Cienie i blaski prowadzenia własnej kancelarii prawnej

Tagi: ,

PIOTR_Podg_rskiZ każdej strony słychać dzisiaj utyskiwania prawników odnoszące się do ich odbiegającej od oczekiwań pozycji materialnej. Ktoś powie, że wpisuje się to w nasz narodowy pesymizm. Inny stwierdzi, że dla najlepszych zawsze się coś znajdzie. Nie ma jednak co ukrywać: odnośnie usług prawnych żyjemy w dobie nadwyżki podaży nad popytem.

To zaburzenie normy ekonomicznej, rodzi swoje konsekwencje dla rzeszy profesjonalnych prawników: radców prawnych i adwokatów. Mają oni problemy ze znalezieniem miejsca pracy, a rozpoczęcie własnego biznesu przewidują ewentualnie wraz z pojawieniem się siwizny na włosach. Nie możemy się oszukiwać, minęły czasy, gdy na salonach palestry gościło sformułowanie: „jedna sprawa i Warszawa”. Odnosiło się ono do prestiżowego wówczas samochodu. Dzisiaj, żeby zarobić na przeciętny, własny środek lokomocji, trzeba się nieco więcej natrudzić.

Jak jednak wygląda sprawa z tą własną kancelarią? Czy trzeba odpracować swoje pod innym szyldem i czekać na osiągnięcie odpowiedniego wieku, aby przybić własną tabliczkę? Moim zdaniem, ten stereotyp odchodzi dzisiaj w niepamięć. Wchodzimy w okres, kiedy młodzi, wykształceni prawnicy sprawnie odnajdują się na rynku w ramach własnych działalności. Są świetnymi praktykami, którzy wykazują się innowacyjnymi, często nieszablonowymi rozwiązaniami, sprzyjającymi sprawnemu rozwiązywaniu zawiłych spraw. Oczywiście własna kancelaria, to nie tylko blaski, ale również cienie. Warto jednak stawić czoła tym ostatnim, gdyż przy umiejętnym zarządzaniu zwróci nam się to w postaci ogromnej satysfakcji, jaką zresztą daje samo prawo w swojej czystej postaci

W pojedynkę, czy ze wspólnikami?

To pierwsze, podstawowe pytanie, które stawiamy sobie przed podjęciem jakichkolwiek dalszych przedsięwzięć. Zagościło ono również i u mnie. Mówi się, używając pewnej metafory, że w kancelarii powinna być osoba określana mianem lokomotywy oraz taka, która stanowi dołączony do niej wagon. Lokomotywa jest odpowiedzialna za wszystko. Odpowiada za pierwszy kontakt z klientem. Szuka nowych rozwiązań, ulepszeń, dąży do rozwoju kancelarii. Wagon powinien być na miejscu, skupiony wyłącznie na pracy. Żadna z tych osób (a zwłaszcza ta utożsamiana z doczepionym wagonem) nie może – poprzez swoją funkcję czuć się gorsza. W końcu jaki jest sens, gdy lokomotywa jedzie sama po torach, nie przewożąc w doczepionych wagonach „towaru”? Osoba określana mianem lokomotywy, musi jednak również znajdować czas na merytoryczną pracę.

Z moją Wspólniczką niejednokrotnie razem pełniliśmy funkcję lokomotywy. Później – dla odmiany – byliśmy wagonami pędzącymi po wyznaczonym wcześniej przez lokomotywę szlaku. Trzeba pamiętać, że wspólnik jest jak nasz małżonek. Choć, na marginesie rzecz ujmując, należy sobie życzyć, aby z rodziną spędzać tyle czasu, co ze swoim partnerem biznesowym.

Nie rekomenduję, aby startować z kancelarią w nieparzystym układzie wspólników. Zawsze bowiem znajdzie się mniejszość, która może być dyskryminowana. Wejście na rynek najlepiej jest przeprowadzić we dwójkę. Podstawowa zasada to zaufanie wobec własnego wspólnika. Może brzmi to trywialnie, ale jest to grunt do prowadzenia własnej kancelarii. Z drugiej strony należy się liczyć z tym, że nasze drogi zawsze mogą się rozejść. I w moim przypadku, tak jak byłem wyznawcą tej pierwszej zasady (zresztą i vice versa), tak zbagatelizowałem tą drugą.

