działalności związanej z udzielaniem informacji wymagających wiedzy prawniczej oraz reprezentowaniem sądu w mediach. Ponadto w znacznym stopniu oszczędziło czas, który mógł być przeznaczony na monitorowanie spraw bieżących i reagowanie w sytuacjach kryzysowych.

To wszystko ma bezpośrednie przełożenie na jakość działań rzecznika w razie pojawienia się takich sytuacji. Właściwa organizacja biura prasowego, odpowiedni podział zadań pomiędzy zatrudnionymi tam pracownikami skraca czas przygotowania do wystąpienia telewizyjnego czy radiowego albo udzielenia informacji w innej formie. A zatem stworzenie biura prasowego powinno być, moim zdaniem, jednym z głównych i podstawowych celów każdego rzecznika prasowego. Coraz większa liczba informacji, jaką trzeba przetworzyć, wymaga posiadania odpowiedniego zespołu. To rozwiązanie pozwala szybko i elastycznie dostosować się do zaistniałych sytuacji i to nie tylko kryzysowych, rozdzielić zadania pomiędzy pracowników, zwłaszcza, jeśli rzecznik prasowy reprezentuje wiele sądów, często odległych od siebie.

Czym jest sytuacja kryzysowa?

W pierwszej kolejności należy rozpoznać, czy mamy do czynienia z sytuacją kryzysową. Ona bowiem determinuje określone działania i prawie zawsze wiąże się z tym, żeby reakcja sądu (rzecznika prasowego lub prezesa) została przekazana w odpowiednio krótkim czasie i odpowiedniej formie.

Zdekodowanie tego pojęcia może nastręczać trudności, choć istnieje jego legalna definicja. W ustawie z 26 kwietnia 2007 roku o zarządzaniu kryzysowym (Dz.U.2013, poz. 1166, j.t.) w art. 3 ust. 1 zawarto definicję ustawową: przez sytuację kryzysową – w myśl ustawy – należy rozumieć sytuację wpływającą negatywnie na poziom bezpieczeństwa ludzi, mienia w znacznych rozmiarach lub środowiska, wywołującą znaczne ograniczenia w działaniu właściwych organów administracji publicznej ze względu na nieadekwatność posiadanych sił i środków.

Wprawdzie została ona określona na potrzeby zarządzania kryzysowego na poziomie ogólnokrajowym, jednakże daje obraz zjawiska oraz podaje cechy, które pozwalają określić daną sytuację jako kryzysową. O ile opisane wyżej zdarzenia mogą się pojawić w sądzie, np. zamach terrorystyczny czy alarm bombowy, to jednak najczęściej takie zjawiska na poziomie sądu będą przebiegały w odmienny sposób, z uwagi na specyfikę związaną z funkcjonowaniem wymiaru sprawiedliwości.

Sytuacja kryzysowa w sądzie będzie przede wszystkim występowała wtedy, kiedy pojawiające się w społeczeństwie zjawiska, będące efektem działania lub zaniechania wymiaru sprawiedliwości, w sposób bezpośredni wpływają na poczucie bezpieczeństwa obywateli albo godzą w działalność tych organów i podważają do nich zaufanie. Podkreślenia przy tym wymaga, że nie chodzi tutaj o kwestionowanie konstytucyjnego prawa do wolności słowa (art. 54 ust. 1 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej Dz.U. Nr. 78, poz. 483 z 1997 roku ze zm., gdzie każdemu zapewnia się wolność wyrażania swoich poglądów oraz pozyskiwania i rozpowszechniania informacji), ale o podejmowanie takich działań, które mają przywrócić poczucie bezpieczeństwa i odbudować zaufanie do wymiaru sprawiedliwości.

