Grójec i komputery

Planowanie i konsekwencja to słowa, które najlepiej opisują przebieg informatyzacji Sądu Rejonowego w Grójcu. Dziś nikt tam nie chce już wracać do papierowych ewidencji czy tradycyjnych tablic ogłoszeniowych. Pracownicy przyznają: w nowoczesnym sądzie chce się pracować.

Jeszcze do niedawna w Sądzie Rejonowym w Grójcu działało niespełna 10 komputerów – pięć w sekcji wykonania orzeczeń, trzy w oddziale finansowym i pojedyncze „pecety” w poszczególnych wydziałach. – Pełniły raczej funkcję maszyn do pisania niż komputerów – wspomina sędzia Adam Piechota, który w lipcu 2006 r. objął funkcję prezesa grójeckiego sądu.

W ciągu czterech lat Grójec awansował do informatycznej ekstraklasy na poziomie rejonu. Proces informatyzacji podzielono na etapy. Rozpoczęto od połączenia komputerów w wewnętrzną sieć informatyczną, która stała się narzędziem szybkiej i bezpiecznej komunikacji między wszystkimi pracownikami sądu. Następnie wdrożono szereg aplikacji użytkowych: od popularnej Currendy, przez Nową Księgę Wieczystą (NKW), na Systemie Wspomagania Organizacji Rozpraw (SWOR) skończywszy. Cały czas pamiętano o bezpieczeństwie, chroniąc komputerową sieć przed ewentualnym dostępem osób trzecich. Stopniowo dokupowano komputery oraz unowocześniano aplikacje. Wszystko po to, aby zwiększyć komfort pracy urzędników oraz podnieść poziom obsługi interesanta.

Zaczęło się od serwera

Zapytany o przełomowy moment informatyzacji, Prezes Sądu Rejonowego w Grójcu wskazuje na połączenie wszystkich komputerów w informatyczną sieć. – Za pomocą zwykłych przewodów komputery podłączyliśmy do serwera, czyli jednego dużego komputera, który po zainstalowaniu odpowiedniego oprogramowania zaczął nimi zarządzać. Dzięki wprowadzeniu takiego rozwiązania serwer „widzi” każdy komputer i określa, do których programów może on mieć dostęp, a do których nie – relacjonuje sędzia Piechota.

Utworzenie tej prostej sieci praktycznie nic nie kosztowało. Nawet komputer, który został przeznaczony na serwer, a używano go wcześniej w Wydziale Ksiąg Wieczystych i wykorzystywano zaledwie w jednym procencie, Sąd otrzymał jeszcze w 2003 r. ze środków unijnych. Równolegle powstała druga, zewnętrzna sieć przeznaczona dla obsługi Oddziału Finansowego SR w Grójcu. Po skonfigurowaniu używanych w oddziale komputerów i zabezpieczeniu ich przed niepożądanym dostępem osób trzecich, drogą internetową przyłączono je do serwera w Sądzie Okręgowym w Radomiu. W ten sposób wszystkie dane finansowe z Sądu Rejonowego zaczęły spływać do okręgu.

Na bazie zakupionej w grudniu 2009 r. aplikacji SWOR oraz programu Currenda, który w ciągu dwóch lat został zainstalowany we wszystkich wydziałach, powstał system elektronicznej biurowości. – Niestety, pewne wady aplikacji Currenda dają się nam we znaki. Stale monitujemy producenta, by zmienił oprogramowania we wskazywanych przez nas kierunkach – mówi sędzia Piechota. – Gdy kupiliśmy Currendę, nawet tak prosta czynność jak wydruk repertorium w formacie A3 sprawiała trudności. Co więcej, w programie nie ma możliwości wyseparowania poziomów dostępu. A to oznacza, że każdy, kto posiada dostęp do aplikacji, może zarówno wszystko wpisać, jak i wszystko skasować. To szczególnie problematyczne w przypadku stażystów czy osób wykonujących pracę w ramach zlecenia, które również muszą mieć dostęp do całego systemu – dodaje prezes.

