Sądy i komunikacja po węgiersku

Tagi:

DSCF4752_c_fmtJuż po raz trzeci sędziowie i eksperci od komunikacji przyjechali do Budapesztu, aby kompleksowo omówić temat funkcjonowania sądów w rzeczywistości medialnej. W konferencji „Sądy i komunikacja”, zorganizowanej przez węgierską Akademię Sprawiedliwości udział wzięło 80 uczestników z 20 krajów. W tym roku szczególny nacisk położono na komunikację kryzysową sądów, wzmacnianie pozytywnego wizerunku wymiaru sprawiedliwości oraz rejestrowanie rozpraw przed media.

Wizerunek sądu – czyli co?

W kategoriach biznesowych można powiedzieć, że kryzys w firmie, rozgrywający się na oczach mediów (lub początkowo nawet bez ich udziału), jest zagrożeniem dla marki, czyli m.in. dla pozytywnego postrzegania firmy przez klientów. W efekcie kryzys zagraża prawidłowemu funkcjonowaniu firmy na rynku, także płynności finansowej. Pytanie – czym dla sądu jest kryzys i wobec jakich wartości może być niebezpieczny? Według uczestników budapesztańskiej konferencji są to: wiarygodność, zaufanie, reputacja i transparentność.

Umiejętne komunikowanie się z mediami może pomóc w skutecznym dotarciu do opinii publicznej w sytuacji kryzysowej. Zatem sąd nie tylko nie przegra wizerunkowo, ale może zyskać, pozostawiając w pamięci opinii publicznej obraz otwartej i sprawnej instytucji. I dlatego podejście sądów do mediów – na co dzień, nie tylko od kryzysu – powinno być aktywne.

Kryzys może dopaść każdego

Sytuacja kryzysowa może pojawiać się w każdej instytucji. Dlatego warto mieć zawczasu opracowane procedury. Podczas konferencji Tracey Turner-Tretz, kierownik biura prasowego Europejskiego Trybunału Praw Człowieka oraz Kornel Bohm, dyrektor Sekcji Komunikacji Kryzysowej Węgierskiego Stowarzyszenia Public Relations, dyskutowali o kryzysowym ABC dla sądów.

W Europie normą staje się sporządzanie tzw. ksiąg komunikacji kryzysowej sądów. Zawierają one zestaw możliwych scenariuszy kryzysowych oraz sposobów na szybką i skuteczną reakcję. Paneliści podkreślali, że kryzys może być szansą dla sądu. Jeśli wyjdzie z niego obronną ręką – a to stanie się dzięki skutecznej komunikacji – wzmocni swój wizerunek sprawnej i transparentnej instytucji.

Gdy wydarzenie w sądzie zostanie zidentyfikowane jako „kryzysowe”, poza sprawnym podziałem zadań w grupie zarządzającej kryzysem, należy szybko na niego odpowiedzieć (np. przy pomocy przygotowanej wcześniej listy kontaktów do dziennikarzy) i przejąć komunikację związaną z wydarzeniem. Zdaniem panelistów, system aletrujący powinien zadziałać zgodnie z zasadą „złotej godziny”. W tym czasie sąd powinien mieć gotowy główny przekaz.

Co powinno w nim być? Wyłącznie fakty. Bez spekulacji, własnych interpretacji wydarzeń, zgadywania. Nie można zostawiać odbiorcom pola do domysłów. To, co wychodzi w tym momencie z sądu, ma być – tylko i aż – wyważonym komunikatem, wypowiedzianym przystępnym, jasnym językiem. Warto także wcześniej opracować krajowy system wzajemnego, szybkiego informowania sądów na wypadek sytuacji kryzysowych.

Wyrok dobrze podany

DSCF4773_c_fmtW sprawach medialnych fragmenty, a właściwie krótki fragment ustnych motywów uzasadnienia, to pewniak do relacji dziennikarskiej. Trzeba przykładać wagę do tego, by każde zdanie było zrozumiałe dla ogółu. Minimalizuje to ryzyko wypaczeń sensu wyroku. Jednak, jak podkreślał Kornel Bohm, również udostępniane dziennikarzom fragmenty pisemnego uzasadnienia powinny trzymać się tej reguły. Czasem pewne zdania, napisane nawet jasnym językiem, mogą budzić słuszne wątpliwości interpretacyjne.