Trudne początki

Początki są zawsze pełne pięknych wizji, również odnośnie współpracy pomiędzy wspólnikami. Rozmowy o wyborze nazwy, o projekcji strony internetowej, wizytówek etc. Życie jednak bardzo szybko strąca nam z nosa różowe okulary. Pierwsza decyzja, to formuła, w jakiej zamierzamy prowadzić kancelarię. Czy ma to być działalność gospodarcza (każdy w ramach własnej), czy może spółka cywilna, albo spółka prawa handlowego?

Ze względu na ramy publikacji, ten wątek pozwolę sobie ominąć. Bez względu na powyższy wybór, bardzo szybko staniemy twarzą w twarz z przykrym obowiązkiem prowadzenia uproszczonej, bądź pełnej księgowości. Te zadania najlepiej jest powierzyć profesjonalistom, zwłaszcza przy ogromie pracy, który nas czeka. Oczywiście, uprzednio musimy również rozważyć znalezienie siedziby dla naszej kancelarii. To chyba najbardziej „przykry” obowiązek, a to z racji generowania najwyższych (na początku) kosztów. Nie każdego na to stać. Pozostają zatem tzw. biura wirtualne, które oferują nam szerokie możliwości począwszy od korzystania wyłącznie z adresu, po opcje udostępnienia własnego biurka, czy ofertę prowadzenia sekretariatu. W przypadku naszej kancelarii, ze względu na klientów, których już posiadaliśmy, istniała potrzeba posiadania własnego, reprezentacyjnego biura. Wszelkie decyzje dotyczące nazwy, biura, strony internetowej, musiały być podjęte sprawnie. Klienci, których mieliśmy w ramach swoich wcześniejszych działań zawodowych, nie mogli czekać. Musieli mieć gotowy „produkt”. Na marginesie dodam, że w naszym przypadku użyliśmy tzw. nazwy fantazyjnej odchodzącej od utartych standardów, które nakazują zamieszczanie nazwisk. Nie był to w żadnym wypadku przejaw braku skromności, a jedynie chęć zbudowania przekazu prawników, o których była już mowa na wstępie niniejszej publikacji.

Umiejętne budowanie wizerunku kancelarii

Kancelaria powinna być kojarzona z jakimś zakresem usług prawnych. Nie jest to proste, gdyż na początku nie ma mowy o dokonywaniu wyborów spraw i budowaniu wąskiej specjalizacji. Takie scenariusze możliwe są dla prawników posiadających mocną klientelę w danej branży. Na ogół są to byli partnerzy wielkich korporacji, którzy odchodzą na swoje i prowadzą kancelarie określane jako „butiki prawnicze”. Z jednej strony prawnik startujący ze swoją kancelarią nie może kaprysić, ale z drugiej – łatwo mu wpaść w pułapkę „eksperta od wszystkiego”. Ten samozachwyt jest bardzo wyczuwalny przez klientów. Nikt nie zaufa radcy prawnemu, czy adwokatowi, który specjalizuje się we wszystkim. Ta megalomania ma przejaw również w sztucznym nadmuchiwaniu osiągnięć kancelarii.

Piotr_Podg_rski_marketing_prawniczy1Wskazywaniu nieistniejących (czy istniejących pro forma) oddziałów nie tylko w kraju, ale i na świecie, podczas, gdy w rzeczywistości w danej placówce funkcjonuje jedynie „przedstawiciel”, mający za zadanie odebrać telefon i skierować sprawę do głównej (często de facto jedynej) placówki. Niestety działania te często są bezkrytycznie promowane przez środki masowego przekazu i w taki oto sposób, dana kancelaria – wskutek braku poczynionej przez dziennikarzy weryfikacji i poleganiu jedynie na wypełnionej przez kancelarię ankiecie – ląduje na wysokim miejscu w rankingu, w którym kluczowym elementem jest np. ilość oddziałów. Takie zjawiska należy eliminować, gdyż są one nie tylko nieetyczne z punktu widzenia obowiązujących nas standardów (kodeksów) zawodowych, ale również w sposób rażący naruszają uczciwą konkurencję i tym samym są bezprawne. Nie mówiąc już oczywiście o przypadkach „kupowania” miejsc w komercyjnych rankingach przeprowadzanych przez różnego rodzaju miesięczniki, kwartalniki itp. Takie transakcje nie są rzecz jasna nazywane po imieniu. Sprzedaje się coś innego: wywiad, artykuł sponsorowany etc. Ale w zamian za to jest określona pozycja we wcześniejszym, czy późniejszym rankingu. To zatrważające zjawisko, które zagościło w „kulturze” prawnej, dające możliwość określonym prawnikom przypisywania sobie nr 1 w wybranej dziedzinie. Zwróćmy uwagę, że takie rankingi nie bez przyczyny mają wiele kategorii.