Przy tak ujętej definicji, sytuacje kryzysowe w sądzie nie będą miały zazwyczaj gwałtownego przebiegu, co niewątpliwie stawia w dobrej sytuacji rzecznika prasowego, który musi na nie zareagować. Bowiem decyzje podejmowane przez sądy są poprzedzone określonym przez przepisy procesowe (czy to kodeksu postępowania karnego czy to kodeksu postępowania cywilnego), postępowaniem dowodowym. Oznacza to pewną przywidywalność danych zjawisk i tym samym dają pewną swobodę w przygotowaniu się na wystąpienie sytuacji kryzysowej.

Kiedy kryzys dotyka sąd?

Najczęściej z kryzysem mamy do czynienia wtedy, kiedy działanie lub zaniechanie sądu powoduje, że społeczeństwo nie jest w stanie go zaakceptować. Można tutaj wyróżnić kilka sytuacji.

Pierwsza z nich dotyczy orzeczeń, jakie są wydawane przez sądy, kiedy zawarte w nich rozstrzygnięcia rozmijają się z oczekiwaniami społecznymi oraz gdy temu zjawisku towarzyszy powszechna jego krytyka, a w skrajnych wypadkach nawet protesty, np. pikiety przed budynkami sądów organizowane przez różnego rodzaju stowarzyszenia.

Druga sfera dotyczy osób, którzy tworzą wymiar sprawiedliwości – czyli sędziów i personelu urzędniczego. Sytuacja kryzysowa wystąpi wtedy, kiedy dojdzie do naruszenia przez taką osobę norm etycznych bądź przepisów szeroko rozumianego prawa karnego (czyli popełnienie przestępstwa lub wykroczenia).

Podkreślenia przy tym wymaga, że nie każde orzeczenie będzie powodowało sytuację kryzysową, ale tylko takie, które wywoła opisane wyżej skutki w sferze ocen społecznych i przełoży się na ilość i jakość pojawiającej się w mediach krytyki. Tu także należy prawidłowo rozpoznać, z czym mamy do czynienia: czy z krytyką opartą na wiedzy, czy na emocjach lub nieprawdziwych informacjach? Innymi słowy chodzi o to, czy mamy wyjaśnić motywy faktyczne i prawne, jakimi kierował się sąd przy podejmowaniu określonej decyzji, czy prostować nieprawdziwe stwierdzenia. W przypadku sytuacji związanej z osobami pracującymi w sądzie, będzie to opisanie sytuacji faktycznej i prawnej oraz wskazanie kroków, jakie w związku z daną sprawą podjęto.

Rola rzecznika

Trzeba w tym miejscu rozróżnić dwie sytuacje z punktu widzenia działania rzecznika:

  • kiedy mamy odpowiadać na informacje, które już istnieją w mediach;
  • kiedy mamy wyprzedzić informacje, które w mediach mają się pojawić.

Powyższe zagadnienia będą głównym przedmiotem zainteresowania rzecznika prasowego. Zdecydowanie łatwiej jest działać w sytuacji, kiedy znamy treść przekazu medialnego. Wtedy wiemy, jaki jest zakres krytyki decyzji sądu, jaki obszar jest neutralny i na co należy zwrócić szczególną uwagę oraz czego oczekują dziennikarze. Natomiast kiedy musimy przygotować wystąpienie, gdy sytuacja kryzysowa jeszcze nie nastąpiła (ale wiemy, że nastąpi), pojawiają się trudności we właściwym określeniu problemów oraz ustaleniu tego, jakie są oczekiwania mediów. W takiej sytuacji niewątpliwie trudniej jest podjąć właściwą decyzję co do rodzaju i ilości informacji, jakie mamy przekazać.

Ważne pytania na początek

Kiedy dochodzi do sytuacji kryzysowej, na początku musimy sobie odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań, które pozwolą na rzetelne przygotowanie się i prawidłową reakcję:

  • jaki jest zasięg sytuacji kryzysowej i jej skala?
  • kto decyduje o zakresie, czasie i sposobie udzielania informacji oraz kto będzie wiodącym rzecznikiem?
  • jakie podmioty są zaangażowane w realizację działań oraz w związku z powyższym, jaki zakres informacji może być udzielany przez ich przedstawicieli?
  • w jaki sposób informacja jest koordynowana przez rzecznika?
  • jaka jest grupa lub osoba, które mogą dostarczyć niezbędnych informacji?
  • czy rzecznik lub osoby zarządzające mają przewidziany model informowania oraz miejsce, w którym będzie można przeprowadzić wywiad lub rozmowę?