Bezpieczeństwo i oszczędności

Trudności z programem Currenda zostały przezwyciężone dzięki wdrożeniu systemu zarządzania tożsamością w sieci, który pozwala śledzić wszelkie działania poszczególnych użytkowników sądowych komputerów. W tym celu zakupiono tzw. tokeny, czyli urządzenia umożliwiające autoryzację użytkowników sieci i pozwalające na bezpieczny dostęp do jej zasobów. Zadbano również o bezpieczeństwo powstających danych. Aby zapobiec przypadkowej utracie części dokumentu w trakcie jego protokołowania, zainstalowano urządzenia monitorujące ruchy klawiatury wyposażone w niezależną od komputera pamięć. Na serwerze wdrożono również tzw. mobilne profile użytkowników. Dzięki temu urzędnicy sądowi pracujący na komputerach w salach rozpraw nie muszą przenosić plików na zewnętrznych nośnikach danych – każdy pracownik logując się do dowolnego komputera w sądzie ma dostęp do własnego pulpitu z zapisanymi przez siebie plikami.

Zapewnienie bezpieczeństwa na tak zaawansowanym poziomie informatyzacji wymaga pełnej archiwizacji danych, nie tylko na poziomie aplikacji, ale również całego systemu. – Potrzeba dysków o terabajtowych pojemnościach, których zakup przekracza możliwości sądu rejonowego. W tym zakresie potrzebujemy wsparcia z okręgu – mówi sędzia Piechota. W najbliższym czasie odpowiedni sprzęt zostanie zakupiony ze środków Sądu Okręgowego w Radomiu. – Prezes Piechota jest bardzo aktywny na polu informatyzacji, stale poszukuje też nowych rozwiązań mających usprawnić pracę wydziałów i obsługę interesantów. Będziemy wspierać te rozwiązania, oczywiście w miarę posiadanych środków finansowych – mówi Jan Kulig, dyrektor Sądu Okręgowego w Radomiu.

W Grójcu o bezpieczeństwo danych informatycznych zatroszczono się także we własnym zakresie. Po przeprowadzce do nowej siedziby wszystkie bazy danych i aplikacje przeniesiono na trzy nowe serwery i dokonano ich tzw. wirtualizacji. – Wcześniej każdy z trzech serwerów miał własną rolę do spełnienia. Jeden obsługiwał sieć wewnętrzną, czyli zarządzał komputerami, drugi zarządzał siecią zewnętrzną, służącą do obsługi finansowej sądu, trzeci służył do koordynacji pracy dwóch poprzednich. Wszystko bardzo dobrze działało, ale w przypadku awarii któregokolwiek z serwerów, powstawał problem – tłumaczy sędzia Piechota. Rok temu, gdy wprowadzano nową księgę wieczystą do wydziału zamiejscowego w Białobrzegach, w sądzie w Grójcu zauważyli, że dla celów bezpieczeństwa na jednym serwerze (jednym dysku sieciowym) można utworzyć kilka serwerów wirtualnych. Każdy serwer rzeczywisty podzielono więc na trzy wirtualne i powstałym w ten sposób dziewięciu serwerom przyporządkowano inną funkcję – jeden służy do obsługi poczty wewnętrznej, inny odpowiada za program Currenda, jeszcze inny pracuje jako archiwum, kolejny jest serwerem zabezpieczającym.

Sąd bez papierów

Najbardziej „widoczne” skutki informatyzacji Sądu Rejonowego to udogodnienia ułatwiające pracę sądowej administracji oraz poprawiające poziom obsługi interesanta.

Od 1 lipca br. w Grójcu funkcjonuje całkowicie elektroniczny obieg dokumentacji wewnętrznej. Przesyłane do wszystkich komórek organizacyjnych Sądu pisma skanowane są w sekretariacie i przekazywane dalej wyłącznie drogą elektroniczną. Wszelkie wewnętrzne dokumenty, zarządzenia czy ogłoszenia publikowane są w systemie SWOR. Jedynie repertoria prowadzone są „dwoma kanałami”, a więc w formie papierowej i elektronicznej. Zmieni się to wraz z końcem tego roku, kiedy w Grójcu zostaną wprowadzone również elektroniczne repertoria.

