Notariusz w elektronicznym postępowaniu wieczysto–księgowym

Tagi:

Jacek_Wojdy_o_2Dzień 1 lipca 2016 roku wyznaczył początek kolejnego, istotnego etapu w procesie informatyzacji postępowania wieczysto–księgowego, po zakończonym już procesie migracji ksiąg wieczystych do systemu informatycznego.

Od tego bowiem dnia notariusze, komornicy sądowi oraz naczelnicy urzędów skarbowych, działający jako administracyjny organ egzekucyjny (także zastępcy notarialni, asesorzy komorniczy, zastępcy naczelnika urzędu skarbowego oraz osoby wyznaczone do realizacji zadań naczelnika urzędu skarbowego) składają wnioski o wpis do księgi wieczystej wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe.

Zmiana powyższa jest konsekwencją uchwalenia ustawy z 15 stycznia 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z roku 2015 poz.218) i miała być pierwotnie realizowana od 18 listopada 2015 r., ale wskutek dwukrotnego przesuwania terminu kolejnymi zmianami ustawy, najpierw na dzień 1 kwietnia 2016 r., ostatecznie zaczęła funkcjonować od dnia 1 lipca 2016 r.

Troska o skuteczność

Przesuwanie terminu rozpoczęcia składania wniosków o wpis do księgi wieczystej w drodze teletransmisji następowało z inicjatywy środowiska notarialnego, reprezentowanego przez Krajową Radę Notarialną. Było ono spowodowane troską o skuteczność wywiązywania się notariuszy z nowych obowiązków. Czas ten był niezbędny do potwierdzenia, poprzez testy, wydajności i niezawodności systemu E–KW dostarczonego przez Ministerstwo Sprawiedliwości, także do dokonania jego zmian ułatwiających obsługę. Służył także środowisku notarialnemu do przeprowadzenia praktycznych szkoleń obsługi systemu, a także do sprzętowego, programowego i organizacyjnego przygotowania się do nowych zadań.

Pragnę podkreślić, że w sprawie wdrożenia systemu E–KW utrzymywany był od końca roku 2014 stały dialog pomiędzy przedstawicielami resortu sprawiedliwości i samorządu notarialnego, a zgłaszane przez notariuszy zastrzeżenia, wnioski i propozycje do programu, będące konsekwencją przeprowadzanych testów i analiz, w większości znajdowały zrozumienie i akceptację drugiej strony.

Zaangażowanie środowiska notarialnego w proces wdrożenia systemu E–KW wynika ze skali wykorzystywania tego systemu w stosunku do innych użytkowników. Wg danych Departamentu Informatyzacji i Rejestrów Sądowych Ministerstwa Sprawiedliwości (DIRS) liczba złożonych wniosków elektronicznych o wpis w księdze wieczystej przedstawia się następująco:

  1. w pierwszym dniu funkcjonowania systemu złożono 1199 wniosków, w tym 1178 notariusze (98,25%), a 21 komornicy,
  2. w pierwszym miesiącu (lipiec) złożono ogółem 75 998 wniosków, w tym 67 568 notariusze (88,91%), a 8430 komornicy,
  3. w okresie lipiec i sierpień złożono ogółem 168 034 wniosków, w tym 145 144 notariusze (86,38%), 22 878 komornicy, a 12 naczelnicy urzędów skarbowych.

Ciekawostką jest to, że wnioski te składane są nawet w dni wolne od pracy, w tym także w niedziele, zdarza się, że w późnych godzinach nocnych, a nawet już po północy.

Jak działa system

System E–KW funkcjonuje 7 dni w tygodniu przez całą dobę, przy czym najczęściej w dni wolne od pracy i w godzinach nocnych przeprowadzane są prace serwisowe i modernizacyjne systemu.

W początkowym okresie funkcjonowania systemu zaszła jednak konieczność przeprowadzenia nieplanowanych prac serwisowych, usuwających przyczynę zakłócającą działanie systemu. Objawiała się ona w utrudnionym dostępie, czy wręcz brakiem dostępu do systemu, jego spowolnieniem lub przerwami działania. Konsekwencją tego było przejściowe utrudnienie realizacji przez notariuszy i innych jego użytkowników obowiązków wieczysto–księgowych. Obecnie jednak system działa efektywnie, co jest o tyle ważne, że można z dużym prawdopodobieństwem zakładać, że po okresie wakacyjnym, nastąpi dalszy wzrost ilości składanych wniosków do ksiąg wieczystych.

