Elektroniczne postępowanie wieczystoksięgowe w Polsce na tle rozwiązań niemieckich

Po informatyzacji ksiąg wieczystych oraz wprowadzeniu internetowego dostępu do ksiąg prowadzonych w systemie elektronicznym, nadszedł czas a informatyzację samego postępowania wieczystoksięgowego. Obejmie ono wyłącznie notariuszy, zaś efektem jego wprowadzenia będzie  uproszczenie i usprawnienie obrotu prawnego.

Przygotowany przez Zespół ds. Informatyzacji Postępowań Sądowych działający przy Ministrze Sprawiedliwości, roboczy projekt ustawy mający na celu zinformatyzowanie postępowania o wpis w księdze wieczystej stanowi kolejny etap informatyzacji postępowania cywilnego. Kilka lat temu wprowadzono tzw. elektroniczne postępowanie rejestrowe (przed sądem gospodarczym prowadzącym Krajowy Rejestr Sądowy, a w 2009 r. – także przed sądem prowadzącym rejestr zastawów). Ustawą z dnia 9 stycznia 2009 r. zmieniającą Kodeks postępowania cywilnego3 wprowadzono elektroniczne postępowanie upominawcze (od dnia 1 stycznia 2010 r.).

Projekt legislacyjny dotyczący informatyzacji postępowania o wpis do księgi wieczystej nawiązuje do tych regulacji poprzez wykorzystanie sprawdzonych już w praktyce rozwiązań prawnoinformatycznych. dobitnym wyrazem kontynuacji w tej mierze jest okoliczność, że znaczna część nowych przepisów skonstruowana została w myśl koncepcji rozszerzania zakresu zastosowania na nowe postępowania przepisów dotyczących dotąd tylko elektronicznego postępowania upominawczego. Zrezygnowano tym samym z metody legislacji zastosowanej przy informatyzacji postępowań rejestrowych, czyli ponawiania treści przepisów w ramach różnych postępowań cywilnych. Wykorzystanie regulacji elektronicznego postępowania upominawczego przyczynia się nie tylko do zachowania spójności rozwiązań prawno-informatycznych na gruncie postępowania cywilnego, ale przede wszystkim już na wstępie rozwiewa wiele wątpliwości co do efektywnego sposobu informatyzacji, gdyż powielane są przepisy konstrukcji czynności procesowych, które zostały sprawdzone już w elektronicznym postępowaniu upominawczym.

Zwiększenie roli komunikacji elektronicznej

Docelowo informatyzacja postępowania cywilnego obejmować powinna wszystkie tryby i rodzaje postępowań cywilnych, czego legislacyjnym wyrazem byłoby wprowadzenie do Kodeksu postępowania cywilnego4 uniwersalnych regulacji informatycznych. Ich stosowanie nie byłoby warunkowane, jak to ma miejsce w omawianym projekcie legislacyjnym, istnieniem przepisów szczególnych w konkretnych postępowaniach do nich odsyłających.

Z uwagi na warunki faktyczne projekt nie realizuje modelu docelowego. Niemniej, wraz z upowszechnieniem elektronicznego protokołu5, istotnie wzbogacona zostanie infrastruktura techniczna sądów, wykształci się również praktyka korzystania z nowych technologii w toku postępowania, co z kolei pozwoli na zrealizowanie modelu pełnej informatyzacji postępowania cywilnego, w tym umożliwienia stronom wnoszenia pism drogą elektroniczną w tzw. postępowaniu zwykłym.