W Polsce przykładem sytuacji kryzysowej może być tzw. sprawa dzieci z Niska. W relacjach dziennikarskich zaczęły pojawiać się fragmenty uzasadnienia: „Ciasne mieszkanie – 37 m kw., bałagan i muszki owocówki”. Opinia publiczna, za pośrednictwem mediów, otrzymała więc informację, że to jest powód, dla którego odebrano dzieci ich rodzicom. Następnie zaczęły pojawiać się komunikaty sądu, jednak było mu już trudno przebić się ze swoim stanowiskiem w tej sprawie.

Paneliści akcentowali, że bywa i tak, że sąd musi stać się narratorem sprawy i objaśniać społeczeństwu (nie wchodząc w szczegóły, tym bardziej sprawy rodzinnej), na jakiej postawie wydał orzeczenie, tłumaczyć co się stało i jakie są tego konsekwencje. Musi udzielić ludziom odpowiedzi na pytanie: „Tylko osiem lat za takie ogromne przewinienie?”, zanim dadzą ją inni, nieznający akt sprawy.

Sąd i PR

Czy da się zachować powagę sali sądowej i jednocześnie być w mediach społecznościowych? Jaki powinien być dzisiejszy sąd dla obywatela? Czy sąd może być zarówno majestatyczny, jak i otwarty i przyjazny?

Prof. Philip Langbroek z Uniwersytetu Prawnego w Utrechcie twierdzi, że taki model sądu jest możliwy. Dziś nowe media zmieniają całą komunikację, w tym także komunikację sądu. Staje się ona bardziej bezpośrednia, w portalach społecznościowych dochodzi do kontaktu obywatela z instytucją, tradycyjne media mogą w tym procesie nawet nie uczestniczyć.

Do tego tematu należy jednak podchodzić ostrożnie. Co prawda, celem jest dostępny i otwarty wymiar sprawiedliwości, ale, zdaniem uczestników konferencji, sąd nie powinien wchodzić w bezpośrednie dyskusje z internautami. To, co warto robić dziś, to np.: udostępnianie w sieci: newslettera z informacjami (np. konferencje, ciekawe sprawy, ważne decyzje, newsy z sądu, statystyki), ogólnych informacji o sądzie i najczęściej zadawanych pytaniach i udzielanych na nie odpowiedziach (FAQ), słownika pojęć, praw i obowiązków stron, materiałów multimedialnych. Im forma ciekawsza, tym lepiej. Należy przy tym pamiętać o dostosowaniu treści do odbiorców, którzy są różni (młodzi ludzie, strony, prawnicy, NGO-sy, media, władza, organizacje międzynarodowe). Informacje zawsze powinny być podane przystępnym językiem, zawierać w miarę możliwości grafikę, liczby.

Jak cię widzą, tak cię piszą

Ostatnia część konferencji była poświęcona nagrywaniu obrazu i dźwięku przed, w trakcie i po zakończeniu rozpraw. Swoje prezentacje przedstawili Jonathan Sherman, adwokat z Waszyngtonu, specjalizujący się w „sprawach medialnych” oraz węgierscy sędziowie sądów okręgowych.

Obraz przemawia bardziej niż tysiąc słów i w ten sposób sąd również komunikuje się z obywatelem. Należy więc zadbać o porządek wokół rozprawy jeszcze zanim się ona zacznie. Można zorganizować spotkanie z przedstawicielami mediów i wcześniej uzgodnić szczegóły, zadbać o odpowiednią wielkość sali rozpraw, sektory dla mediów, system identyfikacji dziennikarzy w sądzie, o porządek na korytarzach. Czasem media nagrywają relację z sądu jeszcze zanim na sali pojawi się sędzia lub w trakcie przerwy. Tu pojawia się kwestia ochrony wizerunku stron i uczestników postępowania. Reasumując, sąd powinien uczestniczyć w przygotowaniach do „rozprawy medialnej”, by minimalizować ryzyko kryzysu lub by po prostu rozprawa odbywała się sprawnie.

Jak pokazała konferencja w Budapeszcie, temat komunikacji sądu z mediami traktowany jest jako jedno z ważniejszych zagadnień sądownictwa na poziomie międzynarodowym. Jest to temat dla sędziów trudny od wielu lat, jednak kształt dzisiejszej komunikacji poniekąd wymusza bardziej aktywną postawę wobec dziennikarzy. A to, przy umiejętnym poruszaniu się w zagadnieniach medialnych, może przynieść sądowi dużo korzyści.