Od dwóch lat na stronie internetowej sądu działa e-wokanda. Grójec, jak zapewnia prezes Piechota, w każdej chwili gotowy jest do wdrożenia systemu, dzięki któremu wszelkie pisma, także te o znaczeniu procesowym, będzie można składać poprzez moduł elektronicznej skrzynki podawczej. Informatyzacja wpłynęła też na poziom kultury obsługi interesanta. Na każdy e-mail wysłany na adres SR w Grójcu interesant otrzymuje automatyczną odpowiedź z podziękowaniem za wiadomość oraz zapewnieniem, że Sąd dołoży wszelkich starań, aby bezzwłocznie udzielić wyczerpującej informacji.

Informatycy piszą programy

W sądzie w Grójcu pracuje dziś dwóch informatyków, pierwszego z nich zatrudniono na etat już w lipcu 2007 r. Wcześniej pracujący na umowę zlecenie informatyk odwiedzał sąd raz w tygodniu. – Z jednego z wydziałów odchodził pracownik, więc zwolnił się etat. Zamiast kolejnego pracownika administracyjnego zdecydowałem się zatrudnić informatyka – mówi sędzia Piechota. – Informatyzacja pozwala zracjonalizować kwestię zatrudnienia. Przykładowo, trzech pracowników biura podawczego, którzy wcześnie nie byli w stanie zaewidencjonować, importować i eksportować poczty dla pozostałych wydziałów, teraz robi to bez problemu.

Oprócz codziennego zarządzania siecią, sądowi informatycy zajęli się tworzeniem autorskich programów. Opracowana przez nich prosta aplikacja do obsługi sądowej biblioteki sprawiła, że każdy pracownik SR w Grójcu może zamówić książkę bez osobistej wizyty w bibliotece. Dumą sądu jest jednak program do obsługi wpłat depozytowych. Do niedawna zaliczki na wydatki w toczących się sprawach cywilnych i rodzinnych przechodziły tradycyjną drogę: osoba w księgowości prowadziła specjalny zeszyt, nadawała każdemu kwitowi indywidualny numer, spinała kwity i z kopią zeszytu przekazywała wszystko do wydziału cywilnego. W wydziale przyporządkowywano te kwity do poszczególnych spraw. Zdarzało się, że kwity nie zgadzały się ze spisem. Informatycy w ciągu dwóch tygodni napisali program działający na zasadzie przeglądarki internetowej i od tej pory problem księgowania wpłat depozytowych został definitywnie rozwiązany.

Informatyzacja wewnętrznego obiegu dokumentów oraz ewidencji spraw to nie koniec cyfrowych rewolucji w Grójcu. Dziś tamtejsi informatycy pracują nad wdrożeniem rozwiązania, które umożliwi sędziom korzystanie ze wszystkich dostępnych na sądowym serwerze aplikacji bez względu na to, gdzie będą przebywać. Wystarczy Internet i hasło dostępowe. – Do końca bieżącego roku, dzięki przebudowie działających w sądzie sieci komputerowych, będziemy przygotowani do połączenia się np. z Ministerstwem czy okręgiem. W ten sposób będziemy mogli udostępniać swoje zasoby sieciowe innym sądom, o ile one również gotowe będą do włączenia się do takiej globalnej sieci – zapowiada sędzia Piechota.

Stosowne oprogramowanie kosztuje 12 tys. zł. Dyrektor finansowy okręgu już zaakceptował wydatek. Większość rozwiązań z zakresu informatyzacji można jednak finansować z poziomu rejonu. – Jeżeli proces rozłoży się w czasie na trzy, cztery lata, to nie są to ogromne pieniądze. Czasem trzeba wybrać między nowym biurkiem a komputerem, ale biorąc pod uwagę wzrost wydajności pracy, jaki przynosi informatyzacja, warto zainwestować w komputer – mówi sędzia Piechota.

Autorka jest dziennikarką, studentką prawa na WPiA UW