Info-pomocnicy dla interesantów

Magdalena Hodak

” href=”http://nawokandzie.ms.gov.pl/wp-content/uploads/2012/08/16._infomat_b.jpg” rel=”lightbox[po]”>Ministerstwo Sprawiedliwości zakupi 500 infomatów. Multimedialne „kioski” z informacjami staną w budynkach sądów, by ułatwić obywatelom dostęp do wymiaru sprawiedliwości.

Infomatowe przedsięwzięcie stanowi część projektu pt. „Wprowadzenie e-usług w resorcie sprawiedliwości”, który Ministerstwo Sprawiedliwości zgłosiło do dofinansowania z funduszy europejskich w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. W ramach projektu, obok zakupu multimedialnych kiosków, przewidziano także wdrożenie elektronicznej aplikacji umożliwiającej rejestrację spółki z o.o. w ciągu 24 godzin przez Internet (z wykorzystaniem specjalnego wzorca umowy spółki) oraz wprowadzenie w ramach systemu Elektronicznej Księgi Wieczystej możliwości składania przez notariuszy elektronicznych wniosków do wydziałów wieczystoksięgowych. Realizacja projektu ma zostać sfinalizowana do końca 2013 r. Zgodnie ze wstępnym harmonogramem, pierwsze infomaty mają szansę pojawić się w sądach już pod koniec 2012 r. Wartość ich zakupu, w tym oprogramowania do ich obsługi, oszacowano na kwotę ponad 8,5 mln zł.

Celem projektu jest upowszechnienie elektronicznych usług realizowanych przez jednostki wymiaru sprawiedliwości, w tym dostępu on-line do rejestrów sądowych, a tym samym zniesienie barier administracyjnych w relacjach sąd-obywatel. – Zainstalowanie infomatów w sądach spowoduje, że jeszcze więcej obywateli zyska możliwość łatwego dostępu do usług, które są lub będą w przyszłości świadczone w formie elektronicznej przez resort sprawiedliwości – podkreśla Izabela Jurkowska, p.o. naczelnika Wydziału Rejestrów Sądowych w Departamencie Informatyzacji i Rejestrów Sądowych Ministerstwa Sprawiedliwości.

Co może infomat?

Infomat (inna nazwa: infokiosk lub infobox) jest urządzeniem elektronicznym zbudowanym ze standardowego komputera klasy PC, wyświetlacza oraz narzędzia służącego do komunikacji z użytkownikiem (klawiatura, zintegrowany z monitorem panel dotykowy). Infomaty doskonale sprawdzają się w instytucjach użyteczności publicznej, na dworcach, w szpitalach, bankach. Ich podstawowa funkcja to przekazywanie informacji za pośrednictwem środków multimedialnych.

Urządzenia, jakie staną w sądach, umożliwią każdemu obywatelowi m.in. przeglądanie treści elektronicznych ksiąg wieczystych i wyszukiwanie danych o podmiotach gospodarczych zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym. Będzie także istniała możliwość złożenia elektronicznego wniosku o wydanie dokumentu z Centralnej Informacji KRS (np. odpis pełny z rejestru) czy Rejestru Zastawów, bez konieczności posłużenia się podpisem elektronicznym, a także uiszczenia opłaty elektronicznej za wydanie takiego dokumentu. Planuje się także uruchomienie usługi związanej z dokonywaniem opłat za rozpatrzenie wniosków składanych do wydziałów KRS czy RZ.

Infomaty zostaną wyposażone w system umożliwiający dokonywanie płatności kartą lub wydrukowanie blankietu wpłaty. Opcja wnoszenia opłat sądowych będzie w przyszłości rozszerzana o możliwość ich dokonywania także w innych rodzajach postępowań sądowych. Obywatele zyskają również możliwość weryfikacji w infomacie stanu sprawy bądź wniosku złożonego do sądu, poprzez wprowadzenie sygnatury sprawy. W tym celu maszyny zostaną wyposażone w czytniki kodów kreskowych. Multimedialne „kioski” zostaną także przystosowane do obsługi przez osoby niepełnosprawne.

Kompleksowe podejście do upowszechnienia usług elektronicznych resortu sprawiedliwości za pomocą sądowych infomatów spowoduje konieczność dostosowania systemów informatycznych obsługujących rejestry sądowe do potrzeb uruchamianego projektu.

