Od elektronicznej biurowości do nagrywania rozpraw. Czy informatyzacja sądów jest potrzebna?

Sądy są skazane na używanie technik informatycznych. Korzystanie z nich musi jednak wykroczyć poza funkcję pomocniczą, dopiero wtedy przyniesie realne korzyści zarówno dla sędziów, jak i obywateli.

Wielu sędziów bardzo nieufnie podchodzi do informatyzacji, choć to proces w wymiarze sprawiedliwości nieunikniony. Padają zarzuty, że dba się w nim bardziej o komfort stron, niż komfort pracy sędziego. Sceptycy podnoszą, że epatowanie nowinkami technicznymi nie służy wcale dobru sądownictwa, jest przerostem formy nad treścią, jedynie pewną modą. Sędziowie twierdzą, że są na tyle zapracowani, że nie mają czasu uczyć się i poznawać nowych technologii, które – jak powszechnie uważają – wcale im nie ułatwią pracy.

Trudno zgodzić się z tą tezą. Informatyzacja czyni pracę osób zatrudnionych w instytucjach wymiaru sprawiedliwości bardziej efektywną, szybszą i komfortową. Mój śp. Tato był sędzią. Bez problemu przekonał się do tego, że technologie ułatwiają życie. W wieku prawie sześćdziesięciu lat sprawnie posługiwał się komputerem i skanerem. Choćby po to, by potem w uzasadnieniu wykorzystywać fragmenty pism procesowych stron, referując ich stanowiska (inaczej musiałby przepisywać coś, co już ktoś napisał). Tato posługiwał się też Internetem. Używał jednak tych wszystkich „nowinek” nie dlatego, że to modne, ale dlatego, że znacząco ułatwiały mu pracę.

Proces wprowadzania do sądownictwa zdobyczy IT (od ang. Information Technology – technologia informacyjna) dobrze oddają słynne słowa prezydenta Johna Kennedyego: „Chcemy dotrzeć na Księżyc. Chcemy dotrzeć na księżyc w tej dekadzie (…), nie dlatego, że to łatwe, ale dlatego, że to jest trudne, dlatego, że pozwoli nam to skupić i pomierzyć nasze siły i umiejętności, dlatego, że przyjmujemy to wyzwanie, nie będziemy odwlekać i chcemy zwyciężyć”. Z informatyzacją wymiaru sprawiedliwości jest bowiem trochę jak z lotem na Księżyc. Może nie jest łatwa, ale ostatecznie przyniesie ogromne korzyści – nie tylko dla „systemu” jako takiego, nie tylko dla stron, a przede wszystkim dla sędziów i innych pracowników wymiaru sprawiedliwości.

IT znaczy sprawnie

We współczesnym świecie coraz większe znaczenie mają dane w postaci elektronicznej. Dlaczego? Można je bowiem uzyskiwać, przesyłać, gromadzić oraz przeszukiwać o wiele łatwiej i szybciej niż dane zapisane na papierze.

Sądy są więc skazane na używanie technik informatycznych, usprawniających same postępowania, a także proces udzielania interesantom informacji. Warto porównać, ile czasu zajmuje znalezienie informacji o danym postępowaniu w papierowym repertorium, a ile w cyfrowym, gdzie po wpisaniu do komputera sygnatury sekretariat od ręki uzyskuje wgląd w stan sprawy.

Oto autentyczna sytuacja z sali rozpraw. Sędzia nie może znaleźć pewnej informacji zawartej we włączonym do akt piśmie procesowym powódki. Akta wcale nie są obszerne, ale nawet powódka, skrupulatna osoba posiadająca własną teczkę z kopiami wszystkich pism, nie potrafi odszukać dokumentu. Wyposażonemu wyłącznie w laptopa pełnomocnikowi zajmuje to ok. pięciu sekund, w czasie których, posługując się słowem kluczowym, przeszukuje wszystkie pisma w sprawie zapisane w formacie cyfrowym. Nawet najlepiej poukładane, oznaczone i posegregowane papierowe akta nie dałyby mu takich możliwości.

