Zagadnienia archiwizacji elektronicznych akt sądowych de lege lata

Jakim szczególnym zasadom archiwizacji podlegają elektroniczne dokumenty? Jakie obowiązki nakłada ustawodawca w zakresie prowadzenia archiwów elektronicznych? W dobie elektronizacji obrotu prawnego zagadnienia te stają się kluczowe również dla instytucji wymiaru sprawiedliwości.

Zgodnie z art. 53 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. – Prawo o ustroju sądów powszechnych dla każdej sprawy rozpoznawanej przez sądy powszechne oraz Sąd Najwyższy tworzy się akta. Akta powstają i są przetwarzane przy użyciu technik informatycznych, co oznacza możliwość prowadzenia akt sądowych w formie dokumentacji elektronicznej (ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne ).

Elektronizacja sądownictwa a kwestia archiwów

Ustawodawca od kilku lat stwarza coraz więcej możliwości korzystania z nowoczesnych środków komunikacji w zakresie wszczynania postępowania cywilnego, doręczeń czy nawet sporządzania orzeczeń sądowych. Na przykład ustawa z dnia 14 lutego 2003 r. o przenoszeniu treści księgi wieczystej do struktury księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym , która weszła w życie 1 lipca 2003 r., wprowadza możliwość wydawania elektronicznych orzeczeń sądowych.

Od 2007 r. można wszcząć tzw. elektroniczne postępowanie rejestrowe (przed sądem gospodarczym prowadzącym Krajowy Rejestr Sądowy , a od 2009 r. – także przed sądem prowadzącym rejestr zastawów ). Ustawą z dnia 9 stycznia 2009 r. zmieniającą Kodeks postępowania cywilnego wprowadzono elektroniczne postępowanie upominawcze (od dnia 1 stycznia 2010 r.). Ustawą z dnia 29 kwietnia 2010 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego do polskiego porządku prawnego, wzorem ustawodawstw państw europejskich , została wprowadzona nowa postać protokołu sądowego. Coraz więcej dokumentów składających się na akta sądowe będzie mieć zatem formę elektroniczną.

Jednym z bardziej istotnych zagadnień obiegu dokumentów elektronicznych jest ich archiwizacja. Archiwa elektroniczne to również szansa, a niekiedy jedyne rozwiązanie służące usprawnieniu i redukcji kosztów archiwizacji wobec wzrostu liczby spraw. Brak odpowiednich rozwiązań prawnych w tym zakresie może okazać się dla podmiotów publicznych pułapką o daleko idących konsekwencjach. Właściwa archiwizacja dokumentów elektronicznych wiąże się z koniecznością spełnienia określonych wymagań prawnych, regulujących zarówno zasady postępowania z dokumentacją, jak i bezpieczeństwem systemów, w których przechowywane są ich elektroniczne kopie.

Reguły archiwizacji

Zasady archiwizacji akt sądowych reguluje rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004 r.10, jednak nie obejmuje ono problematyki archiwizacji akt sądowych prowadzonych w systemie teleinformatycznym − dotyczy jedynie archiwizacji akt sporządzonych na nośniku papierowym.

Do dokumentów elektronicznych nie można również stosować współczesnej metodyki archiwalnej11. Po pierwsze, podczas przetwarzania pojedynczych dokumentów elektronicznych można automatycznie zebrać o nich więcej informacji niż jest to możliwe w przypadku manualnego opisania teczek aktowych (zbiorów dokumentów przyporządkowanych do jednego znaku akt). Po drugie, wyodrębnienie teczek może nastąpić automatycznie. Po trzecie, traktowanie dokumentów elektronicznych jak bytów fizycznych (np. jako nośników) w krótkim czasie może spowodować nieaktualność opisów i trudność w odczytaniu dokumentów elektronicznych zapisanych na nośniku.

Ustawodawca dostrzegł konieczność stworzenia odrębnych ogólnych reguł archiwizacji dla dokumentów elektronicznych. Nowelizacja ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach12 upoważniła ministra właściwego do spraw informatyzacji do wydania trzech rozporządzeń w tym przedmiocie, po zasięgnięciu opinii Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Należą do nich: rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych13, z dnia 30 października 2006 r. – w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi14 oraz z dnia 2 listopada 2006 r. – w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych.