Wprawdzie powyższy model ma charakter bardzo uniwersalny, jednakże z powodzeniem można go zastosować na poziomie sądu okręgowego i rzecznika prasowego.

Po pierwsze rozpoznanie obszaru kryzysu jest chyba najważniejszym elementem w reagowaniu na sytuację, albowiem pozwala na przygotowanie adekwatnych do niej informacji. Po drugie rzecznik powinien zawiadomić prezesa sądu, ponieważ w zakresie swej działalności informacyjnej podlega mu bezpośrednio (§ 33 ust. 3 cytowanego rozporządzenia). Po trzecie należy przeprowadzić wspólną naradę i ustalić:

  • kto posiada dokładną wiedzę na temat danego zdarzenia (zazwyczaj będzie to sędzia referent w danej sprawie),
  • adresata żądania (w razie potrzeby) akt sprawy, która stała się źródłem kryzysu, ewentualnie informacji sędziego co do przebiegu czynności i przyczyn wydania takiej a nie innej decyzji.

Sprawa jest prosta, jeśli dostęp do akt jest natychmiastowy – akta znajdują się w tym samym budynku, co siedziba rzecznika. Jeśli nie, to wtedy należy przeprowadzić rozmowę z sędzią odnośnie zdarzenia albo zażądać pisemnej informacji o sprawie. Następnym krokiem jest ustalenie z prezesem „warunków brzegowych” udzielanych informacji oraz sformułowanie wyjściowego komunikatu w schemacie (rodzaj zdarzenia i – o ile są znane – to także jego przyczyny, podjęte działania i wykonywane czynności). Warto też, w sytuacji kiedy w sądzie nie ma podziału na rzeczników cywilnych i karnych, skonsultować się z sędzią z danej dziedziny prawa.

Dopiero po przeprowadzeniu powyższych czynności powinna być podjęta decyzja co do podmiotu odpowiedzialnego za przekaz. Może się zdarzyć, że to właśnie prezes sądu będzie osobą odpowiednią do przekazania danej informacji, np. żeby wzmocnić przekaz. Wówczas rola rzecznika sprowadzi się do zorganizowania spotkania z mediami i kierowania jego przebiegiem. Do tego typu działań będzie dochodziło wtedy, gdy sytuację kryzysową wywoła zachowanie pracownika lub sędziego.

Lepiej mówić, czy pisać?

Należy także zastanowić się nad wyborem odpowiedniej formy kontaktu z mediami. Jeśli za przekaz będzie odpowiedzialny rzecznik prasowy, powinien rozważyć, która formuła komunikacji będzie optymalna: słowna czy pisemna. Obie mają swoje wady i zalety. Forma pisemna przeważnie jest dokładniejsza, pozostawia zapis, ale nie sprzyja zwrotnej reakcji i wymianie poglądów, jest trudniejsza i bardziej czasochłonna. Ustna zaś sprzyja wymianie poglądów i zwrotnej reakcji oraz jest łatwa w użyciu, jednakże z drugiej strony może być niedokładna. Jeśli wybierzemy przekaz ustny, warto zdecydować, czy będzie on w formie bierfingu, czy konferencji prasowej. Wydaje się, że wybór będzie uzależniony od rodzaju sytuacji kryzysowej oraz jej zasięgu. Jeśli będzie ona dotyczyła wydarzenia o charakterze lokalnym, wystarczające będzie spotkanie z mediami lokalnymi na konferencji prasowej albo przekazanie komunikatu w formie pisemnej (umieszczonego na stronie internetowej lub wysłanego do dziennikarzy), w którym będą zawarte wszystkie informacje dotyczące danego zdarzenia. Kiedy będziemy mieli do czynienia z wydarzeniem o zasięgu ogólnopolskim, warto uzgodnić z mediami formę i czas przekazu. Chodzi przede wszystkim o ustalenie, czy przekaz ma być na żywo, czy może być to relacja z konferencji prasowej, czy też wypowiedź do kamery dla dziennika informacyjnego (tzw. „setka”). Jest to o tyle istotne, że wymaga zarówno od rzecznika, jak i przedstawicieli mediów odpowiedniego przygotowania się do nagrania, ustawienia ekipy, zgrania terminów ze studiem i dotarcia na miejsce nagrania.