Jak widać, wykorzystanie dostępnej technologii przynosi korzyść zarówno wymiarowi sprawiedliwości, jak i osobom korzystającym z jego usług. Z jednym zastrzeżeniem. Samo wprowadzenie komputerów do sądów wcale nie usprawnia wymiaru sprawiedliwości. Warto choćby zauważyć, że wciąż bardzo wielu sędziów sporządza odręczne uzasadnienia wydawanych przez siebie orzeczeń i daje je potem pracownikom wydziałowych sekretariatów do przepisania na komputerze. To sytuacja absurdalna.

Komputeryzacja czy informatyzacja?

Komputeryzacja trwa już w sądach przynajmniej od lat dziewięćdziesiątych, proces informatyzacji, jako rozwiązanie całościowe, „systemowe”, zaczął się ledwie kilka lat temu. Oba pojęcia są często mylone i stosowane zamiennie, warto więc wskazać na istniejące między nimi różnice.

Komputeryzację można najogólniej określić jako wprowadzenie komputerów tam, gdzie jeszcze ich dotąd nie zastosowano, bądź jako wymianę istniejących systemów komputerowych na nowe. W ramach komputeryzacji zastępuje się np. własnoręcznie uzupełniane formularze formularzami elektronicznymi wypełnianymi przy pomocy edytorów tekstu, zaś archiwa dokumentów sporządzonych na papierze – bazami dokumentów elektronicznych. Proces komputeryzacji obejmuje również np. wprowadzenie poczty elektronicznej lub komunikatora internetowego jako prawnie relewantnego środka komunikacji pomiędzy pracownikami danego podmiotu a jego klientami.

W procesie komputeryzacji zmienia się jednak jedynie narzędzie pracy – z długopisu na klawiaturę, myszkę komputerową oraz monitor. Dane zawarte w bazach komputerowych nie są udostępniane nawet innym komórkom organizacyjnym danej jednostki, nie mówiąc o udostępnianiu ich zewnętrznym podmiotom. Co więcej, jeśli mamy do czynienia jedynie z komputeryzacją, wypełnione przy pomocy edytorów tekstu formularze trzeba wydrukować, własnoręcznie podpisać i przesłać pocztą do zainteresowanego podmiotu. Nie ma to oczywiście nic wspólnego z informatyzacją, przypomina bardziej sytuację przepisywania odręcznych uzasadnień wyroków do komputera przez pracowników sądowego sekretariatu.

Informatyzacja z kolei jest procesem o szerszym zasięgu niż komputeryzacja. Polega m.in. na racjonalnym wykorzystaniu uprzednio wprowadzonych danych w postaci elektronicznej w możliwie najszerszym zakresie, także przez systemy teleinformatyczne innych podmiotów. Przykładem może tu być proces rejestracji spółek w Krajowym Rejestrze Sądowym. System KRS połączony jest z systemem identyfikacji obywateli PESEL , stąd nie jest możliwe, by dane osobowe i numer PESEL widniejące w złożonym wniosku rejestracyjnym były błędne.

Jak nie robić informatyzacji?

Pozostańmy zatem przy elektronicznej bazie Krajowego Rejestru Sądowego. Sąd, np. cywilny, nie ma obowiązku sprawdzania w niej reprezentacji stron, nie istnieje też żaden automatyczny system takiej weryfikacji. Zamiast tego strony, by wykazać właściwą reprezentację, muszą dostarczać do sądu papierowe odpisy z KRS. To już z informatyzacją nie ma nic wspólnego.

Co więcej, przepisy prawa wprawdzie umożliwiają otrzymanie odpisu z KRS-u drogą elektroniczną, jednak takie odpisy, mimo opatrywania ich bezpiecznymi podpisami elektronicznymi weryfikowanymi za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, nie mają mocy dokumentów urzędowych. Taka sytuacja, całkowicie sprzeczna z ideą informatyzacji, na szczęście wkrótce ulegnie zmianie. 1 stycznia 2012 r. wejdzie w życie nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, która sprawi, że funkcjonowanie elektronicznych baz tego rejestru stanie się bliższe duchowi informatyzacji.

