Nowe regulacje dotyczące mediacji

Tagi:

Joanna_Sauter-Kunach_zdj.Z początkiem tego roku weszły w życie nowe przepisy dotyczące mediacji w sprawach cywilnych – w tym również gospodarczych, rodzinnych i z zakresu prawa pracy (wprowadzone ustawą z dnia 10 września 2015 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze wspieraniem polubownych metod rozwiązywania sporów).

Ustawa upowszechniająca mediację wprowadziła system usprawnień proceduralnych i organizacyjnych, które mają zachęcić strony do podjęcia prób polubownego rozwiązania sporu a także zapewnić odpowiednią jakość usług mediacyjnych. Chociaż mediacja została wprowadzona do polskiej procedury cywilnej już w 2005 r., jest wykorzystywana w marginalny sposób. Jej efekty, mierzone liczbą spraw kierowanych do mediacji oraz zawieranych ugód, pozostają dalekie od oczekiwań. Przykładowo w 2014 r. na ogólną liczbę 15 mln spraw cywilnych, które wpłynęły do sądów do mediacji skierowano zaledwie 8 tys. W wyniku mediacji sądowej zawarto 1461 ugód.

Ciekawe jest, że już same prace legislacyjne, związane z prowadzeniem szerokich konsultacji społecznych i dyskusją o znaczeniu polubownych metod rozwiązywania sporów, spowodowały wzmożone zainteresowanie mediacją, przekładając się wprost na dane statystyczne. W zeszłym roku do mediacji sądowej skierowano ponad 12,3 tys. spraw cywilnych i zawarto ok. 2 tys. ugód. Nie dysponujemy danymi o liczbie mediacji pozasądowych.

Brak przekonania do mediacji

Joanna_Sauter_Kunach_mediacje1Przeprowadzone badania dotyczące stosowania mediacji potwierdziły intuicyjne przypuszczenie – strony pozostające w sporze po prostu często nie wiedzą, że sprawę można załatwić polubownie oraz że skutki takiego rozwiązania sporu są równoważne z uzyskaniem wyroku sądowego. Nie mają również świadomości korzyści, które się z tym wiążą. Przede wszystkim chodzi o oszczędność czasu i kosztów, ale również o możliwość utrzymania przyjaznych stosunków pomiędzy zwaśnionymi stronami, co ma szczególne znaczenie w sprawach rodzinnych i gospodarczych.

Bardziej zaskakujące okazały się te badania, z których wynikało, że problem niskiej świadomości wartości mediacji dotyczy również profesjonalnych prawników, w tym sędziów, prokuratorów i profesjonalnych pełnomocników. Sędziowie nie zawsze są przekonani do mediacji i dlatego rzadko nakłaniają strony do jej podjęcia, pomimo że każda sprawa zakończona ugodą zdejmuje z ich barków ciężar jej merytorycznego rozstrzygnięcia.

Wnioski z raportu „Diagnoza stanu stosowania mediacji oraz przyczyn zbyt niskiej w stosunku do oczekiwanej popularności mediacji” wskazują, że popularyzacji mediacji nie sprzyja nastawienie korporacji prawniczych. Adwokaci i radcowie prawni często widzą w mediacji konkurencję dla swojej działalności i uzyskiwanych zarobków – sposób wynagradzania pełnomocników sprawia, że w ich interesie może być jak najdłuższe prowadzenie sprawy przed sądem. Nie informują więc swoich klientów o możliwości mediacji, pomimo że w niektórych konkretnych sporach rozwiązanie polubowne, bez wszczynania procesu sądowego, byłoby uzasadnione interesem klienta i pozwoliłoby mu na znaczne zaoszczędzenie kosztów. Przykładowo, z badania INPRIS „Mediacja w oczach radców prawnych” (Warszawa 2014) wynika, że pełnomocnicy nie wierzą w skuteczność mediacji jako metody rozwiązania sporów prawnych, uważają, że jest to gorsza metoda niż inne i korzystają z niej wtedy, gdy nie widzą innego rozwiązania. Badania ankietowe wskazały, że jedynie 10% radców prawnych zawsze poleca klientom mediację, natomiast 22% nigdy tego nie robi.

