Umowa i dokument w nowej formie

Piotr_Podg_rskiŻyjemy w dynamicznych czasach XXI wieku, w erze przepełnionej nowinkami technologicznymi, które na dobre wkroczyły w każdą sferę naszego życia, nie tylko osobistego, ale również zawodowego. Prawo nie zawsze jednak wychodzi naprzeciw powyższym zmianom.

W ostatnich latach ustawodawca zdawał się gdzieniegdzie zauważać idącą z duchem czasu konieczność nowelizacji prawa. Wprowadzał między innymi takie ułatwienia, jak możliwość zawierania umów na odległość, poza lokalem przedsiębiorstwa, ale odnośnie rodzajów form czynności prawnych niezmiennie zbytnią wagę przywiązywał do formy pisemnej. Dla jej zachowania wymagał – w myśl przepisu art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego – złożenia własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Dla zawarcia umowy w formie pisemnej wyznaczał obowiązek dokonania wymiany dokumentów „obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany”.

E-mail to też dokument

Podjęcie takich czynności, używając wprost sformułowania ustawodawcy z przepisu art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego, wystarcza do zawarcia umowy. Niestety w obecnych czasach nie są to łatwe wymagania. Bo przecież dotyczą one również poszczególnych form poprzedzających podpisanie końcowego kontraktu, które przybierają dzisiaj najróżniejsze postaci: od nagrywanych rozmów telefonicznych począwszy, przez wielogodzinne wideokonferencje, skończywszy na dziesiątkach, setkach wiadomości e-mail, a niekiedy SMS-ów, czy nawet MMS-ów. Nie mamy czasu na to, aby za każdym razem wymieniać się podpisanymi dokumentami, zawierającymi poszczególne ustalenia.

Dzisiejszych umów, których same preambuły rozbudowane są niejednokrotnie do granic możliwości, nie podpisuje się z dnia na dzień. Co więcej, już w trakcie trwania pertraktacji prowadzonych przy użyciu wspomnianych środków masowego przekazu, strony zaczynają realizować dany „fragment” umowy. Biznes musi przecież funkcjonować i nie może pozwolić czekać, aż prawnicy finalnie ułożą jego ramy.

Problem powstaje wówczas, gdy umowa ostatecznie nie zostaje podpisana, a strona która wykonała gros zadań, nie otrzymuje za to jakiegokolwiek wynagrodzenia. Jakich dowodów możemy użyć w takiej sytuacji, skoro wydawałoby się najważniejszy dokument w postaci umowy nie został podpisany? Do niedawna wielu przedsiębiorców, którzy zerwali swoje pertraktacje handlowe miało utrudnioną obronę, a to wskutek braku podpisanego (własnoręcznie lub elektronicznie) kontraktu. Posiłkując się wydrukami wiadomości e-mail, mogli oni przed sądem jedynie uprawdopodobnić to, że doszło do zawarcia danej umowy. A zatem, takie niepodpisane e-maile, wymienione pomiędzy stronami, mogły zostać uznane jedynie za tzw. początek dowodu na piśmie.

Za pomocą tego rodzaju dokumentów nie można było natomiast wykazać, że doszło wprost do zawarcia umowy i tym samym strony związane są postanowieniami zawartymi w przytoczonych wiadomościach e-mail. Od 8 września 2016 r. stało się to możliwe. Wówczas weszły bowiem w życie przepisy kodeksu cywilnego ustanawiające nową – dokumentową – formę czynności prawnej. Do treści tych przepisów ustawodawca odpowiednio dostosował przepisy procedury cywilnej.

Plik na płycie jak list w kopercie

Piotr_Podg_rski_rysunekW pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na wprowadzoną w przepisach ogólnych kodeksu cywilnego definicję dokumentu. To niezmiernie istotne pojęcie, które w końcu zostało uregulowane. W gąszczu przepisów prawa cywilnego, zarówno materialnego, jak i procesowego, odnajdujemy wiele pojęć funkcjonujących na równi ze słowem dokument. I wymieńmy tu choćby: „pismo”, czy „akt notarialny” lub „pokwitowanie”.

Dzięki ustawowej definicji dokumentu, możemy zatem ustalić znaczenie jednego z podstawowych terminów prawa cywilnego. Dokumentem jest zatem – w myśl przepisu art. 773 Kodeksu cywilnego – nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Definicja ta nawiązuje do ujęcia dokumentu jako przekazu ludzkiej woli – informacji możliwej do odtworzenia. Cechą dokumentu jest zatem jego intelektualna treść, obejmująca różnego rodzaju oświadczenia woli, które muszą zostać utrwalone w sposób umożliwiający odtworzenie owej treści.