Modelu docelowego nie zrealizowano w niniejszym projekcie legislacyjnym również w efekcie kalkulacji, z której wynika, że szybki zwrot kosztów infrastrukturalnych możliwy jest w sytuacji, kiedy obie strony w postępowaniu zwykłym korzystałyby z komunikacji elektronicznej lub przynajmniej, kiedy taka sytuacja miałaby miejsce w znacznej ilości spraw. Wydaje się jednak, że aktualnie pozwany często nie korzystałby z nowych technologii, wskutek czego, przykładowo, należałoby mu doręczać wszystkie pisma sądowe drogą tradycyjną, sporządzając również wydruki pism procesowych drugiej strony w celu ich doręczenia. Ilość takich pism w postępowaniu zwykłym, w przeciwieństwie do elektronicznego postępowania upominawczego, mogłaby być znaczna. Problem ten rozwiązałoby nałożenie na strony, względnie na wybrane kategorie podmiotów, obowiązku korzystania z komunikacji elektronicznej. aktualnie nałożenie takiego obowiązku wydaje się jednak zbyt daleko idące. W omawianym projekcie legislacyjnym zaproponowano jednak, aby obowiązek taki nałożyć na notariuszy występujących o wpis w księdze wieczystej. W tym przypadku nie jest to jednak postępowanie procesowe.

Polski model elektronicznego postępowania wieczystoksięgowego

Celem zaproponowanych przepisów jest uproszczenie postępowania w przedmiocie wpisu do księgi wieczystej w przypadku, gdy czynności podlegającej wpisowi dokonuje notariusz. Obecnie notariusz jest zobowiązany do posiadania bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfi kowanego ważnym kwalifi kowanym certyfi katem, choć nie ma możliwości wykorzystania tego podpisu do czynności notarialnych.

Ważne jest i to, że większość ksiąg wieczystych w Polsce prowadzonych jest już obecnie w systemie informatycznym6, a w czerwcu 2010 r. Ministerstwo Sprawiedliwości uruchomiło dostęp przez Internet do elektronicznych ksiąg wieczystych dla wszystkich podmiotów, realizując w pełni zasadę jawności ksiąg wieczystych. W tej sytuacji winien być wykonany kolejny krok zmierzający do informatyzacji, już nie ksiąg wieczystych, ale postępowania wieczystoksięgowego. Zamierzona nowelizacja ma na celu właśnie realizację tego postulatu.

Proponowane przepisy nie będą tworzyły odrębnego postępowania wieczystoksięgowego („elektronicznego”), lecz w Części pierwszej Księdze drugiej Tytule II Dziale III Rozdziale VI Kodeksu postępowania cywilnego (art. 6261 i nast. k.p.c.) zostały zaprojektowane przepisy wprowadzające elektroniczne postępowanie wieczystoksięgowe. Założenie to wynika z faktu, że postępowanie wieczystoksięgowe wdrażane drogą elektroniczną będzie postępowaniem, które opiera się, z niewielkimi wyjątkami, na kluczowych zasadach „zwykłego” postępowania wieczystoksięgowego. W szczególności dotyczy to zakresu kognicji sądu wieczystoksięgowego. Zmiany wynikać będą z założenia, że będzie ono w dużej części toczyć się przy pomocy techniki informatycznej, przy zastosowaniu odrębnych formularzy.

Dla osiągnięcia postulowanych celów informatyzacji postępowania wieczystoksięgowego konieczne będzie wprowadzenie zmian w prawie materialnym i formalnym (procesowym) w zakresie formy dokumentów stanowiących podstawę wpisu. Należy określić jednoznaczne zasady „konwersji” dokumentów papierowych na elektroniczne, stanowiących załączniki do elektronicznego wniosku o wpis do księgi wieczystej, a także „w stronę przeciwną” – przy posługiwaniu się papierowymi wydrukami elektronicznych orzeczeń sądu. Notariusz, jako osoba zaufania publicznego, będzie dokonywał „konwersji” i autoryzował ją zgodnie z konkretnymi normami.

