Białystok stawia na kadry

Nowoczesne metody zarządzania zasobami ludzkimi przynoszą pożytki nie tylko w biznesie. Przykład? Sąd Rejonowy w Białymstoku, który z dużymi sukcesami inwestuje w rozwój kadry orzeczniczej i administracyjnej. Ale także w studentów, którzy zasilą później szeregi pracowników sądu. 

Białostocki Sąd Rejonowy jest jednym z największych w Polsce. Zatrudnia ponad 400 osób, samych etatów orzeczniczych jest ponad 100 (86 sędziowskich i 22 referendarskich). Codziennie w 37 salach odbywa się średnio 250 procesów. Miesięczny wpływ spraw na przestrzeni ostatnich trzech lat wzrósł o prawie 20 proc. (w marcu 2010 r. przekroczył liczbę 13 tys.), jednocześnie nie było mowy o takim zwiększeniu kadry orzeczniczej i urzędniczej. Jak w takiej sytuacji zabezpieczyć prawidłowe funkcjonowanie sądu i nie dopuścić do nadmiernego przedłużania postępowań sądowych? – Warunkiem sprawnej realizacji zadań sądu jest troska o wysoki poziom kadr. Liczy się odpowiedni system motywacji oraz przede wszystkim inwestowanie w rozwój pracowników – odpowiada Tomasz Kałużny, prezes SR w Białymstoku.

Sprawna polityka HR (od ang. Human Resources – zasoby ludzkie) wdrażana w białostockim sądzie przynosi efekty. Podczas gdy w innych miastach na wpis do księgi wieczystej czeka się średnio miesiąc, w Białymstoku – nawet do tygodnia. Gdy w całej Polsce liczba wakatów na stanowisko asystenta sędziego sięga prawie pół tysiąca, w Białymstoku dla chętnych brakuje etatów.

Student z korzyścią dla sądu

Jednym z nowatorskich rozwiązań z zakresu polityki kadrowej, jakie funkcjonują w SR w Białymstoku, jest wzorowana na programach amerykańskich współpraca z lokalnym środowiskiem akademickim. Odpowiednie porozumienie z Wydziałem Prawa Uniwersytetu w Białymstoku zawarto przed niespełna trzema laty. W połowie kwietnia 2008 r. ruszył program płatnych praktyk studenckich polegający na protokołowaniu rozpraw przez studentów. Po trzech miesiącach uruchomiono praktyki z zakresu wprowadzania danych do systemu elektronicznego Currenda.

– Zaczynaliśmy od kilku studentów, w sumie w sądzie odbyło praktyki kilkudziesięciu przyszłych prawników. Obecnie, w zakresie protokołowania na rozprawach i wprowadzania danych do systemów, współpracuje z sądem ponad 20 osób. Część z uczestników programu płatnych praktyk już skończyła studia i zatrudniona została u nas na stałe – opowiada Ewa Okuniewska, zastępca kierownika Oddziału Kadr SR w Białymstoku.

Nabór studentów do programu polega na weryfikacji ich umiejętności szybkiego pisania na komputerze oraz formatowania tekstów. Praktykanci odwiedzają sąd raz w tygodniu. Za jeden dzień protokołowania rozpraw, które zazwyczaj odbywają się w godz. 8-15, student otrzymuje 55 zł netto i ma możliwość poznawania „na żywo” procedur sądowych. Ale i sądowi ta współpraca przynosi wymierne korzyści.

– W ten sposób radzimy sobie z brakami kadrowymi. Sami sędziowie przyznają, że studenci doskonale sprawdzają się w roli protokolantów: piszą w czasie rzeczywistym, bezwzrokowo. Rozprawy z nimi trwają krócej – mówi sędzia Joanna Toczydłowska, przewodnicząca V Wydziału Rodzinnego i Nieletnich oraz koordynator Biura Prasowego SR w Białymstoku.