Etapy realizacji

Projekt „Wprowadzenie e-usług w resorcie sprawiedliwości” jest w początkowej fazie realizacji. Wniosek o jego dofinansowanie przeszedł pomyślnie ocenę formalną i jest obecnie oceniany merytorycznie w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego. Po jego zaakceptowaniu Ministerstwo Sprawiedliwości podpisze umowę na dofinansowanie projektu ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

Kolejny krok to ogłoszenie postępowania przetargowego na wykonanie systemu infomatów oraz zakup urządzeń i ich uruchomienie w sądach. Ważny element systemu to centrala zarządzania i monitoringu sieci elektronicznych „kiosków”. Wykonawca będzie zobowiązany do przeprowadzenia szkoleń dla osób realizujących zadania tego centrum.

Centrum zarządzania i monitoringu systemu będzie posiadać przynajmniej dwie funkcje. Pierwsza to wprowadzanie nowych usług do systemu infomatowego (w każdym lub w wybranych infomatach) oraz zarządzanie treścią informacji prezentowanych w urządzeniach. Przewiduje się, by część informacji, specyficzna dla lokalizacji, mogła być zarządzana z poziomu administratora lokalnego w konkretnym sądzie.

Druga funkcja centrum to monitoring działania całego systemu, w tym dostępności usług elektronicznych w każdym z infomatów, a także generowanie zestawień dotyczących liczby użytkowników poszczególnych usług systemu. Centrum zarządzania będzie też na bieżąco reagowało na wszelkie nieprawidłowości w działaniu sieci elektronicznych kiosków. Jeśli np. w danym infomacie usługa nie będzie działać lub urządzenie przestanie poprawnie pracować, komunikat o tym zdarzeniu zostanie natychmiast odnotowany w centrum zarządzania, zaś osoby monitorujące podejmą odpowiednie działania zaradcze.

Nie ma jeszcze planu rozmieszczenia infomatów w poszczególnych sądach. Wiadomo jednak, że znajdą się na pewno na terenie sądów rejonowych, gdzie funkcjonują wydziały rejestrowe KRS i sądy gospodarcze. – Sądy rejonowe są bliżej przedsiębiorców i społeczeństwa, wydaje się, że tam istnieje największe zapotrzebowanie na tego typu usługi – argumentuje naczelnik Jurkowska.

Infomatowi pionierzy

Przydatność infomatów w budynkach sądów powszechnych została sprawdzona już dawno temu. W 2005 r. w multimedialne kioski, spełniające przede wszystkim funkcje informacyjne, zainwestowało sześć sądów w Krakowie i cztery w G dańsku. Potem infomaty trafiły do innych jednostek w kraju. Zakup urządzeń realizowany był z budżetów poszczególnych sądów. Koszt jednego takiego urządzenia wraz z oprogramowaniem waha się od 15 do 18 tys. zł. Ci, którzy zdecydowali się na wydatek, twierdzą, że warto takie środki zainwestować, by interesant w gmachu Temidy poczuł się pewniej.

W budynku Sądu Rejonowego w Łowiczu infokiosk pojawił się w czerwcu 2008 r. Zbiegło się to akurat z przeprowadzką sądu do nowego gmachu. Na korytarzach pojawiły się wtedy także podświetlane wokandy elektroniczne. Infokiosk stał się niejako ich dopełnieniem, zwiększając dostępność do danych zawartych w systemie informatycznym. – Korzystając z infomatu nie sposób zgubić się w sądzie. Wystarczy wybrać w menu miejsce, do którego chce się dotrzeć, a droga ku celowi ukaże się na interaktywnej mapce. Można też wejść na stronę internetową naszego sądu, wpisać sygnaturę sprawy na umieszczonej w sieci elektronicznej wokandzie i dowiedzieć się o terminie oraz miejscu rozprawy. Nie uznaliśmy za celowe podłączenia do infomatu drukarki i udostępnienia opcji pobierania formularzy sądowych, gdyż wzorami takich dokumentów dysponuje Biuro Obsługi Interesanta sądu – opowiada Roman Wołowiec, informatyk z SR w Łowiczu. Łowicki sąd planuje w najbliższym czasie poszerzyć funkcjonalność infomatu. Dotykając ekranu będzie można uzyskać informację o właściwości rzeczowej sądu, potrzebnych dokumentach oraz wysokości opłat sądowych w poszczególnych sprawach.

W infomaty zainwestował również okręg nowosądecki. Maszyny stanęły w Sądzie Okręgowym w Nowym Sączu oraz sądach rejonowych w Nowym Sączu, Nowym Targu, Zakopanem, Gorlicach i Muszynie. Ostatnio o taki nabytek wzbogacił się Sąd Rejonowy w L imanowej.

Wszystkie te urządzenia wyposażone są w autorskie oprogramowanie umożliwiające dostosowanie informacji prezentowanych w infomacie do wybranej jednostki według rozmieszczenia pomieszczeń w budynku sądu. Dzięki najnowszej technologii opartej na dotykowych ekranach LCD, pozwalających przeglądać dane w sposób czytelny i intuicyjny, interesant ma wgląd w rozmieszczenie sal rozpraw, sekretariatów sądowych czy gabinetów kierownictwa sądu, także w podstawowe dane dotyczące rozpoznawanych spraw (na bazie e-wokandy), struktury organizacyjnej jednostki, jej danych teleadresowych i kont bankowych. Istnieje możliwość przeglądania na ekranie infomatu obowiązujących druków sądowych i pobrania ich w Biurze Obsługi Interesanta (są drukowane po zaznaczeniu przez interesanta odpowiedniej dyspozycji w infomacie).

Korzyści dla interesantów i pracowników

– Sprawnie działający i dobrze zaprogramowany oraz podłączony do sieci teleinformatycznej infomat bardzo pomaga przy szybkiej i skutecznej obsłudze interesantów, głównie poprzez odciążenie biura obsługi interesantów. Dlatego oprogramowanie takich urządzeń funkcjonujących w sądach naszego okręgu jest nadal rozbudowywane i na bieżąco sprawdzane przez informatyków tak, by infomaty jak najlepiej służyły obywatelom – podkreśla Józef Kiełbasa, dyrektor Sądu Okręgowego w Nowym Sączu.

Infomat w Sądzie Rejonowym w Nowym Targu działa już prawie trzy lata. Stoi tuż przy wejściu głównym, ma podłączoną drukarkę. Dużym ułatwieniem dla obywateli jest tu możliwość wydrukowania formularzy sądowych, wymaganych w poszczególnych wydziałach (np. wniosek o stwierdzenie nabycia spadku, o alimenty, wyznaczenie adwokata z urzędu). – Częstotliwość, z jaką musimy uzupełniać papier, świadczy o tym, że opcja drukowania formularzy jest chętnie wykorzystywana. Nie wszyscy posiadają w domu dostęp do Internetu i są w stanie pobrać formularze z sieci. Dzięki infomatowi nie muszą fatygować się po druki do adwokatów czy do kierowników sądowych sekretariatów – zauważa Lidia Szperlak, kierownik finansowy Sądu Rejonowego w Nowym Targu.

Pomysł wyposażenia budynków sądów w infomaty wpisuje się w szereg resortowych działań zmierzających do otwarcia instytucji wymiaru sprawiedliwości na obywateli. Taka polityka jest realizowana m.in. poprzez przygotowanie i kolportowanie broszur informacyjnych o procedurach sądowych i organizacji wymiaru sprawiedliwości, także poprzez propagowanie w środowisku sądowym dobrych praktyk z zakresu komunikacji z obywatelem, obsługi interesanta, efektywnej organizacji pracy orzeczniczej, a także współpracy z mass mediami. Zauważyć należy, że wśród całego repertuaru tego typu inicjatyw budowa sieci infomatów stanowi pozycję szczególną, bo wykorzystującą najnowsze zdobycze techniki w celu otwarcia sądów na obywateli i ułatwienia im dostępu do procedur prawnych.

Co więcej, istnieje duża szansa, by infomaty w niedalekiej przyszłości znalazły się jeszcze bliżej każdego obywatela. Ministerstwo Sprawiedliwości rozważa uruchomienie, na mocy porozumień zawieranych z samorządami, infomatów w siedzibach urzędów gmin – w szczególności tych, które są znacznie oddalone od najbliższego sądu.

Autorka jest dziennikarką, doktorantką w Katedrze Dziennikarstwa i Komunikacji Społecznej Uniwersytetu Łódzkiego