Konieczne zatem będzie:

  1. zrównanie zdigitalizowanej formy elektronicznej wypisu aktu notarialnego opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym notariusza weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, stanowiącego załącznik do elektronicznego wniosku o wpis do księgi wieczystej, z tradycyjnym wypisem aktu notarialnego (tzn. sporządzonym na papierze),
  2. nadanie notariuszowi prawa tworzenia elektronicznych kopii dokumentów urzędowych obrazujących przejście (bądź wygaśnięcie) praw rzeczowych i osobistych podlegających ujawnieniu bądź ujawnionych w księdze wieczystej i zrównanie ich mocy prawnej z ich odpisami. Należy podkreślić, że notariusze są przygotowani technicznie, poprzez organizację swoich kancelarii, do wdrożenia postępowania wieczystoksięgowego inicjowanego drogą elektroniczną Podkreślenia wymaga fakt, że podmioty te ze względu na wieloletni profesjonalny udział w obrocie prawnym (w szczególności w zwykłym postępowaniu wieczystoksięgowym) gwarantują prawidłową realizację nałożonych obowiązków związanych z elektronicznym kontaktem z sądem.

Oszczędności dzięki notariuszom

Notariusze dostarczają do wydziałów wieczystoksięgowych nie mniej niż 60 proc. spraw. Sprawne wdrożenie systemu pozwoli w pełni osiągnąć korzyści, które związane są z wprowadzeniem projektu Nowej Księgi Wieczystej. Obecny system, opierający się na papierowej biurowości i pracy niewydolnej poczty, generujący miliony zbędnych dokumentów, stwarza przeszkody w funkcjonowaniu tego ważnego społecznie działu sądownictwa. Elektroniczna biurowość, w tym pominięcie czasochłonnych i drogich doręczeń sądowych, wygeneruje ogromne oszczędności finansowe dla Skarbu Państwa oraz uczestników postępowania wieczystoksięgowego. Uporanie się zaś z istniejącymi jeszcze obecnie zaległościami poprawi wizerunek państwa, w tym sądownictwa.

Koniecznym jest zapewnienie notariuszom dostępu do biurowości sądowej za pośrednictwem formularza on-line. Automatyczna rejestracja wniosku o wpis do księgi wieczystej złożonego za pomocą takiego formularza musi być równoznaczna z obecną rejestracją ogólną wniosku i ujawnieniem we właściwej księdze wieczystej wzmianki o wniosku. Jednocześnie należy podkreślić, że projektowane przepisy będą miały zastosowanie wyłącznie do ksiąg wieczystych prowadzonych w systemie informatycznym.

Wprowadzenie elektronicznej drogi dla postępowania wieczystoksięgowego należy powiązać ze zmianą roli notariusza w tym postępowaniu. Praktyczne doświadczenia osób orzekających w sprawach o wpis do księgi wieczystej dowodzą, że notariusz w tym postępowaniu winien występować z mocy prawa jako swego rodzaju pełnomocnik do doręczeń strony czynności notarialnej (przy niebezpieczeństwie, możliwej w praktyce, sprzeczności interesów stron). Należy przypomnieć, że kwestia roli notariusza w postępowaniu wieczystoksięgowym była rozważana przy nowelizacji Kodeksu postępowania cywilnego, ustawy – prawo o notariacie i ustawy o księgach wieczystych i hipotece. Notariusz powinien brać udział, z jasno zakreśloną rolą, do końca postępowania, które inicjuje, sporządzając czynność notarialną i wniosek o wpis do księgi wieczystej. Sytuacja taka wpłynie z pewnością na podniesienie pewności obrotu, zaufania stron do notariuszy i sądów. Należy rozważyć możliwość występowania notariusza, który sporządzał czynność notarialną, jako pełnomocnika do doręczeń w sprawach o wpis do księgi wieczystej.

Na mocy planowanej nowelizacji notariusz zmieni sposób kontaktu z sądem wieczystoksięgowym. W przypadku, o którym mowa w art. 92 § 4 Prawa o notariacie , elektroniczne składanie wniosków o wpis do księgi wieczystej będzie obowiązkowe, a w innych przypadkach fakultatywne.

