Elektroniczny dostęp do rejestrów sądowych – postulaty de lege ferenda

Ograniczenie wymogu składania przez strony postępowania sądowego papierowych wydruków z e-rejestrów, a także zrównanie rangi takich dokumentów wydawanych w postaci papierowej i elektronicznej – oto niektóre z istotnych kwestii wartych pilnego uregulowania w przepisach dotyczących rejestrów sądowych.

Rejestry publiczne są zwykle postrzegane jako instytucje prawne, dzięki którym możliwe jest zmniejszenie kosztów transakcji handlowych. Ułatwiają pozyskanie informacji o kontrahencie i przedmiocie wymiany, a ze względu na fakt, że są legitymowane przez władzę państwową, zmniejszają ryzyko, iż dane uzyskane przez uczestnika obrotu prawnego są nieprawdziwe lub nierzetelne .

W procedurze cywilnej dostęp do danych zawartych w rejestrach publicznych dotyczy dwóch płaszczyzn. Pierwsza związana jest z postępowaniem dowodowym, druga obejmuje kwestie związane z reprezentacją podmiotów działających w sprawie.

Konieczna zmiana procedury

Krajowy Rejestr Sądowy, Rejestr Zastawów oraz część ksiąg wieczystych (tzw. nowe księgi wieczyste) prowadzone są w systemach informatycznych. Na podstawie art. 14 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (dalej: ustawa o informatyzacji)2, podmiot publiczny prowadzący rejestr publiczny jest obowiązany prowadzić ten rejestr w sposób zapewniający spełnianie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych w przypadku, gdy rejestr ten działa przy użyciu systemów teleinformatycznych, zgodnie z minimalnymi wymaganiami dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej. Podmiot publiczny ma obowiązek umożliwić dostarczanie informacji do tego rejestru oraz udostępnianie informacji z tego rejestru drogą elektroniczną w przypadku, gdy ten rejestr działa przy użyciu systemów teleinformatycznych. Podmiot prowadzący rejestr publiczny zapewnia podmiotowi publicznemu albo podmiotowi niebędącemu podmiotem publicznym, realizującym zadania publiczne na podstawie odrębnych przepisów albo na skutek powierzenia lub zlecenia przez podmiot publiczny ich realizacji, nieodpłatny dostęp do danych zgromadzonych w prowadzonym rejestrze, w zakresie niezbędnym do realizacji tych zadań. dane, o których mowa, powinny być udostępniane za pomocą środków komunikacji elektronicznej i mogą być wykorzystane wyłącznie do realizacji zadań publicznych.

Sposób, zakres i tryb udostępniania danych zgromadzonych w rejestrach publicznych reguluje Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 27 września 2005 r.3 Na jego mocy dane zgromadzone w rejestrze udostępnia się podmiotom na ich wniosek złożony w formie pisemnej albo elektronicznej. dane zgromadzone w rejestrze udostępnia się na warunkach, w sposób, w zakresie i w terminie określonym w przepisach, na których podstawie jest prowadzony rejestr. W przypadku gdy przepisy te nie określają terminu udostępnienia danych, dane udostępnia się nie później niż w terminie 14 dni od dnia doręczenia wniosku o ich udostępnienie. Podmiot prowadzący rejestr informuje w sposób powszechnie dostępny, w tym w Biuletynie Informacji Publicznej, o warunkach, sposobie, zakresie i terminie udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze oraz o formacie, w którym dane są udostępniane.

dane zgromadzone w rejestrze udostępnia kierownik jednostki organizacyjnej, w której prowadzony jest rejestr lub osoba przez niego upoważniona. Kierownik jednostki organizacyjnej, w której prowadzony jest rejestr, informuje w sposób powszechnie dostępny, w tym w Biuletynie Informacji Publicznej, o warunkach zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych niezbędnych do uzyskania dostępu do danych zgromadzonych w rejestrze.

Przedstawiona powyżej procedura udostępniania informacji z rejestrów, w szczególności z Krajowego Rejestru Sądowego, nie spełnia oczekiwań na miarę XXI w. – zwłaszcza tych, które dotyczą stałego dostępu on-line do rejestrów publicznych.

