Wyzwanie „elektronicznej” współczesności czyli projekt nowej definicji dokumentu w Kodeksie cywilnym

Pierwsza w polskim prawie prywatnym definicja dokumentu zakłada, że będzie nim nośnik informacji umożliwiający jej odtworzenie. Tak szerokie oraz technologicznie neutralne ujęcie dokumentu to szansa na oszczędność czasu i kosztów w funkcjonowaniu wymiaru sprawiedliwości.

Współczesny wymiar sprawiedliwości w Polsce w dużej mierze opiera się na dokumentach i dotyczących ich procedurach określonych wedle XIX i XX-wiecznych zasad, a więc w epoce, kiedy praktycznie nie było lepszej i tańszej metody zachowywania oświadczeń niż forma dokumentu papierowego. Chlubny wyjątek od tej zasady to w polskim prawie prywatnym elektroniczne postępowanie upominawcze, gdzie właściwie wszelkie dokumenty są generowane, przechowywane i doręczane w formie elektronicznej (drobnym wyjątkiem jest tzw. zwrotka od pozwanego).

Dokument w polskim prawodawstwie

W prawie cywilnym, zarówno materialnym jak i procesowym, pomimo powszechnego zastosowania, nie zdefiniowano dotychczas pojęcia dokumentu. Równocześnie ustawodawca w wielu miejscach posługuje się tym terminem . W doktrynie uznaje się, iż dokument powinien być sporządzony z materiałów trwałych, zdolnych do utrwalenia treści oświadczenia, tak aby mogła zostać spełniona funkcja dowodowa związana z dokumentem . Technika jego sporządzenia jest dowolna.

Problem definicji dokumentu ma szczególne znaczenie w postępowaniu cywilnym, stąd też większe zainteresowanie dookreśleniem tego pojęcia w dziedzinie prawa cywilnego. Dotychczas doktryna, co do zasady, przyjmowała stanowisko, iż dokument to każda wyrażona na piśmie w jakimkolwiek języku myśl ludzka opatrzona podpisem wystawcy, uzewnętrzniona w sposób trwały, nadający się do zwielokrotnienia . Uznawano, iż powinna to być myśl ludzka ujęta w postaci graficznych znaków słownych (wąskie ujęcie definicji dokumentu).

Do dnia dzisiejszego istnieje spór co do podpisu jako elementu koniecznego dokumentu . Należy zauważyć, iż w prawie cywilnym materialnym istnieje szereg dokumentów, które z samej swojej natury nie wymagają formy pisemnej (podpisu wystawcy) , w konsekwencji byt dokumentu, co do zasady, nie jest uzależniony od podpisania go przez wystawcę – chyba, że z uwagi na przepisy szczególne taki wymóg musi zostać spełniony. Brak podpisu nie zawsze uniemożliwia ustalenie, od kogo dokument pochodzi. Natomiast, ze względu na możliwość ustalenia wystawcy dokumentu, w doktrynie wyodrębnia się: dokumenty podpisane, których autorstwo nie budzi zastrzeżeń, dokumenty niepodpisane, których autorstwo także nie budzi zastrzeżeń oraz anonimy, gdzie autorstwo jest nieznane lub budzi wątpliwości . Jak się słusznie zauważa, kwestia podpisu na dokumencie dotyczy w istocie zagadnienia szerszego niż sam podpis, tj. możliwości identyfikacji autora.

Od wielu lat nie dokonano większych zmian (zarówno w k.c., jak i w k.p.c.) w zakresie zdefiniowania pojęcia „dokument”, pozostając przy dotychczasowych koncepcjach i orzecznictwie. Co więcej, część doktryny do dziś nie uznaje dokumentu elektronicznego jako dokumentu sensu stricto w znaczeniu k.p.c., do którego zastosowanie mają przepisy art. 244 i nast. k.p.c., dopuszczając co najwyżej stosowanie wspomnianych przepisów odpowiednio lub przeprowadzanie dowodu na podstawie dokumentu elektronicznego według przepisów o oględzinach.

Równocześnie w ostatnich latach znacznie zmienił się sposób dokonywania czynności w zakresie prawa cywilnego, w tym składania oświadczeń, zawierania umów (w szczególności adhezyjnych, drobnych, itp.). Coraz częściej oświadczenia są składane wyłącznie w postaci elektronicznej – z pominięciem tradycyjnych, a właściwe należałoby dzisiaj stwierdzić dotychczasowych, sposobów ich utrwalania, tj. z pominięciem dokumentu papierowego. Dotyczy to oświadczeń (czynności) dokonywanych zarówno w ujęciu prawa prywatnego, jak i prawa publicznego.