Skoro notariusze dysponują już bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, to ich identyfikacja w systemie teleinformatycznym sądu winna następować w oparciu właśnie o ten podpis. Konieczne będzie także, jak w przypadku elektronicznego postępowania upominawczego, aby wprowadzić obowiązek weryfikacji notariuszy przez Okręgową Izbę Notarialną. Zapewni to stałą weryfikację notariuszy w systemie informatycznym.

Niemieckie elektroniczne postępowanie wieczystoksięgowe

Zespół do spraw informatyzacji postępowań sądowych działający przy Ministrze Sprawiedliwości bada także prawo obce w zakresie elektronizacji czynności procesowych. Wart szczególnej uwagi w przedmiotowym zakresie jest przykład Niemiec. Ustawą z dnia 11 sierpnia 2009 r. wprowadzającą elektroniczny obrót prawny i elektroniczne akta w postępowaniu wieczystoksięgowym oraz zmieniającą dalsze przepisy wieczystoksięgowe, rejestrowe i dotyczące kosztów (ERVGBG) , dokonano u naszych zachodnich sąsiadów rewolucyjnych zmian w postępowaniu o wpis w księdze wieczystej. Warto te zmiany pokrótce przedstawić.

W rozporządzeniu w sprawie ksiąg wieczystych dodano rozdział 8 pt. „Elektroniczny obrót prawny i elektroniczne akta wieczystoksięgowe”. Zgodnie z jego przepisami wnioski, oświadczenia i dowody na istnienie innych przesłanek wpisu w księdze wieczystej mogą być przesyłane do Urzędu Ksiąg Wieczystych w formie dokumentów elektronicznych. Wydanie odpowiednich rozporządzeń w tym zakresie powierzono Rządom Landów.

Przepisy prawne wydane przez władze Landów mają nakładać na notariuszy obowiązki przesyłania dokumentów elektronicznych, a także przesyłania, obok takich dokumentów, pewnych zawartych w nich danych w ustrukturyzowanej formie, nadającej się do czytania przez maszynę; obowiązek ten może być jednakże ograniczony do określonych: Urzędów Ksiąg Wieczystych, sposobów dokonywania wpisów albo dokumentów zawierających określoną treść. Landy zarządzą także środki, jakie mają być podjęte w sytuacjach, w których wystąpią problemy techniczne.

Jak widać, niemieccy notariusze zostali zobowiązani do korzystania z elektronicznych środków komunikacji przy wnoszeniu wniosków o wpis do ksiąg wieczystych, pod warunkiem wydania odpowiednich przepisów przez władze Landów. Podobne rozwiązania zostały wypracowane przez polski zespół do spraw informatyzacji postępowań sądowych.

Elektroniczne akta wieczystoksięgowe

W Niemczech akta księgi wieczystej mogą być prowadzone elektronicznie. W tym zakresie Landy także zostały upoważnione do określenia terminu, od którego akta ksiąg wieczystych mogą być prowadzone elektronicznie; rozporządzenie może być ograniczone do poszczególnych Urzędów Ksiąg Wieczystych albo części zasobu akt ksiąg wieczystych prowadzonych przez Urząd Ksiąg Wieczystych.

Elektroniczne akta wieczystoksięgowe zostaną wprowadzone także w polskich warunkach, co – łącznie z przydaniem notariuszowi statusu pełnomocnika do doręczeń – zapobiegnie konieczności drukowania elektronicznych wniosków o wpis do księgo wieczystej. Informatyzację jakiegokolwiek postępowania toczącego się przed organami władzy publicznej należy bowiem zaczynać od stworzenia prawnej możliwości prowadzenia tzw. back office w postaci elektronicznej.