W każdej z nich jest bowiem miejsce na pierwszą lokatę. A dla początkującej kancelarii kusząca może być również (stosunkowo tańsza) pozycja druga, czy trzecia. Zwracam szczególną uwagę na tego typu praktyki i przestrzegam przed sięganiem w ich kierunku. Klienci są dzisiaj mocno obeznani na rynku usług prawnych i niejednokrotnie wiedzą, które rankingi są najbardziej miarodajne. Choć niestety i tam zdarzają się mocne przekłamania, wskutek – jak już była o tym mowa – braku należytej weryfikacji.

Trzeba pamiętać, że wizerunku kancelarii prawnej nie zbuduje się w przyspieszony sposób. Tutaj mówiąc kolokwialnie, nie sposób jest przeskoczyć o kilka szczebli. Do rozpoznawalności należy dążyć z uporem. To godziny poświęcone na pracę merytoryczną. Niejednokrotnie kosztem snu. Najlepszą reklamą jest zadowolenie klienta, który poleca nas tzw. pocztą pantoflową. To wartość pierwszorzędna. Budowanie zewnętrznego blichtru poprzez PR i zastępowanie tym rzeczywistych wartości intelektualnych to zwyczajne oszustwo, które bardzo szybko zostanie odkryte przez naszych potencjalnych klientów i naraża nas na śmieszność, a często na postępowanie dyscyplinarne. Nie mówiąc o możliwości wytoczenia przez oszukanego klienta procesu. A skoro o klientach mowa…

Relacje z klientami

Doświadczenie we wcześniejszych kancelariach prawnych, czy też w ramach pracy w spółce jako wewnętrzny prawnik (in house), z pewnością procentuje w relacjach z klientami. Działając pod szyldem własnej kancelarii prawnej, codziennie mamy styczność z osobami zawierzającymi nam swoje problemy. Musimy zatem dawać poczucie, że rozumiemy ich sytuację, cechować się umiejętnością słuchania. Nie możemy dominować. Ale z drugiej strony musimy być komunikatywni. W moim przekonaniu największy problem wśród wielu prawników (nie tylko początkujących) tkwi w braku umiejętności posługiwania się słowem. Zjawisko to dotyczy również drugiej strony – klienta. Ale to my jesteśmy od tego, aby ukierunkować rozmowę.

Wielu radców prawnych, czy adwokatów wręcz upaja się słowotwórstwem. Nadużywają oni określeń zarezerwowanych ściśle dla swojej dziedziny. Dodają zwroty łacińskie. Tłumaczą przebieg procesu niemalże cytując kodeks postępowania cywilnego. Jest to na ogół chęć zaistnienia przed klientem, pokazania mu, jak bardzo jesteśmy wykształceni. Rzadko jest to wyrazem przyzwyczajeń, nawyków. Prowadzi to do tego, że nasz rozmówca czuje się przez nas zdominowany, a niejednokrotnie wręcz upokorzony. Przede wszystkim jednak wychodzi ze spotkania zupełnie zdezorientowany. Nie wie, co w jego sprawie się dzieje. Bardzo często już nie wraca, wypowiadając uprzednio pełnomocnictwo.

