Czytelnie powszechne – standardy dotyczące przeglądania akt

Przeglądanie akt w sekretariatach odchodzi do przeszłości. Standardem w sądach stają się wyodrębnione i monitorowane czytelnie, z możliwością zamawiania akt przez telefon lub e-mail. Już wkrótce w czytelnię akt będzie wyposażony każdy sąd.

Swobodny dostęp do akt to jedna z ważniejszych gwarancji procesowych dla stron. Pozwala na zapoznanie się z argumentami strony przeciwnej i przygotowanie się do postępowania. Nie trzeba przeprowadzać żadnych skomplikowanych badań, żeby się przekonać, że korzystanie z tego prawa często odbywa się w mało komfortowych warunkach.

Sekretariat wydziału z wydzielonym skrawkiem lady bądź mały stolik w kącie do przeglądania akt, do tego ciągle wchodzący do pomieszczenia interesanci, urzędnicy sądowi, sędziowie – oto obrazek popularny wciąż w wielu polskich sądach. Czy w takich warunkach można spokojnie przygotować się do rozprawy?

Czytelniany standard

Coraz więcej jest jednak sądów, gdzie akt nie przegląda się już w sekretariatach wydziałów. Od kilku lat prezesi sądów sami decydują o tworzeniu wyodrębnionych czytelni. Standardy wyznaczył tu, jako jeden z pierwszych w Polsce, Sąd Okręgowy w Częstochowie. Tamtejszą czytelnię akt sądowych połączono z Biurem Obsługi Interesantów, które również jeszcze kilka lat temu było nowością w polskich sądach. – Czytelnię mamy od czterech lat, stanowisk do czytania jest dziesięć – informuje sędzia Bogusław Zając, rzecznik SO w Częstochowie.

Na tych rozwiązaniach wzorował się Sąd Okręgowy w Warszawie. To jeden z największych sądów w Polsce, więc czytelnie są dwie (jedna chwilowo zamknięta z powodu remontu sądu).

Tutejsza czytelnia to wyodrębnione pomieszczenie przeznaczone tylko do przeglądania akt. Zainteresowanie stron jest duże – codziennie korzysta z niej ponad 100 osób, więc zdarza się, że na akta trzeba poczekać w kolejce. Strony mogą tu robić kopie z akt (na miejscu tylko do 15 stron, większą ilość trzeba zamówić), ograniczenia dotyczą części niejawnych akt, dokumentacji medycznych (zawierają tzw. dane wrażliwe) oraz wyroków, postanowień i zarządzeń, które zawierają podpis sędziego (te dokumenty można dostać wyłącznie w odpisach).

Podobnie działają scentralizowane czytelnie w Sądzie Rejonowym dla Warszawy Pragi Północ i Sądzie Rejonowym dla Warszawy Pragi Południe. Zlokalizowane są na parterze, niedaleko wejścia do budynku.

– Nie realizujemy wszystkich zamówień w tym samym czasie, żeby nie było kolejek. Na przeglądanie akt można umówić się na wybraną godzinę – podkreśla Marcin Łochowski, rzecznik Sądu Okręgowego Warszawa-Praga.

Sekretariat dla sądu

Do obsługi wyodrębnionych czytelni zazwyczaj nie są tworzone dodatkowe etaty pracownicze, gdyż wydziały delegują do nich już zatrudnione osoby. Sędzia Marcin Łochowski tłumaczy, że tworzenie czytelni to już proces ogólnopolski. – To współczesna tendencja organizacji pracy biurowej, podejście do interesanta jak w banku czy urzędzie – zaznacza Łochowski. – Robiliśmy badania satysfakcji interesantów. Pytaliśmy, co im się w czytelniach podobało i co chcieliby zmienić. Aż 90 proc. odpowiedzi było dla nas pozytywnych, zadowoleni są również pełnomocnicy. Ale są też drobiazgi. Niektórzy chcą więcej miejsca na korytarzach albo dostępu do napojów.

Korzyści z osobnych czytelni jest całkiem sporo, zarówno dla interesantów, jak i kadry sądów. Po pierwsze, taka czytelnia to duża oszczędność czasu. – Nie trzeba biegać po sądzie i szukać sekretariatu odpowiedniego wydziału, który prowadzi sprawę – przyznaje sędzia Bogusław Zając z Częstochowy.

Po drugie, wyodrębniona czytelnia akt oznacza satysfakcję obywatela. W sekretariatach wydziałów, które udostępniają akta stronom, ciężko o ciszę i skupienie, zwłaszcza, gdy w wydziale robi się tłok interesantów. W czytelniach tymczasem każdy petent ma swój stolik i krzesło. – Jeśli w sekretariacie przebywają interesanci, pracownicy oraz sędziowie, to nikt nic nie załatwi – twierdzi Małgorzata Kosicka, wiceprezes Sądu Okręgowego w Warszawie.Na akta w czytelniach na równych warunkach oczekują strony oraz tzw. profesjonaliści. Choć część pełnomocników na takie rozwiązanie narzeka, bo w sekretariatach wydziałów traktowani byli priorytetowo, to brak przywilejów pozwala obywatelom odczuć, że wszyscy w sądzie są traktowani jednakowo.

Po trzecie – bezpieczeństwo. Dzięki czytelniom interesanci nie krążą od pokoju do pokoju, zaś w sekretariatach wydziałów przebywa mniej postronnych osób. Łatwiej jest też kontrolować sposób korzystania z akt, gdyż czytelnie są coraz częściej monitorowane. Takie rozwiązanie działa odstraszająco na osoby, które chciałyby np. zdekompletować akta.