Rosnąca rola e-dokumentu w administracji publicznej

Zauważyć jednocześnie należy, że w sferze administracji publicznej status prawny dokumentów sporządzanych w postaci elektronicznej ewoluuje w szybkim tempie, m.in. w związku z nowelizacją z 2010 r. Kodeksu postępowania administracyjnego oraz ustawy o informatyzacji, a także wejściem w życie w 2011 r. nowego Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej. Instrukcja ta nakazuje sporządzanie, przechowywanie oraz doręczanie pism, w tym decyzji, postanowień itp., w postaci elektronicznej. Równocześnie w ramach postępowania administracyjnego zakazuje się żądania zaświadczeń, jeżeli mogą zostać one pozyskane drogą elektroniczną od innego podmiotu publicznego (art. 220 k.p.a.). W konsekwencji tego rozporządzenia mogą jednak pojawić się problemy związane z dokumentami urzędowymi, które w niektórych sytuacjach będą istnieć wyłącznie w postaci elektronicznej.

Dodatkowym wyzwaniem dla prawa cywilnego i proceduralnego jest interoperacyjność, która w istotny sposób wpływa na podejście do definicji dokumentu, w szczególności dokumentu urzędowego wydawanego przez organy administracji publicznej. Zgodnie z definicją zawartą w nowelizacji ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. nr 40 poz. 230 z 16 marca 2010 r.), interoperacyjność to zdolność różnych podmiotów oraz używanych przez nie systemów teleinformatycznych i rejestrów publicznych do współdziałania na rzecz osiągnięcia wzajemnie korzystnych i uzgodnionych celów, z uwzględnieniem współdzielenia informacji i wiedzy przez wspierane przez nie procesy biznesowe realizowane za pomocą wymiany danych za pośrednictwem wykorzystywanych przez te podmioty systemów teleinformatycznych.

Zgodnie z Krajowymi Ramami Interoperacyjności (rozporządzenie, które zostanie wydane na podstawie delegacji z ustawy o informatyzacji), urzędy nie będą wydawać i przesyłać sobie nawzajem dokumentów (w tym decyzji). Po wprowadzeniu zmiany w rejestrze publicznym danego urzędu, a także systemie teleinformatycznym, zmiana taka będzie automatycznie dostępna dla uprawnionych organów. Taki elektroniczny dokument oparty będzie na danych znajdujących się w wielu bazach danych, powiązanych ze sobą oraz możliwych do percepcji wyłącznie poprzez dostęp do odpowiedniego oprogramowania. Nastąpi w ten sposób swoiste „oderwanie” treści dokumentu od jego nośnika, nawet elektronicznego. Przy tym każdorazowo istnieć będzie możliwość weryfikacji treści dokumentu elektronicznego ze względu na określoną datę jego zmiany (na wzór dostępu do treści aktu prawnego z poziomu konkretnej daty jego zmiany, jaki stosuje się w popularnych systemach informacji prawnej).

Nowe regulacje czyli imperatyw zmian Wobec wyzwań współczesności związanych z rosnącą w obrocie prawnym rolą dokumentu elektronicznego konieczna wydaje się zmiana określenia pojęcia dokumentu w prawie prywatnym, w tym także w procedurze cywilnej. Tym bardziej, iż w sposób przez wielu niezauważony pewne zmiany (w związku z brzmieniem art. 78 § 2 k.c.) już nastąpiły.

Dotychczas dokument kojarzył się z dokumentem pisemnym, w którym oświadczenie (myśl ludzką) ujmowano i wyrażono za pomocą pisma, znaków językowych itd. Percepcja treści takiego dokumentu najczęściej odbywała się poprzez odczytanie pisma, a ściślej mówiąc przez zrekonstruowanie tej treści za pomocą przyjętych reguł językowych11 . Tymczasem dokument elektroniczny wcale nie musi być powiązany z tekstem. Co więcej, często nie istnieje on bez odpowiedniego oprogramowania i powiązania danych ściąganych z odpowiednich baz danych. Elektroniczny zapis tych danych nie musi być związany z alfabetem i pismem, zaś zawartość dokumentu elektronicznego może obejmować nie tylko tekst, ale także obraz lub dźwięk12 (np. jako zapis audialny lub audiowizualny). W praktyce istotne jest przede wszystkim, aby taki dokument spełniał funkcje dokumentu tradycyjnego.