Usprawnienie wymiaru sprawiedliwości nie do końca zostało przemyślane także w zakresie wykorzystania IT w sali rozpraw. Oto bowiem sędzia ma podgląd na swoim monitorze do sporządzanego „na żywo” protokołu z rozprawy, takiego wglądu nie mają już niestety strony. W efekcie do dziś w sali sądowej ciągle powtarzane są wnioski pełnomocników o zapisanie konkretnych wypowiedzi, gdyż strony nie wiedzą, co właściwie trafia do protokołu. To się jednak zmieni wraz z wprowadzeniem w sądach elektronicznego protokołu, który ułatwi prace zarówno stronom, jak i sędziom.

Warunki technologicznego postępu

Technologie informatyczne w wymiarze sprawiedliwości tylko wtedy osiągną optymalny zakres wykorzystania, gdy ich użytkowanie wykroczy poza funkcję pomocniczą i przyniesie realne korzyści wszystkim uczestnikom postępowania. Dla przykładu, nie należy dawać stronom postępowania sądowego możliwości wnoszenia pism procesowych i ich załączników przez Internet, gdy akta spraw prowadzone są w papierowych teczkach. W sytuacji „zinformatyzowania” jedynie sądowego „okienka” (tzw. front office) najczęściej nie ma już możliwości automatycznego przejęcia danych znajdujących się w elektronicznych pismach procesowych nawet do ksiąg i urządzeń ewidencyjnych (tzw. back office), nie wspominając o elektronicznych aktach sprawy i ich udostępnianiu stronom za pomocą odpowiednich portali internetowych.

Elektroniczne pisma wszczynające postępowanie oraz załączniki do nich, których może być znaczna ilość, funkcjonujący w technologii „papierowej” sąd musiałby wydrukować, sprawdzić ich zgodność z elektronicznymi wersjami, załączyć potem do akt, a także sporządzić odpisy (skopiować) i przesłać je drugiej stronie. W efekcie sąd zamieniłby się w darmowy punkt kserograficzny. Podobnie, uiszczenie opłaty sądowej (także bezgotówkowo) zwykle nie będzie w żaden sposób „systemowo” powiązane z wniesieniem elektronicznego pisma procesowego, zatem służby księgowe sądu będą musiały dalej „ręcznie” kontrolować fakt jej uiszczenia. Taki sposób korzystania z technologii w postępowaniu sądowym przyniesie korzyści jedynie podmiotowi je inicjującemu, który zaoszczędzi na materiałach biurowych oraz opłatach pocztowych. Sąd nie będzie jednak beneficjentem tak rozumianej informatyzacji. Ostatecznie zrezygnowano więc z idei wprowadzenia tzw. postępowania hybrydowego, w którym istniałyby równolegle akta elektroniczne i papierowe, zaś zasoby sądów wykorzystywane byłyby w nadmiarze bądź to do digitalizacji (cyfryzacji) dokumentów papierowych, bądź do drukowania papierowych wersji pism istniejących w formie elektronicznej.

Realne, namacalne korzyści z udanego zastosowania IT w postępowaniach sądowych można natomiast pokazać na przykładzie elektronicznego postępowania upominawczego i e-sądu, który je prowadzi, a także zdalnego dostępu do rejestrów sądowych.

E-sąd czyli IT w praktyce

Elektroniczne Postępowanie Upominawcze i funkcjonowanie e-sądu (VI Wydział Cywilny Sądu Rejonowego Lublin-Zachód w L ublinie), który od 1 stycznia 2010 r. rozpatruje sprawy z zakresu EPU, to przykład informatyzacji w pełnym tego słowa znaczeniu. Informatyzacji, która stanowi kompleksowe rozwiązanie ułatwiające pracę zarówno sądowi, jak i stronom postępowania.