Wskazać także należy, że ustawa o informatyzacji, obok obowiązku udostępniania danych znajdujących się w rejestrach publicznych, w art. 16 nakłada na podmioty publiczne obowiązek zapewnienia wymiany informacji drogą elektroniczną. Zgodnie z brzmieniem powołanego przepisu podmiot publiczny, organizując przetwarzanie danych w systemie teleinformatycznym, jest obowiązany zapewnić możliwość przekazywania danych również w postaci elektronicznej przez wymianę dokumentów elektronicznych związanych z załatwianiem spraw należących do jego zakresu działania, wykorzystując informatyczne nośniki danych lub środki komunikacji elektronicznej. Podmiot publiczny jest obowiązany prowadzić wymianę informacji w postaci elektronicznej: z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych, spełniających minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych oraz zgodnie z minimalnymi wymaganiami dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej.

Dane z rejestrów sądowych jako dowód w postępowaniu cywilnym

Jako dowody w postępowaniach cywilnych najczęściej pojawiają się odpisy z ksiąg wieczystych oraz odpisy z Krajowego Rejestru Sądowego, które to rejestry prowadzone są w systemach informatycznych. Nie ma technicznych przeszkód, by ograniczyć konieczność załączania do akt sądowych tych odpisów, a w zamian za to przenieść na organ rozpoznający sprawę ciężar sprawdzenia danego faktu w rejestrze.

Można rozważyć dopuszczalność potraktowania danych zawartych w rejestrach jako faktów znanych sądowi urzędowo. Jednak już analiza przepisów proceduralnych nie pozwala zaaprobować takiej koncepcji. Przede wszystkim dlatego, że z dokumentami uzyskanymi z rejestrów wiąże się domniemania prawdziwości i zgodności z prawdą, natomiast co do faktów znanych z urzędu każda ze stron ma prawo wypowiedzieć się. Ponadto, w celu skutecznego zastosowania faktów urzędowo znanych, należy przytoczyć konkretny fakt i sprawę, w której nastąpiło jego stwierdzenie. Fakty znane urzędowo mają charakter pomocniczy, sąd nie może na ich podstawie dokonywać rozstrzygnięcia sprawy (nie może rozstrzygać o stosunku prawnym), natomiast podstawą wielu orzeczeń są przykładowo odpisy z ksiąg wieczystych.

Nieco inną optykę przyjęto w nowelizacji ustawy o informatyzacji z dnia 12 lutego 2010 r., która zmieniła m. in. art. 220 Kodeksu postępowania administracyjnego . Od dnia 17 czerwca 2010 r. organ administracji publicznej nie może żądać zaświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego, jeżeli: 1) znane są one organowi z urzędu, 2) możliwe są do ustalenia przez organ na podstawie: posiadanych przez niego ewidencji, rejestrów lub innych danych, rejestrów publicznych posiadanych przez inne podmioty publiczne, do których organ ma dostęp w drodze elektronicznej na zasadach określonych w przepisach ustawy o informatyzacji, wymiany informacji z innym podmiotem publicznym na zasadach określonych w przepisach o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz przedstawionych przez zainteresowanego do wglądu dokumentów urzędowych (dowodu osobistego, dowodów rejestracyjnych i innych).

Z jednej strony zakaz żądania zaświadczenia potwierdzającego fakty lub stan prawny dotyczy sytuacji, gdy organ administracji publicznej posiada już elektroniczny dostęp do rejestrów prowadzonych przez inne podmioty publiczne, co znacząco ogranicza zakres zastosowania przepisu art. 220 k.p.a. Najpierw bowiem, w oparciu o tryb określony w ustawie o informatyzacji, dostęp do rejestru musi zostać zapewniony przez organ administracji publicznej. Z drugiej jednak strony niedopuszczalne pozostaje także żądanie od obywatela zaświadczeń, gdy organ sam jest w stanie uzyskać potrzebne informacje w drodze ich wymiany z innym podmiotem publicznym.