Jacek_Wojdy_o_Notariusz_w_elektronicznym_post_powaniu_zdj._Wojciewski_3Dostęp do systemu E–KW umożliwia certyfikat dostępowy wydawany w DIRS, po założeniu przez notariusza, emerytowanego notariusza i zastępcę notarialnego w systemie teleinformatycznym – konta. Konto to zakłada się i udostępnia po automatycznej weryfikacji danych wnioskodawcy z listą użytkowników prowadzoną w systemie teleinformatycznym przez Krajową Radę Notarialną. Kwestie te reguluje rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 26 kwietnia 2016r. w sprawie trybu zakładania i udostępniania konta w systemie teleinformatycznym obsługującym postępowanie sądowe (Dz.U. z 2016 poz.637).

Program umożliwia wcześniejsze przygotowanie wniosku o wpis do księgi wieczystej, jego wstępną weryfikację i wykorzystanie po dojściu czynności do skutku. Wysłanie wniosku wymaga dodatkowo uwierzytelnienia przez notariusza za pomocą bezpiecznego podpisu, wykorzystującego kwalifikowany podpis elektroniczny.

Szybciej i bezpieczniej

Głównym celem i efektem wprowadzenia zmian w sposobie przesyłania wniosków o wpis do księgi wieczystej jest podniesienie bezpieczeństwa obrotu cywilnoprawnego dotyczącego nieruchomości. Dość powiedzieć, że w dotychczasowym stanie prawnym, przewidującym dla notariusza obowiązek przesłania do sądu wniosku wieczysto–księgowego w terminie 3 dni od dokonania czynności notarialnej, istniał, niewielki co prawda, ale realny okres niepewności dla nabywcy, co do skuteczności nabycia, bądź niezmienności stanu prawnego nabywanej nieruchomości. W czasie między sporządzeniem aktu notarialnego a jego przesłaniem do sądu, mógł bowiem pojawić się np. wniosek o wpis w księdze wieczystej hipoteki lub wszczęcia egzekucji dotyczących zbywcy. Mogło dojść także do kilkukrotnej sprzedaży tej samej nieruchomości. Te obawy i niepewności usuwa obecne rozwiązanie.

Notariusz tego samego dnia, a w praktyce najczęściej bezpośrednio po dokonaniu czynności notarialnej, wysyła drogą elektroniczną wniosek o wpis do księgi wieczystej, uzyskując od razu potwierdzenie jego wysłania oraz wpis wzmianki w księdze wieczystej o złożonym wniosku. Termin trzydniowy utrzymany został natomiast na dosłanie do sądu wypisu aktu notarialnego wraz z koniecznymi dokumentami, stanowiącymi podstawę prawną do dokonania wpisu w księdze wieczystej.

Możliwość wydrukowania treści przesłanego wniosku wraz z potwierdzeniem ujawnienia w księdze wieczystej wzmianki o jego złożeniu ma praktyczne znaczenie. Przyspiesza bowiem i upraszcza np. procedurę uruchomienia kredytu bankowego, zwłaszcza w sytuacji, gdy strony korzystają z możliwości ustanowienia hipoteki w akcie notarialnym. Kupujący uzyskuje bowiem od razu dokument własności z ustanowieniem zabezpieczenia wierzytelności banku wynikającej z umowy kredytu oraz potwierdzenie złożenia wniosku o wpis własności i hipoteki, bez konieczności dodatkowych działań z jego strony.

Rozbieżne poglądy

Zmiana ustawy Prawo o notariacie, dokonana ustawą z 15 stycznia 2015 r. o zmianie ustawy Kodeks postępowania cywilnego oraz innych ustaw, uczyniła z wniosku o wpis do księgi wieczystej, składanego przez notariusza za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, nową, samodzielną czynność notarialną (art.79 pkt 8a ustawy Prawo o notariacie – dalej PoN), a złożenie wniosku przez notariusza uważa się za złożenie wniosku przez stronę czynności notarialnej (art.92 § 41 PoN).