Jaki więc wniosek został wyciągnięty przez autorów ustawy? Przepisy ustawy dotyczącej wspierania polubownych metod rozwiązywania sporów zostały tak zaprojektowane, żeby dotrzeć do różnych grup adresatów – uczestników procesu mediacji – w sposób odpowiadający na stwierdzone przeszkody w stosowaniu mediacji.

Ponieważ brak świadomości stron jest jedną z głównych przyczyn śladowego korzystania z ADR, niezmiernie ważną kwestią jest postawa i nastawienie do mediacji adwokatów i radców prawnych. To od nich w dużej mierze zależy, czy poinformują klienta o możliwości polubownego rozwiązania sporu lub skierowania sprawy do mediacji oraz czy przekażą te informacje w sposób rzeczywiście zachęcający do wyboru takiej drogi.

Zmiany kierowane do adwokatów i radców prawnych

Przepisem kierowanym m.in. do pełnomocników jest wprowadzenie nowego wymogu formalnego pozwu – obowiązku podania informacji czy powód wcześniej podjął próbę polubownego rozwiązania, a jeżeli nie podjął, wyjaśnienia przyczyn. Profesjonalnych pełnomocników, którzy nie zawsze są zwolennikami mediacji, przepis ten powinien zmobilizować do informowania swoich klientów o obowiązku jej rozważenia przed skierowaniem sprawy do sądu. Wiąże się to z koniecznością przekazania im przynajmniej podstawowej wiedzy o mediacji i niesie ze sobą istotne walory edukacyjne, również w dłuższej perspektywie. Podkreślić należy, że brak podania w pozwie informacji dotyczącej podjętej próby mediacji nie został obarczony sankcją. Ponieważ nie uniemożliwia nadania sprawie dalszego biegu, sędzia nie ma podstaw, aby wzywać powoda do uzupełnienia braku formalnego pozwu, ani do zwrotu pozwu w razie niewykonania zarządzenia. Konsekwencją może być natomiast wezwanie strony do udziału w spotkaniu informacyjnym lub posiedzeniu niejawnym poświęconym mediacji, a także brak możliwości przyznania przez sąd wyższego wynagrodzenia występującemu w sprawie profesjonalnemu pełnomocnikowi.

Przepisem wprost zachęcającym adwokatów i radców prawnych do proponowania mediacji swoim klientom jest zmieniona regulacja art. 109 § 2 k.p.c., która wprowadza możliwość uwzględniania przez sąd przy ustalaniu wynagrodzenia pełnomocnika, podjętych przez niego wysiłków w celu doprowadzenia do polubownego rozwiązania sporu, również przed wniesieniem pozwu.

Do profesjonalnych pełnomocników kierowany jest również przepis art. 103 § 2 k.p.c., zgodnie z którym sąd może obciążyć stronę obowiązkiem zwrotu kosztów wywołanych jej niesumiennym lub oczywiście niewłaściwym zachowaniem, polegającym na oczywiście nieuzasadnionej odmowie poddania się mediacji. Nowa regulacja ma przede wszystkim mobilizować strony do rozważenia podjęcia mediacji w sytuacji, gdy druga strona sporu taką wolę okazuje. Zobowiązuje również adwokatów i radców prawnych do poinformowania klientów o możliwości zastosowania przez sąd zasady zawinienia przy orzekaniu o kosztach procesu, co powinno wpłynąć na poważniejsze niż dzisiaj traktowanie propozycji polubownego zakończenia sporu. Ma to również walor edukacyjny.