W praktyce oznacza to, że organ administracji publicznej powinien sam składać wnioski na elektroniczną skrzynkę podawczą innego podmiotu publicznego (np. poprzez konto na elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej ) i na podstawie udzielonej odpowiedzi gromadzić potrzebne w sprawie potwierdzenia stanu faktycznego i prawnego. Nie może zaś przerzucać na obywatela wymogu dostarczania takich poświadczeń. Jeśli zmieniony przepis art. 220 k.p.a. będzie wykonywany, może on doprowadzić do diametralnej zmiany w dotychczasowym sposobie zbierania przez organ informacji w rozpatrywanych sprawach.

Wprowadzenie do k.p.c. przepisu o podobnym brzmieniu rozważa obecnie Komisja Kodyfikacyjna Prawa Cywilnego. Osoba uczestnicząca w postępowaniu ma dziś obowiązek przedłożenia sądowi odpisów z rejestrów sądowych na udowodnienie faktów lub stanu prawnego. Takie rozwiązanie podyktowane jest głównie funkcją fiskalną rejestrów, nie znajdzie jednak uzasadnienia w świetle znowelizowanych przepisów art. 15 i 16 ustawy o informatyzacji.

Po wejściu w życie przygotowanej przez Komisję Kodyfikacyjną Prawa Cywilnego nowelizacji Kodeksu postępowania cywilnego, kwestia przedkładania sądowi odpisów z rejestrów sądowych będzie rozwiązana10. Zgodnie z projektem legislacyjnym, dowód z danych zawartych w elektronicznych rejestrach będzie prowadzony jak dowód z dokumentu. Dane utrwalone elektronicznie będą niczym innym jak dokumentem sporządzonym w postaci elektronicznej.

Według art. 244 k.p.c. w projektowanym brzmieniu dokumenty urzędowe, sporządzone w formie przewidzianej w przepisach szczególnych w postaci papierowej lub elektronicznej przez powołane do tego organy władzy publicznej i inne organy państwowe w zakresie ich działania, stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo zaświadczone. Tę regulację stosuje się odpowiednio do dokumentów urzędowych sporządzonych przez inne podmioty w zakresie zleconych im przez ustawę spraw z dziedziny administracji publicznej. Nowy art. 250 k.p.c. ma stanowić, że jeżeli dokument znajduje się w aktach organu, o którym mowa w art. 244, wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ odpis lub wyciąg z dokumentu. Sąd zażąda udzielenia odpisu lub wyciągu, jeżeli strona sama uzyskać go nie może.

Dalsze zmiany pod rozwagę

W przypadku konieczności przeprowadzenia dowodu co do danych ujawnionych w rejestrze (KRS, księgi wieczyste, rejestr zastawów itp.), właściwie wystarczające są obecne regulacje, zwłaszcza art. 250 § 2 k.p.c. Stanowi on, że „Gdy sąd uzna za konieczne przejrzenie oryginału dokumentu, może zarządzić, by go dostarczono na rozprawę, albo przejrzeć go na miejscu przez sędziego wyznaczonego lub przez cały skład sądu”.

Można rozważyć jeszcze alternatywną zmianę § 1, który obecnie ma brzmienie „Sąd zażąda udzielenia odpisu lub wyciągu, jeżeli strona sama uzyskać go nie może” i zasugerować jego nowe brzmienie na „Sąd zażąda udzielenia odpisu lub wyciągu, jeżeli strona sama go nie uzyskała”. Zasadne wydaje się pozostawienie stronie możliwości złożenia do akt sprawy będącego w jej posiadaniu odpisu lub wyciągu z właściwego rejestru.

Inną możliwością byłoby dodanie § 3 do art. 250 k.p.c. o następującym brzmieniu: „W przypadku dowodu z dokumentu znajdującego się w elektronicznym rejestrze, sąd przejrzy go przez sędziego wyznaczonego lub przez cały skład sądu. W aktach należy złożyć jego wydruk”.