Omawiana zmiana sposobu składania przez notariuszy wniosków o wpis do księgi wieczystej z całą pewnością wyeliminuje, a przynajmniej istotnie ograniczy kosztowne procesy sądowe związane z dochodzeniem swych praw, albo odzyskanie utraconych pieniędzy, w przypadkach prób nieuczciwego obrotu prawnego, w tym zatajenia wad prawnych nieruchomości przez zbywcę, np. co do obciążeń nieruchomości.

Na gruncie omawianych zmian, wyłoniło się jeszcze jedno interesujące zagadnienie, aczkolwiek budzące wątpliwości i rozbieżne poglądy. Dotyczy ono zakresu kompetencji notariusza do złożenia wniosku o wpis do księgi wieczystej w sytuacji, gdy wynika on z czynności innej niż dokonywana w akcie notarialnym. Przykładem może być sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia po spadkodawcy będącego właścicielem lub użytkownikiem wieczystym nieruchomości, albo poświadczenie podpisu na oświadczeniu o zrzeczeniu się ograniczonego prawa rzeczowego, ujawnionego w księdze wieczystej. Powstaje praktyczne pytanie, czy w takiej sytuacji notariusz może „wyręczyć” wnioskodawcę od samodzielnego złożenia na formularzu wniosku o wpis do księgi wieczystej spadkobierców lub wykreślenia ograniczonego prawa rzeczowego i na jego życzenie złożyć taki wniosek za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Zagadnienie to wynika z treści obowiązującego od 1 lipca 2016 r. art.92 § 4 PoN, który brzmi: „Jeżeli akt notarialny zawiera przeniesienie, zmianę lub zrzeczenie się prawa ujawnionego w księdze wieczystej albo ustanowienie prawa, które może być ujawnione w księdze wieczystej bądź obejmuje czynność przenoszącą własność nieruchomości, chociażby dla tej nieruchomości nie była prowadzona księga wieczysta, notariusz sporządzający akt notarialny, nie później niż w dniu jego sporządzenia, składa wniosek o wpis w księdze wieczystej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe. Na żądanie strony czynności notarialnej, wniosek zawiera żądanie dokonania w księdze wieczystej także innego wpisu związanego z czynnością notarialną.”

Uchwała KRN

Praktyka orzecznicza sądów wieczystoksięgowych jest rozbieżna. Większość realizuje takie wnioski, część jednak odmawia wpisu powołując się na systematykę aktu prawnego i wskazując, że zdanie drugie art. 92 § 4 PoN nie stanowi samodzielnej jednostki redakcyjnej, a jedynie rozwija myśl wyrażoną w zdaniu pierwszym. Możliwość złożenia wniosku wiąże zatem wyłącznie z aktem notarialnym zawierającym przeniesienie, zmianę lub zrzeczenie się prawa ujawnionego w księdze wieczystej albo ustanowienie prawa, które może być ujawnione w księdze wieczystej.

Krajowa Rada Notarialna, opierając się na literalnym brzmieniu przepisu, dążąc do zapewnienia zgodności treści księgi wieczystej z rzeczywistym stanem prawnym, a także realizując służebną wobec społeczeństwa misję notariatu w zaspokajaniu uzasadnionych potrzeb wyrażonych w dobrowolnych żądaniach, w uchwale nr IX/52/2016 z 17 czerwca 2016 r., zawierającej zmianę Regulaminu wewnętrznego urzędowania kancelarii notarialnych, dodała § 9a, którego zdanie drugie brzmi: „Jeżeli wniosek wynika z czynności innej niż dokonywana w akcie notarialnym, notariusz żądanie złożenia wniosku dokumentuje protokołem.” Wskazała tym samym możliwość składania takich wniosków przez notariuszy, ale po sporządzeniu dodatkowego protokołu w formie aktu notarialnego.

Zakres tematyczny i rozmiar artykułu uniemożliwiają jednak pogłębioną analizę tego zagadnienia.