Elektroniczne materiały archiwalne

Proces archiwizacji obejmuje gromadzenie, ewidencję, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie materiałów archiwalnych oraz prowadzenie działalności informacyjnej. Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach nakłada obowiązek wieczystego przechowywania materiałów archiwalnych stanowiących narodowy zasób archiwalny, służący nauce, kulturze, gospodarce narodowej oraz potrzebom obywateli.

Ustawą o informatyzacji zmieniono definicję materiałów archiwalnych znajdującą się w ustawie o archiwach. Materiałami archiwalnymi są: wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy o informatyzacji oraz inna dokumentacja, która powstała w przeszłości lub współcześnie, bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych.

Elektroniczny dokument archiwalny można zdefiniować jako zbiór danych stanowiących odrębną całość znaczeniową, uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej, zakwalifikowany jako materiał archiwalny, do którego przyporządkowano metadane umożliwiające jego wyszukiwanie i zrozumienie.

Pojęcie „materiały archiwalne” jest zbliżone do występującego w literaturze prawniczej pojęcia dokumentu urzędowego lub dokumentu. Warto podkreślić, że materiałami archiwalnymi są dokumenty, które od momentu swego powstania posiadały status elektronicznych (ang. born digital) oraz takie, które wpłynęły do sądu bądź zostały wytworzone przez pracowników sądu w wersji papierowej, a następnie zostały zeskanowane czy w inny sposób przetworzone w formę elektroniczną. Nawet sama ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach podkreśla, że materiałem archiwalnym jest „(inna) dokumentacja, bez względu na sposób jej wytworzenia”.

Dematerializacja dokumentów może przebiegać na dwa sposoby. Po pierwsze, dokument może zostać zeskanowany16 i stanowić zdjęcie dokumentu pierwotnego. Najnowsze sposoby dematerializacji dokumentów wykorzystują z kolei techniki zwane OCR (ang. Optical Character Recognition – Optyczne Rozpoznawanie Znaków) czy ICR (ang. Intelligent Character Recognition – Inteligentne Rozpoznawanie Znaków). Techniki te podczas skanowania analizują kształt poszczególnych obiektów graficznych i przyporządkowują je konkretnym symbolom, a następnie dokonują zapisu, np. w kodzie ASCII17 pozostawiając je w formie graficznej lub pomijając te znaki, których nie są w stanie rozpoznać (np. rysunki, podpisy, pieczątki). Tak uzyskany dokument można zapisać jako plik tekstowy z wszystkimi tego konsekwencjami, np. możliwością przeszukiwania, przenoszenia tekstu czy jego adjustacji. Ponadto dokument elektroniczny zapisany jako plik tekstowy zajmuje mniej miejsca na nośniku niż utrwalony jako graficzny. Należy jednak zaznaczyć, że nie zawsze oprogramowanie właściwie rozpoznaje wszystkie kształty liter, zwłaszcza gdy są one niewyraźne.

Coraz częściej rozpoznawanie obiektów połączone jest z rozpoznawaniem wyrazów przy użyciu słownika sprzężonego z oprogramowaniem OCR. Wówczas odczytany ciąg znaków jest sprawdzany, a w razie braku możliwości zidentyfikowania − zastępowany wyrazem najbardziej do niego podobnym. W związku z tym konieczne staje się sprawdzanie zapisu i ewentualne ręczne naniesienie poprawek, co przy digitalizacji wielu dokumentów jest niezwykle uciążliwe, zabiera mnóstwo czasu i rodzi niebezpieczeństwo popełniania błędów również przez człowieka, nie tylko przez oprogramowanie18.

Dokument elektroniczny

Kodeks cywilny19 czy Kodeks postępowania cywilnego20 nie zawierają legalnej definicji pojęcia „dokument”, ani „dokument elektroniczny”21. Wyjaśnienia próżno szukać także w ustawach: o podpisie elektronicznym22 (która posługuje się terminem „dane w postaci elektronicznej”) czy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Pojęcie „dokumentu” zostało zdefiniowane w Kodeksie karnym23.