Jeżeli dokument znajduje się w aktach organu władzy publicznej, innego organu, organizacji zawodowych, samorządowych, spółdzielczych i innych, wystarczające jest przedstawienie urzędowo poświadczonego przez ten organ odpisu lub wyciągu z dokumentu. Warty rozważenia byłby natomiast pomysł złagodzenia tego przepisu, na przykład przez dodanie słów „albo wydruku dokumentu”.

Dobrym rozwiązaniem mogłaby być zmiana § 1 w art. 208 k.p.c., polegająca na dodaniu punktu 6. Przedmiotowy artykuł otrzymałby następujące brzmienie: „Przewodniczący, stosownie do okoliczności, wyda przed rozprawą na podstawie pozwu i innych pism procesowych zarządzenia mające na celu przygotowanie rozprawy. Przewodniczący może w szczególności:

  1. wezwać strony do stawienia się na rozprawę osobiście lub przez pełnomocnika;
  2. zażądać na rozprawę od państwowej jednostki organizacyjnej lub jednostki organizacyjnej samorządu terytorialnego znajdujących się u nich dowodów, jeżeli strona sama dowodów tych otrzymać nie może;
  3. wezwać na rozprawę wskazanych przez stronę świadków;
  4. wezwać na rozprawę osoby powołane zgodnie przez strony na biegłych;
  5. zarządzić przedstawienie dokumentów, przedmiotów oględzin, ksiąg, planów itd.
  6. uzyskać informację o faktach, które możliwe są do ustalenia na podstawie rejestrów sądowych, rejestrów publicznych prowadzonych przez inne podmioty publiczne, do których sąd może mieć dostęp drogą elektroniczną na zasadach określonych w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 z późn. zm.) lub wymiany informacji z innym podmiotem publicznym na zasadach określonych w powołanej ustawie”.

Jednakże najlepszym rozwiązaniem byłoby dodanie do rozdziału 1 pt. „Przedmiot i ocena dowodów” w dziale III pt. „Dowody”, regulacji dotyczącej właśnie weryfikacji danych zawartych w rejestrach. W rozdziale tym unormowane są sposoby ustalania faktów, istotnych dla rozstrzygnięcia sprawy, bez konieczności przeprowadzania postępowania dowodowego. Podobnie potraktowane mogłoby być uzyskanie informacji o faktach możliwych do ustalenia na podstawie rejestrów.

Dane z rejestrów dotyczące umocowania podmiotów do działania w sprawie

O wiele bardziej skomplikowana jest kwestia dokumentów wykazujących umocowanie do działania w imieniu uczestników postępowania.

Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami przedstawiciel ustawowy i organy uprawnione do działania za osoby prawne, w tym za Skarb Państwa, a także za inne organizacje mające zdolność sądową, mają obowiązek wykazać swoje umocowanie dokumentem przy pierwszej czynności procesowej, jaką podejmują (art. 68 k.p.c.). Dokumentem tym nie musi być odpis z Krajowego Rejestru Sądowego, równie dobrze może to być stosowna uchwała. Częściej pojawiają się jednak te pierwsze i to ich dotyczą poniższe rozważania.

Najwygodniej byłoby przyjąć, że nie ma potrzeby załączania dokumentu wykazującego umocowanie reprezentanta, jeśli możliwe jest ustalenie tego faktu przez sąd na podstawie rejestrów sądowych, rejestrów publicznych prowadzonych przez inne podmioty publiczne, do których sąd może mieć dostęp drogą elektroniczną na zasadach określonych w ustawie o informatyzacji lub wymiany informacji z innym podmiotem publicznym publicznym na zasadach określonych w powołanej ustawie11. Jednakże nie powinno się rezygnować z obowiązku przedłożenia właściwego dokumentu.

Nienależyte umocowanie wyżej wymienionych osób jest jedną z przesłanek nieważności postępowania (art. 379 pkt 2 k.p.c.), którą sąd bierze pod rozwagę z urzędu w każdym stanie sprawy, nawet w postępowaniu kasacyjnym (art. 39813 § 1 k.p.c.), z tym, że tam dotyczy to właściwie tylko nienależytego umocowania przed sądem II instancji.