Rzecznika know-how

Niezbędne jest posiadanie aktualnej bazy adresów mailowych do dziennikarzy mediów lokalnych i ogólnokrajowych w celu szybkiej i sprawnej komunikacji. Dobrym rozwiązaniem jest posiadanie ich pod jednym hasłem, co pozwala wysyłać jedną wiadomość do wielu osób bez potrzeby szukania poszczególnych adresatów.

Inaczej natomiast będzie wyglądało działanie rzecznika, kiedy zaistnieje konieczność sprostowania informacji, które pojawiły się w mediach, czy to w formie autorskiej wypowiedzi dziennikarza, czy też wypowiedzi innych osób, nierzadko polityków. Tryb sprostowania, jaki wynika z prawa prasowego (art. 31a – 32 ustawy z 26 stycznia 1984 roku, prawo prasowe Dz. U. Nr, 5, poz. 24 z 1984 roku ze zm.), nie spełnia swego celu, ponieważ jest czasochłonny, wymaga złożenia takich wniosków do wszystkich mediów, które publikują naszym zdaniem nieprawdzie informacje. W takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem jest zorganizowanie konferencji prasowej w możliwie w najkrótszym czasie i odniesienie się do poszczególnych elementów kontestowanej wypowiedzi czy materiału dziennikarskiego.

W swojej pracy rzecznika prasowego miałem do czynienia z takim wydarzeniami. Jednym z nich było sprostowanie wypowiedzi polityka, który zarzucił sądowi opieszałość w procesie rejestracji jego partii. Ponieważ jego wypowiedź została wyemitowana we wszystkich programach informacyjnych o zasięgu ogólnopolskim i zawierała elementy nieprawdziwe, należało jak najszybciej zareagować. I najlepszym rozwiązaniem okazała się konferencja prasowa. Reasumując te rozważania, można wskazać najważniejsze elementy, które moim zdaniem, są istotne w sytuacjach kryzysowych:

  • dokładne określenie zagrożenia, jego zakresu oraz ewentualnych skutków;
  • konsultacja z prezesem jako zwierzchnikiem rzecznika prasowego co do sposobu i zakresu reakcji;
  • uzyskanie informacji o źródle kryzysu z pierwszej ręki (sędzia referent, akta sprawy, sędzia z danej dziedziny prawa);
  • uzgodnienie zakresu udzielanych informacji oraz sposobu jej udzielenia;
  • bieżące reagowanie na pojawiające się zagrożenia.

Nie jest to oczywiście katalog zamknięty, jednakże pokazuje, jakie kroki są niezbędne, aby osiągnąć pożądany przez nas cel. Jest nim likwidacja zagrożenia i rozwiązanie kryzysu. Im lepiej się do tego przygotujemy, tym wyższy poziom komunikacji i informacji jesteśmy w stanie zapewnić. W konsekwencji doprowadzić do wyeliminowania sytuacji kryzysowej.

Literatura:

P. Guła, J. Prońko, B. Wiśniewski: Zarządzanie informacją w sytuacjach kryzysowych, Wyższa Szkoła Administracji, Bielsko-Biała 2009.

P. Burkiewicz, I. Zaborowska: Zarządzanie informacją Materiały szkoleniowe, Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej, Warszawa 2011.