Na gruncie doktryny prawa cywilnego można spotkać bardzo szeroką definicję pojęcia „dokument” – jako sposobu skutecznego utrwalenia treści oświadczenia woli, którego podstawową cechą i zarazem funkcją jest utrzymanie naniesionej informacji na tyle długo, aby możliwe było jej późniejsze ujawnienie, odtworzenie, powielenie lub przeniesienie na inny nośnik w stanie niezmienionym24. Dokument jest więc utożsamiany z nośnikiem treści oświadczenia woli (wiedzy również), za pomocą którego ma zostać odtworzona pisemna (ale również i elektroniczna) forma czynności prawnej.

Aby można było mówić o dokumencie, powinien on zawierać trzy składniki: materiał, na którym jest sporządzony, oświadczenie woli oraz podpis wystawcy. Co do zasady dokument niepodpisany, którego autora nie można w żaden sposób zidentyfikować (anonim) nie może stanowić dowodu w sprawie rozpoznawanej przez sąd25. Od tego wymogu wyjątek stanowią np. faktury wystawione na papierze. Na gruncie k.p.c. dokument daje wyraz jakiejś wiadomości, która jest utrwalona pismem lub innymi znakami na określonym materiale. Nie ma przy tym znaczenia, na jakim.

Można jednak spotkać także inne poglądy – nie jest np. możliwe sporządzenie treści dokumentu na materiałach typu płyta metalowa, skała, kamień czy deska, bowiem nie można wówczas załączyć takiego dokumentu do akt sądowych jako ich kolejnej karty; niemożliwe jest także złożenie na nich prawidłowego podpisu wystawcy26. Stanowisko to może częściowo utracić swoją aktualność, gdyż sprawa komplikuje się w przypadku nośników danych czy środków komunikacji elektronicznej. Tu bowiem można złożyć podpis elektroniczny np. pod dokumentami na nich zapisanymi czy przesłanymi za ich pomocą. Na dodatek, zgodnie z ustawą o podpisie elektronicznym, dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom podpisanym podpisami własnoręcznymi (art. 5 ust. 2).

Pojęcie dokumentu elektronicznego zdefiniowała dopiero ustawa o informatyzacji. Dokumentem elektronicznym jest stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. Należy zastanowić się jednak, czy definicję z ustawy o informatyzacji można w ogóle stosować na potrzeby postępowania cywilnego, a w przypadku odpowiedzi twierdzącej – czy tylko w celu określenia dokumentów elektronicznych jako środków dowodowych, czy także pism procesowych i orzeczeń sądowych.

Z definicji dokumentu elektronicznego nie wynika jednoznacznie, jakie desygnaty ustawodawca zalicza do dokumentów elektronicznych. W literaturze można się spotkać z uznawaniem danych w formie elektronicznej opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu27, jako dokumentu elektronicznego na gruncie cywilnego prawa procesowego. Również pojęcie elektronicznego oświadczenia woli z art. 60 k.c. jest niesłusznie utożsamiane jedynie z danymi w postaci elektronicznej, które zostały opatrzone tym rodzajem podpisu elektronicznego weryfikowanym przy pomocy tegoż rodzaju certyfikatu. Wydaje się, że powyższe rozumowanie podyktowane jest chęcią osiągnięcia pisemnej (czy też elektronicznej) formy czynności prawnej (art. 78 § 2 k.c.), które stanowi oświadczenie woli.

Szczegółowy sposób postępowania z e-dokumentami

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi określa sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi powstającymi w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych oraz dokumentami napływający mi do nich, w tym określa zasady ich ewidencjonowania, przechowywania, klasyfikowania i kwalifikowania oraz zabezpieczania przed utratą i nieuprawnionymi zmianami, także zasady i tryb brakowania (niszczenia) dokumentacji niearchiwalnej oraz zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

Dokumenty elektroniczne świadczące o wykonywaniu działalności wyżej wymienionych podmiotów, powstające w nich lub napływające do nich, jeżeli odtwarzają przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, podlegają ewidencjonowaniu w systemie teleinformatycznym. Są to tzw. dokumenty ewidencjonowane, które dzielą się na materiały archiwalne oraz inne dokumenty niestanowiące materiałów archiwalnych. Materiały niearchiwalne mogą podlegać brakowaniu (niszczeniu) po upływie okresu ich przechowywania. Podmioty są obowiązane do prowadzenia wykazu rodzajów dokumentów ewidencjonowanych. Sposób oznaczania kategorii archiwalnej dokumentów ewidencjonowanych ze względu na długość okresu ich przechowywania określa załącznik do rozporządzenia.