Brak należytego umocowania może również stanowić podstawę wznowienia postępowania (art. 401 pkt 2 k.p.c.). Nie ma tu ograniczenia zawitym pięcioletnim terminem do wniesienia skargi o wznowienie postępowania (art. 408 k.p.c.). Nienależyta reprezentacja może zatem uzasadniać wznowienie postępowania w każdym czasie, aż do przedawnienia roszczenia, którego sprawa dotyczy.

Strona może kwestionować należyte umocowanie osoby działającej w imieniu swojego przeciwnika procesowego. W skardze kasacyjnej strona może powoływać się na naruszenie przepisów procesowych dotyczących interesów strony przeciwnej, jeżeli uchybienie to spowodowało nieważność postępowania12. Dlatego też strona przeciwna powinna mieć możliwość wglądu w dokument, który ma wykazywać umocowanie adwersarza.

Brak dokumentu, o którym mowa w art. 68 k.p.c., a tym samym uniemożliwienie przeciwnikowi procesowemu dokonania jego weryfikacji (art. 9 k.p.c.), może uzasadniać zarzut naruszenia zasady jawności, która jest jedną z naczelnych zasad procesowych. Ponadto jest ona powielana przez art. 45 Konstytucji RP oraz art. 6 Europejskiej Konwencji o Ochronie Praw Człowieka i Podstawowych Wolności. Odstąpienie od obowiązku przedłożenia tego dokumentu spowodowałoby zapewne wzrost liczby skarg do TK i ETPCz w Strasburgu.

Sąd Najwyższy dostrzegł dolegliwość, jaka wiąże się z koniecznością załączania do akt wyżej wskazanego dokumentu, którym zwykle jest odpis z KRS-u. W jednym ze swoich orzeczeń przyjął, iż dopuszczalne jest wykazywanie umocowania dokumentem, którym może być uwierzytelniona przez profesjonalnego pełnomocnika kopia odpisu z właściwego rejestru, a nie jest niezbędny jego oryginał13. Dokumentem, o którym wyżej mowa, nie musi być dokument urzędowy (odpis KRS). Można także przedstawić dokument prywatny14.

Kolejną przeszkodą, na którą należy zwrócić uwagę, jest fakt, że nie przedstawienie dokumentu wymaganego przez art. 68 k.p.c., stanowi brak formalny pisma procesowego, będącego pierwszą czynnością w sprawie.

Zniesienie konieczności załączania ww. dokumentu i wprowadzenie jedynie obowiązku wskazania stosownego rejestru może okazać się zbyt daleko idące. Gdyby jednak taką koncepcję przyjąć, należałoby wprowadzić przepis, iż w razie wątpliwości sąd przez wyznaczonego sędziego dokona weryfikacji danych zawartych w rejestrze. Przy tej okazji mogłoby pojawić się pytanie, co oznacza zwrot „w razie wątpliwości” oraz czy wątpliwości wiążą się z podniesieniem takiego zarzutu przez przeciwnika procesowego, czy dotyczą one wyłącznie sądu.

Nie byłoby przeszkód, by sąd sprawdził dane podmiotu wpisanego do rejestru, w tym dane dotyczące tego, kto jest uprawniony do reprezentacji podmiotu występującego w sprawie.

Natomiast nie możemy nakładać takiego obowiązku na samych uczestników postępowania. Sąd może sprawdzać prawidłowość ustanowienia reprezentanta, może zrobić to z własnej inicjatywy, ale również na zarzut strony przeciwnej. Nie da się jednak wykluczyć, że sąd nie dostrzeże jakiejś nieprawidłowości, a strona przeciwna nie będzie miała możliwości tego sprawdzić. Nie ma podstaw prawnych, by nałożyć na strony postępowania obowiązek samodzielnego sprawdzania w rejestrze danych swoich przeciwników procesowych.

Zmiana art. 68 k.p.c. wymaga zapewnienia stronom realnej możliwości podnoszenia zarzutu nienależytej reprezentacji strony przeciwnej.