Spotkanie informacyjne

Joanna_Sauter-Kunach_(2)Nowym rozwiązaniem, kierowanym bezpośrednio do stron, nastawionym na wzrost świadomości mediacji, jest możliwość wezwania stron do udziału w spotkaniu informacyjnym dotyczącym polubownych metod rozwiązywania sporów, przed wyznaczeniem pierwszego posiedzenia przeznaczonego na rozprawę. Instytucja spotkania informacyjnego została przewidziana w dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady 2008/52/WE z 21 maja 2008 r. w sprawie niektórych aspektów mediacji w sprawach cywilnych i handlowych (art. 5 ust. 1). Stanowi ona dodatkową formę zachęcania do mediacji lub wyboru innego rodzaju metody pozasądowego rozwiązania sporu poprzez informowanie poza rozprawą o możliwościach i korzyściach związanych z polubownymi metodami rozwiązywania sporów.

Obecnie w każdej przydzielonej sprawie sędzia musi dokonać wstępnej analizy czy sprawa może zostać rozwiązana poprzez mediację. Przepis § 61 Regulaminu urzędowania sądów powszechnych konkretyzuje ten obowiązek – do czynności przewodniczącego posiedzenia lub rozprawy należy ocena czy strony należy skierować do mediacji, czy też wezwać na spotkanie informacyjne dotyczące polubownych metod rozwiązywania sporów, czy na posiedzenie niejawne dotyczące mediacji. Ustawa przewiduje elastyczny model przeprowadzania spotkań informacyjnych. Umożliwia on rozważenie przez przewodniczącego wyboru najlepszego rozwiązania odpowiedniego dla danego rodzaju sprawy, mając na uwadze jego celowość, czyli przekonanie stron do wyboru polubownego sposobu rozwiązania sporu.

Z doświadczeń innych krajów europejskich wynika, że kluczowym momentem dla skuteczności mediacji jest podjęcie przez strony decyzji o jej rozpoczęciu. Gdy strony przekroczą mentalną barierę i już przystąpią do mediacji, jej skuteczność wzrasta nawet do 70 % zawartych ugód. Ale żeby przekonać strony, potrzebne jest ich osobiste stawiennictwo. Absolutnie sprawy nie załatwia, ani nie ułatwia zastępowanie stron przez pełnomocników. Przepis art. 1838 § 4 k.p.c. został sformułowany bardzo ogólnie. Wskazuje możliwość wezwania stron na spotkanie informacyjne i wymienia osoby uprawnione do jego przeprowadzenia. Może to być sędzia (niekoniecznie referent sprawy), referendarz sądowy, asystent sędziego, urzędnik sądowy a także stały mediator, który został wpisany na listę prowadzoną przez prezesa sądu okręgowego. Obecność stron na spotkaniu informacyjnym jest obowiązkowa. Art. 1838 § 6 k.p.c. ustala rygor sankcji za nieuzasadnioną nieobecność, w postaci obciążenia strony kosztami stawiennictwa poniesionymi przez przeciwnika procesowego. Podkreślić należy, że udział pełnomocnika w spotkaniu informacyjnym nie jest obowiązkowy, należy go jedynie zawiadomić o spotkaniu, podczas gdy strony wzywa się do osobistego udziału, pouczając jednocześnie o skutkach nieusprawiedliwionego niestawiennictwa.

Zgodnie z założeniem przyjętym w ustawie, sposób przeprowadzania spotkań informacyjnych może być zróżnicowany. Umożliwia dopasowanie organizacji do specyfiki i możliwości poszczególnych sądów, pozostawia zarazem prezesom
i sądom możliwie szeroką swobodę w tym zakresie. Szczegółowe rozwiązania kwestii organizacyjnych zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 grudnia 2015 r. – Regulamin urzędowania sądów powszechnych (§ 132-139). Przede wszystkim skonkretyzowany został cel spotkania informacyjnego, jakim jest zapoznanie stron z możliwościami i korzyściami wynikającymi z polubownego rozwiązania sporu, w szczególności mediacji, co zakreśla zarazem ramy tego spotkania. Spotkanie ma stanowić jedynie sesję informacyjną, na której przekazywane są ogólne informacje dotyczące mediacji. Nie powinny być na nim prezentowane stanowiska stron w konkretnej sprawie.