Wraz z dokumentami ewidencjonowanymi przechowuje się ich metadane, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych, lub informacje ze wskazaniem na ww. metadane, jeżeli zapewnia to stałe przyporządkowanie metadanych aktualnych na dzień wytworzenia dokumentu. Przechowywanie dokumentów ewidencjonowanych do czasu przekazania ich do archiwum państwowego albo brakowania wymaga w szczególności opracowania i aktualizowania szczegółowych procedur przechowywania.

Elektroniczne archiwum

Do postępowania z dokumentami ewidencjonowanymi i metadanymi służy system teleinformatyczny, spełniający, zgodnie z rozporządzeniem, szereg warunków funkcjonalnych. System teleinformatyczny, który spełnia funkcję archiwum zakładowego lub składnicy akt, powinien zapewniać integralność treści dokumentów i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur, zabezpieczać przed wprowadzaniem zmian w dokumentach spraw załatwionych oraz przed usunięciem dokumentów z systemu.

Wyjątkiem są tutaj udokumentowane czynności wykonywane w ramach ustalonych procedur usuwania dokumentów, dla których upłynął okres przechowywania ustalony w wykazie akt, dokumenty mylnie zapisane, mogące stanowić zagrożenie dla prawidłowego funkcjonowania systemu oraz których usunięcie wymagane jest na podstawie przepisu prawa, prawomocnego orzeczenia sądu lub ostatecznej decyzji organu administracji. System teleinformatyczny nie zabezpiecza jednak przed dołączeniem dokumentów z datą wsteczną29.

Kolejne wymagania wobec systemu teleinformatycznego to w szczególności zapewnienie stałego i skutecznego dostępu do dokumentów oraz ich wyszukiwania, umożliwienie odczytania metadanych dla każdego dokumentu, identyfikacja użytkowników i dokumentowanie dokonywanych przez nich zmian w dokumentach i metadanych, zapewnienie kontroli dostępu poszczególnych użytkowników do dokumentów i metadanych, itd. System teleinformatyczny powinien także wspomagać i dokumentować proces brakowania dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną, w tym wyodrębniać automatycznie dokumenty przeznaczone do brakowania i przygotowywać automatycznie spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia.

Przekazywanie do archiwum państwowego

Co do zasady, materiały archiwalne są przekazywane do archiwum państwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych po upływie 10 lat od ich wytworzenia, jednak w porozumieniu z dyrektorem archiwum państwowego wskazanym przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych podmioty mogą przekazać materiały archiwalne do tego archiwum w innym terminie.

Zgodnie z art. 53 u.s.p. akta sprawy należy przechowywać w sądzie przez okres niezbędny ze względu na rodzaj i charakter sprawy, terminy przedawnienia, interesy osób biorących udział w postępowaniu oraz znaczenie materiałów zawartych w aktach jako źródła informacji. Po upływie tego okresu akta sprawy przekazuje się do właściwych archiwów państwowych. Minister Sprawiedliwości został zobowiązany do określenia warunków i trybu przechowywania i przekazywania akt, a także niszczenia akt po upływie okresu ich przechowywania, co uczynił w rozporządzeniu z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie archiwizowania akt spraw sądowych.

Rozporządzenie to dotyczy jedynie akt spraw sądowych prowadzonych tradycyjnie, stąd w przypadku założenia akt w formie elektronicznej zachodzi konieczność stosowania, jako uzupełnienia, rozporządzeń regulujących archiwizację dokumentów elektronicznych, wydanych na podstawie ustawy o archiwach, co może niekiedy sprawiać poważne trudności. Ustawodawca w zakresie archiwizacji dokumentów elektronicznych stworzył rozwiązania uniwersalne, kosztowne oraz niepraktyczne w sytuacjach szczegółowych.