Jak działa ten system? Otóż powód chcący wnieść sprawę w E PU musi się zarejestrować na podanej stronie internetowej, pobrać certyfikat niekwalifikowany służący do weryfikacji podpisu elektronicznego (korzystanie ze słabo dziś rozpowszechnionego tzw. bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu nie jest konieczne), po czym może wysłać pozew, czyli wypełniony w Internecie formularz. Pozew opłaca również przez Internet (1/4 opłaty sądowej przewidzianej w postępowaniu „papierowym”), odpowiedni mechanizm umożliwia skuteczne wniesienie pozwu dopiero po uiszczeniu opłaty sądowej. Procedura EPU jest w pełni skomputeryzowana, stad zarówno powód, jak i sąd, nie muszą używać papieru i tonera, a także ponosić opłat pocztowych. Korzystanie z elektronicznego formularza pozwu, „weryfikowanego” przez system EPU, znacznie ogranicza ilość ewentualnych braków formalnych. Nie wnosi się też odpisów pozwu, pozew jest bowiem dostępny przez Internet. Do pozwu nie załącza się też dowodów, tylko dokładnie je opisuje. Pozwala to zaoszczędzić czas, jaki należałoby poświęcić na cyfryzację dokumentów udowadniających roszczenie.

Kolejną korzyścią, tym razem dla e-sądu, jest automatyczny import danych zawartych w pismach procesowych do systemu sądu, dlatego urzędnicy nie muszą ich wprowadzać do oprogramowania służącego do obsługi biurowości sądowej.

Jak widać, EPU jest szybsze i tańsze od postępowania „papierowego”, a więc w tym przypadku zastosowanie technologii informatycznej przyniosło realne usprawnienia, spowodowało „skok jakościowy”. Dzięki niskim kosztom i powszechnemu dostępowi opisanych procedur wpływ spraw do e-sądu jest znacznie większy niż początkowo przypuszczał ustawodawca. Szacowano, że w pierwszym roku działalności do e-sądu trafi ok. 400 tysięcy spraw, tymczasem faktycznie wpłynęło ich 700 tys., co spowodowało odciążenie innych sądów od rozpoznawania tzw. spraw drobnych. Z informacji przedstawionych przez Ministerstwo Sprawiedliwości wynika, że w 2010 r. w 251 z 320 wszystkich sądów rejonowych odnotowano zmniejszenie wpływu spraw podlegających rozpoznaniu w postępowaniach upominawczym i nakazowym. W przypadku 154 sądów spadek liczby tych spraw był wyraźny i wynosił od 10 do 30 proc. w stosunku do ich liczby w 2009 r., a w 37 sądach był bardzo znaczący – przekraczał 30 proc.

Rejestry na dobrej drodze

Technologia informatyczna umożliwia dziś również składanie drogą elektroniczną wniosków o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego oraz Rejestru Zastawów, a także odbieranie korespondencji od tych podmiotów. Wniosek można opłacić bezgotówkowo przez Internet, co pozwala zaoszczędzić czas. Krytycznie natomiast wypada ocenić wymóg opatrywania takich wniosków, a także załączników do nich, kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

W tym miejscu warto wspomnieć o projekcie S24, czyli umożliwieniu zakładania spółki z o.o. przez Internet oraz jej równoczesnej rejestracji w KRS-ie w czasie nie dłuższym niż 24 godziny. Dzięki uchwalonej przez Sejm nowelizacji Kodeksu spółek handlowych i innych ustaw (regulacja wejdzie w życie 1 stycznia 2012 r.), zawarcie takiej spółki będzie możliwe przy wykorzystaniu odpowiedniego elektronicznego formularza umowy (jej treść będzie mogła być później zmieniana w drodze postępowania „papierowego”), a także podpisu elektronicznego określonego w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości.

Wspomniana nowelizacja usprawni postępowania sądowe w przedmiocie rejestracji spółek z o.o.. Niektóre regulacje zawarte w nowej regulacji wzorowane były na sprawdzonych w praktyce rozwiązaniach zastosowanych w elektronicznym postępowaniu upominawczym. Dotyczy to zwłaszcza automatycznego przejmowania do systemu teleinformatycznego sądu rejestrowego danych zawartych we wniosku o wpis, a także ograniczenia ilości wymaganych w nim danych, co prowadzić będzie do wyeliminowania braków formalnych we wniosku. Zawieranie umów spółek przy użyciu jednego formularza sprawi, że referendarz sądowy nie będzie musiał za każdym razem badać treści dokumentu, co znacznie ułatwi i przyspieszy jego pracę.

Czas na elektroniczny protokół

Z dobrodziejstw informatyzacji z powodzeniem korzystają także pracownicy sądów, bowiem IT niezmiernie ułatwia pracę wydziałowych sekretariatów. Już wkrótce, gdy w sądach uruchomiony zostanie system nagrywania rozpraw, nowoczesna technologia umożliwi sporządzanie elektronicznych protokołów. Nowelizacja kodeksu postępowania cywilnego wprowadzająca protokół elektroniczny obowiązuje już od 1 lipca 2010 r., zaś 1 października 2011 r. wejdzie w życie rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 10 sierpnia 2011 r. w sprawie zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku z przebiegu posiedzenia jawnego. Jednocześnie sądy będą sukcesywnie wyposażane w odpowiedni sprzęt audio-wideo do nagrywania rozpraw.

Dotychczasowe protokołowanie wygląda tak, że sędzia dyktuje do protokołu „osnowę” wypowiedzi strony lub świadka. W praktyce oznacza to, że wiele istotnych informacji z rozprawy często nie jest rejestrowana, np. wypowiedź trwa dłuższy czas, zaś w protokole zostaje zaledwie jedno „podsumowujące” zdanie. Strony, zwłaszcza niereprezentowane przez profesjonalnych pełnomocników, często mają to sądom za złe. Co więcej, przeprowadzone w Sądzie Okręgowym we Wrocławiu badania pokazały, że tradycyjne protokołowanie zajmuje aż 1/3 czasu rozprawy. Zastąpienie go cyfrowym nagrywaniem dźwięku i obrazu znacząco skróci przebieg posiedzenia sądowego, co jest niewątpliwie korzystne zarówno dla sędziego, jak i dla stron.

Co do zasady, przepisy nie przewidują transkrypcji protokołu elektronicznego, a więc tworzenia i przechowywania formy tekstowej nagrania (transkrypcja będzie dopuszczalna wyłącznie w przypadku fragmentów nagrań i tylko w wyjątkowych sytuacjach). Skuteczna i w miarę bezbłędna automatyczna transkrypcja, a więc zamiana mowy na tekst, jest w zasadzie możliwa dla języka angielskiego (ze względu na jego prostą gramatykę, brak fleksji, etc). W przypadku języka polskiego transkrypcja nagrań z posiedzeń sądowych wymagałaby zatrudnienia sztabu pracowników, którzy „przepisywaliby” zgromadzone nagrania. W dodatku nie byłaby efektywna – powołane badania wykazały, że godzina nagrania wymaga ok. trzech godzin pracy przepisującego go protokolanta. W końcu, pełna transkrypcja byłaby sprzeczna z celami informatyzacji.

Oczywiście, dopóki system nagrywania rozpraw nie zostanie wprowadzony w danej jednostce, sąd będzie stosował dotychczasowe rozwiązania.

Technologia dla sędziego

Protokół elektroniczny to kompleksowe informatyczne rozwiązanie. Wbrew obiegowym opiniom panującym w środowisku sędziowskim znacznie usprawni pracę sędziów (demonstrację aktualnej wersji systemu zamieszczono pod linkiem www. nowemedia.org.pl/eprotokol_pokaz.php) – oczywiście pod warunkiem, że sędziowie zechcą podjąć wysiłek „nauczenia się” nowego narzędzia pracy.

Cała moc protokołu elektronicznego polega z jednej strony na pełnym oddaniu przebiegu rozprawy, z drugiej – na odpowiednim zaindeksowaniu treści audiowizualnych, dzięki czemu np. znalezienie przez sędziego odpowiedniego fragmentu zeznania świadka zajmie dosłownie chwilę. Przy odpowiedniej wprawie będzie szybsze niż przestudiowanie tradycyjnego protokołu znajdującego się w aktach.

Jak takie „indeksowanie” będzie wyglądało w praktyce? W czasie nagrywania rozprawy protokolant będzie wprowadzał zsynchronizowane z zapisem audio-wideo notatki bądź komentarze (np. w rodzaju „staje świadek X” lub „pozwany zaprzecza twierdzeniom powoda”). Kliknięcie przyciskiem komputerowej myszki na taki znacznik spowoduje odtworzenie właściwego fragmentu nagrania. Co więcej, równolegle z protokolantem własne notatki będzie mógł sporządzać również sędzia (nie będą one potem publicznie dostępne dla stron). Notatki będą mogły mieć postać np. zapisu spostrzeżeń sędziego (np. „świadek kłamie jak z nut”) czy skrótu myślowego – na wypadek, gdyby podczas wydawania wyroku lub późniejszego jego uzasadnienia istniała potrzeba sięgnięcia do nagrania z rozprawy.

Nagranie będzie można przeglądać wyjątkowo łatwo i płynnie – ponowne słuchanie całego procesu w celu odnalezienia istotnych fragmentów zapisu będzie wykluczone. O ile w ogóle sięganie do nagrania okaże się potrzebne. Warto w tym miejscu przypomnieć, że elektroniczny protokół będzie miał również warstwę tekstową, w której znajdą się m.in. wnioski stron czy postanowienia sądu.

Sędziowie nie powinni też obawiać się naruszenia swoich dóbr osobistych. Zgodnie z przepisami rozporządzenia wykonawczego, rejestrujące obraz kamery będą ustawiane tak, by nie nagrywały osoby, zwłaszcza twarzy, sędziego. Ponadto strony będą mogły otrzymać zapis elektronicznego protokołu tylko w postaci nagrania audio, a więc bez obrazu. Oczywiście, w sądzie strony będą miały dostęp do pełnego zapisu obrazu i dźwięku. Chodzi tu o ochronę wizerunku wszelkich osób obecnych na protokołowanej elektronicznie rozprawie (szerzej o tym zagadnieniu w artykule na www.nowemedia.org.pl/wkrotce_w_sadach_eprotokol.php).

Przemyślane rozwiązania

Od wprowadzania zdobyczy IT do sądów odwrotu nie ma. Współczesna, coraz bardziej zaawansowana technologicznie rzeczywistość, wymusza wprowadzanie usprawnień także w instytucjach wymiaru sprawiedliwości – z korzyścią dla sędziów i urzędników sądowych, a także dla obywateli, którzy zyskują w ten sposób dostęp do bardziej efektywnych i mniej skomplikowanych procedur.

Ważną informacją jest to, że Ministerstwo Sprawiedliwości przewiduje szereg szkoleń dla kadry sądów powszechnych oraz innych sposobów informowania o wprowadzanych nowych technologiach, w tym naukę obsługi systemu elektronicznego protokołowania. Potrzeba zatem nieco dobrych chęci i pewnej otwartości ze strony środowiska sędziowskiego, by informatyzacja przyniosła spodziewane efekty. Nowe technologie naprawdę mają za zadanie usprawnić, nie zaś utrudnić pracę wymiaru sprawiedliwości.

Autor jest radcą prawnym, współpracownikiem Centrum Badań Problemów Prawnych i E konomicznych Komunikacji Elektronicznej (CBKE) Uniwersytetu Wrocławskiego, twórcą serwisu prawa nowych technologii www.nowemedia.org.pl