Problem przybiera na mocy (a niekiedy jest wręcz komiczny) w sytuacji, gdy rozmowa toczy się z klientem reprezentującym określoną branżę i z jego strony również padają słowa ściśle zarezerwowane dla wykonywanego przez niego zawodu. Osobiście miałem wiele takich doświadczeń z informatykami. W takiej sytuacji, to my (prawnicy) musimy poprosić drugą stronę o dosłowne wytłumaczenie problemu. Bez tego nie jesteśmy w stanie (odnosząc się do przywołanego informatyka) określić np. czy dany program zasługuje na miano programu komputerowego w świetle prawa autorskiego.

Kolejny problem w relacjach z klientami to umiejętność negocjowania własnych stawek. Konkurencja na rynku usług prawnych – jak już była o tym mowa powyżej – jest dzisiaj bardzo duża. Niestety wiele kancelarii oferuje ceny dumpingowe, a więc poniżej kwot określonych przez przepisy. Do tego dochodzą firmy obierające nazwy kancelarii, które są prowadzone przez niewykwalifikowanych prawników, niebędących radcami prawnymi, czy adwokatami. Okręgowa Izba Radców Prawnych w Warszawie słusznie postuluje zakaz używania przez takie osoby nazwy „kancelaria”. Są to zjawiska szczególnie bolesne dla osób zaczynających swoją działalność w pełnowartościowej kancelarii. Z tej też racji należy uświadamiać swoich klientów o takich przejawach manipulowania rynkiem usług prawnych.

Często spotykanym zjawiskiem jest również próba wynegocjowania przez klienta wynagrodzenia należnego jedynie za efekt (tzw. success fee). Taka osoba przychodzi do nas najczęściej ze sprawą, której wartość przedmiotu sporu jest bardzo wysoka i oferuje nam procent w wygranej. Profesjonalny prawnik: radca prawny, czy też adwokat nie odpowiada za efekt. Podobnie jak lekarz, który nie ponosi odpowiedzialności za wyleczenie pacjenta. Prawnik wykonuje swoje czynności w ramach należytej staranności oczekiwanej od profesjonalistów. Oczywiście odpowiada przy tym za błędy. Kodeks etyki zarówno radcy prawnego, jak i kodeks etyki adwokackiej wyraźnie zakazują zawierania z klientami umów, w których honorarium za prowadzenie sprawy ustalone zostałoby wyłącznie na zasadzie success fee. Może to być jedynie dodatek do podstawowego wynagrodzenia. Odnośnie tego ostatniego należy pamiętać, że radców prawnych i adwokatów obowiązują stawki minimalne zależne m.in. od wartości przedmiotu sporu lub charakteru sprawy. Zaniżanie ich wysokości może zostać uznane za praktykę godzącą w zasady konkurencyjności. Warto zatem uświadamiać o tym swoich klientów.

Warto budować zespół

Piotr_Podg_rski_zdj._WojciewskiZespół prawników we własnej kancelarii to początkowy przejaw obrania dobrego kursu. Nie sposób dzisiaj prowadzić tego rodzaju przedsięwzięcia w pojedynkę. W miarę jak przybywa klientów, powstaje potrzeba rozdzielenia zadań. Fizycznie nie damy rady zająć się wszystkim. Poza tym klienci coraz częściej przedstawiają wielowątkowe zagadnienia. Dotyczy to zwłaszcza tych spośród nich, którzy prowadzą własne biznesy. Prezes spółki o kapitale zakładowym opiewającym na kilka milionów nie przyjdzie do nas ze sprawą, której zasięg ogranicza się jedynie do prawa handlowego. Powierzy nam zadanie, na które odpowiedź znajdziemy również w ustawie o zakazie zwalczania nieuczciwej konkurencji, w przepisach karno-skarbowych, czy w szeroko rozumianym prawie własności intelektualnej. Nie mówiąc o potrzebie dokonania analizy podatkowej. Musimy w takim przypadku zaangażować kilku wykwalifikowanych prawników. Kancelaria, którą prowadzę poszerza w tym celu swój zespół, w którym oprócz radców prawnych, znajdują się adwokaci, doradcy podatkowi, czy rzecznicy patentowi tak, aby zapewnić kompleksową obsługę. Jestem przekonany, że skrupulatne dążenie do celu pozwoli każdemu, kto dzisiaj stawia pierwsze kroki, rozbudować swoją kancelarię i czerpać pełną satysfakcję z wykonywanego w jej ramach zawodu.