Zgodnie z powołanym rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości akta spraw sądowych dzieli się na akta stanowiące materiały archiwalne zaliczane do kategorii A i akta niestanowiące takich materiałów, zaliczane do kategorii B. Rozdział 8 rozporządzenia reguluje warunki i tryb przechowywania, niszczenia oraz przekazywania archiwom państwowym akt spraw sądowych.

Rozporządzenie wydane przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi stanowi, że dyrektor archiwum państwowego wskazany przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych ustala w porozumieniu z zainteresowanym podmiotem termin i sposób przekazania materiałów archiwalnych. Koszty związane z przygotowaniem materiałów archiwalnych oraz ich przekazaniem ponosi podmiot przekazujący materiały. Podmioty występują do dyrektora archiwum państwowego z wnioskiem dotyczącym przekazania tych materiałów. Do wniosku dołącza się spis zdawczo- odbiorczy, przy czym jedna pozycja w spisie powinna odpowiadać jednej sprawie.

Przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego polega na zapisaniu dokumentów ewidencjonowanych w sposób uporządkowany30, w strukturze określonej w rozporządzeniu w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych, na nośniku przeznaczonym do przekazania danych do archiwum państwowego, w formacie zapisu zgodnym z rozporządzeniem w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych oraz na sporządzeniu spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych w formie dokumentu elektronicznego zapisanego w jednym z formatów określonych w rozporządzeniu w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.

Warto zwrócić uwagę, że materiały archiwalne muszą być zapisane na „nośniku przeznaczonym do przekazania danych”, spełniającym wymagania techniczne określone w przepisach dotyczących wydanych środków komunikacji elektronicznej do archiwum państwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych31. Co prawda rozporządzenie w § 19 ust. 1 stanowi, że można je przekazać za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jednak w ustawie o świadczeniu usług drogą elektroniczną pod pojęciem komunikacji elektronicznej rozumie się rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztą elektroniczną. Należy jednak postawić pytanie, czy powyższe sformułowanie dopuszcza automatyczną archiwizację za pomocą serwerów pracujących w trybie automatycznym bez ingerencji człowieka? Z pewnością uzasadniona jest wątpliwość, czy indywidualne porozumiewanie się na odległość obejmuje także w pełni zautomatyzowane systemy.

Archiwum państwowe potwierdza w formie pisemnej przejęcie prawidłowo uporządkowanych materiałów archiwalnych w terminie ustalonym przez strony, nie dłuższym niż 12 miesięcy od daty przekazania materiałów. Ten zapis rozporządzenia oznacza pośrednio nieautomatyczny tryb przekazywania danych. Jest to z pewnością zapis hamujący rozwój nowoczesnych technik archiwizacji33. Do czasu uzyskania potwierdzenia z archiwum podmioty obowiązane są do przechowywania przekazanych materiałów archiwalnych wraz z ich metadanymi.

Struktura dokumentów elektronicznych

Na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wydane zostało rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych. Rozporządzenie to stanowi bardzo ważny element budowy „elektronicznej administracji” – art. 5 ust. 2a ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach jest podstawą do określenia wymaganej struktury dokumentów w całym obrocie elektronicznym, zwłaszcza w sektorze publicznym oraz jedyną podstawą do szczegółowego określenia dokumentów elektronicznych. Rozporządzenie wywiera wpływ na sposób obiegu dokumentów elektronicznych w relacjach consumer to administration (C2A), business to administration (B2A) i odwrotnie.

Rozporządzenie określa niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych. Określa także pojęcie „metadane”. Zgodnie z rozporządzeniem, metadanymi jest zestaw logicznie powiązanych z dokumentem elektronicznym usystematyzowanych informacji opisujących ten dokument, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowywanie oraz zarządzanie. Niezbędnymi elementami struktury dokumentów elektronicznych są następujące metadane: 1) identyfikator – jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację, 2) twórca – podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu oraz jego rola w procesie tworzenia lub akceptacji dokumentu, 3) tytuł – nazwa nadana dokumentowi, 4) data – data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu, 5) format – nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu, 6) dostęp – określenie, komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić dokument, 7) typ – określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk, obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core Metadata Initiative36 i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja, faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo).