Niemiecka ustawa z dnia 11 sierpnia 2009 r. dokonała zmian także w zarządzeniu o księgach wieczystych10. Jego § 96 reguluje zakładanie i prowadzenie elektronicznych akt wieczystoksięgowych. Jak już wskazywano, akta wieczystoksięgowe mogą być w pełni bądź częściowo prowadzone elektronicznie. W dualistycznych aktach wieczystoksięgowych w obu ich częściach – papierowej i elektronicznej – sporządza się wzmianki na temat pozostałej części akt. Łącznie z dokumentem elektronicznym włącza się do akt wieczystoksięgowych protokół zawierający następujące informacje:

  1. jaki był wynik badania integralności dokumentu elektronicznego11,
  2. kogo, jako posiadacza podpisu elektronicznego, wskazuje wynik weryfikacji podpisu elektronicznego,
  3. moment opatrzenia danych podpisem elektronicznym, jaki wskazuje wynik weryfikacji podpisu elektronicznego,
  4. jaki certyfikat i z jakimi danymi służy do weryfikacji tego podpisu elektronicznego,
  5. kiedy dokonano stwierdzeń wskazanych w pkt. 1-4.

Powyższych przepisów nie stosuje się do dokumentów elektronicznych sporządzonych przez Urząd Ksiąg Wieczystych.

Urząd Ksiąg Wieczystych decyduje, czy i w jakim zakresie treść akt wieczystoksięgowych przedłożona w formie papierowej zostanie przetworzona na dokument elektroniczny i w tej formie włączona do elektronicznych akt wieczystoksięgowych. To samo odnosi się do dokumentów, które po założeniu elektronicznych akt wieczystoksięgowych zostały złożone w formie papierowej. Rządy Landów albo upoważnione przez nie władze sądowe Landów mogą całościowo albo częściowo uregulować właściwy sposób postępowania w tym zakresie.

Paragraf 136 niemieckiego rozporządzenia w sprawie ksiąg wieczystych stanowi, iż elektroniczny wniosek o wpis do księgi wieczystej uznaje się za wniesiony do Urzędu Ksiąg Wieczystych, o ile urządzenie określone zgodnie z przepisem § 135 ust. 1 zd. 2 pkt 312 zapisało jego przyjęcie. Dokładna chwila przyjęcia takiego wniosku powinna zostać odnotowana na wniosku za pomocą elektronicznego stempla czasu.

Otrzymanie elektronicznego wniosku o wpis do księgi wieczystej jest niezwłocznie potwierdzane nadawcy, łącznie ze wzmianką dotyczącą chwili wpływu. Potwierdzenie otrzymania elektronicznego wniosku opatrywane jest podpisem elektronicznym, który umożliwia sprawdzenie pochodzenia i prawdziwości opatrzonych nim danych. Dokładny moment wniesienia elektronicznego wniosku uwidacznia się także na nim samym.

Niemieckie przepisy prawne stanowią, że dokumenty elektroniczne mogą tylko wtedy być prawnie skutecznie wniesione do Urzędu Ksiąg Wieczystych, kiedy nadają się do przetwarzania przez Urząd Ksiąg Wieczystych. Jeśli dokument elektroniczny nie nadaje się do przetwarzania, jego nadawcy albo wnoszącemu nośnik danych niezwłocznie komunikowana jest informacja o nieskuteczności wpływu wniosku i o obowiązujących technicznych warunkach, których spełnienie pociągnie za sobą skuteczność komunikacji elektronicznej z organem prowadzącym księgi wieczyste.

Elektroniczne dokumenty stanowiące podstawę wpisu

Zgodnie z § 137 niemieckiego rozporządzenia w sprawie ksiąg wieczystych, oświadczenie woli lub dokument urzędowy bądź dokument urzędowo poświadczony, które stanowią podstawę wpisu w księdze wieczystej, mogą być przesłane w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego zwykłym świadectwem zgodnie z przepisami § 39a ustawy o sporządzaniu dokumentów13. Podstawa wpisu może być zawarta także w publicznym dokumencie elektronicznym, zgodnie z przepisem § 371a ust. 2 zd. 1 – Kodeksu postępowania cywilnego14, jeśli:

  1. dokument jest opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zgodnie z ustawą o podpisach elektronicznych15
  2. certyfikat służący do weryfikacji podpisu elektronicznego lub należący do niego kwalifikowany atrybut certyfikatu organu władzy publicznej dają się rozpoznać jako należące do osoby dającej rękojmię wiary publicznej.