Zdalne uzyskiwanie informacji z rejestrów sądowych

Zarówno teoretycy prawa, jak i uczestnicy procesów cywilnych, dostrzegają uciążliwości związane z obowiązkiem przedstawiania odpisów z rejestrów prowadzonych elektronicznie, do których dostęp mają wszystkie sądy powszechne w kraju. Zasadne byłoby wprowadzenie regulacji, która pozwoliłaby przyspieszyć postępowanie, a także obniżyć jego koszty (strony nie musiałyby uzyskiwać odpłatnie odpisów czy wyciągów z odpowiednich rejestrów) przez dopuszczenie możliwości weryfikacji danych zawartych w rejestrach przez składy orzekające w toku postępowania. Warto, na przykładzie Krajowego Rejestru Sądowego, rozważyć zasadność takiego rozwiązania.

KRS jest prowadzony w systemie informatycznym przez sądy rejestrowe. System informatyczny poszczególnych sądów rejestrowych zintegrowany jest w jednolity system ogólnokrajowy zapewniający wgląd do zawartości Rejestru, akt rejestrowych15 i elektronicznego katalogu dokumentów spółek poprzez Centralną Informację Krajowego Rejestru Sądowego (dalej: CI KRS), funkcjonującą jako komórka organizacyjna Ministerstwa Sprawiedliwości (a więc organu administracji rządowej), z oddziałami przy sądach rejestrowych.

Aby zmobilizować kraje członkowskie Unii Europejskiej do wprowadzenia usprawnień dotyczących kontaktów określonych podmiotów z organami rejestrowymi, wydano dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2003/58/WE z dnia 15 czerwca 2003 r. zmieniającą dyrektywę Rady 68/151/EWG w zakresie wymagań dotyczących jawności w odniesieniu do niektórych typów spółek16. Zobowiązuje ona do zapewnienia elektronicznego dostępu do informacji o pewnych kategoriach przedsiębiorców oraz nakazuje, by od dnia 1 stycznia 2007 r. stworzono możliwość spółkom oraz innym osobom i organom, od których wymaga się dokonywania lub towarzyszenia przy dokonywaniu powiadomień, składania drogą elektroniczną wszystkich dokumentów oraz informacji, które muszą zostać ujawnione17.

W związku z implementacją tej dyrektywy do polskiego porządku prawnego ustawą z dnia 18 października 2006 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw18, dokonano nowelizacji ustawy o KRS, Kodeksu spółek handlowych, k.p.c., ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości19 oraz ustawy z dnia 22 grudnia 1995 r. o wydawaniu Monitora Sądowego i Gospodarczego20. Regulacje te zostały dopełnione kilkoma rozporządzeniami Ministra Sprawiedliwości, wydanymi na podstawie ustawy o KRS, spośród których należy wymienić dwa: z dnia 19 grudnia 2006 r. w sprawie ustroju Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego oraz szczegółowych zasad udzielania informacji z Rejestru i udostępniania kopii dokumentów z katalogu (dalej: rozporządzenie w sprawie ustroju CI)21 oraz z dnia 20 grudnia 2006 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych dotyczących formy wniosków i dokumentów oraz ich składania do sądów rejestrowych i Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego drogą elektroniczną, a także orzeczeń, odpisów, wyciągów, zaświadczeń, informacji i kopii dokumentów doręczanych wnioskodawcom drogą elektroniczną przez sądy rejestrowe i CI KRS22. Nowe regulacje weszły w życie z dniem 1 stycznia 2007 r.

CI KRS wydaje odpisy, wyciągi i zaświadczenia oraz udziela informacji z Rejestru, które mają moc dokumentów urzędowych, jeżeli zostały wydane w formie papierowej (art. 4 ust. 3 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym). Zgodnie z przepisami powołanego rozporządzenia w sprawie formy wniosków i dokumentów, odpisy, wyciągi, zaświadczenia i informacje z Rejestru oraz orzeczenia doręczane drogą elektroniczną opatrzone są bezpiecznym podpisem elektronicznym uprawnionego pracownika sądu lub CI KRS, weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Elektroniczny odpis wydany przez CI KRS nie cieszy się zatem statusem dokumentu urzędowego. Niewątpliwie należy usprawnić i ułatwić pozyskiwanie dokumentów wydawanych przez CI KRS poprzez zapewnienie jednakowej rangi dokumentom wydawanym zarówno w postaci papierowej, jak też elektronicznej. W tym celu należałoby wprowadzić do ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym przepis nadający moc dokumentów urzędowych odpisom, zaświadczeniom oraz informacjom wydawanym przez CI KRS – poza formą papierową – także w postaci elektronicznej.