Zestaw obowiązkowych dla każdego archiwizowanego dokumentu elektronicznego metadanych wydaje się właściwy, jednak przy głębszym zastanowieniu można dostrzec kilka problemów. Tytuł dokumentu może nie odpowiadać jego treści, co wpływać będzie na utrudnienia w procesie wyszukiwania. Podobnie data związana z tworzeniem dokumentu może być nieistotna z prawnego punktu widzenia.

Przepisy określają jeszcze kilka dodatkowych metadanych: 8) relacja – określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem i rodzaju tego powiązania, 9) odbiorca – podmiot, do którego dokument jest adresowany, 10) grupowanie – wskazanie przynależności do zbioru dokumentów, 11) kwalifikacja – kategoria archiwalna dokumentu, 12) język – kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne określenie języka, o ile nie występuje w normie, 13) opis – streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu, 14) uprawnienia – wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania dokumentem.

Wątpliwości budzi np. pojęcie odbiorcy – niekiedy dokument zostaje zaadresowany w sposób mylny i zostaje przekazany według właściwości innemu podmiotowi. Podmiot ten nie będzie umieszczony jako odbiorca. Podobnie można się zastanawiać, jaki kod języka należy wstawić, jeżeli dokument zawiera tekst w więcej niż jednym języku38.

Umieszczenie w strukturze dokumentu elektronicznego innych metadanych nie może wpływać na zmianę wartości niezbędnych metadanych ani utrudniać ich automatycznego wyodrębniania. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do prawidłowego uporządkowania metadanych oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady prawidłowego uporządkowania metadanych zamieszcza się na stronie internetowej BIP-u ministra właściwego do spraw informatyzacji.

Warto zaznaczyć, że ze względów praktycznych, metadane powinny być przyporządkowane do dokumentu elektronicznego z chwilą jego powstania bądź też jego wpływu do podmiotu, na którym ciążą obowiązki wynikające z ustawy o archiwach i jej aktów wykonawczych. Procedura powinna zostać uruchomiona automatycznie dzięki systemowi teleinformatycznemu. Należałoby zatem postulować wprowadzenie jeszcze jednej, odpowiedniej funkcjonalności systemu teleinformatycznego służącego do przechowywania ewidencjonowanych dokumentów elektronicznych.

Dokumenty elektroniczne przygotowane do przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej sporządza się w formacie XML i zapisuje się je w strukturze umożliwiającej automatyczne wyodrębnienie treści dokumentu oraz poszczególnych metadanych39. W przypadku, gdy metadane odpowiadają elementom informacyjnym wymienionym w minimalnych wymaganiach dla rejestrów publicznych, ich wartości podaje się zgodnie z określonymi tam zasadami.

Wymagania techniczne formatów zapisu i informatycznych nośników danych

Na podstawie art. 5 ust. 2c oraz ust. 3 pkt 5 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wydano rozporządzenie w sprawie wymagań technicznych wobec formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych.

Rozporządzenie określa wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych przekazywane do archiwów państwowych. Informatyczny nośnik danych powinien być oznakowany w sposób pozwalający na jednoznaczną identyfikację, przystosowany do przenoszenia pomiędzy urządzeniami odczytującymi, dostosowany do przechowywania w temperaturze 18-22 st. C przy wilgotności względnej 40-50 proc.

Zasoby archiwalne powinny umożliwiać nie tylko odczytywanie pojedynczych danych, lecz również tworzenie pochodnych repozytoriów dokumentów elektronicznych, baz danych i innych zasobów informacyjnych. Budowa takich zasobów powinna być nieskomplikowana bez względu na zbiór wchodzących do nich dokumentów, sposób organizacji i wewnętrzną strukturę logiczną. Archiwum elektroniczne powinno również wspierać lub co najmniej nie utrudniać zmiany formatu danych, w tym być otwarte na przyszłe, nieznane jeszcze sposoby kodowania informacji. Omawiane rozporządzenie stanowi, iż informatyczny nośnik danych powinien zapewniać także możliwość wiernego odczytywania danych przy użyciu urządzeń produkowanych przez różnych producentów, właściwych dla danego typu nośnika. Podjęte w tym celu kroki nie stanowią jednak gwarancji – dla przykładu wskazanie oprogramowania nie musi oznaczać, że oprogramowanie takie może być zastosowane40.