W ramach współpracy pomiędzy sądem a Wydziałem Prawa UwB, odbywają się również bezpłatne praktyki sądowe. Studenci uczestniczą w trzech rodzajach zajęć: wysłuchują wykładów przygotowanych przez sędziów, obserwują rozprawy i omawiają je po ich zakończeniu, przygotowują też symulacje rozpraw. Marta Skrodzka, koordynatorka praktyk ze strony Uniwersytetu w Białymstoku, zauważa: – Praca ze studentami pozwala sędziom spojrzeć z większą wyrozumiałością na osoby biorące udział w rozprawie, a na tym korzystają interesanci sądu.

Absolwent pracownikiem

Od sierpnia 2009 r., czyli od momentu wejścia w życie ustawy o praktykach absolwenckich, SR w Białymstoku prowadzi też płatne staże dla absolwentów – nie tylko prawa, także innych kierunków, np. administracji czy informatyki. – Ta forma ułatwiania absolwentom uzyskiwania doświadczenia i nabywania umiejętności praktycznych nie jest jeszcze stosowna powszechnie w sądownictwie. Bardzo polecam innym prezesom rozważenie uruchomienia praktyk absolwenckich, które z jednej strony gwarantują realizację celów określonych w tej ustawie, z drugiej zaś strony są ważnym wsparciem w zakresie zadań realizowanych przez sąd – opowiada prezes Tomasz Kałużny.
Zgodnie z treścią ustawy, staże trwają maksymalnie trzy miesiące i mogą być płatne lub bezpłatne. W Białymstoku zdecydowano się na tę pierwszą formę. – Uważamy, że jeśli ktoś codziennie przychodzi pracować do sądu, to taka praktyka jest z korzyścią dla niego, ale również w sądzie pozostaje pewna wartość dodana – tłumaczy Ewa Okuniewska z Oddziału Kadr. Prezes Kałużny dodaje: – Warunkiem powodzenia takich programów jest podejmowanie przez podmioty przyjmujące na praktykę działań, które rzeczywiście stawiają na rozwój młodych ludzi. Jeśli ktoś chce studenta czy absolwenta traktować wyłącznie jak tanią siłę roboczą, to nigdy nie odniesie sukcesu.
Z 90 osób, które w ostatnich latach odbywały w sądzie praktyki absolwenckie bądź skierowane zostały na staż dzięki pośrednictwu białostockiego Urzędu Pracy, ponad 20 pracuje dziś w sądzie na stanowiskach urzędniczych.

Zarządzanie, nie administrowanie

Pozyskiwanie przyszłych pracowników w środowisku studenckim to nie jedyne rozwiązanie nowoczesnego HR, które funkcjonuje w Białymstoku. Jedną z pierwszych decyzji sędziego Tomasza Kałużnego, podjętych po objęciu prezesury w 2007 r., było utworzenie sądowego Oddziału Kadr. Następnie, w maju 2010 r., powstał Zespół ds. HR, który wspiera prezesa sądu w realizacji polityki kadrowej.
– Postawiliśmy na zarządzanie talentami, motywowanie pracowników, a przede wszystkim opracowywanie i realizowanie strategii ich rozwoju – mówi prezes Kałużny. – Proces zarządzania kadrami koncentrujący się na motywowaniu pracowników i stymulowaniu ich rozwoju to coś zupełnie innego niż administrowanie kadrami, które polega wyłącznie na kompleksowym prowadzeniu dokumentacji kadrowej. Z punktu widzenia HR pracownicy są jednym z najważniejszych zasobów organizacji. Dlatego tak ważne w zarządzaniu, obok stosowania tzw.„twardych narzędzi”, jest zapewnienie „miękkiej otoczki” w postaci odpowiedniej polityki motywacyjnej i szkoleniowej – dodaje Sylwia Trochimowicz, Kierownik Oddziału Administracyjnego, która w sądzie pełni również funkcję Specjalisty ds. HR.