Dla powstania dokumentu nie jest zatem istotny złożony na nim podpis. Oznacza to, że informacja zawarta w dokumencie może zostać ujawniona dowolnie, choćby poprzez obraz, znaki graficzne, dźwięk. Jej utrwalenie może nastąpić na dowolnym nośniku (na przykład plik) i zostać przekazane za pomocą dowolnych środków (pendrive, płyta CD). To niczym list i służąca do jego transportu pocztowego koperta. Sposób utrwalenia informacji zawartej w dokumencie umożliwiać musi zapoznanie się z jej treścią, a zatem, jej odtworzenie. Z tej też racji, na równi istotna jest metoda zapisania tej informacji. Tylko prawidłowy sposób zapisu umożliwia bowiem odtworzenie informacji. Są to dwa ściśle ze sobą powiązane elementy tworzące definicję dokumentu: informacja możliwa do odtworzenia oraz nośnik.

Bez konieczności podpisywania

Takie wyjaśnienie definicji dokumentu pozwala przejść do kolejnego przepisu kodeksu cywilnego, wprowadzającego formę dokumentową czynności prawnej, cechującą się niższym stopniem sformalizowania niż forma pisemna. Przejawia się to w braku konieczności złożenia podpisu. Zgodnie z przepisem art. 772 Kodeksu cywilnego „do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie”. W przepisie tym ustawodawca wprowadza daleko idące ułatwienie funkcjonowania obrotu gospodarczego. Wystarczające jest tu bowiem ustalenie osoby składającej oświadczenie woli, a zatem zweryfikowanie, czy dany SMS, wiadomość e-mail, pochodzą od konkretnej osoby, reprezentującej daną stronę transakcji. Jeżeli oświadczenie w formie jakiegokolwiek dokumentu zostanie złożone w sposób umożliwiający ustalenie jego nadawcy, to będzie ono miało, co do zasady, taki sam walor prawny, jak oświadczenie złożone w formie pisemnej. Oczywiście pod warunkiem, że ustawa lub umowa nie przewidują pod rygorem nieważności zastosowania bardziej rygorystycznej formy.

Należy pamiętać, że forma dokumentowa nie jest zastrzeżona wyłącznie dla tekstu. W tej formie mogą być składane oświadczenia wyrażone również za pomocą dźwięku lub obrazu. Wprowadza to ogromne ułatwienia w wielu sprawach cywilnych. Obecnie ustawodawca wprowadził wyraźne reguły przeprowadzania dowodów z takiego „materiału” jak SMS-y, MMS-y, czy wiadomości e-mail (zawierające obraz lub dźwięk), którymi dana strona pragnie posiłkować się na przykład w sprawach rodzinnych. Ustawodawca konsekwentnie znowelizował bowiem kodeks postępowania cywilnego.

Przepis art. 308 Kodeksu postępowania cywilnego umożliwia obecnie przeprowadzenie przez sąd dowodów z dokumentów zawierających np. zapis obrazu lub dźwięku, przy zastosowaniu odpowiednio przepisów o dowodzie z oględzin oraz o dowodzie z dokumentów. Prawnie unormowane zostało zatem między innymi przeprowadzanie dowodów z dokumentów w postaci nagrania filmu video, dokonanego przy użyciu telefonu komórkowego.

Wskazana ostrożność

Życie i różnorodność stanów faktycznych wprowadza jednak liczne wyjątki od zasady ogólnej, stanowiącej o tym, iż nowa forma dokumentowa stanowi ułatwienie we współczesnym obrocie gospodarczym. W wielu przypadkach powstają bowiem sytuacje stanowiące wyjątek dla powyższej reguły. Wspomnieć jedynie należy – w przypadku spółek prawa handlowego – o potrzebie respektowania funkcjonujących w nich zasad reprezentacji. Niekiedy nie będzie wystarczające ustalenie jednej osoby składającej oświadczenie w przypadku, gdy dla ważności czynności prawnych osoba ta musi działać łącznie, np. z drugim członkiem zarządu spółki.

Należy jednak podkreślić, że nowa forma dokumentowa jest odpowiedzią ustawodawcy na wyzwania wynikające z nowoczesnych sposobów funkcjonowania profesjonalnego obrotu gospodarczego. Stanowi ona znaczące ułatwienie dla przedsiębiorców, stosujących w zdecydowanej mierze nowe środki masowego przekazu (wiadomości e-mail, SMS-y etc.). Oświadczenia woli składane przy zachowaniu wymogów formy dokumentowej, co do zasady, będą wiążące i skuteczne na równi ze składanymi w formie pisemnej.

Takie ułatwienia często pociągają jednak za sobą liczne zagrożenia. Przedsiębiorcy muszą bowiem ostrożnie ważyć oświadczenia składane swoim kontrahentom, czy to w wiadomościach e-mail, czy w SMS-ach. Wszelkie informacje przekazane w SMS-ie, wysłanym nawet w formie żartobliwej, mogą bowiem zostać w sądzie wykorzystane przeciwko nadawcy takiej wiadomości.