Przewodnik po e-protokole

Tagi: ,
E-protokół, transkrypcja

Rys. Łukasz Jagielski

Elektroniczny protokół to nowy sposób utrwalania przebiegu rozprawy w sprawach cywilnych. Jego wdrażanie to zaplanowany na kilka lat program, którego zakończenie przewidziane jest na 2013 r. Nie ma wątpliwości, że wdrożenie tej instytucji do procesu cywilnego w istotny sposób odmieni sytuację zarówno sędziów, jak i stron postępowania.

Nagrywanie na salach rozpraw stało się możliwe dzięki znowelizowaniu Kodeksu postępowania cywilnego, a tym samym wprowadzeniu do polskiej procedury cywilnej protokołów elektronicznych z zapisem przebiegu rozpraw sądowych.

Tradycyjny – pisemny, redagowany komputerowo przez przewodniczącego składu sędziowskiego z udziałem protokolanta, protokół zawiera szereg mankamentów. Często jest on przedmiotem krytyki, zwłaszcza stron postępowania. Nowego sposobu utrwalania przebiegu rozprawy sądowej nie należy się obawiać. Wprowadzona do kodeksu postępowania cywilnego koncepcja ma na celu ewolucyjne przejście od tradycyjnego pisanego protokołu do protokołu elektronicznego, czyli nagrania rozprawy.

Ewolucja – nie rewolucja

Przepis art. 157 par. 1 k.p.c. stanowi, że z przebiegu posiedzenia jawnego protokolant sporządza protokół. To pierwsze zdanie powyżej cytowanego przepisu. Oznacza to, że ustawodawca nie zrezygnował w sytuacji nagrywania rozpraw, z udziału protokolanta w rozprawie.

Ma on nadal uczestniczyć w niej, pomagać sędziemu w czynnościach technicznych, wywoływać sprawę (w praktyce polskich sądów instytucja woźnego sądowego pełniona jest przez protokolantów) oraz sporządzać protokół, także ten elektroniczny. Ze zdania drugiego przytoczonego przepisu wynika, że protokół sporządza się, utrwalając przebieg posiedzenia za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk oraz pisemnie, pod kierunkiem przewodniczącego (zgodnie z art. 158 par. 1 k.p.c). Oznacza to, że protokolant sporządza, oczywiście pod kierunkiem przewodniczącego, protokół elektroniczny (w postaci nagrania dźwięku albo obrazu i dźwięku) oraz pisemnie. Pisemna część protokołu została stworzona, by w sytuacji, gdy obecnie akta sprawy mają nadal postać papierową najważniejsze fakty, które miały miejsce na rozprawie sądowej znalazły swoje odzwierciedlenie w protokole pisemnym. Sędzia, czy strona przygotowując się do następnej rozprawy może zatem w dotychczasowy sposób zapoznać się z treścią protokołu pisemnego, który będzie w aktach sprawy.

Tajniki protokołu

Protokół w części pisemnej nie zawiera natomiast wniosków oraz twierdzeń stron, a także wyników postępowania dowodowego, czyli zeznań świadków, przesłuchania stron oraz przesłuchania biegłych.

 Co zawiera pisemna część protokołu
 Oznaczenie sądu, miejsca i daty po – siedzenia sądowego, nazwiska sędziów, protokolanta, prokuratora, stron, interwe – nientów jak również obecnych na posiedze – niu sądowym przedstawicieli ustawowych i pełnomocników oraz oznaczenie sprawy i wzmianki co do jawności. Ponadto, proto – kół sporządzony pisemnie powinien zawierać również wymienienie zarządzeń i orzeczeń wydanych na posiedzeniu oraz stwierdzenie, czy zostały ogłoszone. W takim protokole znajdować się również powinny informa – cje o czynnościach stron wpływających na rozstrzygniecie (ugoda, zrzeczenie się roszczenia, uznanie powództwa, cofnięcie, zmiana, rozszerzenie lub ograniczenie zada – nia pozwu) oraz inne czynności stron, które według przepisów szczególnych powinny być wciągnięte, wpisane, przyjęte, złożone, zgło – szone lub wniesione do protokołu. Stąd też można powiedzieć, że sytuacja sędziego, czy strony nie ulegnie zmianie poprzez wprowa – dzenie protokołu elektronicznego w zakresie, w jakim zachodzi potrzeba zapoznania się z informacjami wymienionymi w art. 158 par. 1 k.p.c.

Należy zatem odnotować, że w tym zakresie sytuacja sędziego i stron ulegnie istotnej zmianie. Z wypowiedziami stron/ świadków będzie można się zapoznać odsłuchując lub odtwarzając nagranie. W sytuacji, gdy sędzia np. zechce się zapoznać jedynie z zeznaniami dwóch przesłuchanych na danej rozprawie świadków, odtworzenie nagrania nie będzie musiało być trudne. I co najważniejsze nie będzie musiało polegać na przeglądaniu całego nagrania z trwającej kilka godzin rozprawy. Inne, potrzebne sędziemu do orzekania informacje znajdują się bowiem w protokołach pisemnych. Stąd też w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 10 sierpnia 2011 r. w sprawie zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku z przebiegu posiedzenia jawnego, wydanego na podstawie art. 158 par. 4 k.p.c. przewidziano możliwość tworzenia adnotacji przez protokolanta, które zapewnią indeksowanie całego nagrania.

Jeden z rodzajów adnotacji – to adnotacje publiczne, czyli ujawniane w protokole pisemnym (np. stawiennictwo stron, przedstawicieli ustawowych stron, pełnomocników, ugoda zawarta między stronami, zrzeczenie się roszczenia, uznanie powództwa, cofnięcie pozwu, zmiana, rozszerzenie lub ograniczenie pozwu, orzeczenia sądu oraz wzmianki o ogłoszeniu orzeczenia, jeżeli nie jest wciągane do protokołu). Protokolant zatem redagując pisemny protokół jednocześnie zaznacza w samym nagraniu te informacje, które zgodnie z art. 158 par. 1 k.p.c., znajdą się w protokole pisemnym.

W ten sposób sędzia, który następnie będzie pracował nad protokołem elektronicznym dotrze w bardzo prosty sposób np. do wypowiedzi pozwanego, który cofnął pozew.

Protokolant może także sporządzać adnotacje, które nie zostaną ujęte w pisemnym protokole, ponieważ zawierają informacje nieujęte w art. 158 par. 1 k.p.c. Chodzi tu o wszystkie inne dane, które są istotne dla sprawy, czyli wypowiedzi stron i ich pełnomocników, zeznania świadka, przesłuchanie strony, biegłego. Nie ma żadnych przeszkód, aby protokolant z własnej inicjatywy czy pod kierunkiem przewodniczącego dokonywał bardziej szczegółowych adnotacji, dotyczących np. przebiegu postępowania dowodowego. Może zatem adnotować poszczególne fragmenty zeznań świadków czy przesłuchania stron. Przepis art. 158 par. 1 k.p.c. nie pozwala umieścić tych adnotacji w treści protokołu pisemnego, ale można je zawrzeć w adnotacjach. W ten sposób powstanie szczegółowy przewodnik – swego rodzaju spis treści – po nagraniu, który zapewni sędziemu oraz stronom możliwość swobodnego, prostego i bardzo szybkiego poruszania się po całym nagraniu oraz odszukania potrzebnego fragmentu rozprawy. Adnotacje, które nie mają urzędowego charakteru, czyli nie są umieszczane w protokole pisemnym, mogą być jedynie dostępne w nagraniu audio bądź nagraniu audio-wideo.

Transkrypcja na wniosek

Przytoczone rozporządzenie przewiduje także możliwość przeszukiwania nagrania po słowach kluczowych. Przeszukiwanie to odnosi się jednak tylko do tekstu, czyli do adnotacji zarówno tych publicznych uwidacznianych w protokole pisemnym, jak i tych zamieszczonych jedynie na nagraniu. W ten sposób można także przeszukiwać długie nagranie i znaleźć poszukiwany fragment. Jeżeli zaś w sprawie zostanie sporządzona transkrypcja, o której mowa w przepisie art. 158 par. 4 k.p.c. to przeszukiwanie może być dokonywane także po sporządzonej transkrypcji.

 E-protokół na salach rozpraw
System umożliwiający nagrywanie na salach rozpraw został do tej pory zainstalowany w 346 salach sądowych w całej Polsce (w 290 salach sądach okręgowych, 56 salach sądach apelacyjnych). W kolejnych miesiącach system będzie instalowany w pozostałych salach sądów okręgowych. W przyszłym roku wyposażenie trafi także do większości sal sądów rejonowych.

* dane z 28 września 2011 r.

W sumie, do końca tego roku sale rozpraw w wydziałach cywilnych, rodzinnych, pracy i ubezpieczeń społecznych oraz gospodarczych w sądach okręgowych i apelacyjnych zostaną wyposażone w kamery, mikrofony, monitory oraz urządzenia i oprogramowanie służące do ich obsługi.

Transkrypcja nagrania to dowód na to, że proponowane przez ustawodawcę zmiany wprowadzane są ewolucyjnie. Transkrypcja zapewni bowiem dotychczasowy sposób pracy nad protokołem elektronicznym. Przepisanie nagrania pozwoli zarówno sędziemu jak i stronom (transkrypcja jest załącznikiem do protokołu) zapoznać się z nagraniem bez potrzeby jego odsłuchiwania. Należy jednak pamiętać, że transkrypcja ma w świetle art. 158 par. 4 k.p.c. wyjątkowy charakter. Po pierwsze, nie można domagać się transkrypcji całego nagrania, a jedynie jego części (odpowiedniej części). Po drugie, wniosek o sporządzenie transkrypcji prezesowi sądu składa przewodniczący, który ocenia czy wniosek ten jest uzasadniony z uwagi na zapewnienie prawidłowego orzekania w sprawie. Chodzi tu zatem jedynie o zapewnienie sprawnego prowadzenia postępowania w celu wydania orzeczenia, gdzie transkrypcja może zapewnić szybsze zapoznanie się sądu z aktami sprawy (w szczególności z wynikami postępowania dowodowego) i wydanie wyroku. Dotyczyć to może np. sytuacji, gdy po wielu rozprawach, na których przeprowadzono rozległe postępowanie postępowanie dowodowe, nastąpiła zmiana składu sądu lub gdy sprawa została skierowana do sądu odwoławczego czy Sądu Najwyższego. W takich sytuacjach, transkrypcja przyczyni się do szybszego zapoznania się z zeznaniami świadków czy też innymi dowodami osobowymi.

Sędzia – zanotuje, kierownik – skoordynuje

E-protokół - kamery nagrywające to co się dzieje na sali rozpraw

Fot. Sebastian Borowski

Trwają prace nad stworzeniem całego modelu organizacyjnego transkrypcji. W tym celu w każdym sądzie zostanie powołany kierownik ds. transkrypcji, który zapewni koordynację przekładu nagrań w danym sądzie. Do jego obowiązków będzie należało zbieranie nagrań od protokolantów, a następnie ich kierowanie do transkrybentów. Transkrybent, aby sprawnie dokonać przekładu może operować jedynie nagraniem nie trwającym dłużej niż 20 minut. Stąd zajdzie konieczność podziału nagrania na części i przesłania ich do kilku transkrybentów, a następnie przekład będzie zwrócony kierownikowi, który go scali i przekaże protokolantowi. Ten zaś złoży do akt sprawy, jako załącznik do protokołu.

Kolejną funkcjonalnością oprogramowania do nagrywania rozpraw jest sporządzanie przez sędziego notatek na samym nagraniu w czasie trwania rozprawy. Jednakże notatki te nie będą upublicznione stronom, a jedynie dostępne będą dla niego samego. Sędzia, po rozprawie otrzyma od protokolanta nośnik informatyczny, na którym znajdzie się nagranie rozprawy wraz z adnotacjami publicznymi, innymi adnotacjami redagowanymi przez protokolanta oraz notatkami sędziego. Wszystkie one zostaną połączone z nagraniem w chronologicznej kolejności i będą stanowiły łatwe narzędzie do pracy nad samym nagraniem. Notatki prywatne mogą bowiem zawierać już pewne elementy ocenne i stąd też będą utajnione dla stron.

Istotnym problemem jaki wiąże się z e-protokołem jest zapoznanie się z nagraniem przez strony. Tu jednak przewidziano, że nagranie w pełnym zakresie będzie udostępnione stronom w sądzie. Przewodniczący może zarządzić nagranie dźwięku i obrazu. Wówczas w budynku sądu strona uzyska dostęp właśnie do takiej postaci nagrania. Natomiast nie jest możliwe udostępnienie stronie nagrania obrazu i dźwięku na nośniku. Zgodnie z §13 ust. 2 rozporządzenia strony i uczestnicy postępowania mają prawo do otrzymania akt sprawy zapisu dźwięku, chyba że protokół został sporządzony wyłącznie pisemnie. Intencją tego przepisu jest ochrona wizerunku osób uczestniczących w posiedzeniu jawnym. Jedynie ich głos będzie mógł być upubliczniony, ale nie może być ujawniony widok twarzy i całego ciała. Strona uzyskując płytę DVD z nagraniem dźwięku otrzyma także na tej płycie oprogramowanie pozwalające na jego odtworzenie bez potrzeby instalacji osobnego oprogramowania. Stąd też nawet na standardowym, zawierającym jedynie oprogramowanie do odtwarzania plików dźwiękowych, komputerze można będzie odsłuchać nagrania.

Jak widać, możliwości pracy nad nagraniem, w połączeniu z instrumentami tradycyjnego protokołu (pisemnej części protokołu) oraz ewentualnie transkrypcja odpowiednich fragmentów nagrania, spowoduje, że praca nad protokołem elektronicznym będzie łatwa. Pewnego wysiłku wymagać będzie zapewne jedynie przestawienie się na nowy sposób pracy z protokołem.