Zmierzyć efektywność

Istotnym „narzędziem” modernizacji procesów zarządzania kadrami okazał się również system weryfikacji efektywności pracowników.
– Celem takiej weryfikacji ma być nie tyle odpowiedź na pytanie „czy działamy sprawnie”, ale „na ile sprawnie”. W Białymstoku badanie poziomu efektywności na poziomie pracowników nikogo nie dziwi. Dzięki niemu każda z zatrudnionych tam osób ma jasną wizję, do czego zmierza – opowiada dr Tomasz Rostkowski, adiunkt w Katedrze Rozwoju Kapitału Ludzkiego SGH stale współpracujący z białostockim sądem.

W publikacji „Pomiar efektywności pracy pracowników sądownictwa” Rostkowski na przykładzie Białegostoku opisuje, jak stworzyć normy pozwalające obiektywnie ocenić wkład pracy poszczególnych osób w sukces całego sądu. Do realizacji tego zadania prezes Kałużny wyznaczył przedstawicieli trzech wydziałów o najbardziej zróżnicowanych zadaniach (Wydział Cywilny, Wydział Karny, Wydział Ksiąg Wieczystych). Ich pracownicy administracyjni przygotowali szczegółową listę realizowanych zadań, oszacowali czas potrzebny na ich realizację oraz ocenili ich trudność. Następnie przedstawiciele wydziałów ustalili obiektywną trudność poszczególnych zadań (kierując się wieloma kryteriami, np. czasem potrzebnym do przeszkolenia pracownika) oraz ich czasochłonność (mierzoną dla pracownika o przeciętnych umiejętnościach i doświadczeniu). Na tej podstawie opracowano standardy pracy dla każdego z tych wydziałów. Aktualnie realizują one pilotażowy program weryfikacji efektywności pracowników administracji sądowej. Na początku 2011 r. stosowne procedury mają być wdrożone w całym sądzie.

– Po wprowadzeniu takich rzetelnych i obiektywnych standardów pozostaje już tylko ukierunkować odpowiednich pracowników na wybrane działania – dr Rostkowski dodaje, że przydzielanie pracownikom zadań według ich umiejętności i preferencji to kolejny skuteczny „motywator”. Podczas pomiaru efektywności pracy każdy z pracowników SR w Białymstoku określił swoje oczekiwania w zakresie wykonywania konkretnych obowiązków. – Już sama świadomość faktu, że przełożeni przy podziale zadań biorą pod uwagę oczekiwania pracowników, ma pozytywny wpływ na zaangażowanie w pracę – mówi dr Rostkowski.

Szkolenia, szkolenia, szkolenia

Zarządzanie zasobami ludzkimi w SR w Białymstoku nie kończy się na badaniach i opracowywaniu standardów. Sąd rozwija kompetencje pracowników poprzez liczne szkolenia – zarówno z tzw. umiejętności miękkich, jak i wiedzy merytorycznej. Szczególnie intensywnie rozwinęła się współpraca z warszawską komórką KSSiP, która realizuje cykl szkoleń miękkich dofinansowanych z funduszy europejskich.
– Nasz sąd jest jednym z niewielu, które odkryły ten projekt na samym początku, tj. w grudniu 2008 r. Dzięki temu na ok. 500 zatrudnionych u nas osób w szkoleniach wzięło udział prawie 250 pracowników, w tym wszyscy sędziowie, i to niejednokrotnie – mówi Małgorzata Wasilewska-Szypluk, Specjalista ds. Szkoleń.