Zaleta czwarta – transparentność. – Nie ma podejrzeń o korupcję, bo pracownicy sekretariatów oraz sędziowie nie mają już kontaktu z interesantami – podkreśla sędzia Zając z Częstochowy. Wreszcie argument piąty – czytelnie poprawiają warunki pracy w sądzie. Pracownicy zatrudnieni w czytelniach zajmują się wyłącznie dostarczeniem akt i nie muszą dzielić czasu na obsługę petentów oraz równoczesne prowadzenie sekretariatu. Również urzędnicy zatrudnieni w sekretariatach wydziałów pracują w lepszych warunkach. A to sprzyja większej efektywności, co w konsekwencji przekłada się na poprawę sprawności funkcjonowania sądów. – Jeśli sąd ma działać dobrze, to musi mieć dobre warunki do pracy. Sekretariaty są stłoczone do maksimum, ktoś ciągle wchodzi, wychodzi, nie ma tam warunków do udostępniania akt – zauważa Roman Nowosielski, trójmiejski adwokat.

E-mail, fotografia, skan

Coraz więcej jest sądów, których czytelnie idą z duchem czasu i chętnie korzystają ze zdobyczy współczesnej techniki. Akta można w nich zamawiać z wyprzedzeniem, już nie tylko telefonicznie, ale wysyłając maila. Wystarczy podać imię i nazwisko, dane kontaktowe oraz rolę w postępowaniu (np. pokrzywdzony, pełnomocnik). To pomocne rozwiązanie, gdyż strony przed wizytą w sądzie mogą się zorientować, czy akta będą w danym momencie dostępne. Skraca to też czas oczekiwania na dostarczenie akt, bo są one wcześniej przygotowane.

W coraz większej ilości czytelni można też utrwalać treść akt przy użyciu aparatów fotograficznych. Od lat taki sposób robienia podręcznych, nieuwierzytelnionych kopii, jest praktykowany w oddziałach Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego, gdzie nie tylko strony, ale i zwykli obywatele bez ograniczeń mogą fotografować akta rejestrowe firm. W przypadku spraw cywilnych i karnych możliwość fotografowania akt powoli zaczyna być standardem. Aparat fotograficzny oszczędza czas (nie trzeba robić notatek) oraz zmniejsza koszty dostępu obywatela do sądu (kopiowanie na kserokopiarce jest płatne). Zgodę na wykonanie fotografii akt wydaje przewodniczący wydziału (tak jest np. w SO w Warszawie).

Co można poprawić w organizacji sądowych czytelni? Podstawowa sprawa to czas oczekiwania na akta. Interesanci podkreślają, że czytelni mogłoby być więcej, zwłaszcza w dużych sądach, gdzie na akta trzeba czekać w kolejkach. – Problem można rozwiązać też inaczej. Jeśli akta byłyby dostępne w formie skanów lub w formie elektronicznej, to sąd mógłby je udostępniać przez Internet. W swojej kancelarii mam zeskanowane wszystkie akta, robią tak już niektóre urzędy, np. Samorządowe Kolegium Odwoławcze. Ułatwiłoby to pracę, bo akta nie zawsze są w sądzie dostępne – twierdzi adwokat Józef Forystek, który prowadzi dużą warszawsko-krakowską kancelarię.

Czytelnia w każdym sądzie

Nie ma danych, które pokazywałyby, ile sądów ma już czytelnie akt. Nie ma też reguły, że są one zakładane w sądach wyższej instancji, a nie ma ich w sądach rejonowych. Dla przykładu, z wyodrębnionych czytelni akt można korzystać w prawie wszystkich sądach rejonowych w Warszawie, ale też w dużo mniejszym Sądzie Rejonowym w Łowiczu, który podlega pod Sąd Okręgowy w Łodzi. Z kolei w tym ostatnim jest czytelnia, ale obsługuje wyłącznie sprawy cywilne. Podobnie jest w Sądzie Okręgowym Warszawa-Praga.

Czytelnie są też w SO w Krakowie i we Wrocławiu. Ale nie ma ich w SO w Poznaniu i sądach apelacyjnych w Warszawie czy Wrocławiu. Powód jest zazwyczaj taki sam. – Nie mamy warunków lokalowych. Jest spore zagęszczenie pracowników w pokojach, asystenci pracują nawet po kilkanaście osób w jednym pomieszczeniu – przekonuje Jarema Sawiński, rzecznik Sądu Apelacyjnego w Poznaniu. Kolejny argument to koszty, ale te wbrew obawom nie są duże. – Urządzenie czytelni to parę stołów i krzeseł. Niewiele, pod warunkiem, że sąd ma wolne pomieszczenie – przyznaje sędzia Sawiński.

To się jednak zmieni. Ministerstwo Sprawiedliwości chce, żeby czytelnie były obowiązkowe we wszystkich sądach, podobnie jak biura obsługi interesanta. Ich urządzenie zakłada projekt rozporządzenia ws. zmiany Regulaminu urzędowania sądów powszechnych. Z treści projektu wynika, że na urządzenie czytelni, podobnie jak całego biura obsługi, sądy będą miały czas do września 2012 r. Rozporządzenie zakłada, że obok czytelni w skład biura wejdą też kasy i biuro podawcze, przy czym czytelnie nie będą musiały być osobnymi pomieszczeniami, wszystko zależy od warunków lokalowych. Sądy, których siedziby mieszczą się w budynkach zabytkowych oraz tam, gdzie są problemy lokalowe, będą miały więcej czasu na urządzenie swoich biur.

Koszt urządzenia czytelni w sądzie waha się od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych. Pewne jest jedno – utworzenie i wyposażenie osobnego pomieszczenia do przeglądania akt sądowych w ciszy i skupieniu to zawsze dobrze wydane pieniądze.

Autor jest dziennikarzem