Przekazywane materiały archiwalne zapisuje się w formacie, w którym były ostatnio przechowywane przez podmiot przekazujący. Materiały archiwalne przekazuje się razem z odnoszącymi się do nich metadanymi, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Metadane zapisuje się w strukturze określonej w rozporządzeniu w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi i dołącza się je w formacie XML do dokumentu lub zawiera w nim. Techniczny sposób zapisu na nośniku określa załącznik do rozporządzenia. Materiały archiwalne przekazuje się w formie niezaszyfrowanej.

Wymóg ten budzi pewne wątpliwości. Przede wszystkim uniemożliwia on zarchiwizowanie dokumentów, które w oryginale są zaszyfrowane. Ponadto szyfrowanie za pomocą odpowiednich algorytmów jest jedną ze standardowych metod zabezpieczania dokumentów elektronicznych w trakcie transmisji do archiwum – zabezpiecza nie tylko ich integralność, ale i poufność. Nie występuje też obowiązek zabezpieczenia (np. podpisem elektronicznym) przekazywanych danych – mowa jest tylko o takiej możliwości41.

Informatyczny nośnik danych przekazuje się wraz z informacją zawierającą nazwę podmiotu przekazującego, tytuł zwięźle określający zawartość nośnika, datę wykonania zapisu na nośniku, informację o tym, czy dane stanowią informacje chronione ustawą, a w szczególności klauzulą tajności, wskazanie oprogramowania i urządzeń użytych do wykonania zapisu. Informacja ta powinna być w sposób niebudzący wątpliwości przyporządkowana do oznaczenia nośnika.

Najwyższy poziom w strukturze zapisu przekazywanych materiałów archiwalnych musi zawierać trzy foldery zdefiniowane jako: „dokumenty”, „metadane” i „sprawy”. Folder „dokumenty” powinien zawierać przynajmniej jeden dokument elektroniczny. W przypadku dokumentu składającego się z jednego pliku dokument musi zawierać jeden plik z rozszerzeniem lub bez, a w przypadku dokumentu składającego się z więcej niż jednego pliku – podfolder zawierający przynajmniej dwa pliki składające się na ten dokument. Folder „metadane” powinien zawierać pliki z metadanymi opisującymi dokumenty elektroniczne znajdujące się w folderze „dokumenty”. Każdy dokument elektroniczny musi być opisany przez dokładnie jeden plik z metadanymi42. Folder „sprawy” powinien zawierać metadane spraw lub innych grup dokumentów. Każdy dokument w paczce archiwalnej musi przynależeć przynajmniej do jednej sprawy lub innej grupy dokumentów.

W celu umożliwienia podpisania całej partii przekazywanych materiałów archiwalnych podpisem elektronicznym, przekazywane materiały archiwalne mogą być spakowane w nieskompresowanym pliku zwanym „paczką archiwalną”43. Format paczki archiwalnej uzgadnia podmiot przekazujący z archiwum państwowym, do którego przekazywane są materiały archiwalne.

Ze względu na bezpieczeństwo (zarówno w sensie ekonomicznym, jak i bardziej ogólnym), rozwiązania techniczne, struktura logiczna, formaty i narzędzia do przetwarzania danych w archiwum elektronicznym nie powinny uzależniać archiwum elektronicznego od żadnego producenta lub właściciela majątkowych praw autorskich. Stosowane narzędzia powinny być tworzone w taki sposób, aby umożliwić ich modyfikację i udoskonalanie. Obowiązujące przepisy dotyczące archiwizacji niestety nie regulują tej kwestii, mimo jej ogromnej wagi.

Autorka jest doktorem nauk prawnych, adiunktem w Centrum Badań Problemów Prawnych i Ekonomicznych Komunikacji Elektronicznej (CBKE) Uniwersytetu Wrocławskiego, a także członkiem powołanego przez Ministra Sprawiedliwości Zespołu ds. Elektronicznego Postępowania Upominawczego oraz Zespołu ds. Informatyzacji Postępowań Sądowych.