Przykładem dokumentów elektronicznych mogą być chociażby coraz częściej sporządzane, w miejsce dokumentów pisemnych, protokoły w postaci cyfrowych nagrań. Na możliwość sporządzania takich dokumentów i uznania takich zapisów za pełnoprawne dokumenty wskazuje brzmienie art. 78 § 2 k.c., zgodnie z którym oświadczenie złożone w formie elektronicznej (przepis nie przesądza, iż dane te mają dotyczyć wyłącznie tekstu pisanego) opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest równoważne oświadczeniu w formie pisemnej. Przepis ten nie tylko dopuszcza sporządzenie oraz utrwalenie dokumentu elektronicznego w innej formie niż tekst, ale zrównuje go z dokumentem sporządzonym na piśmie i własnoręcznie podpisanym. Nagranie audiowizualne zawierające oświadczenie opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym ważnym kwalifikowanym certyfikatem (złożone w formie elektronicznej) jest zatem równoważne formie pisemnej.

Innym przepisem przesądzającym o możliwości sporządzenia dokumentu w formie elektronicznej jest art. 5 ust. 2 ustawy o podpisie elektronicznym, zgodnie z którym dane w formie elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym (weryfikowanym ważnym kwalifikowanym certyfikatem) są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.

Zmiana podejścia do kwestii dokumentu zauważalna jest w elektronicznym postępowaniu upominawczym13 (gdzie pozew, akta sądowe, nakaz zapłaty itd. mają wyłącznie postać elektroniczną), ale także w przepisach k.p.c. dotyczących elektronicznego protokołowania14 oraz w przygotowanym przez Komisję Kodyfikacyjną Prawa Cywilnego projekcie części ogólnej nowego Kodeksu cywilnego.

Sposób utrwalenia i treść e-dokumentu

Polskie prawo nie określa obecnie sposobu utrwalenia treści dokumentu. Dopuszczalne jest jego utrwalenie (a także sporządzenie) w formie elektronicznej, ale w taki sposób, aby po odpowiedniej obróbce (przy użyciu odpowiedniego oprzyrządowania i oprogramowania) dokument był zrozumiały dla człowieka15. Nie wydaje się przy tym właściwym pogląd, iż jedną z cech dokumentu jest możliwość jego bezpośredniego odczytania przez sąd16. We współczesnym obrocie gospodarczym coraz częściej dokument tradycyjny wypierany jest przez dokument elektroniczny17, zaś przyjmując powyższy warunek jako element konieczny dla definiowania dokumentu należałoby uznać, iż spora część współczesnych dokumentów elektronicznych (np. pozew czy nakaz zapłaty w elektronicznym postępowaniu upominawczym) nie stanowi dokumentamów w znaczeniu prawa proceduralnego czy też materialnego.

Prawo cywilne, co do zasady, nie przesądza o treści dokumentu. Wystarczającym jest, aby wynikała ona co najmniej z kontekstu dokonywanej czynności. W zakresie prawa materialnego dokument musi zawierać treść prawnie relewantną. Natomiast na gruncie procedury pierwszorzędne znaczenie ma zawartość treściowa dokumentu18. Nie ma przy tym znaczenia sposób sporządzenia dokumentu ani to, kto go sporządza. W związku z powyższym uznać należy, iż dokumentem elektronicznym może być także dokument mający sens i treść, sporządzony poprzez odpowiednie „kliknięcia” w odpowiednie ikony na pulpicie komputera, bez użycia znaków słownych (np. złożenie zamówienia na portalu elektronicznym poprzez klikanie w ikony). Zarówno kontekst tych czynności jak i procedura ich wykonywania wskazują na treść dokonanej czynności, a co za tym idzie – na treść dokumentu elektronicznego.

W literaturze przedmiotu uznaje się, iż jedną z podstawowych funkcji dokumentu jest zachowanie naniesionej informacji na tyle długo, by później możliwe było jej ujawnienie, odtworzenie, powielenie lub przeniesienie na nośnik w stanie niezmienionym19. Odpowiednio zabezpieczony dokument elektroniczny pełni taką funkcję, często nawet lepiej niż dokument tradycyjny.

Pierwsza definicja

Zawarta w art. 105 opracowanego przez Komisję Kodyfikacyjną Prawa Cywilnego projektu Księgi pierwszej k.c.20 definicja dokumentu jest pierwszą próbą określenia w polskim prawie prywatnym tego pojęcia. Proponowana definicja nawiązuje do koncepcji szerokiej definicji dokumentu. Jak wynika z uzasadnienia projektu, „wprowadzenie ustawowej definicji dokumentu, poprzez ustalenie znaczenia jednego z podstawowych terminów prawa cywilnego, realizuje cele porządkowe, a przy okazji jednoznacznie zrywa z tradycyjnym rozumieniem tego pojęcia jako informacji utrwalonej wyłącznie w postaci pisma, dając w ten sposób wyraz szerokiemu ujęciu dokumentu. Projektowana regulacja sformułowana została przy zastosowaniu kryterium mieszanego, przedmiotowo-funkcjonalnego. Przede wszystkim nawiązuje ona do ujęcia dokumentu, jako przekazu woli ludzkiej, co bazuje na etymologii słowa »documentum«, stanowiącego połączenie łacińskich »do«, »dare« – dawać, przekazywać i »mens« – oznaczających myśl, zamiar. Konstytutywną cechą dokumentu w świetle projektowanego przepisu jest zatem jego intelektualna zawartość – treść obejmująca różnego rodzaju oświadczenia, w tym oświadczenia woli. Jest przy tym jasne, że w takim ujęciu dla bytu dokumentu nie ma znaczenia, czy jest on podpisany. Oznacza to, że podpis nie jest koniecznym elementem dokumentu”. 

Początkowo (wg. projektu opublikowanego w 2009 r.) dokumentem była informacja obejmująca treść oświadczenia woli lub innego oświadczenia, utrwalona w sposób umożliwiający jej zachowanie i odtworzenie. Ostatecznie (art. 772 projektu Komisji z dnia 12 listopada 2010 r. ustawy o zmianie ustawy – Kodeks cywilny oraz ustawy – Kodeks postępowania cywilnego22) zaproponowano definicję, zgodnie z którą dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający jej odtworzenie.

Głównym elementem definicji dokumentu jest zatem informacja powiązana z jej nośnikiem. Nie jest dokumentem sam nośnik (jeśli nie zawiera informacji) ani sama informacja, której nie można odtworzyć. Nie oznacza to jednak konieczności powiązania informacji z jednym nośnikiem na wzór dokumentu papierowego, gdzie nośnik (kartka papieru) jest powiązany z treścią. Dopuszcza się tym samym możliwość zapisania danych na różnych nośnikach, które z wykorzystaniem odpowiedniego oprogramowania będą możliwe do odczytania i odtworzenia w formie dokumentu elektronicznego (interoperacyjność). Wszystkie nośniki zawierające dane składające się na dokument będą traktowane jako nośnik dokumentu.

Dokument a forma dowodowa

Jak wskazano w uzasadnieniu projektu, zaproponowana definicja jest technologicznie neutralna jeśli chodzi o sposób sporządzenia dokumentu. „Treść dokumentu może zostać zatem dowolnie ujawniona (znaki graficzne, dźwięk, obraz), a także utrwalona na dowolnym nośniku (papier, urządzenie informatyczne) i przy pomocy dowolnych środków (pióro, komputer, telefon komórkowy). Granicę tej neutralności wyznacza jednak realizowana przez dokument funkcja dowodowa, która wymaga, aby sposób utrwalenia informacji umożliwiał jej zachowanie i odtworzenie. Taki sposób zdefiniowania dokumentu nawiązuje do najnowszych trendów prawodawstwa europejskiego. W przyjętym projekcie »Common Frame of Reference« pojęcie pisma odwołuje się do współczesnych osiągnięć w dziedzinie utrwalania i przekazywania informacji, odbiegając przy tym dość zdecydowanie od zwykłego rozumienia tego terminu. Według CFR pismo (writing) oznacza każdy sposób komunikacji i utrwalania oświadczeń lub informacji, który zapewnia ich zachowanie w formie materialnej lub w formie, którą da się odtwarzać w postaci materialnej. Sens komentowanej regulacji polega na ustaleniu konstytutywnych cech, jakimi powinien odznaczać się każdy dokument. Nie ulega natomiast wątpliwości, że w pewnych sytuacjach, z uwagi na określony kontekst prawny, sporządzenie dokumentu może wymagać zachowania określonej formy. Na przykład, w przypadku sporządzenia oświadczenia woli w formie pisemnej dokument będzie musiał przybrać postać pisma, na którym można będzie umieścić własnoręczny podpis osoby dokonującej czynności prawnej”.

Z pojęciem dokumentu powiązana jest zatem definicja nowej formy szczególnej – formy dokumentowej. Dla jej zachowania niezbędne będzie złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej takie oświadczenie. Koncepcja formy dokumentowej nawiązuje do niemieckiej formy tekstowej. Jest ona zastrzeżona w przypadku, gdy nie ma potrzeby dokonania czynności w formie pisemnej lub elektronicznej, tj. opatrzenia dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem własnoręcznym, zaś wystarczający jest „ślad pisemny” pozwalający na określenie osoby składającej oświadczenie woli (np. e-mail, telefaks itp.). W formie tekstowej mogą być wydawane m.in. papiery wartościowe oraz polisy ubezpieczeniowe24.

Podobnie jak w prawie niemieckim, kwestię formy tekstowej reguluje konwencja UNCITRAL o posługiwaniu się środkami komunikacji elektronicznej w umowach międzynarodowych z 2005 r. (normy konwencyjne odnoszą się do zawierania i wykonywania umów nie tylko za pomocą Internetu, ale także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej, byleby tylko transmisja danych miała miejsce za pomocą środków elektronicznych, magnetycznych, optycznych lub podobnych, obejmując tym samym dotychczasowe technologie takie jak telefaks, teleks czy telegram)”.

Zaproponowane przez Komisję Kodyfikacyjną Prawa Cywilnego ujęcie formy dokumentowej jest szersze niż ujęcie formy tekstowej w prawie niemieckim. Nawiązując do dokumentu dopuszcza się jej zachowanie nie tylko jako tekstu, ale także w innej postaci dokumentu (np. audialnej). Takie ujęcie formy dowodowej jest również neutralne technologicznie – dla jej zachowania konieczna będzie jedynie możliwość ustalenia osoby składającej oświadczenie. Elementem identyfikującym może być podpis elektroniczny, ale także autorstwo zwykłego maila, faksu czy innego dokumentu elektronicznego.

Warto zauważyć, iż już od wielu lat uczestnicy obrotu cywilnoprawnego posługują się formą odpowiadającą projektowanej formie dowodowej, tyle tylko iż obecnie wynika ona najczęściej z pactum de forma i w skutkach prawnych jest zazwyczaj równoważna formie ustnej. Przykładem może być zawieranie umów poprzez pocztę elektroniczną, portale, czy też powszechnie znane internetowe serwisy aukcyjne.

„Nowy” dokument czyli oszczędność czasu i kosztów

Proponowane zmiany w ujęciu dokumentu w prawie prywatnym uznać należy za właściwe i słuszne, odpowiadające rozwojowi technologicznemu i uwzględniające nowe sposoby utrwalania i zachowywania oświadczeń. Ważne, iż propozycje te są neutralne technologicznie, co przy niezmiernie szybko zmieniającej się technice jest bardzo istotne. Funkcjonowanie wymiaru sprawiedliwości w oparciu o XIX i XX-wieczne zasady, dotyczące tradycyjnych akt sprawy, wymaga poświęcenia dużej ilości czasu na przetwarzanie dokumentów papierowych zarówno przez sędziów, jak i pracowników administracyjnych sądów. Komputery, wykorzystywane dzisiaj w sądownictwie najczęściej jako nowoczesne maszyny do pisania (z których w dalszej kolejności drukowane są dokumenty w celu dołączenia ich do akt i późniejszej archiwizacji), powinny być raczej wykorzystywane do obsługi prowadzonych postępowań sądowych i ułatwiania pracy w sądzie.

Obieg dokumentów w obrocie gospodarczym wykorzystujący tradycyjną pocztę już dawno został zastąpiony – tam gdzie jest to możliwe – dużo szybszym i tańszym elektronicznym obiegiem dokumentów. Na podobnej zasadzie, w miejsce wysyłania kosztownej i wymagającej sporego czasowego zaangażowania korespondencji pocztowej w formie listów poleconych, należałoby wprowadzić procedurę doręczania przez sąd pełnomocnikom procesowym, stronom i itp. pism w formie elektronicznej.

Wzorem dla nowej procedury powinno być elektroniczne postępowanie upominawcze, w którym po akceptacji pisma przez sędziego następuje praktycznie natychmiastowe doręczenie pisma stronom, przy minimalizacji kosztów finansowych oraz czasu pracy pracowników sądu. Wprowadzenie takiej procedury wymaga przede wszystkim zmian mentalności uczestników postępowań sądowych, nowego ujęcia dokumentu w prawie oraz przygotowania odpowiednich baz danych i systemów obiegu dokumentów w sądach, ale także dalszych zmian legislacyjnych.

Autor jest doktorem nauk prawnych, kierownikiem Zakładu Prawa i Polityki Społecznej Śląskiej Wyższej Szkoły Zarządzania, współpracownikiem Centrum Badań Problemów Prawnych i Ekonomicznych Komunikacji Elektronicznej Uniwersytetu Wrocławskiego, członkiem Zespołu ds. Czynności Prawnych Komisji Kodyfikacyjnej Prawa Cywilnego oraz powołanego przez Ministra Sprawiedliwości Zespołu ds. Elektronicznego Postępowania Upominawczego.