Jeśli oświadczenia albo wnioski organu władzy publicznej, na podstawie których ma być dokonany wpis w księdze wieczystej, mają zostać wniesione jako dokument elektroniczny:

  1. dokument musi zawierać nazwisko osoby go wystawiającej, a organ władzy publicznej musi być rozpoznawalny,
  2. dokument musi być opatrzony przez osobę go wystawiającą kwalifikowanym podpisem elektronicznym zgodnie z ustawą o podpisach elektronicznych
  3. certyfikat służący do weryfikacji podpisu elektronicznego albo należący do niego certyfikat atrybutu organu władzy publicznej muszą dać się rozpoznać.

Oświadczenia, dla których przepisy prawa przewidują formę pisemną, mogą być przesyłane jako dokumenty elektroniczne, jeśli dokument zawiera nazwisko wystawiającej osoby i jest opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zgodnie z ustawą o podpisach elektronicznych. Wnioski o wpis, jak również pozostałe oświadczenia, które nie podlegają przepisom dotyczącym formy, mogą być przesyłane w formie dokumentu elektronicznego, jeśli zawierają nazwisko osoby je wystawiającej.

Konwersja dokumentów

Natomiast pisma przedkładane na nośniku, jakim jest papier, mogą zostać przesłane w formie dokumentów elektronicznych i w tej właśnie postaci włączone do akt wieczystoksięgowych. Treść dokumentów elektronicznych włączonych do akt księgi wieczystej zachowuje się w formie nadającej się do czytania. Jednakże dokumenty mogą być przekształcone do innego formatu danych i właśnie w nim, zamiast oryginału, zostać włączone do akt wieczystoksięgowych.

Jeśli akta wieczystoksięgowe nie są elektroniczne, sporządza się do akt wydruk wniesionych dokumentów elektronicznych. Dokumenty elektroniczne są jednak zachowywane i włączane do akt elektronicznych po ich założeniu, a wydruki mogą zostać zniszczone.

Zarządzenie w sprawie ksiąg wieczystych reguluje także istotną kwestię dotyczącą przekształcania dokumentów papierowych do formy elektronicznej. Zgodnie z brzmieniem jego § 97, jeśli pismo złożone w formie papierowej jest przekształcane w dokument elektroniczny i w tej formie, zamiast dokumentu papierowego, włączone do akt wieczystoksięgowych, należy poprzez odpowiednie środki zapewnić, by obraz wyświetlony na monitorze odpowiadał treści i obrazowi pisma. Przy dokumencie elektronicznym czyni się wzmiankę, kiedy i przez kogo konwersja została dokonana; kompetencje w tej materii posiada pracownik sekretariatu.

Przy przetwarzaniu dokumentu złożonego w postaci papierowej, na który powołuje się aktualny wpis w księdze wieczystej, pracownik sekretariatu czyni wzmiankę, iż obraz wyświetlony na monitorze odpowiada treści i obrazowi pisma. Przekreślenia, zmiany, dopiski, wytarcia i inne braki pisma powinny zostać ujawnione we wzmiance. Dokument elektroniczny opatrywany jest przez pracownika sekretariatu jego nazwiskiem oraz kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zgodnie z ustawą o podpisach elektronicznych. Wzmianki można nie sporządzać, jeśli okoliczności określone powyżej są wystarczająco widoczne na elektronicznym dokumencie.

Kolejny przepis zarządzenia w sprawie ksiąg wieczystych reguluje przetworzenie dokumentu elektronicznego do postaci papierowej albo w inny format danych. Jeżeli dokument elektroniczny dla celów przejęcia do akt wieczystoksięgowych jest przekształcony w postać papierową, zapewnia się poprzez odpowiednie środki, że wydruk pod względem treści i obrazu odpowiada widokowi dokumentu elektronicznego wyświetlonemu na monitorze. Przy wydruku umieszcza się wzmiankę o okolicznościach wskazanych powyżej.

Jeśli dokument elektroniczny jest przekształcany w inny format pliku w celu zachowania jego czytelności, zapewnia się poprzez odpowiednie środki, iż wyświetlenie danych docelowych na ekranie odpowiada treścią i obrazem obrazowi danych wyjściowych.

Niewątpliwie i w polskich warunkach zajdzie konieczność dokonywania konwersji dokumentów i formatów plików.

Niemieckie rozporządzenie w sprawie ksiąg wieczystych reguluje także kwestie wydruku z akt, wglądu do akt i wywołania danych. Wydruk jest odpisem z akt wieczystoksięgowych, a wydruk urzędowy – poświadczonym odpisem. Wydruki nie są opatrywane podpisami. Wydruk urzędowy oznacza się jako urzędowy i opatruje się pieczęcią służbową albo stemplem służbowym, ma on moc równą urzędowo poświadczonemu odpisowi. Wgląd do elektronicznych akt wieczystoksięgowych może być zapewniony także przez inny Urząd Ksiąg Wieczystych niż ten, który prowadzi dane akta wieczystoksięgowe. O zezwoleniu na dostęp do akt decyduje ten Urząd Ksiąg Wieczystych, w którym złożono wniosek.

Dokumenty elektroniczne, które zgodnie z § 10 rozporządzenia w sprawie ksiąg wieczystych przechowywane są przez Urząd Ksiąg Wieczystych, są gromadzone w ten sposób, że można uzyskać wgląd do wszystkich kart znajdujących się w aktach wieczystoksięgowych.

W przypadku złożenia odwołania od decyzji w przedmiocie wpisu do księgi wieczystej, Urząd Ksiąg Wieczystych sporządza dla sądu rozpoznającego odwołanie wydruk dokumentów zgromadzonych w elektronicznych aktach wieczystoksięgowych, o ile są one konieczne dla przeprowadzenia postępowania wywołanego odwołaniem. Wydruki przechowuje się co najmniej do prawomocnego zakończenia postępowania wywołanego odwołaniem.

Wydaje się, że w Polsce punktem wyjścia dla przepisów o dostępie do elektronicznych akt wieczystoksięgowych będą regulacje dotyczące dostępu do akt elektronicznego postępowania upominawczego.

Elektroniczne orzeczenia i zarządzenia

W Niemczech, jeśli akta wieczystoksięgowe prowadzone są elektronicznie, orzeczenia i zarządzenia mogą być wydawane w formie elektronicznej. Osoba je wydająca umieszcza na nich swoje nazwisko, postanowienia i rozporządzenia tymczasowe, a także opatruje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym zgodnie z ustawą o podpisach elektronicznych. Rządy Landów są upoważnione do określenia momentu, od którego wydaje się orzeczenia i zarządzenia w formie elektronicznej, przy czym rozporządzenie może być ograniczone do poszczególnych Urzędów Ksiąg Wieczystych.

Odbiorcom określonym § 174 ust. 1 Kodeksu postępowania cywilnego, orzeczenia, zarządzenia i zawiadomienia można podawać do wiadomości w drodze przesyłu dokumentów elektronicznych. Poza tym przesyłanie dokumentów elektronicznych jest dopuszczalne, jeśli odbiorca wyraźnie się na to zgodził. Dokumenty te są chronione przed bezprawnym zaznajomieniem się z ich treścią. Elektroniczne postanowienia i zarządzenia tymczasowe opatrzone są podpisem elektronicznym, który umożliwia sprawdzenie pochodzenia dokumentu i prawdziwość zawartych w nim danych.

Egzemplarze i odpisy orzeczeń i zarządzeń, które zostały wydane w formie elektronicznej, mogą zostać sporządzone jako wydruk. Egzemplarze postanowień i zarządzeń tymczasowych podpisywane są przez urzędnika, opatrywane pieczęcią służbową albo stemplem służbowym.

Szczegółowe przepisy wykonawcze oraz przepisy przejściowe

Federalne Ministerstwo Sprawiedliwości zostało upoważnione do wydania przepisów wykonawczych dotyczących:

  1. szczegółowych wymagań organizacyjnych i technicznych do wprowadzenia elektronicznego obrotu prawnego i elektronicznych akt ksiąg wieczystych,
  2. szczegółów zakładania i prowadzenia elektronicznych akt ksiąg wieczystych, jak również odtworzenia treści akt ksiąg wieczystych,
  3. szczegółów przetwarzania na dokumenty elektroniczne pism wniesionych w formie papierowej, jak również przetwarzania dokumentów elektronicznych na formę papierową albo do innych formatów danych,
  4. szczegółów zagwarantowania dostępu do elektronicznych akt wieczystoksięgowych,
  5. szczegółów technicznych zautomatyzowanego postępowania dotyczącego przesyłania danych pochodzących z elektronicznych akt wieczystoksięgowych także na żądanie i zezwolenia na takie działanie.

Zgodnie z jednym z przepisów przejściowych, jeżeli włączenie dokumentu elektronicznego do elektronicznych akt wieczystoksięgowych przejściowo nie jest możliwe, kierownik Urzędu Ksiąg Wieczystych może zarządzić sporządzenie wydruku tego dokumentu i włączenie go do akt. Dokument ten powinien zostać w postaci elektronicznej włączony do akt wieczystoksięgowych wówczas, kiedy jest to możliwe.

Rządy Landów mogą postanowić, że:

  1. księga wieczysta, dotychczas prowadzona maszynowo, z powrotem będzie prowadzona w formie papierowej,
  2. wprowadzony będzie elektroniczny obrót prawny albo
  3. akta wieczystoksięgowe, dotychczas prowadzone w postaci elektronicznej, będą znów prowadzone w formie papierowej.

Na mocy § 101 zarządzenia w sprawie ksiąg wieczystych Rządy Landów zostały upoważnione do uregulowania, w drodze rozporządzenia prawnego, dalszych szczegółów postępowania, jakie nie zostały uregulowane w rozporządzeniu o księgach wieczystych czy w omawianym zarządzeniu.

Potrzeba kolejnych uregulowań

Po lekturze niemieckich przepisów dotyczących zinformatyzowanego postępowania wieczystoksięgowego nasuwa się wniosek, że proponowane w Polsce zmiany legislacyjne na razie nie wyczerpują wszystkich aspektów związanych chociażby z digitalizacją dokumentów stanowiących podstawę wniosku o wpis w księdze wieczystej.

Jednakże wypracowane przez Zespół ds. informatyzacji postępowań sądowych rozwiązania są pierwszymi uregulowaniami informatyzującymi postępowanie o wpis w księdze wieczystej i wymuszą one w najbliższej przyszłości opracowanie kolejnych projektów legislacyjnych, w tym aktów prawnych o charakterze podustawowym. Prowadzone będą także dalsze badania prawnoporównawcze w tym zakresie.

,

Pierwszy z autorów jest sędzią Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu, profesorem nauk prawnych, kierownikiem Centrum Badań Problemów Prawnych i Ekonomicznych Komunikacji Elektronicznej Uniwersytetu Wrocławskiego, a także kierownikiem działającego przy Ministrze  Sprawiedliwości Zespołu ds. Informatyzacji Postępowań Sądowych. Drugi z autorów jest doktorem nauk prawnych, adiunktem w Centrum  Badań Problemów Prawnych i Ekonomicznych Komunikacji Elektronicznej Uniwersytetu Wrocławskiego.