Regulamin dopuszcza grupowe organizowanie spotkań, na które mogą zostać wezwane strony lub uczestnicy więcej niż jednego postępowania. Podkreśla, że ze spotkania informacyjnego nie powinien być sporządzany protokół, ale jedynie notatka urzędowa zawierająca informacje o stawiennictwie stron, zwrotne potwierdzenia odbioru wezwań oraz zawiadomień, ewentualnie pisma przedłożone przez strony. Notatkę należy dołączyć do akt sprawy. Kwestia zakazu protokołowania jest bardzo istotna. Sporządzanie protokołu, a szczególnie nagrywanie spotkania, mogłoby naruszyć jedną z podstawowych zasad mediacji, którą jest poufność. Nie zachęcałoby to stron do aktywnego uczestniczenia w spotkaniu i np. zadawania pytań.

Gdzie organizować spotkanie

Przepisy rozporządzenia wskazują, że spotkanie informacyjne może zostać wyznaczone nie tylko w budynku sądu. W praktyce regulacja taka może znaleźć zastosowanie, gdy prowadzenia spotkań podejmą się stali mediatorzy, zrzeszeni w organizacji pozarządowej dysponującej stałą siedzibą. Praktyka niektórych sądów, które od lat współpracują z ośrodkami mediacyjnymi przy organizowaniu dyżurów mediatorów, wskazuje że to właśnie odpowiednio przeszkoleni mediatorzy dysponują wiedzą i umiejętnościami gwarantującymi wysoki poziom prowadzonych spotkań i rzetelność udzielanych informacji. Współpraca sądów i mediatorów na szczeblu lokalnym nie tylko przyczynia się do upowszechniania wiedzy o mediacji, ale również sprzyja budowaniu zaufania wśród sędziów i stron sporu, co do jakości pracy mediatorów. Przekłada się to następnie na podejmowanie decyzji o stosowaniu mediacji. Dzięki zaangażowaniu w prowadzenie spotkań informacyjnych ośrodki mediacyjne zyskują bezpośrednią możliwość upowszechniania idei mediacji, a także informowania o swojej działalności. Strony natomiast wyczerpującą informację o mediacji, pochodzącą bezpośrednio od mediatora. W § 34 ust. 1 pkt 19 Regulaminu do czynności prezesa sądu został dodany obowiązek organizowania spotkań informacyjnych, dyżurów mediatorów oraz szkoleń z zakresu mediacji – we współpracy z powołanym dla danego sądu koordynatorem do spraw mediacji. Dodać należy, że przeprowadzenie spotkania informacyjnego poza sądem, w specjalnie przygotowanym pokoju, w przyjaznej i mniej stresującej niż na sali sądowej atmosferze, powinno pozytywnie wpływać na ich efektywność.

Brzmienie § 135 regulaminu podkreśla, że udział w spotkaniu informacyjnym jest nieodpłatny dla stron. Intencją jest wyraźne wskazanie, że koszty zorganizowania i przeprowadzenia spotkania informacyjnego nie mogą obciążyć stron. Rozwiewa to wątpliwości, które mogą powstać szczególnie w sytuacji gdy spotkanie będzie prowadzone przez stałego mediatora poza siedzibą sądu.

Ważną kwestia jest podkreślenie w § 136 Regulaminu, że wezwanie na spotkanie informacyjne nie może się wiązać z negatywnymi skutkami dla stron w postaci przedłużenia postępowania sądowego. Jego przeprowadzenie powinno pozostać bez wpływu na wyznaczenie pierwszego terminu rozprawy czy posiedzenia.

Celem właściwie przeprowadzonego spotkania informacyjnego jest przekonanie stron do wyboru polubownego sposobu rozwiązania sporu, w szczególności mediacji. Gdy w wyniku mediacji strony zawrą ugodę, postępowanie sądowe zostanie umorzone. W rezultacie nie będzie potrzeby wyznaczania rozprawy i merytorycznego rozstrzygania sprawy, a proces sądowy ulegnie skróceniu. Zrealizowane w ten sposób zostaną dwa podstawowe założenia nowej ustawy: obniżenie kosztów sporów, zarówno po stronie obywateli jak i państwa, oraz odciążenie sądów i usprawnienie postępowania sądowego.