Zgodnie z obecnym stanem prawnym CI KRS wydaje także z katalogu, drogą elektroniczną, kopie dokumentów, które są poświadczane za zgodność z dokumentami znajdującymi się w aktach rejestrowych podmiotu (art. 4 ust. 3a ustawy o KRS). Kopie dokumentów z katalogu są przesyłane w postaci, w jakiej zostały złożone i opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym upoważnionego pracownika sądu, który przesłał dokument do katalogu. System teleinformatyczny używany do obsługi CI KRS potwierdza zamieszczenie odpisów, wyciągów, zaświadczeń, informacji z Rejestru oraz kopii dokumentów z katalogu pod adresem internetowym zarejestrowanego użytkownika.

Skoro postuluje się możliwość uzyskiwania dokumentów posiadających moc dokumentów urzędowych drogą elektroniczną, czyli istniejących w postaci elektronicznej, należy także określić sposób posługiwania się takimi dokumentami uzyskanymi drogą elektroniczną. W chwili obecnej dokument elektroniczny nie jest akceptowany jako dokument urzędowy, a jedynie jako dokument prywatny. W związku z powyższym należy rozważyć dokonanie zmiany w art. 6 pkt 3 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, zmieniając odpowiednio upoważnienie ustawowe, na mocy którego Minister Sprawiedliwości określi m.in. sposób posługiwania się dokumentami uzyskanymi drogą elektroniczną.

Moc wydruku i kwestia udostępniania danych

Warta rozważenia jest kolejna zmiana legislacyjna, a mianowicie art. 4 ust. 3 i 3a ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Można zgłosić postulat, aby wydruki sporządzone z dokumentów wydanych drogą elektroniczną przez CI KRS cieszyły się mocą dokumentów zrównaną z mocą dokumentów wydawanych przez CI w postaci papierowej lub elektronicznej, jeżeli będą posiadały cechy umożliwiające ich weryfikację z danymi zawartymi w Rejestrze. W przypadku sporządzenia wydruków kopii dokumentów uzyskanych z katalogu drogą elektroniczną, cechy umożliwiające ich weryfikację zastąpią poświadczenie o zgodności z dokumentami znajdującymi się w aktach rejestrowych. Będzie to oznaczać, że w tym przypadku samodzielnie sporządzony wydruk nie będzie miał mocy prawnej zrównanej z mocą dokumentu urzędowego, a będzie jedynie poświadczoną kopią. Powyższe rozwiązanie zapewni jednakową rangę samodzielnie wygenerowanym wydrukom, jak również dokumentom o takiej samej treści wydanym bezpośrednio przez CI KRS w postaci papierowej i elektronicznej, zarówno w przypadku dokumentów, które mają moc dokumentów urzędowych, jak i kopii dokumentów, które są poświadczane za zgodność z dokumentami znajdującymi się w aktach rejestrowych podmiotu.

W związku ze wskazanymi zmianami należy dokonać również kolejnej zmiany w art. 6 pkt 1 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, zmieniając odpowiednio upoważnienie ustawowe, na mocy którego Minister Sprawiedliwości określi m.in. cechy wydruków umożliwiające ich weryfikację z danymi zawartymi w Rejestrze i katalogu, o których mowa w art. 4 ust. 3 i 3a ustawy, uwzględniając zadania Rejestru i CI KRS w zakresie zapewnienia powszechnego i bezpośredniego dostępu do informacji o podmiotach wpisanych do Rejestru, a także do treści dokumentów spółek przekazanych do katalogu oraz zapewnienie możliwości weryfikacji zgodności wydruków z danymi zawartymi w Rejestrze i katalogu.