Jak w Białymstoku rozwiązuje się ograniczenia wynikające z limitu miejsc na szkoleniach merytorycznych organizowanych przez lubelską komórkę KSSiP? – W 2010 r. Szkoła zorganizowała bardzo interesujące i ważne szkolenie z zakresu kodeksu karnego skarbowego. Limit uczestników pozwolił na wysłanie z naszego sądu jedynie dwóch sędziów. Byli bardzo zadowoleni, dlatego postanowiliśmy zaprosić poleconego przez nich wykładowcę do siebie, by poprowadził szkolenie nie tylko dla sędziów, ale też asystentów i sekretarzy – dodaje Wasilewska-Szypluk. Koszty takiego szkolenia ograniczyły się właściwie do zatrudnienia wykładowcy, gdyż sąd ma świetnie rozwiniętą infrastrukturę. Wykładowcy mogą korzystać z trzech sal konferencyjnych, a kwaterowani są w sądowych pokojach gościnnych.

Edukacja na własną rękę

Wiele szkoleń dla kadry to własne projekty białostockiego sądu. Od 5 lat wszyscy pracownicy SR mogą uczyć się języka angielskiego (zajęcia są częściowo odpłatne), obecnie w projekcie uczestniczy ok. 80 osób. W 2010 r. przeprowadzono szereg jednorazowych szkoleń.

– Wykorzystując siatkę kontaktów wiele szkoleń można przeprowadzić przy niewielkich kosztach, a nawet za darmo – mówią w Białymstoku. Tak było w przypadku zajęć z pierwszej pomocy. Sąd namówił podlaską Straż Pożarną na nieodpłatne przeprowadzenie szkolenia, w którym wzięło udział ok. 100 pracowników. Bez pomocy straży musiałby ponieść wydatek rzędu 20-25 tys. zł. W dokształcaniu kadry uczestniczą też sami sędziowie. Raz do roku prowadzą szkolenia dla ławników (obecnie z sądem współpracuje ich ok. 110) oraz kuratorów społecznych (ok. 260 osób). – Rozpoczynamy je częścią ogólną, w 2010 r. omówiliśmy kodeks etyki sędziego. Druga część szkolenia dotyczy już kwestii praktycznych i prowadzona jest z podziałem na grupy – oddzielnie dla ławników z sądu pracy, oddzielnie dla ławników z sądu rodzinnego – opowiada sędzia Joanna Toczydłowska, koordynator Biura Prasowego. Sędziowie karniści prowadzą podobne szkolenia dla asystentów sędziów bądź pracowników sekretariatu, np. z zakresu nowych regulacji prawnych lub zasad prowadzenia referatu sędziego.

– Aktywność szkoleniowa w żadnej mierze nie koliduje z wykonywaniem obowiązków pracowniczych. Choć „statystyczny sędzia” naszego sądu w 2009 r. uczestniczył w 18 dniach szkoleniowych, odpowiedzialnie stwierdzam, iż szkoleni i zmotywowani sędziowie doskonale realizują czynności orzecznicze – podkreśla prezes Kałużny.

Pionierzy HR

Na tym jednak nie koniec. Sąd zamierza sukcesywnie wdrażać coraz więcej rozwiązań organizacyjnych z zakresu HR. Bierze udział w realizacji projektu „Doskonalenie zawodowe pracowników wymiaru sprawiedliwości” we współpracy z MS oraz KSSiP, którego jednym z zadań jest przeprowadzenie pilotażu nowoczesnych metod zarządzania kadrami w 11 sądach z całej Polski. Wybrane sądy, wspólnie ze specjalistami z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, będą m.in. opracowywać i wdrażać nowe rozwiązania HR. Pomysły sprawdzone w praktyce zostaną później wdrożone w innych sądach.

Rozwiązania z zakresu HR stosowane w sektorze prywatnym można z powodzeniem wykorzystać także w sądownictwie. Nie ma wątpliwości, że SR w Białymstoku jest na tym polu pionierem. Jednocześnie, jak podkreśla prezes Kałużny, przed nim i jego pracownikami jeszcze dużo pracy. Zarządzanie zasobami ludzkimi to nieustanny proces, zaś wprowadzenie najbardziej zaawansowanych rozwiązań z zakresu korporacyjnego HR wymaga czasu i wysiłku.

Autorka jest dziennikarką, studentką prawa na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego