Dobry sąd

Z korzyścią dla urzędnika

Tagi: , , ,
Biuro Obsługi Interesantów, Sąd Rejonowy Lublin-Wschód z siedzibą w Świdniku

Fot. Paweł Gburczyk

Pomiar efektywności pracy urzędnika sądowego jest oczekiwany zarówno przez sędziów jak i samych urzędników – to wnioski z zorganizowanej przez Sąd Rejonowy Lublin – Zachód w Lublinie konferencji.

W kwietniu 2010 r. Minister Sprawiedliwości powołał specjalną grupę pilotażową. W jej skład weszło jedenaście sądów powszechnych z różnych części kraju. Jaki był cel powołania grupy? Opracowanie instrumentów i rozwiązań – „dobrych praktyk”.

Lublin mierzy

Jednym z jedenastu sądów wchodzących w skład grupy jest obecny Sąd Rejonowy Lublin – Zachód w Lublinie. I to właśnie on w dniach 15-16 września w Krasnobrodzie zorganizował konferencję pt. „Pomiar efektywności pracy urzędnika sądowego”.

W trakcie spotkania dyskutowano m.in.: o wynikach pracy grupy pilotażowej. A ta formułowała swoje wnioski w trakcie zajęć warsztatowych, w których uczestniczyli prezesi (wiceprezesi) jedenastu sądów, sędziowie z Departamentu Kadr oraz Biura Analiz i Etatyzacji Sądownictwa Powszechnego Ministerstwa Sprawiedliwości, a także pracownicy naukowi Katedry Rozwoju Kapitału Ludzkiego Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie. Równolegle odbywały się spotkania robocze grup wdrożeniowych sądów uczestniczących w pilotażu, w skład których wchodzili urzędnicy tych sądów (kierownicy finansowi, kierownicy oddziałów kadr oraz kierownicy oddziałów administracyjnych).

Celem powołania grupy pilotażowej było opracowanie instrumentów i rozwiązań nazwanych roboczo „dobrymi praktykami”. Zdaniem uczestników grupy wprowadzenie takich standardów m.in.: zwiększyłoby zaangażowanie urzędników sądowych, poprawiłoby sprawność wykonywania czynności sądowych oraz eliminowałoby generowanie zaległości i problemów organizacyjnych w ramach wykonywania czynności orzeczniczych.

Wrześniowe spotkanie w Krasnobrodzie nie było pierwszym, na którym dyskutowano o efektach prac grupy. Jednym z najważniejszych było to zorganizowane w listopadzie 2010 r. w Krakowie. To wtedy członkowie grupy opracowali pierwszą grupę rozwiązań. Wśród rekomendowanych przez nich standardów znalazły się m.in.: utworzenie w każdym sądzie Biura Obsługi Interesanta, czy też digitalizacja akt.

Podkreślić należy, iż aby opracowane w trakcie krakowskiego spotkania standardy wdrożyć, nie ma potrzeby opracowania normatywnych podstaw ich wprowadzenia. Podstawy te istnieją od lat – zawarte są w § 544a Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej. Paragraf ten przewiduje utworzenie Punktów Obsługi Interesantów, a § 82 dopuszcza prowadzenie urządzeń ewidencyjnych przez sekretariaty sądów przy wykorzystaniu systemów informatycznych zastępujących tradycyjne urządzenia ewidencyjne.

Co najważniejsze, wspomniane przykłady „dobrych praktyk” nie budzą wątpliwości wśród praktyków. Celowość ich wprowadzenia dostrzegają wszyscy.

Dzięki Biurom rośnie wydajność

Program pilotażowy był podstawą wprowadzenia Biura Obsługi Interesantów w utworzonym z dniem 1 stycznia 2011 r. Sądzie Rejonowym Lublin – Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku. Powołanie tego Biura, a także utworzenie czytelni akt dla interesantów umożliwiło stworzenie stref dostępu do sekretariatów wydziałów. Urzędnicy pracujący w sekretariatach nie mają do czynienia z obsługą interesantów, wykonują jedynie czynności związane z pracą urzędniczą w sekretariacie wydziału. Pozytywnie wpływa to na wydajność ich pracy, a także pozwala na koncentrację wyłącznie na czynnościach związanych z obsługą orzeczniczą.

Zalety takiego rozwiązania, dostrzegane zarówno przez urzędników sądowych jak i interesantów, zadecydowały o zaprojektowaniu Biura Obsługi Interesantów także w Sądzie Rejonowym Lublin – Zachód. Decyzja ta zapadła pomimo specyfiki tego sądu, który jest umiejscowiony w czterech odrębnych budynkach. Aktualnie trwa generalny remont głównej siedziby sądu. Kiedy dobiegnie końca – rozwiązanie zostanie niezwłocznie wprowadzone.

Sąd, wejście do sądu

Rys. Łukasz Jagielski

Koniec dublowania

Powołanie Biura Obsługi Interesanta to nie jedyna „dobra praktyka”, którą wdrożono w Sądzie Rejonowym Lublin-Zachód w Lublinie. Od 1 września tego roku, w tamtejszym wydziale karnym pilotażowo zarządzono prowadzenie biurowości sądowej wyłącznie w formie elektronicznej. Wydane zarządzenie objęło wszystkie repertoria, wykazy i księgi pomocnicze. Z dniem wdrożenia pilotażu zaprzestano prowadzenia urządzeń biurowych w formie papierowej. W toku trwających konsultacji, przewodniczący oraz kierownicy sekretariatów wszystkich wydziałów opowiedzieli się za taką formą prowadzenia biurowości, uzasadniając swoje stanowisko oszczędnością czasu w związku z brakiem konieczności dublowania czynności biurowych zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej.

Utworzenie Biura Obsługi Interesanta, czy wyeliminowanie „papierowej” biurowości nie budzi większych kontrowersji. Jednak implementacja pomiaru efektywności pracy urzędnika sądowego, dotycząca kontroli jego pracy, teoretycznie może wywoływać niechęć do wprowadzenia zmian, czy też obawy przed precyzyjną kontrolą wydajności, ale i rzetelności czynności przez niego wykonywanych.

W obecnych realiach kadrowych, kiedy brak jest dodatkowych etatów urzędniczych, celem wprowadzenia pomiaru efektywności jest wdrożenie nowego rozwiązania modernizacyjnego, które w oparciu o obecne zasoby kadrowe umożliwi optymalne, efektywne wykorzystanie potencjału posiadanego korpusu urzędniczego. Winno to zapewnić prowadzenie racjonalnej polityki kadrowej i płacowej.

Wymiana doświadczeń

Wspomniana na początku artykułu konferencja w Krasnobrodzie została zorganizowana przed rozpoczęciem wprowadzenia pomiaru efektywności pracy urzędnika sądowego w Sądzie Rejonowym Lublin – Zachód w Lublinie. Wzięli w niej udział m.in.: prezes i wiceprezesi lubelskiego sądu, kierownik finansowy, kierownicy Oddziału Kadr oraz Oddziału Administracyjnego, a także przewodniczący wydziałów i kierownicy sekretariatów wydziałów oraz piętnastu urzędników z wydziału, w którym planowane jest pilotażowe wprowadzenie pomiaru efektywności. Wykładowcami zaproszonymi do przeprowadzenia paneli zajęciowych byli prezes Sądu Rejonowego w Białymstoku – Tomasz Kałużny oraz kierownik Oddziału Administracyjnego Sądu Rejonowego w Białymstoku – Sylwia Trochimowicz.

Prelegenci poruszyli w swoich wystąpieniach trzy zagadnienia: „Modernizacja procesów zarządzania organizacją”, „Projekt pomiaru i zarządzania efektywnością – ogólne założenia, wdrożenie i realizacja projektu w Sądzie Rejonowym w Białymstoku” oraz „Pomiar efektywności przez pryzmat zarządzania zaangażowaniem pracowników w ramach zespołowej aktywności we współpracy kadry administracyjnej i orzeczniczej”.

W toku przeprowadzonych zajęć uczestnicy konferencji zostali zapoznani z pomiarem efektywności wprowadzonym w Sądzie Rejonowym w Białymstoku. W początkowym etapie jego wdrażania dokonano wyboru reprezentatywnych jednostek organizacyjnych, do których zaliczono wydział cywilny, wydział ksiąg wieczystych oraz wydział karny.

Następnie w ramach przeprowadzonych warsztatów wypracowano trzy kryteria, według których określone zostały mierniki poszczególnych zadań. Są to: zakres współpracy, czas niezbędnego przeszkolenia, monotonia wykonywania danego zadania. Dalsze prace polegały na opracowaniu mapy czynności wykonywanych przez pracowników administracyjnych w poszczególnych wydziałach, określeniu czasochłonności poszczególnych zadań i ostatecznie przypisaniu wartości do każdej wskazanej czynności.

Mierzmy efektywność

Podczas konferencji jej uczestnicy wyrazili potrzebę pomiaru efektywności pracy urzędnika sądowego. Podkreślono, iż w przeciwieństwie do kadry orzeczniczej, której wykonywane czynności (liczba wydanych orzeczeń, ich terminowość, stabilność orzecznictwa) ujmowane są w sprawozdaniach miesięcznych, brak jest dotychczas jakiegokolwiek pomiaru wykonanych czynności przez urzędnika sądowego.

Prowadzi to do ułomności w planowaniu ścieżki rozwoju urzędnika, a także generuje brak obiektywnych kryteriów przy przyznawaniu dodatkowych składników wynagrodzenia. Nie jest bowiem miarodajnym wyznacznikiem dla oceny urzędnika liczba spraw załatwionych w wydziale, do którego jest przydzielony, bowiem nie może on ponosić konsekwencji absencji zdrowotnej orzeczników, czy też przewlekłości w prowadzonych postępowaniach.

 ABC dobrych praktyk
Aby sąd działał sprawnie i był dobrze zarządzany – zdaniem ekspertów – należy:• w każdym sądzie utworzyć Biura Obsługi Interesanta (BOI),
• prowadzić urządzenia ewidencyjne wyłącznie za pomocą narzędzi elektronicznych,
• wprowadzić digitalizację akt,
• ujednolicić wzory dokumentów generowanych przez sądy, • wprowadzić elektroniczne doręczanie dokumentów,
• wdrożyć pomiar efektywności pracy urzędnika sądowego.

Z kolei nawet nieobecność urzędnika przez określony czas w pracy z powodu choroby, nie powinna go a limine pozbawiać dodatkowych instrumentów finansowych, skoro z przeprowadzonego pomiaru efektywności w systemie punktowym wynikałoby, iż w okresie kiedy świadczył pracę wykonał więcej czynności niż urzędnik nie korzystający nawet ze zwolnienia lekarskiego.

Wskazać wreszcie należy na umożliwienie i ułatwienie sprawnego zarządzania kadrą urzędników przez prezesa sądu. Wyłącznie pomiar efektywności pracy będzie w sposób obiektywny pokazywał, dlaczego spośród dwóch wydziałów o zbliżonym wpływie spraw oraz takiej samej obsadzie urzędniczej, jeden wydział generuje wyłącznie zaległości i postuluje o wzmocnienia kadrowe, a drugi opanowuje wpływ spraw. W takiej sytuacji jedną oczywiście z przyczyn może być brak odpowiedniej wydajności pracy urzędników, co jest w stanie pokazać pomiar efektywności pracy.

W toku konferencji zwrócono uwagę na bezsprzecznie najważniejszy element pomiaru efektywności. Jest nim odpowiedzialność kierowników sekretariatów za sprawiedliwy podział pracy wśród podległych im urzędników, w taki sposób, by system punktowy uwzględniał wszystkie wykonywane przez nich czynności.

Plany na przyszłość

Reasumując stwierdzić należy, iż pomiar efektywności pracy urzędnika sądowego jest – co wykazano – niezbędny, a korzyści z niego płynące dotyczyć będą nie tylko kadry zarządzającej (odpowiednia etatyzacja wydziałów), ale także samego urzędnika, który w sposób czytelny i obiektywny będzie miał świadomość, dlaczego zasługuje na wyróżnienie finansowe lub funkcyjne.

Sąd Rejonowy Lublin – Zachód poprzez zorganizowanie konferencji uczynił pierwszy krok zmierzający do wprowadzenia pomiaru efektywności pracy. Przed grupą wdrożeniową utworzoną w tym sądzie czekają następne zadania polegające na odbyciu warsztatów roboczych w Sądzie Rejonowym w Białymstoku. Ich celem będzie wypracowanie – przy wsparciu grupy HR tego sądu – odpowiednich mierników i wprowadzenie ich w Sądzie Rejonowym Lublin – Zachód w Lublinie.