Projektując zmiany ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym rozważyć należy także modyfikację jej art. 6 ust. 2, czyli upoważnienia do wydania rozporządzenia, rozszerzając je o określenie sposobu uiszczania opłat, w szczególności za dokumenty wydawane drogą elektroniczną.

CI KRS bezpłatnie i bezwnioskowo udostępnia także w ogólnodostępnych sieciach informatycznych informacje dotyczące przedsiębiorców, stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji, publicznych zakładów opieki zdrowotnej oraz podmiotów posiadających status organizacji pożytku publicznego. Aktualizacja tych informacji odbywa się raz w tygodniu23. Na stronie internetowej „Wyszukiwarki podmiotów w KRS” widnieje data, na którą baza jest aktualna.

Przyjąć należy, że taka forma działalności CI KRS ma charakter jedynie informacyjny. Aktualizacja jedynie raz w tygodniu bazy udostępnianej użytkownikom zewnętrznym pozwala na istnienie rozbieżności pomiędzy treścią wpisu w KRS, a treścią ujawnioną przez CI KRS w ogólnodostępnych sieciach informatycznych. Informacje są ujawniane, co należy podkreślić, z Rejestru. Gdyby informacje udostępniane w ogólnodostępnych sieciach informatycznych miały cieszyć się statusem urzędowych, należałoby zastosować środki techniczne zapobiegające ich zniekształcaniu w jak najszerszym znaczeniu tego słowa.

Projekt zmian ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym powinien zakładać również, że Centralna Informacja KRS będzie udostępniała bezpłatnie, w ogólnodostępnych sieciach teleinformatycznych, wgląd do wszystkich aktualnych informacji o podmiotach wpisanych do Rejestru, a także listę dokumentów przekazanych do elektronicznego katalogu dokumentów spółek. Upowszechnienie bezpłatnego dostępu do Rejestru oznaczałoby dostęp do wszystkich jego części, czyli: rejestru przedsiębiorców, rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej, rejestru dłużników niewypłacalnych, elektronicznego katalogu dokumentów spółek, za pośrednictwem sieci teleinformatycznych (Internetu).

Podsumowanie

Przepisy dotyczące dostępu w postaci elektronicznej do rejestrów sądowych oraz mocy dowodowej dokumentów elektronicznych uzyskanych z rejestrów sądowych powinny być jednolite dla KRS, NKW i RZ. Najwłaściwszym rozwiązaniem byłoby ujednolicenie wspomnianych zasad także dla Ewidencji Działalności Gospodarczej.

Aktualny system wydawania odpisów, zaświadczeń, wypisów z rejestrów jest skomplikowany i nie wykorzystuje nowoczesnej techniki i możliwości systemów informatycznych, w jakich prowadzone są rejestry, komplikując tym samym funkcjonowanie zarówno sądu (konieczność utrzymywania wielu stanowisk pracy), jak i wnioskujących. System teleinformatyczny powinien być tak skonstruowany, aby można było weryfikować rejestr nie tylko na stan bieżący, lecz także wcześniejszy. Pozostaje kwestią otwartą, czy problematyka dostępu do rejestrów będzie uregulowana odrębną ustawą, co wyeliminowałoby ryzyko wystąpienia różnic w dostępie do różnych rejestrów, czy też w już obowiązujących przepisach, ale jednolicie.

,

Pierwsza z autorek jest adwokatem, członkiem powołanego przez Komisję Kodyfikacyjną Prawa Cywilnego Zespołu Problemowego ds. Dokumentu i Formy Dokumentowej, a także członkiem działających przy Ministrze Sprawiedliwości – Zespołu ds. Elektronicznego Postępowania Upominawczego oraz Zespołu ds. Informatyzacji Postępowań Sądowych. Druga z autorek jest doktorem nauk prawnych, adiunktem w Centrum Badań Problemów Prawnych i Ekonomicznych Komunikacji Elektronicznej (CBKE) Uniwersytetu Wrocławskiego, a także członkiem Zespołu ds. Elektronicznego Postępowania Upominawczego oraz Zespołu ds. Informatyzacji Postępowań Sądowych